Alles, was Sie über Telefonsysteme für Call Center wissen sollten

Vertrieb und Marketing spielen eine wichtige Rolle für das Wachstum und den Erfolg eines Unternehmens. Wenn Menschen Verkauf und Marketing hören, denken sie oft an Umsatzgenerierung und Markenwerbung. Es gibt jedoch mehr für Vertriebs- und Marketingarbeit über Telefonsysteme.

Einer der wichtigsten Aspekte von Vertrieb und Marketing ist es, den Kunden zu verstehen. Dazu gehört es, während des Verkaufszyklus Einblicke in die Kundenbedürfnisse und -präferenzen zu erhalten. Sobald Sie Ihren Kunden kennen, können Sie Produkte und Dienstleistungen entwickeln, die seinen Bedürfnissen entsprechen.

Die Erkenntnisse können Ihnen auch dabei helfen, Marketingbotschaften anzupassen und Verkaufsstrategien für bestimmte Kundensegmente einzurichten. Während dieses gesamten Prozesses bleibt eines konstant; Sie müssen Ihren Kunden kontaktieren.

Sie müssen mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben, damit Ihr Unternehmen erfolgreich ist. So bauen Sie Beziehungen zu Ihren Kunden auf. Dies kann jedoch schwierig sein, wenn Sie kein System haben, das Sie bei der Verwaltung der großen Anzahl von Kunden unterstützt.

Eine der besten Möglichkeiten, diese Hürde zu überwinden, ist die Verwendung von Call-Center-Software. Call Center bearbeiten oft ein großes Volumen an eingehenden oder ausgehenden Telefonanrufen innerhalb einer Organisation. Dafür verlassen sie sich auf Telefonsysteme, um die Anrufe zu verwalten.

Funktionen von Telefonsystemen in Call Centern

Die Telefonsysteme für Callcenter erfüllen mehrere Funktionen für das Unternehmen. Schon jetzt sind auch automatisierte Telefonsysteme verfügbar. Ihr Hauptziel ist es, das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen, indem sie die Kommunikation personalisieren und Agenten einfache Erfahrungen machen.

Früher lief die Kommunikation hauptsächlich über Telefonanrufe, daher der Name Call Center. Heute haben wir jedoch Kontaktzentren, die sich mit den verschiedenen digitalen Kommunikationskanälen befassen. Das neue System unterstützt E-Mail, Live-Chats, SMS, Video-Chats und soziale Medien.

Die Systeme verarbeiten auch eingehende Anrufe und leiten sie je nach Leistung an die entsprechenden Agenten weiter. Diese zusätzlichen Funktionen helfen Agenten, Kunden besser zu bearbeiten und auf sie zu reagieren. Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund einen Blick auf die Optionen werfen, die Sie für Callcenter-Telefonsysteme haben.

Arten von Telefonanlagen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Telefonanlage Ihres Unternehmens aufzurüsten. Sie können jedoch alle nach verschiedenen Merkmalen klassifiziert werden. Daher umfassen Ihre Optionen in Telefonanlagen:

PBX-Systeme

Eine Nebenstellenanlage (PBX) ist ein Telefonbetriebssystem in einer Organisation. Dadurch werden die Anrufe zwischen Benutzern auf den Ortsleitungen umgeschaltet. Die PBX bietet auch eine Nummer für den Zugriff über externe Telefonleitungen. Das System kann vor Ort sein oder in der Cloud gehostet werden.

Die herkömmlichen PBX-Systeme verwenden physische Hardware vor Ort, um Anrufe über das Telefonnetz zu leiten. Die Anrufe werden zur Kommunikation über ein öffentliches Telefonnetz (PSTN) geleitet.

Sie können bei uns auch die gehosteten Telefonsysteme erhalten, die allgemein auch als Voice-over-Internet-Protocol-Systeme (VoIP) bekannt sind. Diese Call-Center-Systeme hingegen übertragen Anrufe über das IP-Netz. Das bedeutet, dass es zur Übertragung von Anrufen auf das Internet angewiesen ist und lokal oder in der Cloud gehostet werden kann.

Daher können Geschäftsmitarbeiter von überall mit einer Internetverbindung Anrufe tätigen und entgegennehmen. Das PBX-Telefonsystem hat seine Vorteile, einschließlich Zuverlässigkeit und Sicherheit. Die VoIP-Systeme verfügen außerdem über Features wie Call Routing und IR-Menüs.

Trotz dieser Vorteile haben PBX-Systeme jedoch ihre Mängel, darunter:

• Sie sind teuer – Sie müssen Geld für die Installation und Wartung der Hardware ausgeben.
• Sie haben Probleme mit der Zuverlässigkeit – Ein einzelner Fehlerpunkt kann das gesamte System lahmlegen
• Begrenzte Skalierbarkeit – Da es sich um ein physisches System handelt, können Sie Telefone nicht einfach je nach Bedarf hinzufügen oder entfernen
• Eingeschränkte Funktionalität – Die herkömmliche Telefonanlage bietet im Vergleich zu modernen Telefonsystemen weniger Funktionen.

