Was ist ein Qualitätsmanagementsystem? – Ein vollständiger Anfängerleitfaden für Qualitätsmanagementsysteme

Ist es nicht der Traum jedes Unternehmens, die Produktivität zu maximieren, erstklassige Produkte und Dienstleistungen für zufriedene Kunden bereitzustellen und ständig Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und zu nutzen? Auch wenn es zu gut klingt, um wahr zu sein, kann ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) dies Wirklichkeit werden lassen.

Dies ist jedoch leichter gesagt als getan. Viele Unternehmen kämpfen mit der erfolgreichen Implementierung dieser komplexen Systeme. Und genau deshalb sind wir hier, um Sie zu unterstützen!

Um das Ganze viel einfacher zu machen, vermittelt Ihnen dieser vollständige Anfängerleitfaden das gesamte Know-how darüber, was ein Qualitätsmanagementsystem ist, welche Vorteile es hat und wie Sie es erfolgreich in Ihrem Unternehmen erstellen und implementieren können.

Tauchen wir ein!

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem (QMS)?

Fangen wir von vorne an und beantworten die Frage, was ist eigentlich ein Qualitätsmanagementsystem?

QMS – was ein Qualitätsmanagementsystem bedeutet – ist ein System, das die Richtlinien, Verfahren und Kontrollen dokumentiert, die für eine Organisation erforderlich sind, um die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass die Erwartungen und Anforderungen der Kunden erfüllt oder übertroffen werden.

Einfacher ausgedrückt hilft ein Qualitätsmanagementsystem einem Unternehmen, seine Aktivitäten zu koordinieren und zu lenken, um Kunden- und behördliche Anforderungen zu erfüllen und die Effektivität und Effizienz seines Betriebs kontinuierlich zu verbessern.

Die Vorteile des Einsatzes von Qualitätsmanagementsystemen

Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems kann jeden Aspekt der Leistung Ihres Unternehmens positiv beeinflussen. Zu den Hauptvorteilen gehören:

• Kundenanforderungen erfüllen : Dies hilft, Vertrauen in Ihr Unternehmen aufzubauen, was Ihren Kundenstamm, Ihren Umsatz und Ihre wiederkehrenden Geschäfte stärkt und ausbaut.
• Einhaltung organisatorischer Anforderungen : Dies stellt sicher, dass Ihr Unternehmen Richtlinien und Vorschriften einhält und seine Produkte und Dienstleistungen auf die kosten- und ressourceneffizienteste Weise bereitstellt. Das schafft Raum für Wachstum und mehr Gewinn.
• Die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung : Die Verfolgung Ihrer Betriebsabläufe und der Kundenzufriedenheit gibt Ihnen Aufschluss darüber, welche Änderungen erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte oder Dienstleistungen von höchster Qualität sind. Dies reduziert Kundenbeschwerden und Rücksendungen und spart Ihnen langfristig Zeit und Geld.

Diese Vorteile bieten weitere Vorteile, darunter:

• Klar definierte, zentrale Qualitätskontrollrichtlinien.
• Kohärente und standardisierte Prozesse.
• Wachstum der Produktivität.
• Effektiverer Einsatz von Unternehmensressourcen.
• Gesenkte Kosten.
• Verbesserte Unternehmens- und Mitarbeitermoral, Engagement und Verständnis für den individuellen Beitrag.
• Die vermittelte Bereitschaft, konsistente Ergebnisse zu produzieren.
• Die Fähigkeit, Mängel, Produktions- und Kundenzufriedenheitslücken sowie Probleme innerhalb von Prozessen, Zielen oder Funktionen zu identifizieren.
• Hohes Potenzial, Weiterbildungsmöglichkeiten zu erkennen.
• Verstärkte Zusammenarbeit der Mitarbeiter, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

Die verschiedenen Arten von QMS?

