Ein Leitfaden zur Verwaltung eines Remote-Teams

Remote Work ist seit einigen Jahren ein heißes Thema.

Tatsächlich hat der Gallup State of the American Workplace-Bericht festgestellt, dass rund 43 % der Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten von zu Hause aus arbeiten. Und da diese Zahl weiter wächst, erkennen Manager, dass sie das Engagement für Mitarbeiter, die sie kaum kennen oder sehen, erhöhen müssen; Es ist eine gigantische, herausfordernde Aufgabe. Besonders wenn das Engagement und die Kommunikation zwischen Manager und Mitarbeiter gering sind, wirkt sich dies direkt auf das Produktivitätsniveau aus.

Angesichts der jüngsten Pandemie mussten Unternehmen, die noch nicht über Fernarbeit nachdachten, schnell denken und sich an ihre neue Umgebung anpassen. Es war einfach genug, die Mitarbeiter innerhalb weniger Tage mit Geräten auszustatten, mit denen sie von zu Hause aus arbeiten konnten. Das effektive Remote-Management von Teams wurde jedoch zu einer ganz neuen Dynamik.

Viele Manager machten sich Sorgen um die Produktivität, als die Mitarbeiter in eine Work-from-Home-Situation übergingen. Eine Studie der Stanford University ergab jedoch, dass „ die Produktivitätssteigerung bei Remote-Mitarbeitern einem zusätzlichen Tag pro Person und Woche entspricht . Und Remote-Mitarbeiter sind im Durchschnitt weniger anfällig für Burnout und in vielerlei Hinsicht engagierter als interne Mitarbeiter.“

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen drei, 30 oder 300 Remote-Mitarbeiter hat, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie man ein Remote-Team verwaltet. Wenn Sie wissen, wie Sie Remote-Mitarbeiter effektiv verwalten, bauen Sie eine starke Unternehmenskultur auf, ziehen Top-Talente an und halten die Besten Ihres internen Teams an Ihre Remote-Mitarbeiter.

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Wenn Sie an den Tipps interessiert sind, scrollen Sie weiter nach unten, aber wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, womit Sie es zu tun haben, dann werfen Sie einen Blick auf diese Herausforderungen.

Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern

Sie stehen vor einer ganzen Reihe neuer Herausforderungen, wenn Sie Remote-Mitarbeiter haben, und die meisten davon sind möglicherweise nicht das, was Sie gewohnt sind, wenn sich alle im selben Bürogebäude befinden. Daher müssen Sie sich an die Art und Weise anpassen, wie Sie die Dinge normalerweise im Büro handhaben, da dies bei Ihrem Remote-Team nicht immer gut funktioniert.

Dies sind die häufigsten Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert werden:

• eingeschränkte Kommunikation, die oft zu Missverständnissen führt, mit dem Management und den Mitarbeitern
• fehlender Zusammenhalt im Team
• Zeitpläne festlegen, es gibt kein 9-to-5
• keine klaren Aufgaben oder Rollen
• die Zeit jedes Mitarbeiters zu respektieren
• technische Einschränkungen wie kein Zugriff auf Firmencomputer oder E-Mail
• schwierig, die Leistung von Remote-Mitarbeitern zu verfolgen
• geringes Engagement
• fehlende Unternehmenskultur

Wenn Sie eine Remote-Belegschaft verwalten, müssen Sie die Herausforderungen kennen, denen Sie gegenüberstehen, damit Sie auf alles vorbereitet sind, was Ihnen in den Weg kommt. Unser Leitfaden führt Sie durch die Bewältigung dieser Herausforderungen und gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, von denen Sie nie wussten, dass Sie sie brauchen.

Best Practices für die effektive Verwaltung von Remote-Mitarbeitern

Bei Remote-Mitarbeitern müssen Sie sicherstellen, dass Sie Tools verwenden, mit denen sie vertraut sind. Zum Beispiel kann Zoom für Video, persönliche Kommunikation bei der Interaktion helfen. Während Slack oder Google Hangouts Ihnen hilft, in Echtzeit in Verbindung zu bleiben. Aber wenn Sie bereit sind, die Dinge auf die nächste Stufe zu heben und Remote-Mitarbeitern alles zu bieten, was sie zum Erfolg brauchen, dann brauchen Sie eine mobile App. Und nicht irgendeine mobile App, Sie brauchen die mobile App, die für Remote-Arbeiter ohne Schreibtisch entwickelt wurde – Connecteam.

