So schreiben Sie eine formelle E-Mail, die Ergebnisse liefert (mit Vorlagen)
Veröffentlicht: 2023-09-13
- 20. August 2023
Inhalt
Waren Sie schon einmal mitten im Schreiben einer E-Mail und fragten sich, ob Sie vielleicht zu locker sind? Unabhängig davon, ob Sie als Verkäufer eine formelle E-Mail verfassen, eine professionelle Anfrage senden oder mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten, sollten Sie einige bewährte Vorgehensweisen befolgen, wenn Sie Ergebnisse erzielen möchten.
So schreiben Sie in 9 Schritten eine formelle E-Mail
Befolgen Sie diese neun Schritte, um den richtigen Ton für Ihre nächste formelle E-Mail zu vermitteln, unabhängig davon, ob es sich um Ihre erste Kontaktaufnahme oder eine Folgeanfrage handelt.
1. Berücksichtigen Sie Ihre E-Mail-Adresse
Wenn Sie eine formelle E-Mail von Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse aus senden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie professionell aussieht und genau den Ton widerspiegelt, den Sie erreichen möchten.
Wenn Sie immer noch eines von vor Jahren mit unsinnigen Buchstaben, Zufallszahlenfolgen, Ihrer Lieblingssportmannschaft oder irgendetwas anderem verwenden, das von einem Mitarbeiter oder Kunden als unprofessionell empfunden werden könnte, ist es Zeit für ein Update. Die beste E-Mail-Adresse zum Versenden formeller E-Mails ist in der Regel eine Kombination aus Ihrem Vor- und Nachnamen.
2. Verwenden Sie die richtigen Schriftarten
Blau mag Ihre Lieblingsfarbe sein, aber das bedeutet nicht, dass es als Textfarbe für eine formelle E-Mail geeignet ist. Auch wenn Sie vielleicht eine bevorzugte Schriftart für Nachrichten an Freunde und Familie haben, sollten Sie sich für formelle E-Mails an ablenkungsfreie Stile halten – Arial, Calibri oder Times New Roman.
Sie möchten, dass Ihre Botschaft die Aufmerksamkeit anderer auf sich zieht und nicht die von Ihnen gewählte Schriftart.
3. Wählen Sie Ihre Betreffzeile sorgfältig aus
Kürzer ist besser – bis zu einem gewissen Grad. Laut Kinsta sind die meisten E-Mail-Betreffzeilen 100 Zeichen oder weniger lang, aber der optimale Bereich für höhere Öffnungs- und Klickraten liegt zwischen 110 und 140 Zeichen.
Beim Verfassen Ihrer Betreffzeile sind einige Dinge zu beachten:
- Wer ist Ihr Publikum? Wenn Sie eine formelle E-Mail an einen Marketingmanager oder an einen Berufskollegen senden, sieht Ihre Betreffzeile anders aus.
- Was interessiert Ihre Leser? Abgesehen von Ihrer E-Mail-Adresse ist es die Betreffzeile Ihrer formellen E-Mail, die Ihrem Leser den ersten Eindruck von Ihnen vermittelt. Bringen Sie sie dazu, es zu öffnen, indem Sie sich auf das konzentrieren, was ihnen am Herzen liegt, sei es um Kundenprobleme oder eine gegenseitige Verbindung.
Einer der wichtigsten Aspekte Ihrer Betreffzeile ist, dass sie die Botschaft Ihrer formellen E-Mail genau wiedergeben muss. Spam-Betreffzeilen sind eine gute Möglichkeit, Vertrauen und Glaubwürdigkeit zu verlieren.
Brauchen Sie Ideen für Betreffzeilen? Schauen Sie sich diese Best Practices und Beispiele an .
4. Verwenden Sie die richtige Begrüßung
Sobald diese drei Schritte erledigt sind, ist es an der Zeit, eine geeignete formelle E-Mail-Begrüßung auszuwählen. Speichern Sie lockere Grüße wie „Hey“ und „Hallo“ für Ihre Freunde und Familie.
Zu den formellen E-Mail-Begrüßungen, die den richtigen Ton annehmen, gehören:
- Hallo
- Grüße
- Liebling
Wenn Sie eine E-Mail an einen Interessenten oder Geschäftspartner senden, ist ein formellerer Ton erforderlich. Sie möchten auch immer den Namen Ihres Empfängers angeben. Wenn Sie es nicht wissen, finden Sie es. Wenn das nicht plausibel ist, können Sie Ihre formelle E-Mail an „Wen es betrifft“ oder „Vertriebsteam“, „Marketingteam“ usw. richten, aber diese Begrüßungen sollten niemals Ihre erste Wahl sein.
5. Stellen Sie sich angemessen vor
Der erste Satz Ihrer formellen E-Mail sollte Sie und Ihr Unternehmen kurz vorstellen. Der Empfänger braucht Ihre Lebensgeschichte nicht.
Hier sind einige Tipps, wie Sie sich offiziell per E-Mail vorstellen können:
- Halt dich kurz. Wenn Sie mehr als einen Satz benötigen, um sich vorzustellen, wird der Leser wahrscheinlich den gesamten Absatz überspringen.
- Beginnen Sie mit einer Frage. „Könnten Sie mehr Web-Traffic gebrauchen? Ich bin John Smith von GenericSEOCompany und möchte helfen.“
Bedenken Sie, dass der Leser wissen möchte, was Sie für ihn tun können. Sie interessieren sich (noch) nicht so sehr dafür, wer Sie sind oder warum Sie das tun, was Sie tun.
6. Schneiden Sie den Flaum ab
Formelle E-Mails sollten immer kurz und prägnant sein. Es ist besser, eine E-Mail mit zwei oder drei Sätzen zu senden, als irrelevante Informationen aufzunehmen. Versenden Sie Ihre E-Mails auch nicht als einen einzigen großen Textblock, sondern unterteilen Sie ihn mit kurzen Absätzen und Aufzählungspunkten.
Textblöcke erschweren es dem Empfänger, die Hauptpunkte Ihrer formellen E-Mail zu finden. Wenn Sie Ihre E-Mail so formatieren, dass sie viel Leerraum enthält, können Sie wichtige Informationen leichter lesen und finden. es erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten.
7. Beenden Sie es angemessen
Bereit zum Abschluss? Achten Sie darauf, Ihre formelle E-Mail angemessen zu beenden.
Lassen Sie wie bei Ihrer Begrüßung lockere Formulierungen für die Korrespondenz mit Familie und Freunden übrig. Anstatt beispielsweise mit „Danke“ zu enden, wählen Sie das formellere „Danke“.
Einige formelle E-Mail-Abschlüsse, die den richtigen Ton vermitteln, sind:
- Aufrichtig
- Respektvoll
- Beste grüße
- Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören
Sobald Sie ein gutes Verhältnis zu Ihrem Korrespondenten aufgebaut haben, können Sie sich ein paar lockerere und unterhaltsamere formelle E-Mail-Endungen aussuchen. Halten Sie sich bis dahin an die oben aufgeführten formellen Schlussformeln.
8. Vergessen Sie nicht eine professionelle Unterschrift
Die E-Mail-Adresse und die Betreffzeile vermitteln Ihrem Empfänger den ersten Eindruck von Ihnen, und Ihre E-Mail-Signatur hinterlässt den letzten Eindruck.
Eine formelle E-Mail-Signatur sollte Folgendes enthalten:
- Vollständiger Name
- Berufsbezeichnung
- Kontaktinformationen
- Links zu Ihren relevanten Social-Media-Profilen
Geben Sie sich nicht mit einer langweiligen, generischen Signatur zufrieden – schauen Sie sich die besten E-Mail-Signaturgeneratoren für geschäftliche und formelle E-Mails an.
9. Korrekturlesen (und noch einmal Korrekturlesen)
Sobald Sie Ihre formelle E-Mail gesendet haben, gibt es kein Zurück mehr. Selbst wenn Sie es mehrmals durchlesen, bevor Sie auf „Senden“ klicken, kann es leicht passieren, dass einfache Fehler übersehen werden.
Grammarly und Hemingway sind beide kostenlose Tools, mit denen Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler erkennen können, die Ihnen möglicherweise entgangen sind.
Die wichtigsten Dinge, die Sie doppelt, dreifach und vierfach überprüfen sollten, sind der Name Ihres Empfängers und dessen Firmenname. Wenn Sie eine E-Mail öffnen und Ihr Name falsch geschrieben ist, würden Sie sich dann überhaupt die Mühe machen, sie zu lesen? Wahrscheinlich nicht. Gleiches gilt für den Firmennamen: Milkshake und Mailshake sind zwei sehr unterschiedliche Dinge.
10 formelle E-Mail-Vorlagen zur Verwendung im Jahr 2023
Zum Abschluss des Artikels finden Sie hier 10 weitere formelle E-Mail-Vorlagen, die Sie anpassen und verwenden können.
1. Informationsanfrage
Betreff: Informationsanfrage zu [Produkt/Dienstleistung]
Lieber [Name des Empfängers],
Mein Name ist [Ihr Name] von [Ihrem Unternehmen]. Ich wende mich an Sie, um weitere Informationen zu Ihrem [Produkt/Ihrer Dienstleistung] zu erhalten.
Könnten Sie uns bitte detaillierte Informationen geben oder einen geeigneten Zeitpunkt für ein Gespräch vorschlagen?
Vielen Dank im Voraus,
[Ihre E-Mail-Signatur]
2. Besprechungsanfrage
Betreff: Besprechungsanfrage am [Datum]
Hallo [Name des Empfängers],
Dies ist [Ihr Name] von [Ihrem Unternehmen]. Ich möchte am [Datum] ein Treffen vereinbaren, um [Thema] zu besprechen. Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit mit.
Beste grüße,
[Ihre E-Mail-Signatur]
3. Nachbereitung nach einem Meeting
Betreff: Aktionspunkte und Notizen von unserem Treffen
Lieber [Name des Empfängers],
Vielen Dank für das Treffen mit mir am [Datum]. Ich habe eine Übersicht über Aktionspunkte und bemerkenswerte Punkte zusammengestellt. [Kurze Punkteliste]. Lassen Sie uns die weiteren Schritte besprechen.
Aufrichtig,
[Ihre E-Mail-Signatur]
4. Geschäftsvorschlag
Betreff: Geschäftsvorschlag von [Ihrem Unternehmen]
Hallo [Name des Empfängers],
Ich bin [Ihr Name] von [Ihrem Unternehmen]. Wir haben einen Geschäftsvorschlag, von dem beide Seiten profitieren könnten. [Vorschlag kurz beschreiben]. Können wir das genauer besprechen?
Respektvoll,
[Ihre E-Mail-Signatur]
5. Stellenanfrage
Betreff: Stellenanfrage bei [Firmenname]
Grüße,
Ich bin [Ihr Name] und interessiere mich für die Position [Berufsbezeichnung] in Ihrem geschätzten Unternehmen. [Beschreiben Sie kurz Ihre Qualifikationen und Erfahrungen]. Könnten wir das weiter besprechen?
Beste grüße,
[Ihre E-Mail-Signatur]
6. Bitte um Kundenfeedback
Betreff: Bitte um Ihr wertvolles Feedback
Lieber [Name des Empfängers],
Ich bin [Ihr Name], [Ihre Position] bei [Ihrem Unternehmen]. Wir legen Wert auf Ihre Meinung und würden uns über Ihr Feedback zu [Produkt/Dienstleistung] freuen.
Danke schön,
[Ihre E-Mail-Signatur]
7. Entschuldigungs-E-Mail
Betreff: Wir entschuldigen uns aufrichtig für [Problem]
Lieber [Name des Empfängers],
Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass [Problem beschreiben]. Wir arbeiten fleißig an einer Lösung des Problems und entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten.
Aufrichtig,
[Ihre E-Mail-Signatur]
8. Preisangebot
Betreff: Preisangebot für [Produkt/Dienstleistung]
Hallo [Name des Empfängers],
Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem [Produkt/Dienstleistung]. Im Anhang finden Sie das Angebot gemäß Ihrer Anfrage. Lassen Sie uns weitere Details besprechen.
Beste grüße,
[Ihre E-Mail-Signatur]
9. Einladung zu einer Veranstaltung
Betreff: Einladung zur [Veranstaltung] am [Datum] – RSVP
Grüße [Name des Empfängers],
Wir freuen uns, Sie zur [Veranstaltung] am [Datum] einzuladen. Die Veranstaltungsdetails finden Sie im Anhang. Allerdings sind die Plätze und Erfrischungen für die Gäste begrenzt, daher bitten wir Sie, sich vor der Teilnahme an der Veranstaltung anzumelden.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch und hoffen, dass Sie es schaffen.
Herzliche Grüße,
[Ihre E-Mail-Signatur]
10. Ankündigung von Produktaktualisierungen
Betreff: Spannende neue Funktionen in [Produktname]
Hallo [Name des Empfängers],
Wir freuen uns, einige neue Funktionen für unseren [Produktnamen] ankündigen zu können. Diese Funktionen [beschreiben Sie sie hier kurz]. Wir glauben, dass diese Änderungen [die Vorteile beschreiben] werden. Vereinbaren wir einen Anruf, um Sie durch diese Verbesserungen zu führen.
Beste grüße,
[Ihre E-Mail-Signatur]
Eine formelle E-Mail zu schreiben muss keine Herausforderung sein. Befolgen Sie diese neun Schritte, und Sie sind bereit, professionelle, formelle E-Mails zu versenden, die Ergebnisse liefern. Wenn Sie die Kunst der E-Mail-Kontaktaufnahme erlernen möchten, schauen Sie sich unsere kostenlose Cold Email Masterclass an.