Jedes Unternehmen hat seine einzigartigen Produkte oder Dienstleistungen, Ziele, Industriestandards und mehr. Und so gibt es auch viele verschiedene Arten von Qualitätsmanagementsystemen, um diese unterschiedlichen Anforderungen zu erfüllen, nämlich:

• Standardisierte Systeme : Diese Qualitätsmanagementsysteme folgen einer Reihe von Bundeskodizes und -vorschriften. Dazu gehören ISO-Zertifizierungen wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485 und ISO 45001.
• Total Quality Management (TQM) : Dieser Ansatz betont die Qualität in allen Aspekten eines Unternehmens. Es zielt darauf ab, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen langfristig zu entwickeln, indem jeder Prozess und jede Aktivität aufgeschlüsselt wird, um festzustellen, wie sie sich auf die Effizienz- und Qualitätsziele der Organisation auswirken.
• Kontinuierliche Qualitätsverbesserung (CQI) : Dieses QMS konzentriert sich auf die ständige Qualitätsverbesserung und betont den Beitrag von Teams und Einzelpersonen statt von Prozessen und Funktionen.
• Six Sigma : Dieser Ansatz verwendet Statistiken und Daten, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Mängeln zu analysieren und zu reduzieren. Dies geschieht in fünf Phasen: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren.

Die Kernelemente und Anforderungen eines QMS

Ein Qualitätsmanagementsystem besteht aus mehreren Elementen, die Ihnen jeweils dabei helfen, die Anforderungen Ihrer Kunden und Ihres Unternehmens zu erfüllen. Während Qualitätsmanagementsysteme die einzigartigen Bedürfnisse eines Unternehmens berücksichtigen sollten, sollte jedes QMS folgende Aspekte beinhalten:

Qualitätspolitik & Ziele

Ihre Qualitätspolitik definiert, was Qualität in Ihrem Unternehmen bedeutet, und ermöglicht es Ihnen, Erwartungen zu setzen. Qualitätsziele verknüpfen Kundenanforderungen und spezifische, messbare und erreichbare Ziele und setzen die Vision Ihres Unternehmens in die Praxis um.

Qualitätshandbuch:

Dies ist ein Dokument, das das Qualitätsmanagementsystem Ihres Unternehmens beschreibt. Gemäß den Anforderungen der ISO (International Organization for Standardization) 9000 sollte es Folgendes enthalten:

1. Eine vollständige Beschreibung des Geltungsbereichs des QMS.
2. Vollständige Details zu allen Anforderungen des ISO 9001-Standards.
3. Details und Erläuterungen zu allen QMS-Elementen, die nicht angewendet werden konnten und von der Implementierung ausgeschlossen wurden.
4. Referenzen für die spezifischen Qualitätsverfahren, die innerhalb der Organisation verwendet werden.
5. Ein Flussdiagramm, das die Reihen und Interaktionen zwischen Ihren primären Geschäftsprozessen darstellt.
6. Die Qualitätspolitik und -ziele des Unternehmens zeigen, dass es sich voll und ganz der Qualität verschrieben hat.

Unternehmensstruktur und Verantwortungsmodell

Dies sollte ein klares und aktualisiertes Diagramm der Struktur Ihrer Organisation und der definierten Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen sein, das mit Standardarbeitsanweisungen verbunden werden kann. Dieses Dokument sollte den gesamten Produkt- oder Servicelebenszyklus behandeln.

Datenmanagement

Um ein erfolgreiches Rahmenwerk für ein Qualitätsmanagementsystem zu haben, müssen Sie über aussagekräftige Qualitätsdaten verfügen. Ihre Datenverwaltungsrichtlinie sollte Datentypen, Erhebungsmethoden, Quellen, Verantwortlichkeiten, Speicherung, Löschung und Auswertung abdecken.