Hauptmerkmale, die Remote-Mitarbeiter schätzen und benötigen:

• Mitarbeiterengagement, Ankündigungen und neueste Nachrichten: Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein, indem Sie häufige Updates zum Erreichen von Unternehmenszielen, Übertreffen von Zielen usw. teilen. Feiern Sie Erfolgsgeschichten mit Bildern, Videos, Geschichten und vielem mehr.
• Umfragen, Vorschlagsbox und Live-Umfragen: Gewinnen Sie Informationen basierend auf organisationsinternen Umfragen, erstellen Sie eine Vorschlagsbox, um Feedback und Erkenntnisse zu erhalten, ohne persönlich zu fragen. Fördern Sie eine Politik der offenen Tür, damit sich die Mitarbeiter frei fühlen, ihre Ideen in die Personalabteilung und das Management einzubringen.
• Mitarbeitergruppen-Chat oder Freizeitkommunikation: Senden Sie Nachrichten unternehmensweit überall und jederzeit. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich zu engagieren, indem Sie sie mit „Gefällt mir“ markieren, kommentieren und sich an der Unterhaltung beteiligen. Verwenden Sie One-Way-Ansagen oder Inhaltsverwaltung.
• Einfaches Teilen von Dateien und Onboard: Senden Sie Bilder, GIFS, Videos, Audionotizen, Schulungshandbücher, Formulare, Dokumente, Unternehmensrichtlinien und vieles mehr in Echtzeit. All dies kann innerhalb der kostenlosen App erfolgen. Erstellen Sie Medienbibliotheken und Kurse für das Remote-Onboarding oder schulen Sie aktuelle Mitarbeiter mit neuen Richtlinien.
• Digitale Dokumente: Papierlos unterschriftsfertige Formulare, Mitarbeiterhandbücher, Checklisten, Anwesenheitsrichtlinien und mehr.

Connecteam ist so einfach zu bedienen, dass selbst technisch nicht versierte Mitarbeiter in wenigen Minuten einsteigen können. Connecteam wurde für Unternehmen ohne Schreibtisch entwickelt, daher ist keine Schulung zur Verwendung der Team-Chat-App erforderlich – melden Sie sich in weniger als 5 Minuten an und beginnen Sie mit der Nutzung der App.

„Wenn Sie als Manager keine guten, offenen Kommunikationskanäle schaffen, fühlt sich der Remote-Arbeiter, nun ja, ‚entfernt' und vergessen“, sagte Keith Ferrazzi, Gründer und CEO von Ferrazzi Greenlight.

Deborah Goldstein von DRIVEN Professionals erklärt, dass man eine effektive Kommunikationsstrategie braucht, um ein produktives Remote-Team zu managen.

• Haben Sie eine Reihe von wöchentlichen formellen „Check-ins“
• Legen Sie monatliche, vierteljährliche und jährliche Leistungsziele fest
• Seien Sie glasklar in Bezug auf Erwartungen und Aufgabenanforderungen wie Parameter, Fristen und Metriken
• Legen Sie fest, welche Kanäle verwendet werden sollen, wie z. B. Einzelchats, Teambesprechungen oder offene Foren für Feedback und Ideen

Indem Sie sich an Teambuilding-Aktivitäten beteiligen, bauen und pflegen Sie Beziehungen, die direkt zu einer besseren Bindung, höherer Produktivität und allgemeiner Zufriedenheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter führen.

Untersuchungen zeigen, dass Remote-Mitarbeiter viel schwächere Beziehungen zu ihren Kollegen haben als Mitarbeiter, die intern arbeiten.

Manager müssen sich daher an regelmäßigen Teamgesprächen beteiligen, um eine menschliche Verbindung aufzubauen und Vertrauen und Inklusion mit dem gesamten Team aufzubauen. Da Remote-Mitarbeiter stärker eingebunden sind, wirken sie sich positiv auf die Unternehmenskultur aus.

