So formatieren Sie eine E-Mail: Best Practices und Beispiele

Sujan Patel

• 29. Mai 2023

Egal, ob Sie eine E-Mail an jemanden in Ihrem Unternehmen, einen Personalmanager, eine Marketingagentur oder als Teil einer Kalt-E-Mail-Kampagne senden, die Formatierung ist wichtig. Es ist nicht nur wichtig, professionell zu wirken, sondern die E-Mail muss auch leicht lesbar sein und das Wesentliche klar und prägnant vermitteln. Wenn Sie sich jemals gefragt haben: „Wie formatiert man eine E-Mail?“ Wir geben dir Deckung.

So formatieren Sie eine professionelle E-Mail im Jahr 2023

Sie sollten jede berufliche E-Mail ähnlich wie einen typischen Geschäftsbrief formatieren – lassen Sie zwischen den einzelnen Absätzen Leerzeichen und achten Sie auf Tipp- und Grammatikfehler. Bevor wir uns mit den einzelnen Aspekten einer Nachricht befassen, finden Sie hier einige kurze Tipps zum Formatieren einer E-Mail:

1. Länger ist nicht besser – halten Sie es kurz und auf den Punkt.
2. Vermeiden Sie zu komplizierte Sprache und lange Sätze.
3. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger den Text leicht überfliegen kann, um den Kerninhalt der Nachricht zu verstehen.
4. Lesen Sie immer Korrektur, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
5. Wenn Sie zu Tippfehlern neigen, kann es einfacher sein, Fehler zu erkennen, indem Sie eine physische Kopie der E-Mail ausdrucken, als sie auf Ihrem Bildschirm zu überprüfen.

Die Betreffzeile

Stellen Sie sicher, dass Sie in jede einzelne E-Mail, die Sie senden, eine Betreffzeile einfügen. Wenn Sie es weglassen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand Ihre E-Mail öffnet, nahezu gleich Null. Die Betreffzeile ist der perfekte Ort, um den Grund Ihrer E-Mail zusammenzufassen. Halten Sie es kurz, einfach und informativ.

Hier sind einige Beispiele für tolle Betreffzeilen für eine professionelle E-Mail:

• Bewerbung für [Berufsbezeichnung] – [Ihr Name]
• Bezüglich des Treffens am [Datum]
• Vielen Dank – [Berufsbezeichnung] Vorstellungsgespräch – [Ihr Name]
• Von [Name] empfohlen, um [Thema] zu besprechen

Die Begrüßung

Eines der schlimmsten Dinge, die Sie beim Schreiben einer professionellen E-Mail tun können, ist, sie nicht an eine bestimmte Person zu richten. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie eine E-Mail öffnen würden und sie mit „Sehr geehrtes Vertriebsteam“ oder „Sehr geehrte Marketingagentur“ beginnen würde, würden Sie sich dann die Mühe machen, den Rest zu lesen? Wahrscheinlich nicht. Wenn Sie den Namen der Person nicht zur Hand haben, können Sie ihn wahrscheinlich herausfinden, indem Sie auf der LinkedIn-Seite des Unternehmens nachsehen oder an der Rezeption des Unternehmens anrufen.

Wenn Sie jemanden in einer beruflichen E-Mail ansprechen, vermeiden Sie außerdem „Hey“, „Hallo“ und „Hallo“. Es ist immer eine sichere Sache, beim formelleren „Dear“ zu bleiben.

Der Körper

Meistens benötigen Sie in einer professionellen E-Mail nur drei kurze Absätze. Manchmal benötigen Sie vielleicht mehr, um Ihre gesamte Nachricht zu übermitteln, aber je kürzer, desto besser. Die drei Absätze, die Sie einschließen sollten, sind:

1. Eine Einführung: Beschreiben Sie kurz, wer Sie sind.
2. Der Grund, warum Sie schreiben: Halten Sie es auf den Punkt. Wenn Sie zusätzliche Details hinzufügen und weitere Absätze erstellen müssen, teilen Sie diese in jeweils wenige Sätze auf, um die Lesbarkeit zu verbessern.
3. Ein Dankeschön: Bedanken Sie sich beim Empfänger für seine Zeit und ermutigen Sie ihn, zu antworten.

