Warum und wie man eine Facility Management Software implementiert

In der zunehmend komplexen Arbeitsumgebung von heute konzentrieren sich Unternehmen auf den Aufbau einer robusten Infrastruktur für nachhaltiges Wachstum. Es umfasst sowohl die physische Infrastruktur als auch die zugrunde liegende Infrastruktur für Prozesse und Systeme, die sie steuern. Unabhängig davon, ob Sie eine Baustelle, eine Bildungseinrichtung oder eine Unternehmenszentrale besitzen, werden Sie wahrscheinlich auf zahlreiche Probleme stoßen, da es schwierig ist, Vorschriften in Bezug auf Wartung und Organisation einzuhalten.

Ein Facility-Management-System steht im Mittelpunkt der Organisation, um Prozesse zu rationalisieren, um maximale Effizienz und Auslastung der Infrastruktur zu kanalisieren. Facility Manager müssen sich der unterschiedlichen Plattformen bewusst sein und sie in eine integrierte, geordnete und gut verwaltete Lösung bringen.

Zahlreiche Tipps und Leitfäden zum Facility Management helfen, den gesamten Managementprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. In diesem Beitrag werden wir verstehen, warum und wie eine Facility-Management-Software implementiert wird, aber vorher wollen wir die Grundlagen des Facility-Managements, Typen, Funktionen und mehr beleuchten.

Was ist Facility Management?

Gemäß der International Standards Organization (ISO) ist Facility Management eine organisatorische Funktion, die Menschen, Orte und Prozesse innerhalb der gebauten Umwelt integriert, um die Lebensqualität der Menschen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern.

Die International Facility Management Association (IFMA), der weltweit anerkannteste Berufsverband für Facility Manager, definiert es als „die Praxis, den physischen Arbeitsplatz mit den Menschen und der Arbeit der Organisation zu koordinieren“.

Facility Management umfasst Tools, Software und Dienstleistungen, die das Funktionieren, die Sicherheit und die Nachhaltigkeit des Unternehmens unterstützen. Einige der Facility-Management-Aktivitäten umfassen:

• Mietverwaltung (Verwaltung und Buchhaltung)
• Planung und Management von Kapitalprojekten
• Wartung und Betrieb
• Energiemanagement
• Mitarbeiter- und Insassenerfahrung
• Immobilienverwaltung
• Notfallmanagement und Geschäftskontinuität
• Raum-Management

Was ist eine Facility Management Software?

Facility-Management-Software ist eine kundenspezifische Software, die zur Optimierung des Gebäudemanagements konzipiert und entwickelt wurde. Es ermöglicht Unternehmen, ihre gesamten Reparatur- und Wartungsprogramme über ein webbasiertes Dashboard oder eine Facility-Management-App zu verwalten. Moderne FM-Software zielt auch darauf ab, den Workflow-Abschluss zu verbessern und die Teamkommunikation zu stärken.

Derzeit ist Facility-Management-Software ein Teil von kleinen bis großen Unternehmen, die ihnen helfen, die Anlagenproduktivität zu steigern und umsetzbare Elemente in aussagekräftige Ergebnisse umzuwandeln. Die Technologielösungen befähigen Multi-Facility-Manager, mehrere Funktionen über die laufende Wartung und Reparatur hinweg auszuführen, wie z. B. Beschaffung und Compliance von kommerziellen Auftragnehmern, Wartungsplanung, Rechnungsstellung und Datenanalyse.

Cloudbasierte Lösungen helfen Unternehmen, Daten in Echtzeit mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen einzusehen. Es hilft auch bei der Analyse von Ausgabenmustern im Laufe der Zeit und hilft bei der Kostensenkung, während es die Kommunikation mit Dienstanbietern und internen Interessengruppen verbessert.

Lassen Sie uns nun die Arten von Facility-Management-Software verstehen.

Arten von Facility-Management-Software

Bei der Recherche nach Enterprise-Facility-Management-Softwaresystemlösungen sind Sie sicherlich auf viele Terminologien gestoßen, die schwer zu entziffern sind. Derzeit gibt es auf dem Markt verschiedene Arten von Facility-Management-Software, die unterschiedliche Funktionalitäten auf verschiedenen Ebenen für ein Unternehmen bieten.

