So geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Gehaltserhöhung mit der FLSA-Überstundenregeländerung

Was auch immer Sie von den aktuellen Überstundenregelungen im Fair Labor Standards Act halten mögen, ihre Auswirkungen auf den US-Arbeitsmarkt können nicht ignoriert werden. Wenn sich der Markt ändert, ändern sich auch die Vorschriften. Diese Änderungen der vom DOL festgelegten Richtlinien betreffen Millionen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern im ganzen Land, und ihre Ignorierung kann Unternehmen in große rechtliche Schwierigkeiten bringen. Die Aufrechterhaltung der Compliance in einem sich ständig ändernden Markt- und Gesetzesumfeld erfordert, dass Sie wachsam und operativ agil bleiben .

Die FLSA-Änderung von 2016 mit dem einprägsamen und einprägsamen Titel „Final Rule to Update the Regulations Defining and Delimiting the Exemption for Executive, Administrative, and Professional Employees“ aktualisiert die Vorschriften und Kriterien zur Bestimmung der Befreiung von Angestellten und Angestellten von der Messe Mindestlohn- und Überstundenvergütungsschutz des Arbeitsnormengesetzes.

Im Wesentlichen, und hier möchten Sie ansetzen, lohnt es sich aufgrund der geänderten Gehaltsgrenze für die Überstundenbefreiung, den Tarifmitarbeitern eine Gehaltserhöhung anzubieten, um die Überstundenkosten zu senken. Allerdings nur, wenn Sie nachweisen können, dass der Großteil ihrer Tätigkeiten „Angestellte“ sind, denn dann liegt die Freigrenze bei nur 47.000 pro Jahr.

Verwirrt? Nun, du bist nicht der Einzige. Lassen Sie es uns also aufschlüsseln, um genau herauszufinden, wie Sie als Arbeitgeber die neuesten FLSA-Vorschriften einhalten, Klagen im Zusammenhang mit Überstunden vermeiden, Ihre Gehaltsabrechnung kosteneffektiv halten und gleichzeitig Ihren Mitarbeitern eine Gehaltserhöhung gewähren können.

Was sind die Überstundenvergütungsanforderungen der FLSA?

Die FLSA legt die Standards für Mindestlöhne fest, die Arbeitgeber den meisten ihrer Arbeitnehmer zahlen müssen, und legt auch Richtlinien für die obligatorische Überstundenvergütung fest:

Ein Arbeitgeber, der von einem Arbeitnehmer Überstunden verlangt oder zulässt, ist im Allgemeinen verpflichtet, den Arbeitnehmerzuschlag für diese Überstunden zu zahlen. Mitarbeiter, die unter den Fair Labor Standards Act (FLSA) fallen, müssen für Überstunden, die in einer Arbeitswoche über 40 geleistet werden, mindestens das Eineinhalbfache ihres regulären Lohns erhalten. Die FLSA verlangt keine Überstundenvergütung für die Arbeit an Samstagen, Sonntagen, Feiertagen oder regulären Ruhetagen, es sei denn, an solchen Tagen werden Überstunden geleistet. (Quelle: DOL)

Klingt ziemlich einfach, aber jetzt wird es etwas kniffliger. Nicht alle Mitarbeiter fallen unter die Überstunden- und Mindestlohnanforderungen der FLSA. Das FLSA erlaubt Ausnahmen von der Regel für bestimmte Mitarbeiter, die in administrativen, professionellen, leitenden, hochbezahlten, externen Verkaufs- und Computerberufen arbeiten.