Der Abschluss und die Unterschrift

Es gibt viele geeignete Möglichkeiten, eine formelle E-Mail zu schließen. Das Wichtigste ist, nicht zu lässig zu sein. Einige großartige Möglichkeiten, eine berufliche E-Mail zu schließen, sind:

• Aufrichtig
• Respektvoll
• Am besten
• Danke
• Mit Anerkennung

Seien Sie vorsichtig mit umgangssprachlichen Formulierungen wie:

• Liebe
• Später
• Stets
• Beifall
• Ciao

Nach dem Abschluss sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur hinzufügen. Es sollte mindestens aus Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse bestehen. Gegebenenfalls sollten Sie auch Ihre Telefonnummer angeben, damit der Empfänger direkt mit Ihnen in Kontakt treten kann. Darüber hinaus können Sie einen Link zu Ihrem LinkedIn-Profil einfügen, damit Informationen über Sie oder Ihr Unternehmen leicht zugänglich sind.

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SHAKEspeare ist ein KI-E-Mail-Schreiber, der auf Informationen aus Tausenden von Kalt-E-Mail-Kampagnen basiert, um kontinuierlich zu lernen und automatisch effektive E-Mails zu schreiben. Es kann dabei helfen, Schreibblockaden zu überwinden, indem es in weniger als einer Minute automatisch drei E-Mail-Variationen für Sie generiert.

Der KI-E-Mail-Verfasser ermöglicht es Ihnen, in großem Umfang mit Ihren potenziellen Kunden in Kontakt zu treten und dabei einen personalisierten Ton und ein persönliches Gefühl beizubehalten. Informieren Sie SHAKEspeare über Ihr Geschäftsangebot und das Ziel Ihrer Kalt-E-Mail, und das Unternehmen übernimmt das Schreiben für Sie. Die E-Mails werden immer kurz und auf den Punkt gebracht, mit einem klaren Aufruf zum Handeln und einigen sozialen Beweisen versehen. Wenn Sie mit dem Schreiben der verschiedenen E-Mail-Varianten fertig sind, müssen Sie nur noch den Entwurf auswählen, der Ihnen am besten gefällt, und ihn einer Mailshake-Kampagne hinzufügen.

SHAKEspeare ist ebenfalls kostenlos enthalten, wenn Sie Ihre Kaltakquise mit Mailshake automatisieren.

Professionelle E-Mails: Vorlage für das richtige E-Mail-Format

Hier ist das beste und einfachste E-Mail-Format zum Versenden einer professionellen Nachricht:

Betreffzeile: Kurz, einfach und auf den Punkt. Fassen Sie Ihre E-Mail in wenigen Worten zusammen.

Begrüßung: „Sehr geehrter [Vor- und Nachname]“ oder „Sehr geehrter [Herr/Frau]“ Familienname, Nachname]"

Erster Absatz: Seien Sie klar und direkt. In diesem Absatz sollten Sie sich vorstellen und den Grund Ihrer E-Mail angeben. Egal, ob Sie sich auf eine Stelle bewerben, Fragen zu einem Meeting stellen oder ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten, erwähnen Sie es in den ersten paar Sätzen.

Zweiter Absatz: In diesem Abschnitt sollte näher auf den Grund Ihrer Nachricht eingegangen werden. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, geben Sie an, welchen Nutzen Sie für das Unternehmen bringen können. Wenn Sie Fragen haben, stellen Sie sie – reden Sie nicht weiter. Und wenn Sie etwas verkaufen, seien Sie direkt und beschreiben Sie, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung die Probleme des Empfängers lösen kann.