Nachfolgend sind die Arten von Facility-Management-Software aufgeführt, die heute auf dem Markt erhältlich sind.

Integriertes Workplace-Management-System

Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem oder IWMS ist die vollständige Suite von Tools zur Verwaltung von Einrichtungen. Mit IWMS können Sie alles von Ihrem Immobilienportfolio bis hin zur Grundrisserstellung, Wartungsplanung, Kontrolle usw. handhaben. Laut einer Prognose führt der Einsatz von IWMS-Lösungen zu einer Reduzierung des Energieverbrauchs um 10 %, einer Verbesserung der Arbeitsumgebung um 40 % und reduzierte Wartungskosten der Anlage um 14 %.

Computergestütztes Facility Management

Computergestützte Facility-Management-Software, auch bekannt als CAFM, ist eine Facility-Management-Software, die es Managern ermöglicht, die langfristige Planung von Flächen, Einrichtungen, Budgets, vorbeugender Wartung und Kundendienstanfragen zu verbessern, um sie vollständig an die Geschäftsanforderungen anzupassen. Es hilft bei der Planung, Ausführung und Überwachung aller Aktivitäten, die mit dem Raum- und Arbeitsplatzmanagement verbunden sind.

Computergesteuertes Instandhaltungsmanagementsystem

CMMS oder computergestützte Wartungsmanagementsysteme werden häufig in Branchen eingesetzt, in denen die physische Infrastruktur von entscheidender Bedeutung ist. Es ist eine Software, die Wartungsdaten zentralisiert und Wartungsvorgänge rechtzeitig verarbeitet. Einige der CMMS-Funktionen sind Anlagenregistrierung, Ressourcen- und Arbeitsverwaltung, Arbeitsauftragsverwaltung, Berichterstellung, Analyse und Prüfung.

Enterprise Asset Management

EAM oder Enterprise Asset Management ist eine Suite von Software, Systemen und Diensten, die zur Wartung und Steuerung von Betriebsanlagen erforderlich sind. Das EAM konzentriert sich auf die Optimierung der Qualität und Nutzung von Anlagen bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität und Senkung der Betriebskosten. Es umfasst Arbeitsmanagement, Anlagenwartung, Lieferkettenmanagement und EHS-Initiativen.

Ein Dienstleister für kundenspezifische Softwareentwicklung kann Ihnen dabei helfen, Facility-Management-Software zu entwerfen, zu entwickeln und bereitzustellen, die verschiedene Funktionen integriert, die Ihre Echtzeit-Geschäftsanforderungen erfüllen.

Funktionen einer Facility Management Software

Facility-Management-Software ist mit verschiedenen Funktionen ausgestattet, die ihre Fähigkeiten definieren. Derzeit werden Facility-Management-Tools immer innovativer, integrierter und fortschrittlicher mit zusätzlichen Funktionen. Hier sind ein paar Funktionen, die Sie kennen müssen, wenn Sie nach Facility-Management-Software Ausschau halten:

Vereinfachte Auftragsverwaltung

Eine effiziente Software sorgt für ein vereinfachtes Arbeitsauftragsmanagement in der Einrichtung. Mitarbeiter können Wartungsanfragen direkt in das System eingeben und Arbeitsaufträge können zu genehmigten Tarifen an Auftragnehmer weitergeleitet werden.

SaaS-Plattform

Software-as-a-Service- oder Cloud-basierte Enterprise-Facility-Management-Software mindert sprunghaft anfallende Softwareinstallationen und -upgrades und eliminiert gleichzeitig die Notwendigkeit, zusätzliche Hardware zu unterstützen, wodurch die Betriebskosten gesenkt werden.

Integrationen von Drittanbietern

Ein leistungsfähiges Facility-Management-System ermöglicht nahtlose Integrationen von Drittanbietern wie Buchhaltungs- und Zahlungssysteme, um Dateneingabefehler zu minimieren und Zahlungs- und Prüfungsprozesse zu automatisieren.

Zugängliches Auftragnehmerverzeichnis

Facility-Management-Software sorgt für ein leicht zugängliches Auftragnehmerverzeichnis mit regelmäßig gepflegten und aktualisierten Vertragsinformationen. Darüber hinaus können Sie auf das Verzeichnis zugreifen, um qualifizierte Auftragnehmer zu finden, die über die richtigen Fähigkeiten für bestimmte Projekte verfügen.

