So messen Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz: Ein vollständiger Leitfaden

Messen Sie die interne Kommunikation am Arbeitsplatz, um am besten festzustellen, wie effektiv sie ist? Um zu verstehen, ob es einen Unterschied, eine Delle, in Ihrem Geschäft macht? Leider zeigen Studien, dass60 % der Unternehmen nicht einmal eine langfristige interne Kommunikationsstrategie haben,und 12 % der Unternehmen, die eine haben, messen überhaupt keine internen Kommunikationsmetriken.

Und vielleicht denkst du: „Was ist die große Sache? Na und?" Aber warten Sie, es gibt einen Grund, warum wir uns auf diese spezielle HR-bezogene Angelegenheit konzentrieren.

Warum die Messung der internen Kommunikation am Arbeitsplatz wichtig ist

Sollte man die interne Kommunikation am Arbeitsplatz überhaupt messen? Ist es wirklich so wichtig? JA! Eine Million Mal, ja. Die interne Kommunikation ist der Grundpfeiler Ihres Unternehmens.

Was meinen wir aber? Stellen Sie sich das so vor: Als Eckpfeiler Ihres Unternehmens hat die interne Kommunikation einen direkten und großen Einfluss auf die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter, die Bemühungen um Zusammenarbeit, die Arbeitsmoral und die Ausrichtung im gesamten Unternehmen.

Wenn Sie feststellen, dass das Engagement der Mitarbeiter gering ist, die Moral leidet, die Zusammenarbeit praktisch nicht existiert, die Vision des Unternehmens nicht effektiv umgesetzt wird, die Kunden nicht vollständig zufrieden sind, der Umsatz wächst und die Produktivität ins Stocken gerät, dann ist es an der Zeit um Ihre interne Kommunikationsstrategie genauer zu betrachten. Aber bevor Sie Ihre interne Kommunikationsstrategie überhaupt verbessern können, müssen Sie sie messen. Denn wie können Sie Ihre interne Kommunikation jemals verbessern oder sogar eine effektive Entscheidung darüber treffen, wenn Sie nicht über die Daten verfügen, um sie zu sichern oder zu verstehen, was funktioniert und was schnell verbessert werden muss?

„Die Bedeutung der internen Kommunikation darf nicht unterschätzt werden; Es ist eine der wenigen Rollen, die alle Bereiche der Organisation berühren.“ – Jenni Field, Vorsitzende bei CIPR Inside

Der Mangel an Daten und internen Kommunikationsmetriken ist jedoch auf folgende Probleme zurückzuführen:

• Kennzahlen zur internen Kommunikation sind über Abteilungen, Plattformen und Kanäle verstreut
• KPIs für die interne Kommunikation sind nicht an den Unternehmenszielen ausgerichtet
• Es ist schwierig, den Wert einer effektiven internen Kommunikation zu beweisen
• Geschäftsinhaber und Partner betrachten die interne Kommunikation nicht als eine effektive Strategie, in die man investieren kann
• Viel zu oft kommt es vor, dass die Kommunikation nicht über die richtigen Kanäle für jeden Mitarbeiter geteilt wird, die „Eine-Handschuh-für-alle“-Perspektive schränkt ein
• Interne Kommunikatoren wissen nicht, wie sie die Kommunikation auf die nächste Ebene bringen können
• Trickle-down-Kommunikation mit den Mitarbeitern führt nur zu Missverständnissen
• Zu viele Missverständnisse über interne Kommunikation machen es schwer zu verstehen, was sie wirklich bedeutet

Jetzt, da die Probleme der internen Kommunikation besser verstanden sind, können wir uns der Frage zuwenden, wie die Kommunikation am Arbeitsplatz gemessen werden kann.

Wie man die Kommunikation am Arbeitsplatz misst

• Definieren Sie Ihre Geschäftsziele

Hier ist die Sache, zu wissen, wie man die Kommunikation am Arbeitsplatz misst, ist nicht so einfach, weil es keine einheitliche Liste von KPIs für die interne Kommunikation gibt, die allgemein funktioniert.

Die KPIs für die interne Kommunikation unterscheiden sich für jedes Unternehmen, da kein Unternehmen die gleichen Ziele hat, die es verfolgen möchte. Außerdem unterscheidet sich auch, was Sie mit den Daten machen wollen.

Was sind einige KPIs für die interne Kommunikation? Seitenaufrufe auf Ihren Intranetseiten, Öffnungsraten in der E-Mail-Kommunikation verfolgen, Klickrate in E-Mails verfolgen, Videoaufrufe in E-Mails und Intranetseiten verfolgen, Mitarbeiterbefragungen mit vordefinierten Antworten verfolgen usw.

Legen Sie eine Basislinie fest , um besser zu verstehen, wenn Sie wissen, was Sie messen, dann können Sie die Effektivität Ihrer aktuellen Bemühungen effektiv bestimmen.

