Die 15 besten Softwaretools zur Mitarbeiterplanung (kostenlos und kostenpflichtig)
Veröffentlicht: 2024-04-02
- 7. März 2024
Inhalt
Während sich die Welt weiter in Richtung Digitalisierung verlagert, sind neue Tools entstanden, die jeden Aspekt des Geschäftslebens erleichtern, von der Buchhaltung über Werbung bis hin zur Mitarbeiterplanung.
Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, fragen Sie sich wahrscheinlich, ob es eine einfachere Möglichkeit gibt, Ihre Mitarbeiter einzuplanen. Während die Verwendung von Stift und Papier oder Tabellenkalkulationen definitiv funktioniert, gibt es heutzutage viel effizientere Möglichkeiten, die man in Betracht ziehen kann.
Hier stellen wir einige Ihrer Optionen für Softwaretools zur Mitarbeiterplanung vor. Wir behandeln die 15 besten Tools auf dem Markt und was sie einzigartig macht. Am Ende dieses Leitfadens sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, welches Tool für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.
Merkmale der besten Softwaretools für die Mitarbeiterplanung
Bevor wir uns mit den Details jedes einzelnen Tools befassen, wollen wir uns einen umfassenderen Überblick darüber verschaffen, worauf Sie bei einem Mitarbeiterplanungstool achten sollten. Dies wird Ihnen helfen, zu verstehen, wie jedes Tool in die größere Marktlandschaft passt.
- Benutzeroberfläche: Niemand möchte auf eine hässliche Benutzeroberfläche starren – sie senkt die Arbeitsmoral und macht alles viel weniger angenehm. Darüber hinaus sind einige Benutzeroberflächen so schwierig zu navigieren, dass sie die Produktivität beeinträchtigen können. Stellen Sie sicher, dass die Benutzeroberfläche für die von Ihnen gewählte Software angenehm und intuitiv ist.
- Preis: Leider ist das Geld nicht unbegrenzt und Unternehmen müssen immer innerhalb ihres Budgets arbeiten. Auch wenn einige der High-End-Optionen verlockend erscheinen mögen, stellen Sie sicher, dass Sie es nicht übertreiben und dort Geld ausgeben, wo es nicht nötig ist.
- Planungsfunktionen: Heutige Planungstools bieten eine Vielzahl verschiedener Funktionen, wie z. B. Schichtwechselanfragen, Drag-and-Drop-Planer und automatisierte Planung. Sehen Sie sich jedes Angebot sorgfältig an und notieren Sie, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind.
- Analysetools: Einige Planungstools bieten detaillierte Funktionen zur Analyse der Arbeitskosten, die Ihnen dabei helfen können, Ihren ROI zu maximieren und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Nicht alle Tools enthalten dies.
- HR- und Gehaltsabrechnungstools: Zu den Tools, die wir behandeln, gehören HR- und Gehaltsabrechnungs-Suites mit Planungsfunktionen. Für viele Unternehmen kann dies übertrieben sein. Denken Sie also beim Durchlesen dieses Leitfadens an Ihre Bedürfnisse.
Die 15 besten Softwaretools für die Mitarbeiterplanung
Nachdem Sie nun ein grundlegendes Verständnis davon haben, was Mitarbeiterplanungstools bieten können, werfen wir einen Blick auf einige der besten Optionen, die derzeit auf dem Markt verfügbar sind.
1. ZoomShift
Website: zoomshift.com
Preise: Beginnt bei 2 $ pro aktivem Teammitglied/Monat
ZoomShift ist ein robustes Tool, das die Teamkommunikation, Zeiterfassung und Terminplanung erleichtert. Arbeitgeber können Schichten zum Kalender hinzufügen, der in Echtzeit aktualisiert wird, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder immer auf dem gleichen Stand sind.
