Ein ausführlicher Leitfaden zum Thema Zeitdiebstahl: Warum und wie es passiert, die Kosten und wie man es verhindert

Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Stechkarten oder Uhren zu manipulieren, werden sie es wahrscheinlich tun. Beispielsweise bitten sie einen vertrauenswürdigen Kollegen, sie einzustempeln, wenn sie sich verspäten. Dies wird als Buddy-Punching bezeichnet. In den Vereinigten Staaten führt Buddy Punching dazu, dass Arbeitgeber jährlich 373 Millionen Dollar an unnötigen Arbeitskosten zahlen.

Indem Sie einen Kollegen bitten, Sie einzustempeln, überspringen Sie im Wesentlichen eine Schicht, unabhängig davon, ob sie Teil einer ganzen Schicht ist. Wenn ein Mitarbeiter eingestempelt ist, aber erst nach 20 Minuten kommt, ist das Zeitdiebstahl.

Wenn Ihr Unternehmen die Zeit auf Papier verfolgt, gibt das den Mitarbeitern reichlich Gelegenheit, darüber zu lügen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Oder wenn Sie Mitarbeitern erlauben, ihre Zeit über ein Programm wie eine Excel-Tabelle einzugeben, können sie ihre Zeit einfach anpassen.

Mitarbeiter runden üblicherweise ihre Zeit auf. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise das Büro um 5:55 Uhr verlässt, rundet er die Zeit stattdessen auf 6:00 Uhr auf. Was sind schon ein paar Minuten hier und da? (Nun, den Zahlen zufolge verlieren Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten jährlich 11 Milliarden Dollar durch Zeitdiebstahl von Mitarbeitern .)

Zeitdiebstahl bei der Arbeit kann dadurch verursacht werden, dass Mitarbeiter längere Pausen einlegen, als in der Pausenrichtlinie erlaubt sind. Beispielsweise kann der Mitarbeiter eine Mittagspause von 45 Minuten einlegen, auf seiner Stempelkarte aber nur 30 Minuten vermerken. Gleiches gilt für übermäßige Rauchpausen.

Lesen Sie unseren Leitfaden zu Essens- und Ruhepausen, wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wie die Richtlinie aussehen sollte.

Wenn ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit im Unternehmen persönliche Aufgaben erledigt oder in sozialen Medien scrollt, ist das Zeitdiebstahl. Diese Angelegenheiten sollten während der Mittagspause erledigt werden, sondern werden während der Arbeitszeit erledigt. Sie telefonieren beispielsweise, um ihre Rechnungen zu bezahlen, Termine oder Kinderbetreuung zu organisieren, chatten mit einem Freund und so weiter. Oder vielleicht posten sie in sozialen Medien wie Facebook oder Twitter. Oder der Mitarbeiter könnte Spiele auf seinem Telefon spielen oder Familienmitgliedern eine SMS schreiben. Also, obwohl sie bei der Arbeit sind, arbeitet der Mitarbeiter definitiv nicht.

Mitarbeiter können mit Zeitdiebstahl super hinterhältig werden, wenn sie für ihren Job reisen. Ein Mitarbeiter trinkt vielleicht einen Kaffee in einem Café oder kauft ein Buch in einem örtlichen Buchladen – all dies während der Arbeitszeit gilt als Zeitdiebstahl.

Ein Mitarbeiter kann früher einchecken, aber anstatt direkt zur Arbeit zu gehen, kocht er einen Kaffee oder unterhält sich mit einem Kollegen über arbeitsfremde Angelegenheiten. Oder ein Mitarbeiter beendet seine Arbeit 15 Minuten früher, aber anstatt sich auszustempeln, vertreibt er sich die Zeit bis zum offiziellen Schichtende.

Wenn Sie eine Richtlinie für Zeitdiebstahl erstellen, müssen Sie berücksichtigen, ob ein Mitarbeiter Zeit bei der Arbeit stiehlt, dann kann es daran liegen, dass er einfach nicht versteht, was von seiner beruflichen Rolle erwartet wird. Wenn beispielsweise ein Kellner in einem Restaurant Freunden eine SMS schreibt, weil kein Kunde in seiner Nähe ist, Sie aber möchten, dass er die Tische putzt oder den Boden fegt, müssen Sie klar sein.

Die Mitarbeiter sollten genau verstehen, was ihre Arbeitsaufgaben sind, damit sie keine Firmenzeit verschwenden. Bitten Sie sie nicht einfach, etwas zu tun, wie „Können Sie den Boden kehren?“. Da sie das vielleicht als einmalige Pflicht betrachten. Sagen Sie ihnen stattdessen, dass sie, wenn sie Kunden nicht helfen, die folgenden Aufgaben erledigen müssen (A, B, C, D usw.)

Dies sollte vom ersten Tag an erfolgen und kann im Mitarbeiterhandbuch im Abschnitt Zeitdiebstahlrichtlinie leicht verfügbar sein. Legen Sie klar fest, wie der erste Tag, die erste Woche, der erste Monat usw. für den Mitarbeiter aussehen werden, insbesondere in Bezug auf seine berufliche Rolle und Verantwortlichkeiten.

Die Nutzung einer mobilen Zeiterfassungslösung erleichtert die Verwaltung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter erheblich.

Connecteam ist ein perfektes Beispiel für ein Zeiterfassungssystem, das es Mitarbeitern ermöglicht, sich mit ihren Smartphones in Schichten ein- und auszustempeln. Damit ist die Zeiterfassung jederzeit und von jedem Einsatzort aus zugänglich. Wenn ein Mitarbeiter ein- oder ausstempelt, wird außerdem sein GPS-Zeitstempel zugeordnet, sodass Sie immer wissen, wann und wo er sich zum Zeitpunkt des Ein- oder Ausstempelns befand.

Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes einzigartiges Login, was Connecteam zu einer großartigen Lösung zur Eindämmung des Buddy-Punching macht. Lesen Sie hier mehr darüber, warum so viele kleine Unternehmen Connecteam für ihre Zeiterfassungsanforderungen wählen.

• Geofence-Funktionen stellen sicher, dass Mitarbeiter überhaupt nicht einstempeln können, wenn sie sich nicht im Arbeitsbereich befinden
• Einschränkungen bei der Stempeluhr stellen sicher, dass Mitarbeiter nicht früher einstempeln können, als sie sollten, selbst wenn sie sich entschieden haben, früher zu erscheinen, und SIE SIND auf der Baustelle und warten nur auf den Beginn ihrer Schicht
• Das automatische Ausstempeln hilft sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das Ausstempeln nicht „vergessen“ oder einfach etwas länger auf der Baustelle bleiben, ohne jeden Tag ein paar Minuten mehr zu nehmen
• Echtzeit-Benachrichtigungen machen Sie auf Mitarbeiter aufmerksam, die noch eingestempelt sind, Mitarbeiter, die automatisch ausgestempelt wurden, und mehr, damit Sie als Manager genau wissen, was im Außendienst vor sich geht
• Legen Sie gesperrte Tage in der App fest – das bedeutet, dass ein Administrator mit der entsprechenden Berechtigung die Stunden für diesen Tag überprüft und die Stunden für die Gehaltsabrechnung genehmigt hat
• Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn ein Mitarbeiter mit einem neuen Gerät einstempelt . Wenn ein Mitarbeiter mit einem anderen Telefonmodell oder einer anderen Version (oder sogar einer anderen Connecteam-App-Version) einstempelt, wird der Vorgesetzte benachrichtigt, da dies signalisiert, dass Ihr Mitarbeiter entweder ein neues Telefon gekauft oder jemanden gebeten hat, sich bei seinem Benutzer in der App anzumelden .

Darüber hinaus können Mitarbeiter über die mobile App Urlaub beantragen, aktuelle oder vergangene Arbeitszeittabellen anzeigen und sie sogar in Quickbooks Online oder die Gusto -Integration von Connecteam für eine 100 % genaue Gehaltsabrechnung exportieren, über den In-App-Chat mit Ihnen kommunizieren und Details hinzufügen Notizen zu einer Schicht und vieles mehr.

Connecteam gibt Ihnen als Manager alle Tools an die Hand, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter nur zu der Zeit arbeiten, zu der sie vorgesehen sind, und stellt Ihnen jederzeit alle Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihren Zeitdiebstahl festzustellen und zu verfolgen Politik ist einfacher zu verwalten.

Geben Sie in Ihrem Verhaltenskodex für die Zeitdiebstahlrichtlinie klar an, welche Regeln für das Ein- und Ausstempeln gelten. Als Manager ist es für Sie offensichtlich, dass es ein No-Go ist, sich für einen Kollegen einzustempeln, oder dass das Spielen von Spielen auf Ihrem privaten Telefon, während Sie eingestempelt sind, als Zeitdiebstahl gilt, aber das könnte für alle anderen offensichtlich sein.

Mitarbeiter halten nicht immer inne und denken darüber nach, welche Folgen ihr Verhalten hat und wie es dem Unternehmensgewinn schaden wird. Außerdem wird die Integrität des Mitarbeiters und seiner Kollegen ebenfalls ernsthaft geschädigt.

Schreiben Sie es also in Ihren Verhaltenskodex und in Ihr Mitarbeiterhandbuch, um deutlich zu machen, was die Zeitdiebstahlrichtlinie ist. Handzeichen und Poster überall am Arbeitsplatz. Fügen Sie eine Nachricht in die Stempeluhr-App ein. Halten Sie ein monatliches Treffen ab, um alle an die Regeln zu erinnern.

Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, seien Sie immer proaktiv und stellen Sie sicher, dass alle über die Zeitdiebstahlrichtlinie auf dem Laufenden sind.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Regeln befolgen, wenn es darum geht, die Stunden Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen.

Es besteht kein Zweifel, dass Manager viele Aufgaben zu jonglieren haben und manchmal gehen die Dinge durch das Raster. Wenn Sie Zeitdiebstahl jedoch ungehindert zulassen, senden Sie Ihren Mitarbeitern die falsche Botschaft. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Disziplinarverfahren durchführen, wenn jemand Zeitdiebstahl begeht.

Wenn beispielsweise Zeitdiebstahl begangen und gefasst wird, können Sie diese Richtlinien befolgen, um die Angelegenheit zu behandeln: Mündliche Verwarnung, schriftliche Verwarnung, Suspendierung und Kündigung. Schreiben Sie dies in Ihre Zeitdiebstahlrichtlinie, damit die Mitarbeiter wissen, was wann passieren wird.

Stellen Sie jedoch sicher, dass alle Verstöße überprüft werden, bevor Sie einen Mitarbeiter rügen. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter dabei erwischen, wie er Selfies macht, während keine Kunden in der Nähe sind, sprechen Sie mit ihm, um ihn an die Regeln zu erinnern, anstatt eine formelle mündliche Warnung auszusprechen oder ihn aufzuschreiben. Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, welche Aufgaben sie übernehmen sollten, wenn keine Kunden in der Nähe sind. Es ist ein riesiger Unterschied, ob man zwei Minuten zu früh einstempelt oder eine zweistündige Mittagspause einlegt. Seien Sie sich über die Zeitdiebstahlrichtlinie für alle Umstände im Klaren.