So verfolgen Sie Kunden nach dem Senden einer Rechnung

Wenn Sie eine ordnungsgemäß aufgeschlüsselte Rechnung an einen Kunden senden, erwarten Sie in der Regel eine umgehende Zahlung. Leider wird es unweigerlich Zeiten geben, in denen Sie mit Kunden konfrontiert sind, die vergesslich, desorganisiert oder einfach nicht bereit sind zu zahlen.

Unabhängig vom Grund müssen Sie immer noch für Ihre Arbeit bezahlt werden, und das kann dazu führen, dass Sie Ihre überfälligen Rechnungen nachverfolgen müssen. Obwohl diese Situationen frustrierend sein können, ist es immer wichtig, professionell zu bleiben, wenn Sie Kunden wegen ausstehender Zahlungen ansprechen.

In diesem Artikel geben wir einige Ratschläge, wie Sie per E-Mail nachfassen können, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird. Wir besprechen auch, wie Sie diplomatisch mit der Situation umgehen können, um (wenn möglich) eine gute Beziehung aufrechtzuerhalten. Lass uns anfangen!

Warum es wichtig ist, unbezahlte Rechnungen nachzuverfolgen (und zu verhindern).

Der Zahlungseingang kurz nachdem Sie Ihre Rechnungen an Ihre Kunden gesendet haben, ist entscheidend, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten und einen reibungslosen Cashflow zu gewährleisten. Leider kommt es vor, dass Rechnungen aus verschiedenen Gründen nicht rechtzeitig bezahlt werden.

In diesen Situationen müssen Sie die verspäteten Zahlungen umgehend und sorgfältig bei Ihren Kunden nachverfolgen. Wenn Sie dies versäumen, können Sie Geld verlieren, das Sie schulden, da der Kunde die Rechnung verloren oder vergessen haben könnte. Sie könnten auch verwirrt darüber sein, wie und wann sie Sie bezahlen sollen.

Wir werden gleich besprechen, wie man tatsächlich mit unbezahlten Rechnungen umgeht. Es ist jedoch auch klug zu überlegen, wie Sie verhindern können, dass dies überhaupt zu einem Problem wird. In diesem Sinne gibt es hier einige Möglichkeiten, wie Sie vermeiden können, unbezahlte Rechnungen in Zukunft zu sehen:

• Schreiben Sie gründliche, klare Rechnungen. Sie sollten alle Informationen enthalten, die der Kunde benötigt, um die Zahlung einzureichen.
• Geben Sie genaue Informationen darüber an, wofür Sie Gebühren erheben. Machen Sie deutlich, welche Dienstleistungen Sie erbracht haben, ggf. aufgeschlüsselt nach einzelnen Posten. Dadurch werden mögliche Unklarheiten beseitigt, die den Kunden zögern lassen könnten, zu zahlen.
• Geben Sie ein bestimmtes Fälligkeitsdatum an. Dadurch ist es unwahrscheinlicher, dass der Kunde Ihre Rechnung zurückstellt und die Zahlung an Sie vergisst.
• Bieten Sie eine einfache Zahlungsmethode an. Finden Sie heraus, welche Zahlungsmethode für Ihren Kunden bequem ist (z. B. Online-Zahlung), und bieten Sie ihm nach Möglichkeit mehrere Optionen an.
• Berechnen Sie eine Gebühr für verspätete Zahlung. Machen Sie in Ihren Zahlungsbedingungen für Rechnungen deutlich, dass Sie eine zusätzliche Gebühr erheben, wenn die Zahlung nicht bis zu einem bestimmten Datum eingeht.

Indem Sie diese einfachen Schritte befolgen, sollten Sie viele Situationen vermeiden können, in denen eine Rechnung andernfalls unbezahlt geblieben wäre. Es kann jedoch vorkommen, dass eine Zahlung nicht wie vereinbart erfolgt, sodass Sie sich direkt an den Kunden wenden müssen.

Wie man eine Rechnung nachverfolgt (4 Tipps)

In den nächsten Abschnitten sehen wir uns an, wie Sie vorgehen sollten, wenn Sie einen Kunden bezüglich einer überfälligen Rechnung kontaktieren. Indem Sie diese vier wichtigen Tipps umsetzen, können Sie die Chancen verbessern, Ihr Geld zu erhalten und Ihre Brücken zum Kunden nicht abzubrechen.

1. Warten Sie nicht zu lange auf eine überfällige Zahlung

Erstens ist es wichtig, dass Sie überfällige Rechnungen nicht sehr lange unbezahlt lassen. Manchmal haben Menschen das Gefühl, dass ein zu frühes Follow-up aufdringlich oder unprofessionell wirken kann. Das könnte jedoch nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.