Um als befreit eingestuft zu werden, müssen Mitarbeiter sehr spezifische, vom DOL festgelegte Kriterien erfüllen. Diese Befreiung von der FLSA wird manchmal als „White Collar“- oder „EAP“-Befreiung bezeichnet:

Seit 1940 verlangen die Vorschriften des Ministeriums im Allgemeinen, dass jeder von drei Tests erfüllt werden muss, damit die EAP-Befreiung der FLSA gilt: (1) Dem Mitarbeiter muss ein im Voraus festgelegtes und festes Gehalt gezahlt werden, das keiner Kürzung aufgrund von Qualitätsschwankungen unterliegt oder Quantität der geleisteten Arbeit („Gehaltsgrundlagentest“); (2) die Höhe des gezahlten Gehalts muss einem festgelegten Mindestbetrag entsprechen („Gehaltsniveautest“); und (3) die beruflichen Pflichten des Mitarbeiters müssen in erster Linie leitende, administrative oder berufliche Pflichten im Sinne der Vorschriften umfassen („Pflichtentest“). (Quelle: DOL)

Die für die Einstufung befreiter Arbeitnehmer festgelegten Parameter ändern sich in der Regel von Zeit zu Zeit durch DOL-Entscheidungen. Das letzte ist das endgültige Urteil vom Mai 2016, das am 1. Dezember 2016 in Kraft trat.

Was hat sich mit der Änderung der FLSA-Überstundenregelung von 2016 geändert?

Wenn Sie zufällig auf den obigen Link zum endgültigen Urteilsdokument geklickt haben, flippen Sie vielleicht ein wenig aus. Mehr als 800 Seiten Text in DOL-Rechtssprache reichen aus, um jeden einzuschläfern oder, wenn es seine Arbeit erfordert, das ganze Buch zu lesen, einen Angstanfall auszulösen. Diese Änderung konzentriert sich jedoch in erster Linie auf die Aktualisierung der Gehalts- und Vergütungsniveaus, die für EAP-Arbeiter erforderlich sind, um als von der FLSA-Überstundenvergütungspflicht befreit eingestuft zu werden.

Die endgültige Regel des DOL von 2016 erhöhte die Mindestgehaltsanforderung für die Befreiungsklassifikation für Verwaltungs-, Berufs- und Führungskräfte von 455 USD pro Woche (oder 47.476 USD jährlich) für eine Vollzeitstelle. Für hochbezahlte Mitarbeiter wurde die Messlatte ebenfalls höher gelegt, von einem Jahresgehalt von 100.000 USD auf 134.004 USD.

Jeder mag Boni und Anreizzahlungen. Mit der DOL-Änderung 2016 werden Sie es auch tun. Zum ersten Mal gestatten die FLSA-Bestimmungen Arbeitgebern, Prämien, Provisionen und Leistungsprämien zu verwenden, um bis zu 10 Prozent der Mindestgehaltsanforderungen für die administrativen, beruflichen und leitenden Ausnahmen zu erfüllen.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht diskretionäre Boni im Allgemeinen als im Voraus versprochene oder vereinbarte Boni definiert werden. Überraschungen zählen nicht. Außerdem können diese Zahlungen nur berücksichtigt werden, wenn sie mindestens vierteljährlich gezahlt werden.

Ab dem 1. Januar 2020 wird das DOL Anpassungen der Gehaltsanforderungen für die Einstufung von freigestellten Arbeitnehmern veröffentlichen. Diese Aktualisierungen werden alle 3 Jahre veröffentlicht und sollten Arbeitgeber und Buchhalter nicht überraschen, da alle aktualisierten Tarife mindestens 150 Tage vor ihrem Inkrafttreten im Bundesregister und auf der Website der Lohn- und Stundenabteilung veröffentlicht werden. So haben Sie genügend Zeit, sich vorzubereiten.

Einhaltung der FLSA-Überstundenvorschriften heute

Mit dem Inkrafttreten der Gehaltsschwellenanpassungen der endgültigen DOL-Regelung im Jahr 2016 überschritten Millionen amerikanischer Arbeitnehmer die Grenze zwischen der Einstufung als befreiter und nicht befreiter Arbeitnehmer. Um konform zu bleiben, müssen Arbeitgeber jederzeit eine ordnungsgemäße Einstufung der Mitarbeiter sicherstellen. Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, eine genaue Zeiterfassung und Integrität der Aufzeichnungen aufrechtzuerhalten, um die Gehaltsabrechnung kosteneffektiv zu halten .

