Alles, was Sie über Software Asset Management wissen sollten

Einfach ausgedrückt ist Software Asset Management, auch bekannt als SAM, eine Geschäftspraxis, die die Verwaltung und Optimierung des Kaufs, der Bereitstellung, der Wartung, der Nutzung und der Entsorgung von Softwareanwendungen innerhalb einer Organisation umfasst. Grundsätzlich wird SAM verwendet, um potenzielle Probleme mit der Softwarelizenzierung anzugehen. Es umfasst alle Infrastrukturen und Prozesse, die für die effektive Verwaltung, Kontrolle und den Schutz der Software-Assets in allen Phasen ihres Lebenszyklus erforderlich sind.

Software-Asset-Management-Tools bilden eine Unterkategorie von IT-Asset-Management-Tools. Sie automatisieren Aktivitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung von Softwarelizenzrechten sicherzustellen und die Softwarekosten zu regulieren. Dies wird durch die Erfassung von Lizenzvertragsbedingungen im Code, die Automatisierung der Erfassung von Softwarenutzungsdaten und die Berechnung der Kostenauswirkungen erreicht. Das Endergebnis besteht darin, Unternehmen bei der Optimierung der Softwareausgaben zu unterstützen.

Fähigkeiten von Software Asset Management Tools

Wie bereits erwähnt, sind Software Asset Management-Tools darauf ausgelegt, die Einhaltung der Softwarelizenzbedingungen sicherzustellen. Sie haben einige verschiedene Systeme, die unterschiedliche Funktionen erfüllen, die letztendlich zusammenkommen, um die Optimierung und Einhaltung der Softwarelizenzierung sicherzustellen.

Anwendungssteuerungssysteme

Sie beschränken und verwalten Softwareinstallationen auf den vom Unternehmen verwendeten Geräten, um die Sicherheit zu verbessern und andere Risiken zu minimieren. So sehr sich dieses System hauptsächlich mit Datenschutz und Betrugserkennung befasst, ist Digital Guardian einer der führenden Anbieter, der sich mit diesen Themen befasst.

? Patch-Management-Systeme

Diese automatisieren die Bereitstellung von Software-Patches, um sicherzustellen, dass die Computer auf dem neuesten Stand sind und den relevanten Sicherheits- und Produktivitätsanforderungen entsprechen.

? Lizenzmanagersysteme

Solche Systeme bieten ein aufschlussreiches Archiv für Lizenzberechtigungen, das einem Unternehmen hilft, herauszufinden, wo es unterlizenziert ist und somit dem Risiko eines Compliance-Audits oder einer Überlizenzierung ausgesetzt ist, in welchem ​​​​Fall es zu viel Geld für unnötige Softwarekäufe ausgibt.

? Produktkatalog-Tools

Diese Tools werden verwendet, um spezifische Produktdetails wie Name, Edition, Version und Lizenzvertragsformulare für die vom Unternehmen verwendeten Produkte zu sammeln. Es hilft bei der Normalisierung von Produktnamenskonventionen innerhalb des Unternehmens und ermöglicht die Zuordnung zwischen anderen Entwicklungstools, die in der zusammengesetzten SAM-Lösung verwendet werden.

? Anforderungsmanagementsysteme

Sie erleichtern Mitarbeitern die Beantragung von Softwareanwendungen über ein standardisiertes Formular. Auf diese Weise können Unternehmen die Softwarebeschaffung verfolgen und wissen dann, ob zusätzliche Lizenzen erforderlich sind, um die Neuanschaffung abzudecken.

? Software-Messsysteme

Sie ermöglichen die Verfolgung der Nutzung von Softwareanwendungen innerhalb des Netzwerks. Abgesehen davon können sie zur Echtzeit-Compliance-Durchsetzung für lizenzierte Anwendungen verwendet werden.

Andere SAM-Tools umfassen Softwareinventarisierungs- und Softwarebereitstellungstools, die Softwaredateidetails wie Titel, Produkt-ID, Größe, Datum, Richtung und Ausgabe von neu installierter Software sammeln und die Installation neuer Anwendungen automatisieren bzw. verfolgen.