Die Datentypen sollten Folgendes abdecken:

• Kundenzufriedenheit
• Lieferantenqualität
• Produkt- oder Service- und Prozessverfolgung
• Abweichungen
• Tendenzen
• Korrigierende oder vorbeugende Maßnahmen

Prozesse

Der Ansatz von Qualitätsmanagementsystemen zur Qualitätskontrolle besteht darin, standardisierte, wiederholbare Prozesse einzurichten. Qualitätsmanagementstandards verlangen von Unternehmen, dass sie alle ihre Vorgänge genau bestimmen und definieren. So entsteht ein umfassendes Bild der Prozesse Ihres Unternehmens und wie diese mit Ressourcen wie Mitarbeitern, Anlagen oder Technik interagieren.

Basierend auf diesen Definitionen können Unternehmen Prozessstandards formulieren, Methoden zur Erfolgsmessung erstellen, einen standardisierten Ansatz verwenden, um qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherzustellen, und auf eine ständige Verbesserung hinarbeiten.

Ständige Verbesserungsmöglichkeiten

Die Schaffung von Prozessen zur kontinuierlichen Verbesserung erfordert eine klare Dokumentation der Kontrollen im gesamten Unternehmen, darunter:

• QMS-Planung
• Qualitätsziele
• Compliance-Anforderungen
• Sicherheitsdesign
• Risiko- und chancenbasiertes Denken
• Nichtkonformität & Korrekturmaßnahmen (CAPA)
• Allmähliche Verbesserung und bahnbrechende Innovation
• Bewertung & Inspektion des QMS

Kundenzufriedenheit

Eines der Hauptelemente des QMS ist die Anforderung an Unternehmen, die Kundenzufriedenheit zu verfolgen, um zu überprüfen, ob die Qualitätsstandards ihres Produkts oder ihrer Dienstleistung erfüllt werden.

Um die Kundenzufriedenheit richtig zu messen, ist es notwendig, die geeigneten Methoden zur Messung von Kundeneinstellungen und -beschwerden zu definieren. Solche Methoden können Umfragen zur Kundenzufriedenheit und Beschwerdeverfahren umfassen.

Qualitätswerkzeuge

Das QMS sollte eine klare Richtlinie für die Wartung jedes Instruments vorschreiben, das zur Qualitätsmessung auf der Grundlage national oder international anerkannter Standards verwendet wird. Diese Richtlinie sollte beispielsweise anerkannte Standards für die Instrumentenkalibrierung und Richtlinien für die Identifizierung und Aufzeichnung der Kalibrierung enthalten.

Die Verwendung von Software zur Standardisierung der Verwendung von digitalen Berichten und Checklisten für solche Aufgaben ist sehr hilfreich.

Dokumentenkontrolle und -verwaltung

Ein Qualitätsmanagementsystem definiert Standards für die Arten von Dokumentationen, die für das Qualitätsmanagement benötigt werden, wie z. B. eine Qualitätsrichtlinie, ein Qualitätshandbuch, Prozesse und Aufzeichnungen. Sie müssen über die richtige Dokumentation verfügen, um die QMS-Leistung nachzuweisen.

Schritte zur Einrichtung und Implementierung eines QMS

Die grundlegenden Schritte zum Aufbau und zur Umsetzung Ihres Qualitätsmanagementsystems sind:

1. Entwerfen und bauen

Während der Entwurfs- und Aufbauphase legen Sie die Struktur, Prozesse und Implementierungspläne Ihres QMS fest. Die Geschäftsleitung sollte diesen Schritt überwachen, um sicherzustellen, dass die Entwicklung des QMS von den Zielen, Bedürfnissen, bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen und Kundenbedürfnissen des Unternehmens beeinflusst wird.

Verfassen Sie zunächst drei definierende Dokumente: Ihren QMS-Geltungsbereich, Ihre Qualitätsrichtlinie und Ihre QMS-Ziele. Erstellen Sie dann die notwendigen Ressourcen, die für die Implementierung von QMS-Verfahren erforderlich sind. Dazu gehören Prozesslandkarten und Flussdiagramme mit detaillierten Arbeitsanweisungen und einer Organisationsstruktur, in der Rollen und Verantwortlichkeiten während der gesamten Produktentwicklung oder Servicebereitstellung aufgeführt sind.

