So stellen Sie einen Buchhalter für Ihr Unternehmen ein

Ob Sie Unternehmer, Freiberufler oder Kleinunternehmer sind, es wird eine Zeit kommen, in der DIY-Buchhaltungsdienste nicht mehr ausreichen, um die Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens zu erfüllen. Viele ethische Kleinunternehmer, die mit knappen Budgets arbeiten, gehen viel länger als nötig, bevor sie die Entscheidung treffen, einen Fachmann hinzuzuziehen.

Andererseits sind einige Geschäftsinhaber der Meinung, dass die derzeit verfügbare Software ihren Anforderungen entspricht. In der Anfangsphase ist die Entscheidung, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, anstatt einen Vollzeit-Buchhalter einzustellen, für viele Kleinunternehmer und Freiberufler sinnvoll. Es ist budgetfreundlich und hilft ihnen bei ihren Steuervorbereitungsbedürfnissen.

Warum sollten Sie also in Betracht ziehen, einen Buchhalter einzustellen? Denn diese Profis leisten mehr für Unternehmen, als nur einmal im Jahr ihre Steuern zu erstellen. Sie tragen oft viele verschiedene, aber wichtige Aufgaben – darunter Finanzberater für Ihr Unternehmen oder eine Art ausgelagerter CFO.

Buchhalter können auch das Gesamtbild Ihrer Finanzen sehen, Ihre Situation analysieren und strategische Ratschläge geben, um Ihnen zu helfen, Ihre finanziellen Verhältnisse jetzt und in Zukunft besser in den Griff zu bekommen. Und dann ist da noch die steuerliche Situation. Ein Buchhalter kann wichtige Dokumente erstellen, einschließlich Gewinn- und Verlustrechnungen.

In dem Wissen, dass Buchhalter so viel mehr leisten, als Ihre Steuerbuchhaltungssoftware verwalten kann, ist es für alle Unternehmen irgendwann unerlässlich, das Upgrade durchzuführen und einen Buchhalter einzustellen, der Ihre Buchhaltungsanforderungen erfüllt.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um einen Steuerberater einzustellen?

Einige Unternehmen gehen dazu über, einen Buchhalter jahrelang in ihr Geschäft auszugliedern, während andere diesen Sprung praktisch von Anfang an gemacht haben. Für die meisten kleinen Organisationen verwaltet ein ausgelagerter Buchhalter den Großteil ihrer Bedürfnisse, ohne dass ein Vollzeit-Buchhalter hinzugezogen werden muss.

Für diejenigen, die mit einem ausgelagerten Buchhalter gearbeitet haben, ist es in der Regel an der Zeit, auf einen Full-Service-In-Office-Buchhalter umzusteigen, wenn das Unternehmen die Marke von 30+ Mitarbeitern erreicht. Alternativ, wenn Sie feststellen, dass Sie Ihren Buchhalter häufig anrufen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, ihn Vollzeit zu beschäftigen.

Aber woher wissen Sie, wann der richtige Zeitpunkt ist, um nach einem ausgelagerten Buchhalter zu suchen, der Ihnen bei Ihren finanziellen Bedürfnissen hilft? Das ist eine kniffligere Frage für Unternehmen, die immer noch auf der Suche nach Gewinn sind und wirklich profitabel sind. Die kurze Antwort darauf, wann Sie einen Buchhalter für Ihr kleines Unternehmen einstellen sollten, lautet: Wenn Sie bereit sind für das, was als nächstes kommt, kann ein Buchhalter für viele Unternehmen den Unterschied ausmachen.

Was sind die Vorteile der Einstellung eines Buchhalters für Ihr kleines Unternehmen?