Vereinfachte Benutzeroberfläche

Das Dashboard eines Facility-Management-Systems muss eine übersichtliche, einfache und moderne Benutzeroberfläche bieten. Eine vereinfachte Benutzeroberfläche reduziert die Übersichtlichkeit bei der Anzeige von Teamdaten, verkürzt die Trainingszeit und ermöglicht eine schnellere Teamerweiterung.

Warum sollten Sie Facility-Management-Software implementieren?

Der gleichzeitige Betrieb und die Verwaltung mehrerer Einrichtungen kann eine Herausforderung sein, wenn Sie dies traditionell tun. Sie müssen verschiedene Gebäudesysteme verwalten, einen Echtzeit-Kommunikationskanal aufrechterhalten und alle Räume effizient nutzen, um die Produktivität und Rentabilität des Unternehmens zu maximieren.

Anstatt mit Papieren und einer Checkliste zu arbeiten, zentralisiert die Facility-Management-Software alles in einem einzigen webbasierten Dashboard. Sich wiederholende Aufgaben werden automatisiert, und Ressourcen werden so genutzt, dass Einrichtungen auf einem effizienten und produktiven Niveau bereitgestellt werden.

Nachfolgend einige Gründe, die die Bedeutung von Facility Management Software unterstreichen:

Automatisieren Sie Reparatur und Wartung

Wie oben besprochen, gewährleistet ein Facility-Management-System die Rationalisierung von Reparatur- und Wartungsaufgaben, sodass Immobilienverwalter und Ladenbesitzer ihre Zeit nicht mit Wartungspersonal verschwenden müssen. Es ermöglicht ihnen, ihre Energie anderen geschäftlichen Aspekten wie der Verwaltung von Verkauf und Lieferung zu widmen.

Mit Facility-Management-Software wie IWMS können sie den Status der Einrichtung in Echtzeit überwachen und verfolgen, Reparaturpläne im Voraus festlegen und die Ausgabe von Wartungsanfragen automatisieren, wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind.

Gebäude energieeffizient gestalten

Gewerbe- und Industriegebäude wie Transport, Gas und Fertigung betreiben mehrere Einrichtungen und Systeme wie HLK, Wasserfilterung und Beleuchtung, um zu funktionieren, und benötigen eine große Menge an Energie, die ein hohes Maß an Betriebsbudgets erfordert.

Mit einer leistungsfähigen Facility-Management-Softwarelösung können Sie Wege finden, kritische Systeme energieeffizient zu machen. Diese Lösungen ermöglichen umfangreiche Energieaudits, um festzustellen, welche Systeme mehr Energie verbrauchen und wo das Energieniveau reduziert werden kann, während die Standardbetriebsfunktionen beibehalten werden.

Verlängern Sie den Lebenszyklus von Systemen und Anlagen

Ein Facility-Management-System hilft Organisationen dabei, das Beste aus ihren Anlagen herauszuholen und ihren Service-Lebenszyklus mit integrierten Management-Tools und -Funktionen zu maximieren. Wenn die Systeme regelmäßig gewartet werden, arbeiten sie über längere Zeiträume effizient. Sie können auch Wartungsberichte abrufen, um zu analysieren, welche Systeme sofort gewartet werden müssen.

Es hilft Ihnen, den besten Zeitpunkt für Reparaturen, vorbeugende Wartung oder den Austausch von Maschinen zu planen und zu bestimmen. Es verringert Systemausfallzeiten und erhöht die Produktivität, was zu einer erheblichen Kapitalrendite führt.

Optimieren Sie das Layout und die Installation kritischer Systeme

Die Installation kritischer Systeme kann tiefe Löcher in Ihre Taschen reißen, aber Facility-Management-Systeme ermöglichen es Managern, Architekten und Ingenieuren, ein umfassendes Bild der gesamten Einrichtung auf einem Dashboard anzuzeigen. Es ermöglicht ihnen, ein optimierteres Layout für Systeminstallationen bereitzustellen.

Leistungsberichte, Energieaudits und Analysen unterstützen kumulativ Geschäftsinteressenten dabei, bessere Entscheidungen zu treffen, die die effiziente Leistung kritischer Systeme garantieren und einen besseren ROI liefern.

Wie implementiert man Facility-Management-Software?

