Nutzung von KI-Chatbots für ERP: Wichtige Vorteile und Strategien zur Implementierung für Unternehmen

Im aktuellen schnelllebigen Geschäftsökosystem sind Unternehmen ständig auf der Suche nach innovativen Möglichkeiten, ihre Abläufe zu rationalisieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Ein Tool, auf das sie sich als vertrauenswürdiges Mittel zum Erreichen dieses Ziels verlassen haben, ist eine Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP). Als Reaktion darauf hat sich der ERP-Softwarebereich zu einer bewährten Software entwickelt, die Unternehmen dabei hilft, ihre Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, was wiederum dazu führt, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben einfacher ausführen können. Und das alles, wenn sie extrem gut gebaut sind.

In den meisten Fällen verfügen ERP-Lösungen über eine komplexe Benutzeroberfläche, die Benutzer dazu zwingt, durch Wechseln von einer Registerkarte zur anderen zu navigieren, um auf wichtige Informationen zuzugreifen. Das Endergebnis? Benutzer verbringen mehr Zeit mit der Arbeit im ERP-System als mit der Arbeit. Um dieses Problem anzugehen, haben Unternehmen begonnen, sich Lösungen zuzuwenden, die es ihren Mitarbeitern erleichtern, die benötigten Daten zu erhalten, ohne dass sie mühsam mehrere Schritte durchlaufen müssen.

Hier kommt ein ERP-KI-Chatbot ins Spiel.

Der KI-Chatbot für ERP steht als Konzept für eine Plattform, die innerhalb der ERP-Software bleibt und Benutzern bei Fragen zu Geschäftsinformationen hilft. Wenn Sie beispielsweise die Gewinn- und Verlustdaten des letzten Quartals benötigen, müssen Sie lediglich „Was waren meine Gewinn- und Verlustzahlen für das zweite Quartal 2023“ in die ERP-KI-Chatbot-Lösungen eingeben und schon erhalten Sie die Zahl.

Schauen wir uns das Konzept im Detail an, indem wir etwas technischer werden.

Die typische Architektur KI-gestützter ERP-Assistenten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Integration von KI-Chatbot-ERP-Systemen durchzuführen, aber die sicherste ist diese Architektur –

1. Der Benutzer gibt Ausdrücke in einen der mehreren mit ERP verbundenen Kanäle (Webchat, Slack usw.) ein und diese werden dann an Bot-Konnektoren weitergeleitet.
2. Der Bot-Connector wird normalerweise auf einer Cloud-Plattform gehostet. Es sendet den Ausdruck an die Bot-Logik, die in Ihrem lokalen Netzwerk gehostet wird.
3. Die Bot-Logik verwaltet den Ausdruck und löst eine Anfrage aus an:

• Das Backend-System, falls es für die Fortführung des Gesprächs erforderlich ist.
• Die NLP-Engine in der Cloud zum Extrahieren von Absichten und Entitäten aus dem Ausdruck.

1. Sobald die Informationen gesammelt sind, erhält die Bot-Logik alle Daten, die sie für die Konversation benötigt.

Der Vorteil dieser ERP-Automatisierung mit Chatbots-Architektur besteht darin, dass die vom Benutzer eingegebenen Daten die einzigen Informationen sind, die in der Cloud offengelegt werden. Alle vertraulichen Informationen in Ausdrücken werden durch Bot-Logik verschlüsselt, bevor sie an die NLP-Engine gesendet werden. Darüber hinaus bleiben die Backend-Daten in der Firewall, da die Logik vor Ort gespeichert wird.

Hier ist eine Ansicht der SAP NLP-Integrationsarchitektur mit einer visuellen Darstellung ihrer Funktionsweise

Während im Backend so viel passiert, erfolgt im Frontend die Konversation zwischen Benutzern und dem KI-Chatbot-ERP in Sekundenschnelle.

Aber wie führt dieser Prozess zu geschäftlichen Vorteilen? Werfen wir einen Blick darauf…

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Die Vorteile von KI-Chatbots im ERP

Stellen Sie sich vor, Sie verwenden ein Element, das Daten aus mehreren Segmenten der ERP-Software untersucht und dann eine Antwort auf Ihre geschäftsbezogene Frage liefert oder Sie bei Berichts- und Dateneingabeaufgaben unterstützt. ERP-Automatisierung mit Chatbots macht dies möglich. Und hier ist das Ergebnis dieser Leichtigkeit.

1. Effektive Problemlösung

Einer der größten Vorteile von KI-Chatbots im ERP liegt in ihrem vielfältigen Problemlösungsansatz. Normalerweise funktioniert es auf drei Arten:

• FAQ-Hilfe – Sie bieten Echtzeit-Antworten auf häufig gestellte Fragen wie „Laden Sie meine Gehaltsabrechnung herunter“, „Wo finde ich den SEO-Leistungsbericht des letzten Monats?“
• Fehlerbehebung – Diagnostizieren Sie schnell und in Echtzeit Lösungen für häufig auftretende Probleme.
• Schritt-für-Schritt-Prozesse – Führen Sie die Benutzer durch komplexe Prozesse und Schritte und reduzieren Sie so Fehler.

1. Prozessautomatisierung

KI-gestützte ERP-Assistenten übernehmen mühelos wiederkehrende Aufgaben wie Berichtserstellung, Dateneingabe und Genehmigungsworkflows. Diese Einbeziehung hilft bei der Rationalisierung von Abläufen und der Förderung der Effizienz bei gleichzeitiger Wahrung der Präzision.

Durch die autonome Verwaltung dieser Aktivitäten eliminieren Bits das Fehlerrisiko und entlasten die Mitarbeiter von alltäglichen Aufgaben.