Unabhängig von der Art oder Größe des Unternehmens braucht es Zeit und einige Zutaten, um eine positive Unternehmenskultur zu schaffen, wie z. B. die Einstellung der besten Mitarbeiter, die Förderung einer gesunden und regelmäßigen Kommunikation und die Vermittlung Ihrer Kultur im gesamten Unternehmen. Je nachdem, welche Art von Unternehmenskultur Sie leben möchten, müssen Sie diese proaktiv auf Ihr Remote-Team übertragen.

Haben Sie einen Plan, den Sie gewissenhaft befolgen, sonst fühlen sich Ihre Remote-Mitarbeiter nicht wirklich mit der Unternehmenskultur verbunden. Sie prahlen zum Beispiel mit offener Kommunikation, aber als Manager sind Sie nie für Fachsimpeleien und so weiter verfügbar. Was Sie tun müssen, ist eine virtuelle Richtlinie der offenen Tür zu halten, um Ihr Remote-Team zu ermutigen, jederzeit mit Ihnen zu kommunizieren. Wenn diese Denkweise und dieser Aktionsplan in Ihre Unternehmenskultur einfließen, ist die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern eine einfachere Aufgabe.

Remote-Mitarbeiter fühlen sich oft unsichtbar. Für Manager ist es einfacher, interne Mitarbeiter zu erkennen, da Sie fünf Tage die Woche in ihrer Nähe sind. Dies ist jedoch bei Remote-Mitarbeitern überhaupt nicht der Fall. Rufen Sie Ihr Remote-Team während Meetings, über unternehmensweite Updates und Ankündigungen oder bei jeder sich bietenden Gelegenheit an. Prahlen Sie mit ihren Leistungen, erwähnen Sie, dass sie an einem erfolgreichen Verkauf beteiligt waren, teilen Sie Geburtstags- oder Jubiläumswünsche mit und so weiter.

Sie werden nicht nur die Produktivität verbessern und das Engagement steigern. Sie zeigen Ihren Remote-Mitarbeitern, dass Sie sich um sie kümmern, und Sie erkennen all ihre harte Arbeit an. Wie das Sprichwort sagt: „Ein bisschen reicht weit.“

Mark Mortensen, Associate Professor of Organizational Behavior am INSEAD, sagte: „Das großzügige öffentliche Lob und die Anerkennung von Remote-Mitarbeitern trägt dazu bei, dass ihre Arbeit anerkannt wird, und ist ein Signal für die Kollegen, dass sie ihr Gewicht ziehen.“

„Was die Distanz zwischen Kollegen wie Distanz erscheinen lässt, ist die Verzögerung in der Kommunikation. Wenn ich jemandem schreibe, der Stunden entfernt wohnt, und er mehrere Stunden lang nicht antwortet, würde ich mir wünschen, wir würden im selben Raum arbeiten, damit wir uns nicht darum kümmern müssten. Aber wenn sie jedes Mal, wenn ich ihnen eine Nachricht schreibe, sofort antworten, dann ist es genauso, als wären wir beide zusammen im Büro.“ – sagt Kellan, Customer Experience bei BambooHR

Stellen Sie sicher, dass Ihr Kalender auf dem neuesten Stand ist, und markieren Sie Daten in Ihrem Kalender, an denen Sie nicht im Büro oder verfügbar sind. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wann Sie sich im Bereich des entfernten Mitarbeiters aufhalten werden.

Bitten Sie Ihre Remote-Mitarbeiter, dasselbe zu tun. Wenn es bestimmte Zeiten und Tage gibt, an denen sie nicht verfügbar sind, sollten sie Sie vorher benachrichtigen. Nichterreichbarkeit hat oft private Gründe wie Kinderbetreuung oder Arzttermine. Wenn Sie darauf hingewiesen werden, versuchen Sie nicht, sie in diesen Zeiten zu erreichen.

Wenn Sie Meetings veranstalten, an denen ein Remote-Mitarbeiter nicht teilnehmen kann, zeichnen Sie diese außerdem auf, damit sie sie zu einem späteren Zeitpunkt nachholen können.