Tatsächlich könnte nichts professioneller sein, als zu erwarten, dass Ihre Vereinbarung von allen Parteien eingehalten wird. Daher sollten Sie überfällige Rechnungen nachverfolgen, sobald das Fälligkeitsdatum verstrichen ist. Seien Sie höflich und gehen Sie nicht von Bosheit oder Inkompetenz aus. Etwas Einfaches sollte ausreichen, wie zum Beispiel: „Ich wollte Sie nur daran erinnern, dass diese Zahlung gestern fällig war. Können Sie mir sagen, wann ich damit rechnen kann?“

In Fällen, in denen der Kunde einfach vergessen hat zu bezahlen oder Ihre E-Mail verloren hat, reicht dies oft aus, um das Problem zu lösen. Nachdem Sie die erste Zahlungserinnerungs-E-Mail gesendet haben, sollten Sie innerhalb einer Woche erneut nachfassen, wenn Sie keine Antwort erhalten.

2. Seien Sie in Ihrer Rechnungsnachverfolgungs-E-Mail jederzeit professionell

Obwohl es zweifellos eine frustrierende Erfahrung ist, keine Bezahlung zu erhalten, ist es wichtig, dass Sie während des gesamten Prozesses einen professionellen Ton und eine professionelle Einstellung bewahren. Dies gilt auch dann, wenn das Fälligkeitsdatum der Zahlung weit überschritten ist und Sie keine Nachricht vom Kunden erhalten haben.

Die Realität ist, dass es einfach nicht konstruktiv ist, sich zu ärgern oder das Ausbleiben einer sofortigen Zahlung persönlich zu nehmen. Tatsächlich ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie die Situation schnell lösen, wenn Sie in Ihrer gesamten Kommunikation mit den Kunden über überfällige Zahlungen einen ruhigen, höflichen Ton bewahren.

Professionell zu bleiben ist Ihre beste Chance, um sicherzustellen, dass der Kunde dasselbe tut, während emotionale Reaktionen wahrscheinlich eine ähnliche Reaktion hervorrufen. Denken Sie auch daran, dass die unbezahlte Rechnung auf einen ehrlichen Fehler zurückzuführen sein könnte, was bedeutet, dass Sie riskieren, eine wertvolle Brücke abzubrechen, indem Sie eine verärgerte E-Mail mit überfälligen Rechnungen senden oder Anschuldigungen von sich geben.

3. Wenn der E-Mail-Versand nicht funktioniert, rufen Sie Kunden wegen verspäteter Zahlungen an

Wenn Sie im Laufe von ein oder zwei Wochen ein paar E-Mails gesendet und nichts zurückbekommen haben, kann dies daran liegen, dass der Kunde Probleme mit seinem Posteingang hat. Ihre Nachrichten könnten in ihrem Spamfilter landen, oder sie haben einfach ihre Adresse geändert oder Ihnen versehentlich die falsche gegeben.

In dieser Situation ist es immer eine gute Idee, sich über eine andere Methode zu melden. Wenn Sie beispielsweise die Telefonnummer des Kunden haben, können Sie ihn einfach anrufen. Überprüfen Sie außerdem, ob Sie eine andere E-Mail-Adresse gespeichert haben oder ob es jemanden in ihrer Organisation gibt, den Sie erreichen können. Scheuen Sie sich nicht, hartnäckig zu bleiben und verschiedene Formen der Kommunikation auszuprobieren, bis etwas klickt.

4. Wenn bei der Nachverfolgung der Rechnung alles andere fehlschlägt, wenden Sie sich an Ihren Anwalt

Wenn dieser Vorgang länger als einen Monat ohne Antwort oder Zahlung gedauert hat, müssen Sie möglicherweise rechtliche Schritte einleiten. An dieser Stelle sollten Sie sich an Ihren Anwalt wenden, der eine Mahnung an den Mandanten senden kann. Dies umfasst den ausstehenden Betrag, der Ihnen geschuldet wird, wie in der Originalrechnung angegeben.

Natürlich ist dies eine letzte Strategie. Sie werden hoffentlich nie in eine Situation geraten, in der es gerechtfertigt ist, aber Sie sollten sich bewusst sein, dass es notwendig sein kann. Wenn der Kunde Sie ignoriert oder sich weigert zu zahlen, haben Sie durchaus das Recht, Hilfe zu suchen.

Fazit

Es ist wichtig, für Ihre Arbeit bezahlt zu werden, aber Sie können Situationen begegnen, in denen Kunden entweder vergessen oder sich dafür entscheiden, Ihnen das Geld, das sie schulden, nicht zu schicken. In diesen Fällen müssen Sie darauf achten, wie Sie sie weiterverfolgen.

Zusammenfassend ist Folgendes zu beachten, wenn Sie Ihre Rechnungen nachverfolgen:

1. Warten Sie nicht zu lange auf eine überfällige Rechnung.
2. Seien Sie jederzeit professionell.
3. Wenn der E-Mail-Versand nicht funktioniert, rufen Sie den Kunden an.
4. Wenn alles andere fehlschlägt, wenden Sie sich an Ihren Anwalt.

Haben Sie Fragen zum Umgang mit unbezahlten Rechnungen? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen!