Der vollständige HR-Leitfaden für kleine Unternehmen im Jahr 2022

Als Inhaber oder Manager eines kleinen Unternehmens sind Sie es gewohnt, viele Hüte zu tragen. Sie sind nicht nur für die strategische Überwachung und Führung Ihres Unternehmens verantwortlich, sondern auch stark in das Tagesgeschäft eingebunden, insbesondere im Personalbereich.

Aber der Umfang der HR-Funktionen ist selbst für ein kleines Unternehmen riesig. Es kann Ihre Zeit schnell überfordern, und Sie verbringen möglicherweise Stunden mit HR-Papierkram und Verwaltung. Sie haben kaum genug Zeit, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgeht, geschweige denn, sich auf die Entwicklung und das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Es überrascht nicht, dass es eine der fünf größten Sorgen von Kleinunternehmern ist, genügend Zeit zu haben, um alles zu erledigen.

Aus diesem Grund entsteht zwangsläufig die Notwendigkeit, die Personalabteilung zu delegieren – entweder an eine andere Person oder ein Team innerhalb Ihres Unternehmens. Aber woher wissen Sie, wann es der richtige Zeitpunkt dafür ist? Und wie stellen Sie eine dedizierte HR-Person oder ein Team auf?

Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Was ist HR?

HR steht für Human Resources. Die Society for Human Resource Management (SHRM) definiert Personalmanagement als „den Prozess der Führung der Mitarbeiter einer Organisation … um die Ziele einer Organisation effektiv zu erreichen“.

Ein HR-Team ist letztendlich für die gesamte Mitarbeitererfahrung verantwortlich, von der Einstellung bis zur Kündigung, Kündigung oder Pensionierung – und alles dazwischen.

Das beinhaltet:

• Personalbeschaffung und-bindung
• Vergütungs- und Leistungsmanagement
• Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuerkonformität
• Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement, Sicherheit und Wohlbefinden
• Ein- und Aussteigen
• Leistungsbeurteilungen
• Belohnungen und Anerkennung der Mitarbeiter
• Entwicklung und Pflege von Mitarbeiterressourcen wie Schulungshandbüchern und Mitarbeiterhandbüchern
• Unternehmenskultur schaffen
• Mitarbeiterbeteiligung und Kommunikation
• Ausbildung und Entwicklung
• Zeiterfassung und Anwesenheit
• Einhaltung des Arbeitsrechts

Kleine Unternehmen beschäftigen sich von dem Moment an, in dem sie ihren ersten Mitarbeiter einstellen, mit Personalfragen. Mit nur einer Handvoll Mitarbeitern ist es möglicherweise möglich, HR-Aufgaben zusätzlich zu Ihren Management- und Eigentümerverantwortungen selbst zu verwalten. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es leicht zu sehen, wie diese Liste zu viel für eine Person wird, um sie alleine zu verwalten!

Wichtige HR-Funktionen für kleine Unternehmen

Schlüsselbereiche der Humanressourcen für kleine Unternehmen sind:

1. Personalbeschaffung und-bindung
2. Entschädigung und Vorteile
3. Engagement der Mitarbeiter
4. Ausbildung und Entwicklung
5. Einhaltung des Arbeitsrechts.

Werfen wir einen genaueren Blick auf diese und warum sie für Ihr Unternehmen wichtig sind.

Die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten ist eine der wichtigsten HR-Funktionen für kleine Unternehmen. Aber es ist nicht billig. Qualitativ hochwertige Rekrutierungs- und Bindungspraktiken erfordern Zeit und Geld, um sie zu entwickeln und umzusetzen.

Die Rekrutierung umfasst die Erstellung von Stellenbeschreibungen, die Schaffung eines Rahmens für Einstellungsentscheidungen, die Verwaltung des Rekrutierungsprozesses einschließlich Vorstellungsgesprächen, das Ausfüllen von Compliance-Dokumenten wie Arbeitsverträgen und Arbeitsberechtigungsdokumenten sowie das Entwerfen und Implementieren eines Onboarding-Prozesses.

Diversity, Equity, and Inclusion (DEI) ist ein wichtiger Aspekt der Personalbeschaffung für Unternehmen jeder Größe. DEI muss mehr als eine symbolische Geste sein. Es muss alle Ebenen und Funktionen Ihres Unternehmens durchdringen, einschließlich der Personalabteilung. DEI ist ein wichtiger Faktor bei der Gewinnung von Top-Talenten – fast 80 % der Mitarbeiter möchten für ein Unternehmen arbeiten, das DEI wertschätzt.

Neben der Gewinnung neuer Talente ist die Personalabteilung auch für die Mitarbeiterbindungsrichtlinien und -praktiken verantwortlich. Strategien zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und des Engagements sowie Schulung und Entwicklung sind gute Möglichkeiten, die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Die Personalabteilung ist in der Regel dafür verantwortlich, die Vergütungsphilosophie, die Vergütungsstrategie und die Vergütungsstruktur eines Unternehmens festzulegen, einschließlich der Grundvergütung und der zusätzlichen Vergütung.

Bei der Gestaltung einer Gehaltsstruktur müssen Sie sich über gesetzliche Mindestlöhne sowie die Angebote Ihrer Konkurrenz für Mitarbeiter im Klaren sein.

Ein wichtiger Bestandteil Ihres Vergütungspakets sind Sozialleistungen wie Krankenversicherung, bezahlter Urlaub, flexible Arbeitszeiten, Provisionen und Wellnessprogramme für Mitarbeiter. Sozialleistungen sind Mitarbeitern wichtig. Obwohl das Gehalt wichtig ist, würden 79 % der Mitarbeiter neue oder zusätzliche Leistungen gegenüber einer Gehaltserhöhung akzeptieren.

Wie beim gesetzlichen Mindestlohn ist es wichtig, alle Leistungen zu identifizieren, die Sie gesetzlich erbringen müssen. Diese hängen von Ihrem Standort ab und können Leistungen wie Arbeitnehmerentschädigung, bezahlte Freizeit und Berufsunfähigkeitsversicherung umfassen.

Ein weiterer Aspekt der Vergütung ist die Lohnabrechnung und Steuern. Auch für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern können diese Prozesse schnell komplex und zeitaufwändig werden. Viele Kleinunternehmer unterschätzen, wie viel Zeit die Gehaltsabrechnung in Anspruch nehmen kann, die fast fünf Stunden pro Abrechnungszeitraum betragen kann.

Mitarbeiterengagement ist die Verbindung eines Mitarbeiters zu einer Organisation und ihren Zielen. Es spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihres Unternehmens. Dies kann sich direkt auf Ihre Rentabilität auswirken – engagierte Mitarbeiter sind produktiver und fehlen seltener bei der Arbeit. Auf der anderen Seite suchen 74 % der aktiv ausgerückten Mitarbeiter nach einer neuen Arbeit oder halten Ausschau nach anderen Möglichkeiten.

Die Personalabteilung kümmert sich um die Gestaltung von Strategien und Prozessen, die sich mit allen zugrunde liegenden Problemen befassen, die sich auf das Engagement auswirken, wie z. B. die Steigerung der Mitarbeitermoral. Dies verbessert die Kundenbindung und Ihr Endergebnis.

Das Angebot kontinuierlicher beruflicher Entwicklungsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter ist entscheidend, um die Motivation und das Engagement zu steigern. Mitarbeiter sind hungrig nach Möglichkeiten, neue Fähigkeiten zu erlernen. In einer Deloitte-Umfrage gaben fast 80 % der Millennials an, dass formelle Schulungen am Arbeitsplatz, On-the-Job-Training und berufliche Entwicklung wichtig sind, um ihnen zu helfen, ihr Bestes zu geben.

Ein gut konzipiertes Schulungs- und Entwicklungsprogramm hilft auch dabei, Mitarbeiter auf interne Beförderungen vorzubereiten, wodurch Sie die Kosten für die externe Rekrutierung sparen.

Zu den Schulungs- und Entwicklungsaufgaben der Personalabteilung gehört die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs, in dem Ihre Unternehmensmission, Grundwerte, Erwartungen der Mitarbeiter, Unternehmensrichtlinien sowie Disziplinar- und Kündigungsverfahren dargelegt sind.

Selbst für kleine Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Arbeitsgesetzen und -vorschriften, die die Interaktionen der Mitarbeiter regeln. Eine der Hauptaufgaben der Personalabteilung besteht darin, alle Entwicklungen in Arbeitsgesetzen und -vorschriften zu verfolgen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen diese vollständig einhält.

Beispielsweise müssen in den USA ansässige Kleinunternehmen ihre Verpflichtungen aus einer Reihe von Bundesgesetzen berücksichtigen, darunter:

• Das Arbeitsschutzgesetz von 1970
• Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes von 1964
• Das Gesetz über Altersdiskriminierung im Beschäftigungsbereich von 1967
• Titel I und V des Americans with Disabilities Act von 1990
• Das Familien- und Krankenurlaubsgesetz
• Das Gesetz über faire Arbeitsnormen
• Das Nationale Arbeitsbeziehungsgesetz

Die Kosten der Nichteinhaltung von Vorschriften können hoch sein und zu hohen Bußgeldern oder anderen Strafen führen. Andere Kosten umfassen Reputationsschäden und Unterbrechungen Ihres Geschäfts, während Sie sich mit dem Problem befassen. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Mitarbeiter wissen möchten, dass Sie sich für Compliance-Probleme einsetzen, die darauf abzielen, sie zu schützen.

Die Vorteile der Delegierung von HR

Effektives HR ist für den Erfolg eines Unternehmens, unabhängig von seiner Größe, von entscheidender Bedeutung. HR gibt den Ton für die interne Kommunikation an und wirkt sich direkt auf Ihre Unternehmenskultur sowie auf Ihr Endergebnis aus. Ihre Mitarbeiter sind Ihre wertvollste Ressource – die Sorge um ihr Wohlergehen durch Personalrichtlinien und -verfahren muss Priorität haben.

Die Ernennung eines dedizierten Personalverantwortlichen oder die Einrichtung einer Personalabteilung erfordert eine anfängliche Investition von Zeit und Geld. Aber es hat viele Vorteile, sowohl kurz- als auch langfristig.

• Spart Ihnen Zeit . Als Eigentümer oder Manager eines kleinen Unternehmens ist Ihre Zeit äußerst wertvoll. Die Übernahme von Personalverantwortung zusätzlich zur Führung des Unternehmens kann Sie mit einer großen Arbeitsbelastung belasten, einschließlich zeitaufwändiger Verwaltungsaufgaben und Dokumentenmanagement. Indem Sie die Personalabteilung delegieren, können Sie sich auf andere hochrangige Management- und strategische Entscheidungen konzentrieren, die auf das Wachstum Ihres Unternehmens abzielen.
• Spart Ihnen Geld . Die Kosten für falsche HR-Entscheidungen – oder gar keine Entscheidungen – können hoch sein. Wenn es beispielsweise um schlechte Einstellungen geht, schätzt Gallup konservativ, dass die Kosten für den Ersatz eines Mitarbeiters das 0,5- bis 2-fache seines Jahresgehalts betragen können.

Eine engagierte Person oder ein Team aus der Personalabteilung kann ihre Zeit und Ressourcen darauf konzentrieren, qualitativ hochwertige und effektive Personalentscheidungen zu treffen. Durch die Standardisierung und Zentralisierung von HR-Prozessen und Entscheidungsfindung können sie auch eine bessere Effizienz entwickeln.

• Entwickelt internes HR-Know-how . Indem Sie eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Team mit der Personalverwaltung beauftragen, können Sie damit beginnen, das institutionelle Wissen Ihrer Organisation aufzubauen. Auf diese Weise können Mitarbeiter in HR-Rollen zu Spezialisten mit spezifischem Wissen über Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter werden. Diese Kombination erhöht die Chancen auf effektivere HR-Entscheidungen.
• Stellt die Einhaltung sicher . Angesichts der Komplexität und der sich ständig ändernden Natur der Arbeitsgesetze und -vorschriften ist es unrealistisch zu erwarten, dass Sie die Compliance im Auge behalten und gleichzeitig das Geschäft verwalten. Ein engagiertes HR-Team hat die Zeit und das Wissen, um Entwicklungen zu verfolgen, die erforderlichen Aufzeichnungen zu führen und Audits zu verwalten. Die Nichteinhaltung notwendiger Gesetze und Vorschriften kann kostspielig sein, daher ist es eine lohnende Investition, Ihre HR-Verantwortlichkeiten zu delegieren.

Eine Alternative – HR-Outsourcing-Unternehmen

Anstatt eine dedizierte HR-Person zu ernennen oder ein internes HR-Team aufzubauen, nutzen einige kleine Unternehmen Personal-Outsourcing-Dienste, wie z. B. eine Professional Employment Organization (PEO).

Ein PEO fungiert als stellvertretender Arbeitgeber für eine Organisation und schließt Verträge mit Mitarbeitern im Namen der Organisation ab. Diese Struktur ermöglicht es dem PEO, eine Reihe von administrativen HR-Funktionen im Namen des kleinen Unternehmens zu erledigen, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuern, Leistungen an Arbeitnehmer, Arbeitnehmerentschädigung, Compliance und andere HR-Unterstützung.

Wenn Sie diese Option in Betracht ziehen, ist es wichtig, Kosten und Nutzen abzuwägen. Für Kleinunternehmer kann die Aussicht, die Personalverwaltung auszulagern, attraktiv sein – Sie sparen viel Zeit und legen Ihre Personalabteilung in die Hände eines erfahrenen Dritten.

Aber PEOs verlangen normalerweise hohe Gebühren für ihre HR-Dienstleistungen für kleine Unternehmen. Die Beauftragung eines HR-Outsourcing-Dienstes kann auch das institutionelle Wissen Ihrer Organisation ersticken, was besonders nützlich sein kann, wenn Ihr Unternehmen wächst. Mitarbeiter können auch Bedenken haben, sich in arbeitsrechtlichen Angelegenheiten an einen Dritten zu wenden.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, HR zu delegieren?

Der richtige Zeitpunkt für die Ernennung engagierter HR-Experten oder die Schaffung eines internen HR-Teams hängt von den Umständen Ihres Unternehmens ab, einschließlich Budget, geplantem Wachstum und Größe.

Als Faustregel sagen viele HR-Spezialisten, dass Sie erwägen sollten, HR-Funktionen zu delegieren, wenn Ihr Unternehmen auf mehr als 10 Mitarbeiter anwächst. An diesem Punkt kann die Verwaltung der Personalabteilung für einen Inhaber oder Manager eines kleinen Unternehmens zu viel werden, insbesondere wenn es um Compliance geht, da Compliance-Anforderungen komplex, dicht formuliert und häufig weiterentwickelt werden können.

Andere Indikatoren sind, wenn:

• Fehler treten auf, z. B. werden Compliance-Anforderungen verfehlt
• Die Organisation steht vor einer Phase erheblicher Veränderungen oder Wachstums
• Sie sind einfach nicht in der Lage, mit den täglichen HR-Prozessen und Ihrer sonstigen Arbeit Schritt zu halten
• HR-Prozesse nehmen den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch, sodass Sie sich nicht auf die Arbeit auf Strategieebene konzentrieren können

Wenn Sie diesen Punkt erreicht haben, ist es an der Zeit, ernsthaft darüber nachzudenken, eine dedizierte Person oder ein Team aus der Personalabteilung zu ernennen.

So richten Sie in 7 Schritten eine Personalabteilung ein

Der Prozess zum Delegieren von Personalabteilungen ist spezifisch für die Umstände Ihres Unternehmens und hängt von Faktoren wie dem Alter und der Größe Ihres Unternehmens, dem voraussichtlichen Wachstum und der Branche ab. Als Ausgangspunkt finden Sie hier acht Schritte, die Ihnen dabei helfen, Ihren Personalbedarf zu ermitteln und eine interne Personalabteilung aufzubauen.

Das Verständnis des aktuellen Stands der Personalabteilung in Ihrem Unternehmen hilft Ihnen, Bedürfnisse zu erkennen, und bietet einen Rahmen für den Aufbau eines Personalteams. Schauen Sie sich die Schlüsselfunktionen der Personalabteilung an, die zu Beginn dieses Artikels beschrieben wurden, und überlegen Sie, ob Ihre Organisation sie derzeit ausführt. Wenn ja, wie gut tut es das? Wenn nicht, ist es ein Bereich, den Sie ansprechen müssen?

Auch das Sammeln von Feedback von anderen Mitarbeitern oder Abteilungen zu ihren HR-Bedürfnissen kann bei diesem Schritt hilfreich sein. Am Ende dieses Prozesses haben Sie die HR-Bedürfnisse und -Prioritäten Ihres Unternehmens identifiziert.

Sobald Sie die HR-Bedürfnisse Ihres Unternehmens identifiziert haben, können Sie ein Team zusammenstellen, um diesen gerecht zu werden.

Möglicherweise benötigen Sie für den Anfang nur einen dedizierten HR-Mitarbeiter, z. B. einen HR-Generalisten. Größere oder schnell expandierende Unternehmen benötigen möglicherweise ein größeres HR-Team. Dies kann eine Kombination aus einem HR-Manager, einem Einstellungsmanager, einem HR-Koordinator und HR-Assistenten umfassen.

Selbst mit einem kleinen HR-Team ist es wichtig, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, um sicherzustellen, dass Sie die organisatorischen Anforderungen erfüllen.

Sobald Sie wissen, welche Positionen Sie besetzen müssen, können Sie nach talentierten Personen suchen, um sie zu besetzen. Achten Sie bei der externen Personalbeschaffung auf wichtige Fähigkeiten wie emotionale Intelligenz, starke Kommunikation, Konfliktlösung, Problemlösung und Zeitmanagement.

Vergessen Sie Ihre bestehenden Mitarbeiter nicht – Sie können sie jederzeit intern befördern, wenn jemand über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt.

Eine andere Möglichkeit, Ihr HR-Team aufzubauen, besteht darin, aktuelle Mitarbeiter mit Potenzial zu identifizieren und in ihre Schulung und Entwicklung für einen späteren Wechsel in eine HR-Rolle zu investieren.

Der Einsatz von Software zur Automatisierung täglicher Aufgaben und zur Rationalisierung von HR-Prozessen ist für die Schaffung eines effektiven HR-Teams unerlässlich.

Ein großer Teil der Personalabteilung besteht aus Aufzeichnungen. Verschiedene HR-Dokumente müssen für Compliance- und Prüfungszwecke aufbewahrt werden, z. B. Gehaltsabrechnungsinformationen, Schulungsunterlagen, Einstellungsunterlagen, Formulare zur Beschäftigungsberechtigung, Disziplinarmaßnahmen und Kündigungsunterlagen. Durch die Verwendung einer HR-Softwarelösung mit einer mobilen App können Ihre Mitarbeiter und Ihr HR-Team diese Aufzeichnungen jederzeit und überall aktualisieren und darauf zugreifen.

Sie können auch eine Mitarbeiterverwaltungs-App verwenden, um eine Reihe von HR-bezogenen Aufgaben zu automatisieren, einschließlich Zeiterfassung für Gehaltsabrechnung, Onboarding, Mitarbeiterbefragungen, Schulungen und sogar Belohnungen und Anerkennung.

Key Performance Indicators (KPIs) sind unerlässlich, um die Effektivität Ihres HR-Teams zu messen. Zu den HR-KPIs gehören Mitarbeiterfluktuation, Zufriedenheit, Schulungskosten, Produktivität, Fehlzeiten und interne Beförderungsraten.