Die ordnungsgemäße Einstufung (und Neuklassifizierung) Ihrer Mitarbeiter gemäß den neuesten FLSA-Richtlinien ist der erste Schritt zur Einhaltung der Überstundenvorschriften. Sie sollten Ihre Mitarbeiterklassifizierungen regelmäßig überprüfen und nicht auf regulatorische Aktualisierungen warten. Der Status der Arbeitnehmerbefreiung kann sich nicht nur aufgrund von Anpassungen der Gehaltsschwelle (alle 3 Jahre ab dem 1. Januar 2020) ändern, sondern auch aufgrund anderer Umstände, wie z. B. organisatorischer Änderungen.

Beispielsweise sollte ein Mitarbeiter, der keine Aufgaben mehr erfüllt, die in den Befreiungskriterien enthalten sind, oder weniger als 913 USD pro Woche verdient, sofort als nicht befreit eingestuft werden, um Überstunden gemäß den DOL-Vorschriften zu bezahlen .

Eine Änderung der Einstufung eines Arbeitnehmers, wie im obigen Beispiel, kann für den Arbeitgeber teuer werden. Es gibt keine Möglichkeit, den Abgabentest bei der Bestimmung der Befreiung zu umgehen, aber es ist möglich, die Ausgaben zu senken, indem das Gehalt eines Mitarbeiters erhöht wird, um ihn für eine Befreiung in Frage zu stellen. Es lohnt sich also, die Kosten für die Anhebung des Grundgehalts für freigestellte Mitarbeiter mit der Option zu vergleichen, sie als nicht freigestellte Mitarbeiter neu einzustufen und sie für Überstunden gemäß den FLSA-Anforderungen zu bezahlen.

Beispielsweise wird ein Mitarbeiter, dessen Gehalt deutlich unter 913 US-Dollar pro Woche liegt und selten Überstunden macht, besser als nicht befreit eingestuft, unabhängig von seiner Rolle in der Organisation. Für einen Arbeitnehmer, dessen Gehalt in etwa der gleichen Wochensumme entspricht und der regelmäßig mehr als 40 Stunden pro Woche arbeitet, könnte es jedoch kostengünstiger sein, sein Gehalt zu erhöhen, um seinen Befreiungsstatus aufrechtzuerhalten .

Die Genauigkeit und Integrität der für die Gehaltsabrechnung verwendeten Daten sind entscheidend für die Einhaltung der DOL-Vorschriften, unabhängig von Überstundenzahlungen und -richtlinien. Darüber hinaus können Ihnen historische Anwesenheitsaufzeichnungen helfen, die Mitarbeiter zu lokalisieren, deren Einstufung sich unter dem neuen FLSA ändern könnte, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, bevor es Sie etwas kostet.

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Vermeidung von Überstundenlohnklagen und DOL-Audits

Mit den neuen Regeln sind kleine Unternehmen mit veralteten Mitarbeiterklassifizierungen eine leichte Beute für DOL-Audits . Aber das ist nicht der einzige Grund, um sicherzustellen, dass Ihr Business-Anwesenheitsmanagement den FLSA-Anforderungen entspricht.

Wenn man bedenkt, dass 42 % der Lohn- und Stundengerichtsverfahren mit Überstunden zusammenhängen, und da Sie vermeiden möchten, vor Gericht gezerrt zu werden, ist es einfach sinnvoll, die Überstunden gemäß den Vorschriften genau zu verfolgen. Es kann jedoch schwierig sein, den Überblick über OT zu behalten, wenn sich die Einstufung eines Mitarbeiters in nicht befreit ändert, während Sie ihn weiterhin als befreit bezahlen. Sowohl der DOL als auch der oben genannte Mitarbeiter können Sie am Ende mehr als nur Ihren Ruf als Arbeitgeber kosten.

Sie möchten die Entdeckung der Fehlklassifizierung von Mitarbeitern nicht dem DOL oder dem Mitarbeiter überlassen. Sie möchten eine gute Gehaltsabrechnungssoftware haben, die Ihnen hilft, den Überblick über Veränderungen zu behalten, während sie stattfinden, damit Sie Maßnahmen ergreifen können. Selbstaudits sind ein guter Anfang für sehr kleine Unternehmen, während KMUs häufig externe Dienstleister wählen, um die Audits regelmäßig durchzuführen.