Dritter Absatz: Beenden Sie Ihre berufliche E-Mail, indem Sie dem Empfänger für seine Zeit und Rücksichtnahme danken. Seien Sie höflich und respektvoll, aber tun Sie nicht so, als wären Sie Ihr bester Freund oder als würden Sie ihm durch die Kontaktaufnahme einen großen Gefallen tun.

Abschluss: „Mit freundlichen Grüßen/Respektvoll/Mit freundlichen Grüßen/usw. [Ihr Vor- und Nachname]“

Unterschrift: [Ihr Vor- und Nachname]/ [Ihre E-Mail-Adresse]/ [Ihre Telefonnummer] (optional) / [Ihre LinkedIn-Profil-URL] (optional)

Formatieren einer professionellen Kalt-E-Mail: Best Practices und Beispiele

Das Formatieren und Verfassen einer professionellen Kalt-E-Mail folgt weitgehend den gleichen Richtlinien wie typische Geschäftsbriefe, es gibt jedoch einige Nuancen.

Schauen wir uns die beiden gängigsten Formate kalter E-Mails und die zu befolgenden Best Practices an:

Das AIDA-Cold-E-Mail-Format

AIDA (Attention, Interest, Desire und Action) ist eines der leistungsstärksten Formate für Cold-E-Mails. So sieht es aus:

Begrüßung: „Hallo [Vorname]“ (Bei kalten E-Mails sind eher lockere Begrüßungen üblich, aber „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollte fast immer für formelle Fälle wie eine typische Geschäfts-E-Mail verwendet werden.)

Erster Absatz: Anstatt sich wie in einer typischen Geschäfts-E-Mail vorzustellen, möchten Sie zunächst ein Problem erkennen, mit dem das Unternehmen oder die Person wahrscheinlich konfrontiert ist und das Ihre Produkte oder Dienstleistungen lösen.

Zweiter Absatz: Stellen Sie kurz Ihr Produkt vor und erklären Sie, wie es ihr Problem lösen kann und welche konkreten Vorteile es für sie/ihr Unternehmen bringen kann.

Dritter Absatz: Hier können Sie einen kurzen, konkreten Aufruf zum Handeln einfügen. Zum Beispiel: „Möchten Sie sehen, wie [Produkt] Ihren [ROI/Leads/Verkäufe/usw.] steigern kann? Teilen Sie mir einen guten Zeitpunkt mit, um eine personalisierte Demo zu vereinbaren.“

Das BAB-Cold-E-Mail-Format

BAB (Vorher-Nachher-Brücke) ist ein weiteres leistungsstarkes Format, das die Kraft der Motivation nutzt, um eine Reaktion auszulösen. So sieht es aus:

Begrüßung: „Hallo [Vorname]“

Erster Absatz: Beginnen Sie mit einer interessanten Frage. Zum Beispiel: „Was würde Ihr Unternehmen mit 200 % mehr Leads tun?“ Erstellen Sie anschließend eine Statistik von einem (oder mehreren) Ihrer Kunden, aus der hervorgeht, dass Ihr Produkt ihnen diesen Nutzen bringt.

Zweiter Absatz: Zeigen Sie ihnen, dass der oben erwähnte Kunde in Größe und Branche dem Unternehmen ähnelt, das Sie kontaktieren.

Dritter Absatz: Sagen Sie selbstbewusst, dass Sie ihnen helfen können, die gleichen Ergebnisse zu erzielen. Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu, um einen Anruf oder eine Demo zu vereinbaren.

Auf der Suche nach mehr? Schauen Sie sich diese 17 effektiven E-Mail-Vorlagen an !

Vergessen Sie nicht, nachzufassen!