Stellen Sie in dieser Phase sicher, dass Testverfahren zur Qualitätssicherung an Qualitätsstandards ausgerichtet sind, und entwickeln Sie Metriken zur Überwachung und Messung des Erfolgs.

2. Bereitstellen

Am besten setzen Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem stufenweise ein. Einige hervorragende Praktiken, die in jeder Phase berücksichtigt werden sollten, sind:

• Teilen Sie vor dem Einsatz Informationen und Qualitätshandbücher zu den jeweiligen Prozessen mit Ihren Mitarbeitern und fordern Sie Feedback ein.
• Schulen und schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den relevanten Tools und Systemen.
• Schulen Sie Abteilungsleiter in Ihren Dokumentenkontrollverfahren.
• Weisen Sie die Prozessverantwortlichen auf die Tracking-Metriken hin.

Unternehmensintranets und -software können bei der Einführung von Qualitätsmanagementsystemen äußerst hilfreich sein. Die All-in-One-Mitarbeiterverwaltungssoftware von Connecteam bietet Ihnen beispielsweise alle Tools, die Sie benötigen. Damit können Sie wichtige Dokumente und Informationen teilen, ganz einfach Schulungen erstellen und nachverfolgen, Arbeitsabläufe verwalten und vieles mehr, ganz gleich, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten.

3. Kontrollieren & Messen

Die ordnungsgemäße Kontrolle und Messung der Wirksamkeit Ihres Qualitätsmanagementsystems erfolgt hauptsächlich durch regelmäßige, systematische Inspektionen des QMS. Die interne Revision zeigt, welche Prozesse mit der Qualitätspolitik und den betrieblichen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Es weist auch auf mögliche Schwächen der Prozesskontrolle hin.

Basierend auf diesen Erkenntnissen kann das Management entscheiden, ob und welche Verbesserungen Sie vornehmen müssen.

4. Überprüfen und verbessern

Nachdem das Qualitätsmanagementsystem eine bestimmte Zeit lang in Betrieb war, führen Sie eine Managementbewertung durch, um die Wirksamkeit des QMS zu messen. Sammeln Sie Informationen von:

• Inspektionsbefunde
• Gemeldete Metriken
• Gesammelte Daten
• Nichtkonformitätsfälle
• Umfrageergebnisse zur Kundenzufriedenheit
• Einhaltung behördlicher Auflagen
• Qualitätskontrollen

So können Sie Korrekturmaßnahmen effizienter einleiten und Prozesse identifizieren, die nicht ausreichend zum Erreichen Ihrer Qualitätsziele beitragen.

Die größten QMS-Hindernisse und wie man sie vermeidet

Sehen wir uns einige der größten Stolpersteine ​​bei der Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen an und wie man sie vermeidet.

1. Desorganisation

Ein Mangel an Organisation wirkt sich negativ auf jeden Aspekt Ihres Unternehmens aus, wobei der kritischste die Dokumentenkontrolle ist. Da Dokumente fast jede Aktion in einem Unternehmen steuern, wird es schwierig und mühsam, kritische Dokumente zu verfolgen, zu überwachen, zu aktualisieren, darauf zuzugreifen, sie zu finden und zu teilen. Dies lässt Raum für Fehler, verschwendet wertvolle Zeit, mindert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und erschwert das Erreichen Ihrer Unternehmensziele in Bezug auf Produktivität, Qualität und Rentabilität.

Überwinden Sie dieses Hindernis mit einem Dokumentenmanagementsystem, das den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Mit der Dokumentenverwaltungssoftware von Connecteam können Sie beispielsweise wichtige Dokumente und Dateien einfach hochladen, abrufen und freigeben, damit Ihre Mitarbeiter überall und überall darauf zugreifen können.