1. Dateneinblicke

Mithilfe von KI- und maschinellen Lernfunktionen ist der KI-Chatbot für ERP in der Lage, die ERP-Daten zu analysieren und wertvolle Erkenntnisse zu sammeln, die eine fundierte Entscheidungsfindung fördern. Dies hilft Unternehmen dabei, datengesteuerte Entscheidungen zu beschleunigen und Chancen zu nutzen, und gibt ihnen gleichzeitig Sicherheit, wenn es darum geht, ihre Pläne an Marktveränderungen und Nachfrage anzupassen.

1. Persönliche Unterstützung

Durch die Arbeit mit einer riesigen Menge an Datensätzen rund um Suchverlauf, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie vergangene Interaktionen ist der ERP-KI-Chatbot in der Lage, den Benutzern individuelle Anleitungen anzubieten. Wenn Sie den Bot beispielsweise bitten, Ihnen die Marketingleistung mitzuteilen, kann er Ihnen die Suche nach der Kampagne mit der besten Leistung oder eine marketingspezifische ROI-Tabelle vorschlagen.

1. Vereinfachte Problemreaktion

Proaktivität ist eine Funktion, die ein durchschnittliches ERP von einer wirklich geschäftsrelevanten Software unterscheidet. Die ERP-KI-Implementierung unterstützt eine verbesserte Alarmierung, bei der Benutzer über ihre Mobil- oder PC-Geräte mit der Benachrichtigung interagieren können.
Auf diese Weise können Benutzer im Falle außergewöhnlicher Ereignisse wie Maschinenausfällen, verspäteter Lieferung oder Bestandsproblemen den Bot um weitere Informationen bitten, um rechtzeitig Maßnahmen ergreifen zu können.

Nachdem wir uns nun mit den Vorteilen der KI-Chatbot-Integration in ERP-Systemen befasst haben, ist es wichtig zu verstehen, dass Unternehmen eine solide Strategie benötigen, um diese spezifischen Vorteile von KI-Chatbot-ERP zu nutzen.

Wenn wir bei Appinventiv an einem Projekt zur Entwicklung von ERP-KI-Chatbots arbeiten, verfolgen wir einige Schlüsselstrategien. Auch wenn jedes Projekt anders ist, gibt es einige Faktoren, die in jedem Anforderungsbereich gleich bleiben.

Faktoren, die den Erfolg Ihres ERP-Projekts bestimmen

Klar definiertes Ziel – Wir beginnen mit einem klar definierten Ziel, das erklärt, was der Chatbot in Ihrem ERP-System erreichen soll. Bei den Aktivitäten kann es sich um die Automatisierung von Aufgaben, die Bereitstellung von Informationen oder einfach um die Unterstützung beim Support handeln. Dieses Ziel hilft dann bei der Aufbereitung der Daten für den KI-Chatbot für ERP.

Wählen Sie die richtige KI-Plattform – Bei unseren KI-Entwicklungsdiensten legen wir den Schwerpunkt auf den Aufbau Ihres ERP-Chatbots auf Technologie-Stack und KI-Modellen, die mit der On-Premise-Software übereinstimmen. Einige der Optionen, die wir umgehen, sind: Dialogflow, Microsoft Bot Framework oder sogar benutzerdefinierte Entwicklung mit Python und Bibliotheken wie NLTK oder spaCy.

Konversationsabläufe entwerfen – Ein entscheidender Teil unserer Bemühungen zur Entwicklung von ERP-KI-Chatbots besteht in der Erstellung von Konversationsabläufen und Dialogen für den Chatbot, indem wir die häufigsten Benutzeranfragen identifizieren und entsprechende Antworten erstellen. Wir implementieren auch NLU-Komponenten, um dem Chatbot zu helfen, die Absicht und den Kontext des Benutzers effektiv zu verstehen. Dazu gehört auch die Schulung des Chatbots in branchenspezifischer Sprache und Terminologie.

Bereitstellen und Überwachen – Nachdem wir Ihren ERP-KI-Chatbot mit echten Benutzerinteraktionen trainiert und seine Antworten im Laufe der Zeit verfeinert haben, stellen wir den Chatbot in Ihrem ERP-System bereit oder entwickeln das KI-gestützte ERP-System und überwachen seine Leistung, indem wir kontinuierlich Benutzerinteraktionen analysieren und verfeinern Antworten des Chatbots.

Mithilfe dieser Strategien zur Definition der besten Anwendungsfälle für ERP-KI-Chatbots haben wir über 20 Enterprise-Resource-Planning-Lösungen entwickelt und bereitgestellt, von denen mindestens fünf über KI-Chatbots für ERP verfügen. Der Fokus liegt für uns immer auf der Entwicklung von Software, die in Echtzeit detaillierte Einblicke in die Anfragen der Benutzer bietet. Investieren Sie noch heute in unsere Entwicklungsdienste für Unternehmenssoftware, um sich von den Möglichkeiten der KI im ERP zu überzeugen.

FAQs

F. Was ist ein KI-Chatbot im ERP-Kontext?

A. ERP AI Chatbot ist eine Funktionalität, die in die Software integriert wird, mit dem Ziel, die Anfragen der Mitarbeiter in Echtzeit zu beantworten. Es basiert auf einer Architektur, die Benutzeranfragen aufnimmt, maschinelles Lernen, NLP- und KI-Modelle nutzt, um den Kontext der Konversation zu verstehen und sie in geeignete Antworten umzuwandeln.

F. Was sind die Hauptvorteile des Einsatzes von KI-Chatbots in ERP-Systemen?

A. Es gibt eine Reihe von Vorteilen/Anwendungsfällen für ERP-KI-Chatbots, die moderne Unternehmen beobachten. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören: höhere Effizienz, verbesserte Produktivität, Bereitstellung personalisierter Empfehlungen und bessere Entscheidungsfindung