Die besten Manager bauen Vertrauen durch Individualisierung auf, indem sie niemals Versprechen brechen, um Feedback bitten und sich häufig an Gesprächen beteiligen – insbesondere wenn es einen Video-Chat gibt, da dies eine Sichtverbindung schafft und Vertrauen fördert.

„Zu wissen, an wen man sich um Hilfe wenden kann, steigert die Produktivität und fördert die Entwicklung, aber Telearbeitern fehlt diese Perspektive. Manager, die sich selbst als Stellvertreter im Netzwerk ihres Remote-Mitarbeiters einsetzen, erweisen sich sowohl als vertrauenswürdig gegenüber dem Mitarbeiter als auch als unverzichtbar für den Erfolg des Mitarbeiters.“

„Es ist wichtig, die Erwartungen zu managen und sich auf Ziele zu konzentrieren, wenn man sich auf eine Remote-Belegschaft einlässt. Machen Sie sich nicht so viele Gedanken darüber, was getan wird. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das, was erreicht wird. Wenn wir unsere Ziele erreichen, dann großartig. Wenn nicht, müssen wir die Situation weiter untersuchen. Es geht um Leistung, nicht um Aktivität.“ – Donald Hatter, Donald Hatter Inc.

Wenn Sie Ziele setzen und entwickeln und Ihre Erwartungen klar sind, ist das, worauf es ankommt. Konzentrieren Sie sich nicht nur darauf, wie viel Ihr Remote-Mitarbeiter an einem einzigen Arbeitstag erledigt hat. Betrachten Sie das Gesamtbild, erreichen sie die Ziele? Melden sie sich, wenn sie nicht weiterkommen und Hilfe brauchen? Sind sie verfügbar und übernehmen sie mehr Verantwortung? Was haben sie erreicht?

Es ist nicht notwendig, jede Aufgabe im Mikromanagement zu verwalten und Ihren Mitarbeiter zu befragen, denn sobald Sie Vertrauen aufgebaut und aufgebaut haben, ist die Notwendigkeit, Ihren Mitarbeiter zu befragen, vorbei.

„Die Welt verlagert sich schnell zu einer Belegschaft, die eher an Lernen und Kompetenzentwicklung als an Stabilität interessiert ist. 30 Jahre für das gleiche Unternehmen zu arbeiten, ist der Weg des Dodos gegangen. Ich interessiere mich persönlich für die Lern- und Lebensziele meines Teams und nehme mir in unseren Meetings oft einen Moment Zeit, um ihre Interessen mit den Zielen meines Unternehmens zu verbinden. Engagement und Leistung bleiben viel höher.“ – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions

Das Fazit zur Verwaltung von Remote-Mitarbeitern

Die Arbeit mit Remote-Mitarbeitern ist nichts, wovor Sie sich scheuen sollten, zumal sie immer beliebter wird. Amazon, Capital One und American Express sind nur einige der größeren Unternehmen, die sich in Richtung Remote-Arbeit bewegen. Untersuchungen zeigen, dass 91 % der Mitarbeiter eine bessere Work-Life-Balance genießen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Das Stressniveau ging zurück, mit diesen Zahlen ist Remote-Arbeit der Weg in die Zukunft.

Mit zufriedeneren Mitarbeitern wird es viel einfacher, sie zu verwalten. Manager entwickeln ihre Rolle im Laufe der Zeit, was darauf zurückzuführen ist, dass sie die Beziehung zwischen Manager und Mitarbeiter als Schlüsselfaktor für den Erfolg verstehen. Ihr Team ist Ihr Brot und Butter. Ohne ein effektives Team werden Sie die Ziellinie nicht erreichen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die effiziente Verwaltung Ihres Remote-Teams, um es zu Ihrem größten Kapital zu machen. Sie werden nicht glauben, wie viel Sie mit der richtigen Kommunikation erreichen können. Ihre Mitarbeiter werden Sie anrufen, um Besprechungen zu vereinbaren und Sie über den Arbeitsfortschritt zu informieren. Seien Sie der Manager, von dem alle schwärmen.