Sobald Sie wissen, welche Ziele Sie erreichen möchten, wird es einfacher und klarer, Ihre KPIs für die interne Kommunikation festzulegen.

• Ziele festlegen

Werfen Sie einen Blick auf Ihre aktuellen Kommunikationskampagnen oder die von Ihnen versendeten Nachrichten wie E-Mails oder WhatsApp-Gruppenkanäle. Welcher der Kanäle scheint die beste Leistung zu erbringen? Welche Mitarbeiter möchten Sie mehr erreichen? Was ist Ihre Definition von Erfolg?

Definieren Sie, welche Metriken Ihr Unternehmen befolgt, wie die Metriken befolgt werden und was die aktuellen Daten aussagen.

• Verwenden Sie die richtigen Medien

Es gibt verschiedene Kanäle oder Medien für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern, und alles hängt stark von der Art des Unternehmens ab, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten (im Außendienst oder im Büro), der Teamgröße und so weiter.

Sobald Sie alle oben genannten Punkte festgelegt haben, können Sie den besten Kanal (Medium) für die Bereitstellung von Mitarbeiterkommunikation auswählen:

• Ein persönliches Treffen ist mindestens einmal im Monat ein MUSS, um eine persönliche Verbindung herzustellen, das Engagement zu verbessern und Feedback zu erhalten.
• Teammeetings können intern oder an einem besonderen Ort wie einem Picknick im Freien abgehalten werden.Dies trägt dazu bei, Kameradschaft unter Ihren Teammitgliedern aufzubauen und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit.
• Videoanrufe ermöglichen Ihnen eine Desktop-basierte Konversation, bei der Sie eine Präsentation teilen und eine Geschichte erzählen.Unternehmen nutzen häufig Zoom.
• Apps zur Mitarbeiterkommunikation sind die beste Lösung für Unternehmen mit Deskless- und Außendienstmitarbeitern, da sie die perfekte Lösung für die Kommunikation unterwegs bieten. Zum Beispiel,
  • Jeder hat ein Mobiltelefon, sodass Sie alle auf dem gleichen Stand halten können
  • Sie können Kommunikationskanäle basierend auf Standort, Berufsbezeichnung, Abteilung usw. erstellen
  • Die gesamte arbeitsbezogene Kommunikation wird unter einem Dach gesammelt
  • Die Kommunikation in Echtzeit trägt zur Steigerung des Engagements und der Produktivität bei
  • Alle Daten sind visuell und umsetzbar, sodass Sie immer wissen, wer Ihre Nachricht geöffnet und angesehen hat, wie viele Mitarbeiter die von Ihnen gesendete Umfrage ausgefüllt haben, wer die Live-Umfrage beantwortet hat und so weiter. Senden Sie jedem Mitarbeiter, der Ihre Nachricht nicht gelesen hat, eine Erinnerung per Push-Benachrichtigung, dies zu tun.

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• Überprüfen Sie SWOT

Die Durchführung einer SWOT-Analyse Ihrer internen Kommunikationsstrategie kann ein effektives Instrument für Unternehmen sein, die ihre Kommunikation stärken möchten. Wenn Sie verstehen, mit welchen Herausforderungen Sie konfrontiert sind und welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen, um sie anzugehen, können Sie eine effektive Strategie zur besseren Kommunikation entwickeln.

Verwenden Sie die SWOT-Methode, um herauszufinden, was Ihre Kommunikationsstärken und -schwächen sind, welche Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation verfügbar sind und welchen Bedrohungen Sie ausgesetzt sind, um besser zu kommunizieren?

• Stärken: Die internen, positiven Attribute Ihres Unternehmens, die Sie selbst steuern können, um sich anzupassen
• Schwächen: Negative Faktoren, die Ihre Stärken beeinträchtigen und die Sie verbessern müssen, um erfolgreich zu sein
• Chancen: externe Faktoren im Arbeitsumfeld, die zu Ihrem Erfolg beitragen können
• Bedrohungen: externe Faktoren, die Sie nicht kontrollieren können, sodass Sie Notfallpläne erstellen müssen

• Erstellen Sie die Nachricht, bevor sie gesendet wird

Wenn Sie genau skizzieren, was Sie sagen möchten und was Sie als Reaktion von Ihrem Publikum erhalten möchten, werden Ihnen keine Details entgehen und Sie können die Botschaft im Laufe der Zeit optimal ausrichten.

Konzentrieren Sie sich auf das Was, Warum, Wo, Wann, Wie und Wer. Wenn Sie dies nicht einfach beantworten können, müssen Sie das Ziel überdenken.

Zum Beispiel ist ein Ziel, „das Mitarbeiterengagement am Arbeitsplatz zu steigern“, überhaupt NICHT spezifisch.

Setzen Sie das Ziel stattdessen viel spezifischer, damit es einfacher zu messen ist. Ändern Sie es beispielsweise in „Steigerung des Mitarbeiterengagements in der Niederlassung in Atlanta um 18 % bis Ende des zweiten Quartals, um das neue X-Produkt im dritten Quartal effektiv einzuführen“.