Cloud-basierte Systeme

Cloud-basierte Systeme verwenden virtuelle Server und Rechenzentren, um Anrufe und Ihre Informationen zu verarbeiten. Dies bedeutet auch, dass keine Hardwareinstallation im Büro erforderlich ist. Ihre Callcenter-Mitarbeiter können eine mobile Anwendung oder ein Computer-Softphone verwenden.

Cloudbasierte Anrufsysteme haben mehrere Vorteile, wie Skalierbarkeit, mehr Funktionalität und niedrige Kosten. Mit dieser Option profitieren Sie auch von der Fernarbeit und der CRM-Integration.

Obwohl Cloud-basierte Systeme fortschrittlicher und besser sind als PBX-Systeme, haben sie Mängel wie:

• Wiederkehrende Gebühren – Sie müssen weiterhin für den Dienst bezahlen.
• Einen guten Anbieter finden – Sie müssen den richtigen Anbieter mit den besten Dienstleistungen auswählen. Dies ist wichtig, da Sie für Wartung, Support und Updates vom Anbieter abhängig sind.

Vorteile der Verwendung eines Callcenter-Telefonsystems

Ein Call-Center-System kann Ihnen auf vielfältige Weise dabei helfen, Ihr Unternehmen zu verbessern und auszubauen. Telefonsysteme helfen oft dabei, Ihre Kundenbeziehungen aufzubauen und Ihren Kundenservice zu verbessern. Zu den Vorteilen der Einführung eines Callcenter-Systems für Ihr Unternehmen gehören:

Erhöhte Effizienz

Die Callcenter-Telefonsysteme können dazu beitragen, den Anrufabwicklungsprozess in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Das System ermöglicht Ihrem Team, mehr Anrufe in kürzerer Zeit zu bearbeiten. Dies wird wiederum Ihre Gesamteffizienz steigern.

Die Systeme verfügen außerdem über Funktionen wie automatische Anrufverteilung (ACD) oder automatisches Anrufrouting zum Weiterleiten von Anrufen. Auch Funktionen wie Interactive Voice Response (IVR) können Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren. Dies liegt daran, dass das IVR Benutzer bei der Lösung ihrer Probleme anleitet.

Auch Call-Center-Systeme können die Effizienz durch Anrufwarteschlangen steigern. Dies verbessert die Produktivität Ihres Agenten und verringert die Abbruchrate von Kunden.

Verbesserter Kundenservice

Das automatische Routing und die IVR-Funktionen von Callcenter-Telefonsystemen können dazu beitragen, Ihren Kundenservice zu verbessern. Dies liegt daran, dass Sie Anrufe an den am besten geeigneten Agenten weiterleiten und die Wartezeiten der Kunden verkürzen können.

Dies kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und ihre Chancen zu erhöhen, Ihrem Unternehmen treu zu bleiben.

Einsparmaßnahmen

Call-Center-Telefonsysteme können Unternehmen dabei helfen, Geld zu sparen, indem sie den Bedarf an physischer Infrastruktur reduzieren. Dieser Vorteil ergibt sich aus der Einführung von Cloud-basierten Call-Center-Systemen.

Sie sparen auch Bürofläche, da Ihr Team remote arbeiten kann. Die mobile Integration ermöglicht es Agenten, in Verbindung zu bleiben und von jedem Ort aus einen reaktionsschnellen Service zu bieten.

Dateneinblicke

Ihre Callcenter-Telefonsysteme können dabei helfen, wertvolle Dateneinblicke zu liefern. Dies liegt daran, dass die Software mit Funktionen wie Anrufaufzeichnung, Analyse und Berichtstools ausgestattet ist. Diese Funktionen können Ihnen helfen, Metriken wie Anrufvolumen und Wartezeiten zu verfolgen. Sie können auch die Leistung verschiedener Mitglieder Ihres Teams messen.

Sie können diese Daten dann verwenden, um Ineffizienzen zu identifizieren und ihren Betrieb und Kundenservice zu verbessern. Die Informationen sind auch praktisch, wenn Sie datengesteuerte Entscheidungen treffen müssen.

Abschluss

Vertrieb und Marketing spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Unternehmens und wirken sich auf Ihren Erfolg aus. Einer der Hauptbestandteile von Marketing und Vertrieb ist die Kommunikation mit Kunden. Die Verwaltung mehrerer Kunden ist eine Herausforderung, daher sollten Sie sich ein Callcenter-Telefonsystem zulegen.

Es gibt mehrere Telefonsysteme, und jedes hat seine Vorteile. Cloudbasierte Anrufsysteme sind günstiger und bieten Vorteile wie Telearbeit. Callcenter-Telefonsysteme bieten im Allgemeinen viele Vorteile, und Sie sollten sich eines anschaffen, um Anrufe in Ihrer Organisation zu verwalten.

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