Buchhalter bringen spezielle Kenntnisse, Fähigkeiten und Schulungen mit. Steuergesetze und finanzielle Situationen ändern sich ständig, und wenn Sie einen Experten beauftragen, der Ihnen hilft, ist Ihr Unternehmen besser gerüstet, um im kommenden Jahr größeren Erfolg zu haben. Die Hauptvorteile sind:

Sachverstand

Gute Buchhaltungsdienste können die finanzielle Grundlage Ihres Unternehmens bilden, und die Einstellung eines Fachmanns ist der einzige Weg, um sicherzustellen, dass die Grundlage solide ist. Je früher Sie diesen Schritt unternehmen – sogar professionelle Buchhaltungsdienste auslagern –, desto besser ist Ihr Unternehmen auf unvorhergesehene finanzielle Probleme vorbereitet.

Ihr Buchhalter kann Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht auszubauen, und Ihnen erklären, ob jetzt tatsächlich ein guter Zeitpunkt für eine Expansion ist oder nicht. Sie tun dies, indem sie Finanzprognosen erstellen, ein Geschäftsbudget festlegen und an Strategien arbeiten, die Ihnen helfen sollen, die geschäftlichen und finanziellen Ziele zu erreichen, auf die Sie hinarbeiten.

Aufwand

Die Auslagerung eines Buchhalters ist eine äußerst kostengünstige Methode, um die fachkundige Beratung und persönliche Betreuung eines qualifizierten Buchhalters zu erhalten. Laut Northwest Staffing Resources kann ein Angestellter aufgrund von Leistungen wie Krankenversicherung, Krankheitstagen und Urlaub etwa 57 % mehr als sein tatsächliches Gehalt kosten. Ein Jahresgehalt von 50.000 US-Dollar auf dem Papier könnte also zu tatsächlichen Kosten von 78.500 US-Dollar für Sie führen. Ein ausgelagerter Buchhalter hingegen kostet Sie etwa 36.000 US-Dollar pro Jahr.

Schutz

Buchhalter sind aus gutem Grund hochqualifizierte Fachleute. Die Arbeit, die sie leisten, muss von präziser Qualität sein, um Sie und Ihr Unternehmen vor Ärger mit Uncle Sam zu bewahren. Das IRS mag es nicht, wenn Details weggelassen werden, Rechenfehler gemacht werden oder Informationen nicht ganz korrekt sind. Ein professioneller Buchhalter reduziert das Risiko von Fehlern und der richtige Buchhalter wird hinter seiner Dienstleistung stehen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Betriebsbuchhalter einzustellen, der mehr in den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens involviert ist, sind hier nur einige Möglichkeiten, wie er Ihrem Unternehmen helfen kann:

• Verwalten Sie Ihre täglichen Finanzen, um sicherzustellen, dass sie den Gesetzen in Ihrem Staat entsprechen
• Führen Sie Audits durch, um Kosteneinsparungen bei Mitarbeitern, Betrieben und Lieferanten zu ermitteln
• Verwalten Sie die monatliche Gehaltsabrechnung
• Bereiten Sie Steuern vor – einschließlich Arbeitnehmersteuern, Auftragnehmersteuern, Gehaltsabrechnungen – und erstellen Sie die entsprechenden Finanzberichte
• Erstellen Sie ein finanzielles Sicherheitsnetz, um das Unternehmen im Falle einer Katastrophe oder Tragödie zu schützen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Buchhalter auch andere Rollen übernehmen, z. B. Ratschläge zur Schaffung neuer Wachstumschancen geben, Ihr Unternehmen vor Prüfungen schützen und bei Bedarf den Prüfungsprozess mit Ihnen durchlaufen. Darüber hinaus können sie Ihnen helfen, Problembereiche in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, einen neuen Plan zu erstellen, um Ihre Finanzen in den Griff zu bekommen, und mit Ihren Gläubigern zusammenarbeiten, um Zahlungspläne zu erstellen, die die Zinskosten senken und Pfandrechte beseitigen.

Wo suchen Sie nach dem richtigen Steuerberater?