Wenn Sie auf GI Joe hören, und Sie sollten immer auf GI Joe hören, ist Wissen die halbe Miete. Es stimmt auch in diesem Fall. Ihre Mitarbeiter über die Überstundenrichtlinien des Unternehmens und Änderungen ihres Freistellungsstatus auf dem Laufenden zu halten und aufzuklären, ist der einzige Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter mit Compliance und Produktivität an Bord sind .

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern wichtiges Unternehmenswissen wie Telearbeitsrichtlinien oder Mitarbeiterhandbücher zur Verfügung stellen, können Sie Gehaltsabrechnungen einsparen und diese unerwünschten Klagen im Nachhinein verhindern.

Die Zukunft ist jetzt, und die Technologie ist da, um Compliance und Kosteneffizienz von einer lästigen Qual in etwas zu verwandeln, das Sie sehr gut können.

Mobile Zeiterfassungs-Apps bieten Funktionen wie Überstundenwarnungen in Echtzeit, die sowohl an die Mobiltelefone des Mitarbeiters als auch des Managers gesendet werden. Apps zum Teilen von Dokumenten geben Ihren Mitarbeitern Überstundenrichtlinien in die Hand, sodass niemand behaupten kann, sie nie erhalten zu haben, insbesondere wenn Änderungen vorgenommen werden.

Aber für eine vollständige und mühelose Einhaltung ist eine Zeiterfassungs-App, die sich nahtlos in Ihre Gehaltsabrechnungslösung integriert, der schnellste und einfachste Weg.

Staat des Rechts

Zu diesem Zeitpunkt sind die FLSA-Überstundenänderungen von 2016 mit freundlicher Genehmigung eines texanischen Richters in der rechtlichen Schwebe, der entschied, dass das Gehaltsniveau der Endgültigen Regel die Befugnisse des Ministeriums überstieg, und zu dem Schluss kam, dass die Endgültige Regel ungültig ist. In der neuesten Pressemitteilung des DOL heißt es:

Am 31. August 2017 erließ der Richter des US-Bezirksgerichts, Amos Mazzant, ein summarisches Urteil gegen das Arbeitsministerium in konsolidierten Fällen, in denen die endgültige Regel für Überstunden angefochten wurde. Das Gericht entschied, dass das Gehaltsniveau der Endgültigen Regel die Befugnisse des Ministeriums überstieg, und kam zu dem Schluss, dass die Endgültige Regel ungültig ist. Im Oktober 2017 legte das Arbeitsministerium Berufung gegen die Entscheidung des Richters ein. Sobald dieser Rechtsbehelf eingereicht ist, wird das Justizministerium beim Fifth Circuit beantragen, den Rechtsbehelf auszusetzen, während das Arbeitsministerium das Gehaltsniveau für eine Befreiung neu bewertet.

Um die Sache noch komplizierter zu machen, müssen Sie staatliche Gesetze berücksichtigen, die möglicherweise unterschiedliche Überstundenregeln haben, die ein höheres oder niedrigeres Gehaltsniveau für die Befreiung von Überstunden verlangen. Gute Beispiele sind Kalifornien und Amerikanisch-Samoa.

Sie möchten ein gesetzestreuer Arbeitgeber sein und diese gefürchteten DOL-Audits und Klagen wegen Überstunden vermeiden. Aber staatliche Gesetzgeber und Bundesbehörden werden es Ihnen nicht leicht machen, also haben Sie keine andere Wahl, als aufmerksam zu sein und Gehaltsanpassungen vorzunehmen, bevor es zu Problemen kommt.

Denken Sie daran, dass Sie unabhängig von Änderungen, die an FLSA-Überstunden vorgenommen werden, immer den genauen Überblick über den Freistellungsstatus und die Überstundensituation der Mitarbeiter behalten müssen. Wenn Sie über Ausnahmen von der FLSA verfügen, sparen Sie wahrscheinlich Geld und können gleichzeitig Ihren Mitarbeitern Gehaltserhöhungen gewähren. Schließlich hilft Ihnen die Verfolgung des Ausnahmestatus dabei, kostspielige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Denken Sie also daran, den FLSA-Preis im Auge zu behalten.