Darüber hinaus ermöglicht die mobile ZoomShift-App Arbeitgebern und Arbeitnehmern, alle Funktionen der Software auch unterwegs zu nutzen und von überall aus Änderungen vorzunehmen. Mit ZoomShift können Arbeitgeber automatisch Schichterinnerungen per SMS, E-Mail und Push-Benachrichtigungen versenden, um die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter zu verbessern und Fehler zu reduzieren.
ZoomShift macht es Mitarbeitern außerdem leicht, neue Schichten anzufordern, Urlaub zu beantragen und Schichten mit anderen Mitarbeitern zu tauschen. Die Schichttauschfunktion hilft Mitarbeitern, mit ihren Kollegen zu kommunizieren, um Schichten zu besetzen, wenn ein Teammitglied eine andere Verpflichtung hat. Führungskräfte können für Schichtwechsel eine Genehmigung einholen oder die Mitarbeiter völlig autonom damit beauftragen.
Darüber hinaus trägt die GPS-Stempeluhrfunktion dazu bei, dass Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einstempeln. Manager können sich bei ungültigen Einbuchungen benachrichtigen lassen, um jederzeit den Überblick über ihr Team zu behalten.
2. Stellvertreter
Website: Deputy.com
Preise: Ab 2,50 $ pro Benutzer/Monat
Die Kombination aus detaillierten Analysen und einzigartigen Planungsfunktionen macht Deputy zu einem Top-Player auf diesem Gebiet. Eine der Hauptfunktionen von Deputy ist die Möglichkeit, Zeitpläne aus Tabellenkalkulationen und Personalinformationen aus anderen Tools wie Gusto, Oracle NetSuite OneWorld und Quickbooks zu importieren.
Darüber hinaus bietet Deputy nützliche Kostenanalysetools, die Arbeitgebern bei der Entscheidung helfen, welcher Mitarbeiter für eine bestimmte Schicht die kosteneffizienteste Wahl ist. Es enthält auch ein Stressprofil, das Managern hilft, bei der Erstellung von Zeitplänen auf überlastete Mitarbeiter zu achten. Dies kann die Häufigkeit des gefürchteten „Copening“ verringern (wenn ein Mitarbeiter an einem Abend schließen und am nächsten Morgen öffnen muss), was sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken kann.
3. Wenn ich arbeite
Website: wheniwork.com
Preise: Ab 0 $ pro Benutzer/Monat
When I Work ist eine mobilfreundliche Plattform mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die zur Verbesserung des Mitarbeiterplanungsprozesses beiträgt. Es kann zwar keine Mitarbeiterdaten importieren, wie dies bei Deputy der Fall ist, es ermöglicht den Mitarbeitern jedoch, ihre Informationen selbst einzugeben, was die Einrichtungszeiten verkürzen kann.
Wenn ich arbeite, liegt ein Großteil des Planungsprozesses in den Händen der Mitarbeiter. Mitarbeiter können beispielsweise die Zeiten auswählen, zu denen sie arbeiten möchten, und Schichten mit anderen Kollegen tauschen, je nach Einstellung mit oder ohne Zustimmung des Vorgesetzten.
Wie Deputy bietet es Arbeitskostenanalysen, um die Effizienz aus ROI-Perspektive zu maximieren. Sie können die API von When I Work auch verwenden, um eine Verbindung mit einer POS- (Point of Sale) oder Gehaltsabrechnungssoftware herzustellen.
4. Google Sheets
Website: google.com/sheets/about
Kostenlos
Google Sheets ist nicht speziell für die Mitarbeiterplanung konzipiert, verdient aber einen Platz in dieser Liste, da es völlig kostenlos und sehr flexibel ist und die meisten Manager und Mitarbeiter bereits einige Erfahrung damit haben.
Google Sheets ist einfach ein Tabellenkalkulationsprogramm. Allerdings ist es im Gegensatz zu Excel cloudbasiert, sodass Änderungen in Echtzeit aktualisiert werden. Das bedeutet, dass Sie keine Probleme mit Mitarbeitern haben, die sich ältere Versionen des Dienstplans ansehen und Schichten verpassen oder zu den falschen erscheinen.
