So schreiben Sie eine Folge-E-Mail an einen potenziellen Kunden [+ 5 Beispiele]

Wenn Sie ein potenzielles Projekt mit einem Kunden beginnen, haben Sie oft Probleme, ihn dazu zu bringen, auf Ihre E-Mails zu antworten? Sind Sie besorgt über die Effizienz Ihrer Follow-up-E-Mails?

Das kann im höchsten Maße frustrierend sein.

Gleichzeitig möchten Sie vermeiden, Ihre Chance auf eine langfristige Zusammenarbeit mit Ihren Interessenten zu verspielen, indem Sie sich unhöflich, ungeduldig oder unprofessionell verhalten, während Sie versuchen, sie für sich zu gewinnen.

Bleibt die Frage, wie man diese Herausforderung angeht, ohne das Potenzial für weitere Kooperationen zu gefährden?

Um Ihnen dabei zu helfen, herauszufinden, warum Ihre Kunden nicht antworten und was in einem solchen Szenario zu tun ist, werden in diesem Beitrag einige der häufigsten Fallstricke und die besten Tipps zum Versenden von Follow-up-E-Mails an Ihre potenziellen Kunden erörtert.

Anschließend zeigen wir Ihnen einige Beispiele für Follow-up-E-Mails und geben nützliche Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen E-Mails zu personalisieren und die Zeit zu verkürzen, die Sie für das tägliche Schreiben aufwenden.

Tauchen wir ein!

Was sind Folge-E-Mails?

In der Geschäftswelt ist es üblich, einem Kunden nach dem ersten Kontakt eine Follow-up-E-Mail zu senden.

Es ist eine Technik, die wir anwenden, wenn wir etwas von einer anderen Person wollen oder brauchen.

Darüber hinaus werden Follow-up-E-Mails hauptsächlich verwendet, um Empfänger an ausstehende Aktionen zu erinnern (wie das Bezahlen einer Rechnung oder das Geben von Feedback).

Warum sind Folge-E-Mails für Unternehmen relevant?

Bei der Bereitstellung von Kundenservice ist es wichtig, während der gesamten Projektdauer offene Kommunikationswege mit dem Kunden aufrechtzuerhalten.

Das Jonglieren mit mehreren Kunden führt dazu, dass diese Art der Kommunikation oft übersehen wird, was wiederum den Fortschritt Ihrer Projekte verlangsamen kann. Darüber hinaus kann das Versäumnis, Follow-up-E-Mails zu versenden, dazu führen, dass Kunden einen falschen Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen bekommen.

Der Zweck von Follow-up-E-Mails ist:

• Erinnern Sie potenzielle Kunden daran, Ihnen zu antworten
• Projekte auf Kurs halten
• Stellen Sie sicher, dass Informationen nicht in der Mischung verloren gehen
• Geben Sie den Projekten ein Gefühl von Organisation und Hingabe
• Sagen Sie Ihren neuen und alten Kunden, dass Sie ihr Geschäft ernst nehmen.

Die häufigsten Gründe, warum Sie keine Antwort erhalten?

Nicht immer liegt der Grund dafür, dass Sie keine Antwort erhalten haben, an mangelndem Interesse an Ihrem Angebot. Sie erhalten wahrscheinlich keine Antworten von Ihren Kunden, weil:

• Sie sind zu beschäftigt, um dir zurückzuschreiben.
• Ihre E-Mail ist möglicherweise in ihrem Spam oder Posteingang verloren gegangen.
• Sie benötigen möglicherweise mehr Zeit, um Ihre Anfrage zu prüfen oder sich mit anderen zu beraten.

Wir alle zögern, wenn es um Geld geht, oder? Warum sollten sie nicht?

Genau aus diesem Grund verwenden wir Follow-up-E-Mails , um unseren Kunden zu versichern, dass sie in sicheren Händen sind .

Wir haben sie behandelt, also kommen wir jetzt zu den versprochenen Schritten zum Schreiben von Follow-up-E-Mails, die Antworten erhalten und Sie hervorheben.

So schreiben Sie Folge-E-Mails

Jede Situation hat Vor- und Nachteile, und es ist wichtig, beide zu erkennen, bevor Sie mit den grundlegenden Schritten einer guten Follow-up-E-Mail fortfahren.

Wir haben die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um diese Methode zu beherrschen, in Gebote und Verbote unterteilt, damit Sie sich schnell einarbeiten können.