• Erstellen Sie SMARTe Ziele

Achten Sie darauf, eine Nachricht zu erstellen, die SMART ist. Was fragst du? SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbasiert.

• Spezifisch: Legen Sie fest, was Sie erreichen möchten, und stellen Sie sicher, dass jeder die Botschaft versteht
• Messbar: Legen Sie Meilensteine ​​und Ziele fest, um den Fortschritt effektiv zu verfolgen
• Erreichbar: Ziele überschaubar und realistisch halten
• Relevant: Erstellen Sie Ziele, die Ihr Team weiterentwickeln und eine Verbindung zu Ihren Unternehmenszielen herstellen
• Zeitbasiert: Folgen Sie einem bestimmten Zeitplan, um am besten auf Kurs zu bleiben

• Skizzieren Sie Ihre Nachricht

Sue Dewhurst und Liam Fitzpatrick heben in ihrem Buch Tipps für Kommunikatoren hervor, wie Sie Ihre Botschaft am besten formulieren:

• Inputs: Welche Ressourcen werden Sie für Ihre interne Kommunikation entwickeln und einsetzen?
• Ergebnisse: Ist der Inhalt informativ und ansprechend?Haben Sie die geplanten Ergebnisse erzielt? Wenn nicht, warum?
• Zufriedenheit: Sind Ihre Mitarbeiter mit Ihrer internen Kommunikation zufrieden?Wurde die Botschaft verstanden? Wurden die Informationen rechtzeitig erhalten? Haben Sie Ihren Mitarbeitern erlaubt, ihr Feedback zu teilen?
• Outtakes: Welche Takeaways haben Ihre Mitarbeiter gewonnen?
• Ergebnisse: Hat Ihre interne Kommunikation das Verhalten eines Mitarbeiters beeinflusst?Arbeiten alle auf ein gemeinsames Ziel hin?

• Sehen Sie sich die Fluktuationsraten an

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die glücklich und zufrieden in ihrer beruflichen Rolle sind, bleiben sie länger im Unternehmen. Unzufriedene und verärgerte Mitarbeiter werden sich jedoch schnell nach einer neuen Arbeit umsehen.

Verfolgen Sie Ihre Fluktuationsrate, um am besten zu verstehen, wie effektiv Ihre interne Kommunikation ist. Wenn Ihr Team stärker mit dem verbunden ist, was im Unternehmen vor sich geht, fühlt es sich vertrauenswürdig und geschätzt. Wenn dieses Vertrauen jedoch überhaupt nicht vorhanden ist, sinkt die Produktivität und der Umsatz steigt.

KPIs für die interne Kommunikation sind leicht zu verfolgen, aber es kann schwierig sein, sie direkt mit der internen Kommunikation zu verknüpfen.

• Versenden Sie Umfragen

Das Versenden von Umfragen an Ihr Team und Ihre Geschäftsleitung ist in zwei Schlüsselphasen von entscheidender Bedeutung – wenn Sie die KPIs festlegen und während Sie die Ergebnisse messen. (Ja, wir haben Ihnen gesagt, dass es in zwei entscheidenden Momenten war).

Warum sollten Sie sich mit Umfragen beschäftigen? Weil Sie damit aus allen Abteilungen und Mitarbeiterebenen in Echtzeit wesentliche Erkenntnisse zu Ihren Zielen gewinnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie die KPIs mit dem vollständigen Bild festlegen können. Ganz zu schweigen davon, dass Sie damit Ihre Ziele und Strategien bei Bedarf anpassen und verbessern können.

Aber es ist wichtig, dass Sie Umfragen senden, die zum Handeln anregen und keine Zeitverschwendung sind. Achten Sie also darauf, dass Ihre Umfragen kurz, prägnant und anonym sind. Alles, was zu lang ist, ärgert Ihr Team nur noch mehr und sorgt im Grunde für eine Sammlung ungenauer, ineffizienter Antworten.

Fazit zur Messung der internen Kommunikation am Arbeitsplatz

Es ist kein Geheimnis, dass es schwierig ist, effektiv zu messen, wo Ihre Stärken und Schwächen liegen, wenn es um Ihre interne Kommunikation geht. Mit klaren KPIs für die interne Kommunikation wird es jedoch einfacher, die notwendigen Daten zu sammeln, um Ihr Unternehmen voranzubringen. Anhand dieser Daten können Sie den Fortschritt verfolgen und feststellen, ob umfassendere Ziele erreicht werden.

Wie wir eingangs gesagt haben, ist die interne Kommunikation der Grundpfeiler Ihres Unternehmens. Wenn es richtig gemacht wird, werden die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter, die Bemühungen um Zusammenarbeit, die Moral im Büro und die Ausrichtung im gesamten Unternehmen positiv beeinflusst.

Wenden Sie sich an unser Team, um mehr über unsere Kommunikationslösung zu erfahren.