Insgesamt könnte Google Sheets eine adäquate Lösung für Teams mit nur wenigen Mitarbeitern sein, die es sich nicht leisten können, zusätzliches Geld für ein Planungstool auszugeben. Es ist nicht für die Terminplanung gedacht, aber es erledigt die Arbeit im Handumdrehen.
5. Google Docs
Website: google.com/docs/about
Kostenlos
Wie Google Sheets bietet Docs eine kostenlose, cloudbasierte Möglichkeit, Mitarbeiter zu planen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Docs ein Textverarbeitungsprogramm und keine Tabellenkalkulation ist. Dadurch haben Sie nicht die zusätzliche Flexibilität, Code zu schreiben, um dessen Funktionalität zu erweitern.
Google Docs wird außerdem in Echtzeit aktualisiert, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Es ist im Grunde nur ein Schritt weiter als die Planung mit Papier und Bleistift und bietet nicht allzu viele Vorteile.
6. Google Kalender
Website: Calendar.google.com/calendar
Preis: Kostenlos
Quelle
Calendar ist wie Docs und Sheets ein kostenloses Programm, mit dem Sie Mitarbeiter mithilfe eines Kalenders planen können. Im Vergleich zu den beiden anderen Google-Produkten kann Calendar jedoch auch E-Mail-Benachrichtigungen versenden, um Mitarbeiter auf Schichten aufmerksam zu machen.
Insgesamt ist es etwas besser für die Terminplanung geeignet (es ist schließlich ein Kalender), bietet aber nicht alle nützlichen Funktionen, die ein spezielles Terminplanungstool bieten kann. Dennoch ist es angesichts des sehr niedrigen Preises für die kostenlose Nutzung eine erwägenswerte Option, wenn Sie über ein knappes Budget verfügen.
7. Plantag
Website: planday.com
Preise: Ab 2 $ pro Benutzer/Monat
Planday ist ein cloudbasiertes Planungstool, das eine Stechuhr, einen Schichtplaner, einen Schichtarbeitskalender und einen Arbeitsplan bietet. Eine der nützlichsten Funktionen von Planday ist die termingerechte Finanzberichterstattung.
Auf diese Weise können Arbeitgeber die Lohnkosten, die geleisteten Arbeitsstunden und den in Gehältern gezahlten Prozentsatz des Umsatzes direkt in der Dienstplanansicht einsehen. Mit Planday können Arbeitgeber außerdem Compliance-Einstellungen erstellen, die Benachrichtigungen senden, wenn ein Dienstplan gegen Compliance-Regeln verstößt.
8. Schaltbrett
Website: shiftboard.com
Preis: Unbekannt
Eines der besten Features von Shiftboard ist die Benutzeroberfläche – das meiste davon ist unglaublich übersichtlich und gut organisiert, was die Verwendung des Tools zu einem angenehmen Erlebnis macht. Allerdings ist die Kalenderansicht etwas eng und unübersichtlich, sodass Administratoren möglicherweise nicht so gute Erfahrungen mit Shiftboard machen wie Mitarbeiter.
Wie Deputy kann Shiftboard Mitarbeiterdaten aus Excel importieren, was das Onboarding beschleunigt. Es gibt auch einen Unterbereich für ausstehende Bewerbungen, was die Einstellung neuer Mitarbeiter erleichtern kann.
9. Chat-Apps (WhatsApp, Messenger)
Website: Verschiedene
Preis: Kostenlos
Chat-Apps wie WhatsApp, Messenger und Telegram sind nicht für die Terminplanung konzipiert, werden aber von vielen Unternehmen erfolgreich zu diesem Zweck eingesetzt. Sie sind nicht die besten Tools für den Job, können aber zur kostenlosen Planung von Mitarbeitern verwendet werden.