Lass uns anfangen!

Follow-up-E-Mail - DO's

1. Achten Sie auf Ihre Betreffzeile

Die Betreffzeilen Ihrer Follow-up-E-Mails sollten am besten prägnant und auf den Punkt gebracht werden.

Machen Sie deutlich, was Sie brauchen, und weisen Sie auf den Grund für Ihre Kontaktaufnahme hin . Hier sind einige Beispiele für gute Follow-up-Betreffzeilen:

• Phasen der Phase Nr. 1 von [Projektname]
• Überfällige Rechnung vom [Datum]
• Wir brauchen Ihre Hilfe bei [Problem]
• Meeting-Updates vom [Datum]
• Irgendwelche Fragen oder Bedenken?

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte einfach und klar sein, was Sie vom Empfänger erwarten. Je natürlicher die Betreffzeile ist, desto höhere Rücklaufquoten können Sie erwarten.

2. Machen Sie es über sie

Wenn Sie ein klares Ziel für die Folge-E-Mail vor Augen haben, ist es ein Kinderspiel, sich in die Lage des Kunden zu versetzen und Inhalte zu schreiben, die ihm das Gefühl geben, geschätzt zu werden.

Follow-up-E-Mails sind mehr als nur kurze Erinnerungen. Sie sind offene Linien für den Aufbau starker Beziehungen zu Ihren Kunden . Daher muss der Fokus auf ihnen liegen.

Hier sind einige Ideen, wie Sie Ihren Kunden auf raffinierte Weise die Aufmerksamkeit schenken können:

• Fordern Sie Feedback zu einem Vorschlag oder Standpunkt an.
• Fragen Sie nach einer Möglichkeit, Ihr Angebot zu verbessern.
• Rufen Sie Skurrilität hervor, indem Sie eine Lösung für ihr dringendstes Problem vorschlagen

Dies vermittelt ihnen den Eindruck, dass Sie sich nicht nur um sie kümmern, sondern sich auch die Zeit nehmen, zu recherchieren und verschiedene Optionen in Betracht zu ziehen, um ihre spezifischen Bedürfnisse zu erfüllen.

3. Halten Sie es kurz

Haben Sie schon einmal von der 12-Sekunden-Regel gehört?

Die 12-Sekunden-Regel ist die durchschnittliche Zeit, die Menschen mit dem Lesen von E-Mails verbringen.

Und gerade in der Geschäftswelt hat niemand viel Zeit für ausführliche E-Mails, deren Lesen Minuten dauert.

Die meisten Leser werden Ihre E-Mails nur überfliegen, daher ist es am besten , Follow-ups so kurz wie möglich zu halten und dennoch alle Grundlagen abzudecken.

4. Rufen Sie Ihre Kunden zum Handeln auf

Jede einzelne Follow-up-E-Mail sollte einen Call-to-Action enthalten, es sei denn, es handelt sich ausschließlich um Informationen. Viele Vermarkter berücksichtigen dieses entscheidende Detail nicht, das maßgeblich dazu beiträgt, dass Menschen ihre E-Mails nicht so ernst nehmen, wie sie sollten.

Anders ausgedrückt: Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden und Interessenten eine bestimmte Aktion ausführen, müssen Sie ihnen diese Aktion klar machen.

Hier sind einige Gedanken zu Beginn:

• Bitte kommentieren.
• Kontaktiere uns.
• Geben Sie Ihren Wunschtermin an.
• Lass uns reden.

Hinweis: Um einen effektiven CTA einzurichten, vermeiden Sie es, ein Gefühl der Unsicherheit abzugeben. Können Sie zum Beispiel einen Unterschied zwischen diesen beiden Sätzen feststellen:

• "Bitte, wenn Sie Zeit finden, würde ich mich über die Gelegenheit freuen, ein Treffen mit uns zu vereinbaren, um Einzelheiten über das Projekt zu besprechen", und
• "Senden Sie uns eine bevorzugte Zeit und ein bevorzugtes Datum, damit wir unser nächstes Treffen planen können."

Der Unterschied liegt in Hingabe und Kühnheit. Zögern Sie nicht, es zu benutzen.

5. Lernen Sie, geduldig zu sein

Jetzt sind wir beim Kern der Sache angelangt – Wie lange sollten wir warten, bevor wir eine Folge-E-Mail senden?