Sobald Sie das Formatieren einer E-Mail beherrschen, ist der nächste wichtige Bereich, auf den Sie sich konzentrieren sollten, Ihre Folge-E-Mail. Warum ist die Nachverfolgung Ihrer Kalt-E-Mails so wichtig? Schauen Sie sich einfach diese beiden Verkaufs-Follow-up-Statistiken an:

• 60 % der Kunden sagen viermal „Nein“, bevor sie einen Kauf tätigen. Allerdings unternehmen 48 % der Verkäufer keinen einzigen Nachfassversuch.
• 70 % der Vertriebsmitarbeiter hören nach einer E-Mail auf, sich zu melden, aber die Chance auf eine Antwort liegt bei 25 %, wenn Sie Follow-ups verschicken.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie mit Ihren Folge-E-Mails beginnen sollen, haben wir diese 14 Vorlagen zusammengestellt, die Ihnen beim Verkauf helfen sollen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur E-Mail-Formatierung

Wie formatiere ich eine E-Mail professionell?

Um eine E-Mail professionell zu formatieren, beginnen Sie mit einer formellen Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, gefolgt vom Namen oder Titel des Empfängers.

Schreiben Sie dann eine klare und prägnante Nachricht in einfacher Sprache und ohne Fachjargon.

Schließen Sie Ihre E-Mail abschließend mit einer höflichen Abschiedsformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Respektvoll“ ab und vermeiden Sie die Verwendung beiläufiger Abschiedsformeln wie „Liebe Grüße“ oder „Prost“.

Überprüfen Sie außerdem unbedingt, ob Tippfehler und Fehler vorliegen, bevor Sie endgültig auf die Schaltfläche „Senden“ klicken! Grammarly ist in dieser Hinsicht sehr nützlich.

Wie formatiere ich eine E-Mail für eine Bewerbung?

Um eine E-Mail für eine Bewerbung zu formatieren, beginnen Sie mit einer professionellen Anrede wie „Sehr geehrter Personalchef“ und erklären Sie dann, warum Sie der beste Kandidat für die Stelle sind. Geben Sie relevante Details und Qualifikationen an, um Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zu demonstrieren.

Bedanken Sie sich am Ende Ihrer Nachricht beim Empfänger für seine Zeit und geben Sie Kontaktinformationen an, damit er Sie kontaktieren kann.

Was sollte im Text einer E-Mail enthalten sein?

Wenn Sie den Text einer E-Mail verfassen, stellen Sie sicher, dass Sie klar angeben, was Sie mit der Nachricht mitteilen möchten.

Fügen Sie eine kurze Vorstellung über sich selbst ein oder warum Sie sich an den Empfänger wenden. Geben Sie dann weitere Details zu Ihrer Anfrage an und fügen Sie alle erforderlichen Kontext- oder Hintergrundinformationen hinzu, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Anfrage zu verdeutlichen.

Schließen Sie abschließend mit einem Fazit ab, das die Hauptpunkte Ihrer Nachricht noch einmal aufgreift, falls diese zu lang ist, und danken Sie dem Leser für seine Zeit. Ein TDLR ist eine großartige Möglichkeit, eine E-Mail zusammenzufassen, ohne unprofessionell zu klingen.

Welche Schriftgröße sollte ich zum Formatieren einer E-Mail verwenden?

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail leicht lesbar ist, wird empfohlen, eine Standardschriftgröße zu verwenden, z. B. 12 Punkt für den Text Ihrer Nachricht und 10–14 Punkt für die Betreffzeile.

Sie sollten die Verwendung zu großer Schriftarten wie 18 oder 24 Punkt vermeiden, da diese zu fett und überwältigend wirken können.

Wie soll ich eine E-Mail adressieren, wenn ich den Namen des Empfängers nicht kenne?

Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen oder sich nicht sicher sind, verwenden Sie am besten eine allgemeine Anrede wie „Sehr geehrte(r) [Position/Titel]“ oder „Wen es betrifft“.

Was ist eine gute E-Mail-Signatur?

Eine gute E-Mail-Signatur enthält mindestens Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Kontaktnummer, damit der Empfänger Sie direkt kontaktieren kann.

Sie können auch Links zu Ihren Social-Media-Konten und ein Profilbild hinzufügen, um Ihre E-Mails „menschlicher“ zu gestalten.