Obwohl der nicht vorhandene Preis auf jeden Fall attraktiv ist, kann es sein, dass Sie durch menschliches Versagen Geld verlieren. Chat-Apps können Zeitpläne nicht wie andere Tools in Echtzeit aktualisieren. Daher verlassen Sie sich darauf, dass Mitarbeiter und Manager manuell den Überblick über die Zeitpläne behalten und die Mitarbeiter entsprechend aktualisieren. Wenn Sie ein kleines Team haben, kann das gut funktionieren, für größere Unternehmen kann es jedoch ein logistischer Albtraum sein.
10. Asana
Website: asana.com
Preise: Ab 0 $/Monat
Asana ist ein weiteres Tool, das zwar nicht für die Mitarbeiterplanung konzipiert ist, sich aber so manipulieren lässt, dass es recht gut funktioniert.
Im Kern ist Asana ein Projektmanagement-Tool. Um es für die Mitarbeiterplanung zu nutzen, können Sie schichtbezogene Aufgaben einrichten und ihnen verschiedene Mitarbeiter zuweisen. Asana kann dann E-Mails versenden, um die Mitarbeiter auf bevorstehende Schichten aufmerksam zu machen, und die Mitarbeiter können Aufgaben kommentieren, um miteinander zu kommunizieren.
Teams, die bereits Asana oder eine ähnliche Software verwenden, sollten diese Option in Betracht ziehen. Asana bietet jedoch keine zusätzlichen Funktionen für Schichtwechsel, Arbeitskostenanalysen oder andere Funktionen, die in direktem Zusammenhang mit der Mitarbeiterplanung stehen.
11. Menschheit
Website: humanity.com
Preise: Beginnend bei 3 $ pro Benutzer/Monat, mindestens 80 $/Monat
Humanity ist eine der besten Optionen für Unternehmen, die bereits HR- oder POS-Tools in ihrem Tagesgeschäft einsetzen. Es lässt sich in viele branchenübliche Tools integrieren und bietet außerdem eine API, sodass erfahrene Benutzer ihre eigenen Integrationen erstellen können.
Das Tool ermöglicht es Arbeitgebern, Mitarbeiter einzuplanen, einzubinden und zu aktualisieren. Zwei einzigartige Merkmale der Plattform sind ihre Verkaufsprognosen und die automatisierte Planung. Humanity ruft Daten aus POS-Software ab, um zu analysieren, wie viele Mitarbeiter arbeiten müssen, um den Umsatz zu maximieren.
Um Zeitpläne zu automatisieren, geben Arbeitgeber Schichtdaten und -anforderungen ein und Humanity gleicht diese mit Umsatzprognosen ab, um einen optimierten Zeitplan zu erstellen. Arbeitgeber, die diese Funktion nutzen möchten, müssen jedoch eine zusätzliche Gebühr zahlen.
12. Schlinge
Website: getsling.com
Preis: Kostenlos
Sling ist ein führendes Tool zur Mitarbeiterplanung, dem Unternehmen wie Amazon, Subway und The UPS Store vertrauen. Das Beeindruckendste an Sling ist vielleicht, dass die Hauptfunktionen des Tools kostenlos verfügbar sind.
Tatsächlich haben Arbeitgeber für den niedrigen Preis von 0 US-Dollar pro Monat Zugriff auf Schichtplanung, Schichtanfragen, Schichtangebote, Schichtalarme, Urlaubsanträge und viele andere Funktionen für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern.
Erweiterte Funktionen wie Geofencing, Überstundenverfolgung, Google Kalender-Synchronisierung und Schichtwechsel sind jedoch nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Insgesamt ist Sling eine gute Möglichkeit, die Gewässer zu testen, bevor man eine beträchtliche Geldinvestition in ein Planungstool tätigt.