Das Festlegen dieser Ziele hilft Ihnen später, die Leistung Ihrer HR-Person oder Ihres Teams und ihren Beitrag zu Ihrer gesamten Geschäftsstrategie zu überprüfen. In der Zwischenzeit leiten sie auch die Personalentscheidungen.

Die Personalentscheidungen werden auch von Ihrem Budget geleitet. Die Zuweisung finanzieller Ressourcen an Ihr HR-Team hilft ihnen jetzt, Ausgaben zu priorisieren und sicherzustellen, dass HR effizient läuft.

Überprüfen Sie dazu die bisherigen Personalausgaben Ihres Unternehmens und prognostizieren Sie Ihren erwarteten Personalbedarf. Denken Sie daran, dass Ihr HR-Budget wesentliche Funktionen wie Gehälter, Sozialleistungen, DEI und Sicherheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter sowie Personalbeschaffung, HR-Technologie und Schulung und Entwicklung abdecken muss.

Ein HR-Budget muss von der Führungsebene kommen, damit es neben der breiteren Budgetierung und den Geschäftszielen einer Organisation funktioniert.

Sobald Ihr HR-Team vor Ort ist, kann es sich an die Arbeit machen und sich mit der Personalabteilung Ihres Unternehmens befassen. Dies beinhaltet die Entwicklung einer HR-Strategie sowie unterstützende Richtlinien und Verfahren.

Während das Delegieren von HR-Funktionen diese von Ihrer täglichen To-do-Liste streicht, müssen Sie das HR-Team immer noch beaufsichtigen. Sie sollten die Personalanforderungen Ihres Unternehmens als Teil Ihrer umfassenderen Geschäftsstrategie weiterhin überprüfen, insbesondere wenn Ihr kleines Unternehmen weiter wächst. Im Laufe der Zeit müssen Sie möglicherweise Rollen hinzufügen oder anpassen oder HR-Prioritäten neu definieren, um die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens widerzuspiegeln.

Weitere HR-Ressourcen für kleine Unternehmen

Bei der Entscheidung, HR-Verantwortlichkeiten zu delegieren, möchten Sie so gut wie möglich informiert sein.

Hier sind einige weitere Ressourcen zum Thema HR für kleine Unternehmen:

• Die Society For Human Resource Management (SHRM) hat eine Reihe hilfreicher Artikel
• In den USA ansässige kleine Unternehmen können sich auf die Website des Arbeitsministeriums – insbesondere bei Fragen zu Compliance-Fragen – oder auf den HR-Blog der US-Handelskammer beziehen
• Die Academy to Innovate HR (AIHR) bietet mehrere kostenlose Online-HR-Ressourcen, darunter Blogs, einen Podcast, Leitfäden und Fallstudien
• Unser Connecteam-Blog enthält eine Reihe von Artikeln zu verschiedenen HR-Themen für kleine Unternehmen

Zeit, HR in Ihrem kleinen Unternehmen zu delegieren?

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie zweifellos viel Zeit damit verbracht, die täglichen HR-Funktionen Ihres Unternehmens zu verwalten. Dieser Ansatz kann jedoch schnell unüberschaubar werden, insbesondere wenn Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiterzahl wachsen.

Das Delegieren der Personalabteilung für Ihr kleines Unternehmen an eine dedizierte Personalabteilung oder ein Team spart Ihnen Zeit und spart Ihrem Unternehmen auf lange Sicht Geld. Es stellt sicher, dass Ihr Unternehmen alle relevanten Arbeitsgesetze und -vorschriften einhält. Gleichzeitig baut es ein internes Team auf, das die HR-Anforderungen Ihres Unternehmens genau kennt.

Das wegnehmen? Wenn Sie immer noch die Personalanforderungen des Unternehmens verwalten, das Sie besitzen oder führen, ist es möglicherweise an der Zeit, diese Verantwortlichkeiten zu delegieren. Es ist eine Veränderung, von der Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter alle profitieren können.