Die Implementierung einer Facility-Management-Software ist nicht nur ein Tagesjob; Sie müssen die Anforderungen Ihrer Organisation recherchieren, z. B. welche Aktivitäten Ihre Einrichtungssoftware ausführen soll, wie sie zu einer besseren Leistung führen kann und vieles mehr.

Im Folgenden sind die fünf Phasen aufgeführt, die jede Organisation durchläuft, um eine Facility-Management-Software zu implementieren:

Stufe I: Identifizieren Sie das Personal

Es ist notwendig, das Personal zu verstehen, das mit der Facility-Management-Lösung interagiert. Die Möglichkeiten umfassen fast alle, aber Sie müssen es herausfinden. Beispielsweise reichen Bodenmitarbeiter feste Tickets über das CMMS-Portal ein, Abteilungsleiter aktualisieren das bestehende Mitarbeiterverzeichnis, Planungsleiter verlassen sich bei Immobilien- und Finanzentscheidungen auf aufschlussreiche Dashboard-Daten, Facility Manager sammeln und analysieren diese Daten, um den Arbeitsplatz zu verbessern, und IT-Administratoren integrieren Bürogeräte über das System.

Bestimmen Sie, wer was und warum benötigt, und messen Sie bestimmte Features, Vorteile und Funktionen, um die nächste Phase zu vereinfachen.

Stufe II: Lassen Sie Ihre Software entwickeln

Die nächste Phase besteht darin, die Software zu entwickeln, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Für die Softwareentwicklung können Sie entweder Facility-Management-Softwareunternehmen erkunden, um einsatzbereite Softwarelösungen anzubieten, oder sie von einem Anbieter von kundenspezifischen Softwareentwicklungsdiensten entwickeln lassen. Es besteht kein Zweifel, dass die Entwicklung einer benutzerdefinierten Facility-Management-Software der beste Ansatz für Phase zwei ist.

Eine einsatzbereite Software verfügt möglicherweise nicht über alle Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, oder über einige zusätzliche Funktionen, die Sie überhaupt nicht benötigen. In jedem Fall ist es eine kostspielige Investition. Bei der kundenspezifischen Softwareentwicklung erhalten Sie hingegen das, was Sie für Ihr Unternehmen tatsächlich benötigen, sowie Supportleistungen, um das reibungslose Funktionieren der Software zu gewährleisten.

Sie können die gesammelten Informationen verwenden, um fundierte Entscheidungen im Softwareentwicklungsprozess zu treffen . Die Softwareentwicklungsphase ist entscheidend, da sie die genaue Implementierung Ihrer Facility-Management-Software beinhaltet. Stellen Sie sicher, dass die Software, für die Sie sich entscheiden, die Kriterien für Ihre geschäftlichen Anforderungen und Erwartungen erfüllt. Validieren Sie Ihr MVP in Bezug auf alle Facetten wie Benutzeroberfläche, Integrationsmöglichkeiten, Berichtsverfolgung usw.

Phase III: Definieren und bauen Sie das System aus

Jetzt, da Sie endlich eine benutzerdefinierte Software entwickelt haben, ist es an der Zeit, Arbeitsabläufe zu planen. Beginnen Sie mit den folgenden Schritten, um die Software in Ihren bestehenden Betrieb zu integrieren und ein System zu erstellen:

• Listen Sie die Prozesse und Aufgaben auf, die Sie über die Plattform automatisieren können
• Datenerfassung und -analyse , die Sie innerhalb der Software umgestalten können
• Richten Sie Kommunikations- und Zusammenarbeitsmodi ein, die in die Software integriert sind
• Überarbeiten Sie die manuellen Prozesse, die in der Software wiederhergestellt werden müssen

Das Unternehmen für kundenspezifische Softwareentwicklung hilft Ihnen bei der Einrichtung Ihres Unternehmens und hilft Ihnen beim Aufbau und der Optimierung jeder einzelnen Facette des Systems.