Wenn Sie endlich die Entscheidung getroffen haben, den perfekten Buchhalter für Ihr Unternehmen einzustellen, besteht der nächste Schritt darin, einen Pool von Buchhaltern zu finden, aus denen Sie schöpfen können. Ihnen stehen mehrere Wege offen:

• Empfehlungen von Freunden und Familie – Bevor Sie diesen Weg gehen, denken Sie daran, dass der Buchhalter, der die persönliche Buchhaltung für einen Freund oder Verwandten führt, möglicherweise nicht die richtige Person ist, um Ihre geschäftlichen Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen. Das bedeutet nicht, dass die Person nicht der richtige Buchhalter sein wird. Was es bedeutet, ist, dass Sie zusätzliche Informationen einholen müssen, bevor Sie eintauchen und diesen Buchhalter einstellen.
• Vernetzen Sie sich mit anderen Fachleuten – Sie werden erstaunt sein, welche qualifizierten und talentierten Fachleute in Ihrer Gemeinde Sie bei Veranstaltungen wie Veranstaltungen der Handelskammer oder anderen Organisationen kleiner Unternehmen in Ihrer Gemeinde treffen können.
• CPA-Berufsorganisationen in Ihrem Bundesstaat – Das American Institute of CPAs führt eine Hauptliste der professionellen CPA-Organisationen in jedem US-Bundesstaat. In dieser Liste finden Sie CPAs, die sich nicht nur in Ihrem Bundesland, sondern auch in Ihrer Stadt befinden. Sie können Ihre Suche weiter nach Fachgebieten eingrenzen, um sicherzustellen, dass Sie eine schöne Liste potenzieller CPAs für ein Vorstellungsgespräch zusammenstellen.

Fragen an potenzielle Buchhalter

Es ist nie ratsam, mit dem ersten Buchhalter zu gehen, dem Sie begegnen – zumindest nicht, bis Sie ein paar weitere interviewt haben. Sie sollten beim Vorstellungsgespräch mit dem Buchhalter auf mehrere Dinge achten, einschließlich Ihrer persönlichen Beziehung zu ihm. Schließlich ist dies eine Person, mit der Sie hoffen, zusammenzuarbeiten, um Ihr Geschäft jahrelang auszubauen.

Die andere Sache, nach der Sie suchen müssen, ist, wie gut der Buchhalter auf Ihre Fragen antwortet. Ist er vage, herablassend, übermäßig ernst oder nicht ernst genug? Abgesehen davon, wie Sie sich beim Buchhalter fühlen, sind hier die Fragen, auf die Sie unbedingt Antworten brauchen:

• „Welche Art von Erfahrung haben Sie in der Zusammenarbeit mit kleinen Unternehmen, Freiberuflern oder Unternehmern [je nachdem, was für Sie angemessen ist]?“
• „Wie viel Erfahrung haben Sie in meiner Branche?“
• „Bieten Sie mehr als Steuervorbereitungsdienste an?“
• "Welche Dienstleistungen bieten Sie an?"
• "Wie hoch sind Ihre Gebühren für verschiedene Dienstleistungen?"
• „Wie werden Ihre Gebühren berechnet?“
• „Sind Sie Wirtschaftsprüfer?“
• „Mit wem arbeite ich zusammen?“ (Sie möchten sicherstellen, dass Sie die Möglichkeit haben, genau die Person zu interviewen, mit der Sie innerhalb der Firma zusammenarbeiten werden, und dass Sie in der Lage sind, mit dieser Person in Kontakt zu treten.)
• „Wie viel Zugang werde ich zu Ihnen haben?“

Letztendlich ist der perfekte Buchhalter für Ihr Unternehmen einer, der alle folgenden Eigenschaften hat:

• Qualifiziert für die Arbeit
• Erfahren und kompetent in der Zusammenarbeit mit kleinen Unternehmen
• Versteht die finanziellen Herausforderungen von Unternehmen in Ihrer spezifischen Branche
• Beantwortet Ihre Fragen und bietet Zugang zu Ihnen
• Bietet Dienstleistungen, die Sie jetzt benötigen, und Dienstleistungen, die Sie sich in Zukunft wünschen könnten
• Fällt in dein Budget

Sobald Sie einen Buchhalter gefunden haben, der all diese Anforderungen für Sie erfüllt, haben Sie den perfekten Buchhalter für Ihr Unternehmen gefunden!