2. Zu viel Arbeit, zu wenig Personal

Unterbesetzte Unternehmen sind oft mit Problemen wie Mitarbeiterunzufriedenheit, erhöhter Mitarbeiterfluktuation, unerledigter Arbeit und häufigen Fehlern konfrontiert. Dies wiederum kann zu schlechterer Qualität, Abweichungen vom Qualitätsmanagementsystem, fehlgeschlagenen Inspektionen, verringerter Kundenzufriedenheit sowie geringeren Umsätzen und Gewinnen führen.

Überwinden Sie dieses Hindernis, indem Sie qualifiziertere Mitarbeiter einstellen, wenn dies in Ihr Budget passt. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Möglichkeiten zu finden, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern, damit Ihre Mitarbeiter nicht überlastet werden. Dies kann dazu beitragen, die Moral zu verbessern, Fehler zu reduzieren und die Produktivität und die Qualität Ihrer Ausgabe zu steigern.

3. Widerstand gegen Veränderungen

Da die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems viele Änderungen erfordert, ist die Zusammenarbeit und Unterstützung Ihrer Mitarbeiter entscheidend für den Erfolg. Und da es Teil der menschlichen Natur ist, sich Veränderungen zu widersetzen, ist es wichtig zu verstehen, dass es weniger darum geht, die menschliche Natur zu verändern, als vielmehr darum, den Hauptgrund für den Widerstand anzugehen.

Überwinde dieses Hindernis, indem du akzeptierst, dass es eine natürliche Reaktion ist. Sie müssen effektiv kommunizieren und erkennen, dass Veränderungen eine Herausforderung sein können, indem Sie kleine Erfolge feiern und akzeptieren, dass Scheitern Teil des Prozesses ist.

4. Mangel an einem gut durchdachten Plan:

Wie viele andere Dinge im Leben ohne einen richtigen Plan zu tun, ist auch die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems ohne Plan ein Rezept für eine Katastrophe. Dennoch versuchen viele Unternehmen, ein QMS ohne einen gut durchdachten Plan zu implementieren, und scheitern.

Überwinden Sie dieses Hindernis, indem Sie einen Plan erstellen. Dies mag leichter gesagt als getan sein, wenn Sie neu im Qualitätsmanagement und all den damit verbundenen Regeln, Vorschriften, Richtlinien und Konzepten sind.

Um es etwas einfacher zu machen, konzentrieren Sie sich auf Ihre Geschäftsziele und -werte und die Wünsche Ihrer Kunden. Dies sind die Prüfsteine ​​Ihres Qualitätsmanagement-Implementierungsplans, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, wie eine Richtlinie, Regel oder Vorschrift für Ihr Unternehmen gilt.

Was ist der Unterschied zwischen QMS und Qualitätssicherung (QA)?

Die Qualitätssicherung (QS) ist eher ein Bestandteil des Qualitätsmanagements als ein davon unabhängiger. QA ist jeder systematische Prozess, um festzustellen, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung bestimmte Anforderungen erfüllt. Es schafft und erhält Anforderungen für die Entwicklung, Produktion oder Lieferung zuverlässiger Produkte oder Dienstleistungen.

Ein Qualitätsmanagementsystem schafft nicht nur den Rahmen für eine strukturierte Vorgehensweise bei der Qualitätssicherung, sondern analysiert auch Prozesse, verbessert die Funktionalität und ermöglicht es den zuständigen Mitarbeitern, das höchstmögliche Qualitätsniveau zu erreichen.

Das Fazit zu Qualitätsmanagementsystemen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie durch die Einrichtung und Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems in Ihrem Unternehmen die höchste Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen sicherstellen, die Kundenzufriedenheit steigern, die organisatorischen Anforderungen erfüllen und den Weg zu ständiger Verbesserung und Wachstum einschlagen können .

Jetzt ausgestattet mit allen Tipps und Tricks, wie Sie eines für Ihr Unternehmen erfolgreich zum Laufen bringen, müssen Sie nur noch loslegen! Viel Glück!