Phase IV: Programmieren und bereitstellen

Testen Sie das Softwaresystem vor dem Rollout und stellen Sie sicher, dass es entsprechend entwickelt ist. Diese Phase wird auch als Wasch-, Wachs- und Polierphase bezeichnet, in der das System einsatzbereit ist. Ein Test-Rollout kann jedoch Systeme stören und Mitarbeiter frustrieren, daher müssen Sie die letzten Schritte vor der Bereitstellung berücksichtigen:

• Testen Sie Arbeitsabläufe und Prozesse, um sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren
• Richten Sie Anmeldeinformationen für Mitarbeiter gemäß den Berechtigungen und Zulassungsvoraussetzungen ein
• Identifizieren Sie abteilungsübergreifende Verbindungen wie Portale und Workflows
• Führen Sie ein Sicherheitsaudit und die Zugänglichkeit zwischen mehreren Anwendungen durch

Phase V: Nutzung normalisieren

Nachdem Sie nun ein Facility-Management-System implementiert haben, machen Sie es zu einem Standard für die Durchführung aller Aktivitäten in der Organisation. Ihre Facility-Management-Software sollte das Rückgrat des Betriebs und der Entscheidungsfindung sein. Der beste Weg, den ROI zu erkennen, besteht darin, die Nutzung in verschiedenen Branchen in Ihrer Einrichtung zu normalisieren.

Die Einrichtung eines Facility-Management-Systems ist ein fortschreitender Prozess, um sicherzustellen, dass Sie die Anforderungen Ihres Arbeitsplatzes erfüllen, um immens zu wachsen.

Fazit

Die Facility-Management-Technologie beinhaltet jeden Tag neue Verbesserungen unter Einbeziehung neuer Technologien, die dazu beitragen, nachhaltige fortschrittliche Systeme zu schaffen, die Standard-Geschäftsanforderungen erfüllen und gleichzeitig bemerkenswerte Ergebnisse liefern. Eine Facility-Management-Lösung hilft dabei, bessere Möglichkeiten zur Verbesserung von Betriebs- und Wartungsverfahren zu identifizieren. Mit Best Practices erweist sich Ihre Einrichtung als proaktiver und weniger reaktiv.

Appinventiv, ein weltweit am schnellsten wachsendes Softwareentwicklungsunternehmen, kann Ihnen dabei helfen, effiziente kundenspezifische Facility-Management-Software zu entwerfen, zu entwickeln und bereitzustellen, um Ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Wir sind ein Team von über 800 Erfindern, die Kunden weltweit bedienen, indem wir ihnen interaktive Lösungen anbieten, die Softwareerfahrungen neu definieren, die Ihrem Unternehmen die beste Kapitalrendite bieten. Kontaktieren Sie uns für die Entwicklung Ihrer individuellen Facility-Management-Software.

Häufig gestellte Fragen:

F: Welche Datenanalysen muss eine Facility-Management-Software nachverfolgen?

A: Facility-Management-Analysen umfassen wichtige Datentrends, Muster und Einblicke in Facility-Daten. Es gibt im Wesentlichen 4 Metriken, die Ihre Facility-Management-Software berücksichtigen muss:

Beschreibend: Zeigt basierend auf eingehenden Daten, was gerade passiert

Diagnose: Erklärt, warum Daten so sind, wie sie sind, und warum Ereignisse aufgetreten sind

Vorausschauend: Hilft bei der Vorhersage dessen, was wahrscheinlich in der Zukunft passieren wird

Präskriptiv: Weist an und gibt Vorschläge, wie Daten beeinflusst und wirkungsvolle Änderungen vorgenommen werden können

F: Welches ist die beste Software zwischen IWMS, CAFM, CMMS und EAM?

A. Es hängt von der Benutzerfreundlichkeit des Unternehmens ab. Je nach Ihren Geschäftsanforderungen können Sie zwischen IWMS, CAFM, CMMS und EAM wählen. Ein integriertes Workplace-Management-System bietet jedoch eine vollständige Suite, die nahezu allen Geschäftsanforderungen gerecht wird.

F: Wie hoch ist der ROI einer Facility-Management-Software?

A. Facility-Management-Software hat einen starken ROI, insbesondere bei der Verwaltung und Optimierung von Unternehmen mit mehreren Standorten, die den traditionellen Methoden von Checklisten auf Papier folgen. Um den ROI zu berechnen, multiplizieren Sie Ihre gesamten jährlichen Wartungskosten mit dem gesamten jährlichen Einsparungsprozentsatz. Subtrahieren Sie die Kosten für die Softwareimplementierung und die gesamten jährlichen Effizienzeinsparungen, um den ROI zu ermitteln.