Warte nicht zu lange. Die Best Practices besagen, dass Sie innerhalb von ein oder zwei Tagen mit einer Rückmeldung von Ihren Kunden rechnen können.

Es ist eine gute Idee, Ihren Kunden dieses Zeitfenster zu gewähren, bevor Sie nachfassen.

Tatsächlich ist es viel klüger, sie einfach zu fragen, wann sie am empfänglichsten dafür sind, wieder von Ihnen zu hören. Auf diese Weise bauen Sie eine gute Beziehung auf der Grundlage ihrer eigenen Entscheidungen auf und vermeiden gleichzeitig, zu nervig zu sein.

Hinweis: Denken Sie daran, dass Ihre Kunden ihre E-Mails an Wochenenden und Feiertagen möglicherweise nicht abrufen.

Es ist schwierig, Ihre Follow-ups so zu planen, dass Sie nicht zu hartnäckig erscheinen, nachdem Sie ihre Aufmerksamkeit erhalten haben.

Es ist immer besser, ihnen mehr Raum zu geben, als zu früh zu handeln.

Follow-up-E-Mail-DONTs

Jetzt ist es an der Zeit, sich die häufigsten Fallstricke beim Versenden von Follow-up-E-Mails anzusehen:

1. Schuld suchen – Selbst wenn Ihre Kunden die Informationen nicht wie versprochen gesendet haben, sollte sich eine Folge-E-Mail darauf konzentrieren, sie sanft an diese Aktion zu erinnern. Wenn Sie sich auf die zukünftige Zusammenarbeit und die Vorteile des Kunden konzentrieren, erhalten Sie weitere Karten.

2. Schlechte Betreffzeile – Die Betreffzeile ist das erste, was Ihr Kunde sieht, und ein primärer Filter, um zu entscheiden, ob sie wichtig ist oder nicht. Formulieren Sie präzise, ​​was Sie von Ihren Kunden erwarten. Dies hilft Ihren Kunden, Ihre E-Mails nach Relevanz zu filtern.

3. Zu langes Warten auf eine Antwort – Wenn Sie zu lange warten, kann Ihr Kunde Ihr Projekt an die letzte Stelle setzen oder es vergessen. Erinnern ist nicht gleich lästig, wenn es richtig gemacht wird. Also schnell nachhaken.

4. Aufdringliches Verhalten – Um Ihrem Kunden zu zeigen, dass dies eine freundliche Erinnerung ist, seien Sie höflich und unbeschwert. Setzen Sie Erwartungen, indem Sie ihnen mitteilen, wann Sie nachfassen, wenn sie nicht reagieren.

5. Kein CTA – Wenn Ihr Kunde nur Ihre E-Mails scannt, verpasst er möglicherweise alle Handlungsaufforderungen und setzt ihn in Ruhe. Geben Sie ihnen einen klaren Überblick über ihre nächsten Schritte und einen Zeitplan für den Abschluss ihres Projekts.

6. Falsche Kommunikation – Sie müssen die Kommunikationspräferenzen Ihrer Kunden lernen. Die meisten Kunden bevorzugen sanfte E-Mail-Erinnerungen, aber einige bevorzugen kurze Telefonanrufe. Wenn es die Informationen liefert, die Sie brauchen, zahlt es sich aus!

Follow-up-E-Mail-Vorlagen

1. E-Mail-Vorlage „Einfach einchecken“.

Wenn Sie Ihr Angebot nachverfolgen oder Ihre Kunden an Ihre vorherige E-Mail erinnern müssen, vermeiden Sie es, bedürftig zu sein.

Drücken Sie Ihr Mitgefühl für ihren vollen Terminkalender aus und schlagen Sie ein Treffen vor, wenn sie interessiert sind.

Profi-Tipp: Lösungen für künstliche Intelligenz (KI) wie TextCortex können Ihnen helfen, ansprechende, personalisierte E-Mails zu schreiben, wenn Sie zu beschäftigt sind oder einfach keine Vorlage verwenden möchten.

Beispielsweise enthält das Chrome-Add-on von TextCortex eine nützliche „ Bullet to email “-Funktion, mit der Sie schnell E-Mails aus Ihren wichtigsten Punkten zusammenstellen können.