13. Kronos-Mitarbeiter sind bereit
Website: kronos.com/products/workforce-ready-suite
Preise: Ab 6 USD pro Mitarbeiter/Monat
Kronos Workforce Ready ist eine HR-Lösung. Während Kronos angibt, dass es für KMUs konzipiert ist, deutet sein Funktionsumfang auf eine Fokussierung auf größere Unternehmen und Konzerne hin. Tatsächlich werden sich viele Kleinunternehmer beim Durchwühlen der umfangreichen Funktionen verloren fühlen.
Während Kronos eine allumfassende HR-Plattform bietet, bietet es auch ein Planungstool als Teil der Suite oder als eigenständiges Tool. Eine der besten Funktionen sind die Zeitplaneinstellungen, mit denen Sie mehrere Zeitpläne mit unterschiedlichen Regeln (Mittagspausen, maximale Anzahl von Schichten usw.) ausführen können, ohne dass sie sich gegenseitig beeinträchtigen.
Leider verfügt Kronos nicht über eine Chat-Funktion, um die Mitarbeiterkommunikation zu erleichtern.
14. APS Online
Website: apspayroll.com
Preis: 3 $ pro Mitarbeiter/Monat nur für die Terminplanung
APS OnLine ist eine HR-, Gehaltsabrechnungs- und Planungssoftware für Unternehmen mit 100 bis 3.000 Mitarbeitern. Viele kleine Unternehmen werden es als übertrieben empfinden (vor allem angesichts des hohen Preises von 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat), aber wenn Sie eine Lösung benötigen, die alle drei dieser Aufgaben erledigt, ist es eine Option, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter genau im Auge behalten möchten, können Sie mit der Funktion „Anwesenheitseinrichtung“ von APS erweiterte Einstellungen für das Ein- und Ausstempeln konfigurieren. Sie können sich beispielsweise dafür entscheiden, eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn ein Mitarbeiter fünf Minuten zu spät eintrifft. Allerdings ist die Ästhetik der Plattform eher düster und grau, was sie bei den Mitarbeitern nicht zum Erfolg führen wird.
15. HotSchedules
Website: four.com
Preise: Ab 49 $/Monat für einen Standort und bis zu 30 Benutzer
Im Gegensatz zu einigen anderen Tools, die wir uns angesehen haben, konzentriert sich HotSchedules vollständig auf die Mitarbeiterplanung, was es zu einer großartigen Wahl für Unternehmen macht, die Planungstools ohne jede Menge Gehaltsabrechnungs- und HR-Funktionen benötigen.
Es eignet sich besonders gut für Teams, die auf ihre Mobiltelefone statt auf Desktops angewiesen sind. Dies macht es zur perfekten Wahl für Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte und andere Unternehmen, in denen die Mitarbeiter auf den Beinen sind. Tatsächlich gibt es eine Suite an Zusatzsoftware, die speziell auf Restaurants und Gastgewerbebetriebe zugeschnitten ist.
Darüber hinaus ist HotSchedules eine der wenigen Plattformen, die Echtzeit-Updates zu Kosten und anderen Kennzahlen bereitstellt. Allerdings ist die Desktop-Benutzeroberfläche etwas dürftig.
Das Fazit
Angesichts der großen Auswahl an Tools zur Mitarbeiterplanung haben Arbeitgeber keine Entschuldigung, weiterhin ineffiziente und veraltete Planungsmethoden zu verwenden. Im besten Fall verursachen sie zusätzlichen Aufwand und im schlimmsten Fall verlieren sie Geld.
Diese Liste soll Ihnen einen soliden Ausgangspunkt für Ihre Suche bieten. Auch wenn die Recherche so vieler Optionen entmutigend erscheinen kann, werden sich die Ergebnisse Ihrer Bemühungen durchaus lohnen.
Mark Lindquist
Mark teilt 44 % der Buchstaben, aus denen das Wort „Marketing“ besteht, seine Zukunft war also schon in jungen Jahren festgelegt. Nach einem kurzen, aber finanziell lukrativen Auftritt als Promi-Imitator von Macaulay Culkin erfüllte Mark seine Prophezeiung und trat dem Mailshake-Team als Marketingstratege bei.