Die wichtigsten Vorteile von Software Asset Management

Während die meisten IT-Manager möglicherweise den Einsatz von SAM-Tools implementieren, um die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sicherzustellen und potenzielle Strafen zu vermeiden, gibt es viele andere Vorteile, die sich aus ihrer Verwendung ergeben könnten.

? Einsparmaßnahmen

Software Asset Management ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftssysteme zu vereinfachen. Dadurch erhalten sie eine bessere Kostenkontrolle sowie das erforderliche Wissen, um zukünftige Investitionsentscheidungen zu steuern. Ein Unternehmen kann über 30 % der Softwareausgaben einsparen, dies hängt jedoch stark davon ab, wie dezentral der IT-Einkauf innerhalb des Unternehmens erfolgt, und auch von den Verträgen, die mit Softwareanbietern ausgehandelt werden.

? Setzt Arbeitsressourcen frei

Durch die Automatisierung des Prozesses der Softwarelizenzierung kann ein Unternehmen bis zu 50 % der Verwaltungstätigkeiten eliminieren. Dadurch werden sowohl Ressourcen als auch die Arbeitslast der IT-Abteilung freigesetzt, sodass diese sich auf andere Aktivitäten konzentrieren kann, die einen potenziellen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

? Geringere Compliance-Risiken

Die meisten Unternehmen erhalten mindestens einmal im Jahr Prüfungsanfragen. Durch den Einsatz von Software Asset Management-Tools muss sich ein Unternehmen keine Sorgen machen, wenn es diese Anfrage erhält. Dies liegt daran, dass sie wissen, dass sie die Vorschriften gut einhalten, da alles von den SAM-Tools aussortiert wurde.

Überlizenzierungsprobleme, die Software Asset Management verhindern wird

Wie bereits erwähnt, spielt Software Asset Management eine große Rolle bei der Reduzierung von Überlizenzierungen. Dies liegt daran, dass die meisten Unternehmen Angst vor einem Mangel an Softwarelizenzen haben, dass sie am Ende mehr Lizenzen erwerben, als sie benötigen. Unten sind einige Probleme mit der Softwarelizenzierung aufgeführt   durch Software Asset Management gelöst.

? Unkontrollierte Installationen

Einige Unternehmen haben Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Personen das Recht haben, Installationen auf den vom Unternehmen genutzten Rechnern vorzunehmen (Administratorrechte). Dies kann manchmal unpraktisch sein, da es die Dynamik verlangsamt, wenn jemand warten muss, bis eine autorisierte Person die Erlaubnis zur Softwareinstallation erteilt. Um dies zu vermeiden, geben andere Unternehmen viel lieber jedem die Befugnis, seine Installationen vorzunehmen, was zur Installation unnötiger Programme führen kann. Mit SAM können Unternehmen Installationen kontrollieren und gleichzeitig sicherstellen, dass der Arbeitsablauf und die Dynamik nicht unterbrochen werden.

? Standardisierung von Verträgen

In den meisten Fällen haben Unternehmen mit vielen Softwareverträgen viele Überlizenzierungen. Bei vielen Verträgen ist es schwierig, den Überblick über die Lizenzberechtigungen der Organisation zu behalten. Wenn also eine neue Software benötigt wird, ist es einfacher, einfach eine neue Lizenz zu kaufen, anstatt Hunderte von Verträgen zu durchsuchen, um herauszufinden, ob die Software abgedeckt ist. Wenn dies so weitergeht, stellen Sie fest, dass ein Unternehmen mehr Lizenzen hat, als es benötigt. Die richtigen SAM-Tools können helfen, dies zu vermeiden.

Software Asset Management ist eine sehr wichtige Praxis, die jedes Unternehmen, insbesondere große Konzerne, übernehmen sollte. Es erleichtert nicht nur die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen, sondern verhindert auch eine Überlizenzierung, was wiederum die Kosten senkt und das Endergebnis des Unternehmens effektiv verbessert, was jeder möchte. Das Geheimnis für erfolgreiches Software Asset Management besteht darin, in die richtige Technologie zu investieren und ein Team aus erfahrenen Fachleuten zur Überwachung des gesamten Prozesses hinzuzuziehen.