So erstellen Sie eine Wartungsauftragsvorlage

Die Weihnachtszeit steht vor der Tür, aber zusammen mit der Feiertagsfreude kommen die weniger jubelnden Zusammenbrüche und Vorbereitungen, die genauso wichtig für die Jahreszeit sind. Jeder gute Wartungstechniker (oder -dame) weiß, dass es an der Zeit ist, bereit zu sein, und dass eine gute Arbeitsauftragsvorlage sowohl ihm (oder ihr) als auch der Verwaltungsgesellschaft viel Zeit und Geld sparen kann.

Es gibt keine falschen Wege, einen Wartungsauftrag zu schreiben. Aber bei so vielen verschiedenen Vorlagen, die nur eine Google-Suche entfernt verfügbar sind, kann man sich leicht verirren und am Ende mit einem Formular enden, das zu viele Felder, zu wenige Felder enthält oder einfach nicht ganz mit der Art und Weise übereinstimmt, wie die Dinge erledigt werden die Arbeit.

Bevor also der Winter wirklich kommt und die Arbeit besonders hektisch wird, lohnt es sich, sich die Zeit zu nehmen, Ihre Wartungsauftragsvorlage zu überprüfen und zu optimieren.

Das Rezept für eine großartige Vorlage für Wartungsaufträge

Das Kompilieren der Vorlage ist eigentlich der einfache Teil .Die Felder im Formular zu verschieben, damit es gut aussieht und seinen Zweck erfüllt, ist bei weitem nicht so schwierig wie herauszufinden, welche Felder Sie benötigen und welches das beste Medium und Format für das Dokument ist.

Jedes Unternehmen und jede Organisation hat ihre eigenen Prozesse und Besonderheiten, die für sie einzigartig sind.Der erste Schritt zur Erstellung einer effektiven Wartungsauftragsvorlage besteht also darin, die Prozesse und die beteiligten Daten zu verstehen und zu verstehen, wie sie besser genutzt werden können .

Verarbeitung der Daten

Das Hauptziel des Wartungsauftrags besteht darin, Wartungsarbeiten zu bestellen und so schnell und effektiv wie möglich zu erledigen. Dieser Teil ist offensichtlich. Der weniger offensichtliche Teil sind die Informationen und Daten, die an dem Prozess beteiligt und für seine effektive Ausführung erforderlich sind.

Grundlegende Arbeitsauftragsdaten können in vier Hauptkategorien unterteilt werden, die im Wesentlichen einen Prozess dokumentieren:

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Zeitplan

Jetzt, da Sie wissen, was zu tun ist, müssen Siedie Zeit festlegen, um es zu erledigen .Vor diesem Hintergrund sollte eine gute Wartungsauftragsvorlage Felder wieDringlichkeit, Zeitplanung für den Mechaniker vor Ort, aktuellen Status des Arbeitsauftrags und (hoffentlich) sicherstellen, dass die Arbeiten gemäß diesem Zeitplan ausgeführt werden.

Nicht alle Wartungsaufträge wurden gleich erstellt

Traditionell wurden Wartungsaufträge mit gedruckten Formularen und angehängten Kopien abgewickelt, die eine Papierspur von hier bis zum nächsten Kinko's hinterlassen. Einige sagen, dass sie in archaischen Zeiten (als Wartung für Dinosaurier erforderlich war) etwas namens Kohlepapier verwendeten, um mehrere Kopien jeder Bestellung zu erstellen. Faszinierende Sachen…

Zum Glück für uns alle leben wir in der Zukunft und müssen den Göttern der Buchhaltungsproduktivität keine Bäume mehr opfern. Es ist kein Wunder, dass viele kleine Unternehmen mit den Marken und Konzernen gleichziehen, die ihre Wartungs- und Aufsichtsarbeitsaufträge mit fortschrittlichen Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-Lösungen rationalisieren.

Digitale Arbeitsaufträge können und werden schneller erstellt, einfacher zu verwenden, einfach zu ändern und zu modifizieren und kommen mit Berichten und Optimierungen obendrauf.

Klingt kompliziert, aber die Chancen stehen gut, dass Sie keine komplexe (und teure) Softwarelösung benötigen .Viele Software-Schnickschnack klingeln etwas zu laut und können ironischerweise die Produktivität verringern, weil sie so komplex sind. Die meisten Unternehmen sind mit einfacher und benutzerfreundlicher Software zufrieden. Die meisten profitieren tatsächlich mehr von einer einfach zu bedienenden, von überall aus zugänglichen App, die Wartungsaufträge erstellt. Liefert diese Arbeitsaufträge dann an die Techniker im Außendienst, zurück an die Teammanager im Hauptquartier und das Buchhaltungsteam, das den finanziellen Aspekt des Betriebs bearbeitet.

Einfache Wartungsaufträge mit Connecteam

Es gibt eine Fülle von Vorteilen bei der Verwendung von Connecteam gegenüber archaischen Papier- oder Tabellenkalkulationsmodellen für die Verwaltung von Wartungsaufträgen. Zum Beispiel,

1. Es besteht keine Gefahr, dass Wartungsaufträge verloren gehen oder Termine versäumt werden.
2. Sie haben jederzeit den vollen Überblick über alle Arbeitsauftragsstatus.
3. Sie können sogar automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Abschluss oder Verzögerung der Arbeit einrichten.
4. Detaillierte Berichte über bestellte und durchgeführte Wartungsarbeiten.

Ein auf Connecteam erstellter Wartungsauftrag ist nicht nur ein Formular, sondern auch ein gemeinsamer Leitfaden für alle Beteiligten. Sie können Links zu Handbüchern und Sicherheitsanweisungen hinzufügen und den Arbeitsauftrag mit der integrierten Stechuhr integrieren, um eine genaue Messung der abrechenbaren Schraubenschlüsselzeit zu erhalten.

Digital fit

Die Automatisierung und Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen ist ein wachsender Trend, aber auch etwas gefürchtet. Machen Sie sich keine Sorgen: Wartungstechniker werden in absehbarer Zeit nicht durch Roboter ersetzt. Aber nur weil wir nicht in naher Zukunft vor unseren Roboteroberherren knien werden, heißt das nicht, dass Sie nicht versuchen sollten, die Art und Weise, wie wir die Dinge jetzt tun, mit ein wenig Hilfe von Technologie zu verbessern.

Die Digitalisierung Ihrer Wartungs- und Hausmeisteraufträge mit Connecteam ist einfacher als Sie denken und wird Ihnen auf lange Sicht viel Zeit und Geld sparen. Und das Beste? Wenn der erste Entwurf Ihrer Arbeitsauftragsvorlage nicht ausreicht, ist die Anpassung ein Kinderspiel.