Legen Sie einfach die Hauptpunkte fest , die Sie in Ihrer E-Mail behandeln möchten, wählen Sie die Aufzählungszeichen aus, klicken Sie auf das Logo und klicken Sie auf die Option „Aufzählungszeichen an E-Mail “.

2. E-Mail-Vorlage „Angebot nachverfolgen“.

Ihr potenzieller Kunde analysiert möglicherweise mehrere Angebote gleichzeitig. Eine kurze E-Mail zeigt, dass Sie eine Verbindung herstellen möchten.

Darüber hinaus zeigt diese Art von E-Mail auch ein Gefühl der Hingabe an das Projekt selbst. Ob Sie es glauben oder nicht, manchmal reicht das aus, um Ihre Kunden zu überzeugen.

3. E-Mail-Vorlage „Sense Of Urgency“.

Der FOMO-Effekt (Angst vor dem Verpassen) war und ist ein starkes Marketinginstrument.

Wenn Sie Ihrem Angebot ein Ablaufdatum hinzufügen, können Sie Kunden unterschwellig dazu ermutigen, sofort auf Ihre E-Mail zu antworten.

Niemand möchte ein gutes Geschäft verpassen, oder?

Profi-Tipp: Zusätzlich zu zahlreichen Umschreibungsfunktionen verfügt das Chrome-Add-On von TextCortex über eine sehr nützliche Tonwertänderungsoption, mit der Sie Ihre Inhalte in einem anderen Tonfall umschreiben können.

Um es zu verwenden, wählen Sie den Satz oder die Absätze aus, die Sie in verschiedenen Tönen umschreiben möchten, klicken Sie auf das Logo und wählen Sie die Funktion „Ton“ .

Klicken Sie unten im Vorschlagsfenster auf den Link für den Tontyp und wählen Sie den Tonfall „ Dringend “, um Ihrer E-Mail Dringlichkeit zu verleihen, wenn Sie die Funktion „ Ton “ verwenden.

4. E-Mail-Vorlage „Let’s reconnect“.

Geschäftsleute sind Menschen der Tat. Vor diesem Hintergrund ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort auf Ihre Folge-E-Mail erhalten, wenn Sie einen direkten Einspruch einlegen.

Unabhängig von der Art der Anfrage werden Ihre Kunden sie nicht missverstehen, wenn Ihre Follow-up-E-Mails den gleichen Grad an Professionalität bewahren.

Profi-Tipp: Unabhängig von Thema oder Zielgruppe kann Ihnen die „Paraphrasierungs“ -Funktion von TextCortex dabei helfen, einen hohen Standard an Schreibqualität aufrechtzuerhalten.

Wählen Sie Ihre Sätze oder Absätze in großen Mengen aus, klicken Sie auf das Logo und wählen Sie die Option „Paraphrasieren“ .

5. E-Mail-Vorlage „Meeting Follow-up“.

Nach einem Treffen mit Kunden wird empfohlen, eine Folge-E-Mail zu senden. Es ist ein reifer Schritt, der im Laufe der Zeit zu vielen fruchtbaren Beziehungen führen könnte.

Diese Form der Follow-up-E-Mail ist nur ein kurzes Dankeschön für die Zeit des Kunden.

Einwickeln

Es besteht kein Zweifel, ob Sie Follow-up-E-Mails in Ihrer Geschäftsstrategie nutzen sollten.

Zeit damit zu verbringen, Kontakte zu knüpfen, ist eine Investition in die Gesundheit Ihres Unternehmens, die sich in Form von anhaltendem Erfolg beim Abschluss von Geschäften und der Pflege von Beziehungen auszahlt.

Trotzdem macht das sie nicht unterhaltsam. Vor allem, wenn Sie sie jeden Tag schreiben müssen.

Wir empfehlen Ihnen, TextCortex auszuprobieren, wenn Sie auf der Suche nach Inspiration festsitzen, es satt haben, dieselben alten Vorlagen zu verwenden, oder einfach nur neugierig sind, was es sonst noch gibt.

Darüber hinaus kann die Verwendung von TextCortex Ihren schlimmsten Schreibtag zu einer bestehenden Aufgabe machen.

Und das ist nicht alles.

Zusätzlich zu den Umschreibungsfunktionen, die in der Chrome-Erweiterung verfügbar sind, bietet Ihnen TextCortex Zugriff auf:

• Zugriff auf über 20 vorgefertigte KI-Vorlagen online.
• Erstellen Sie mit diesem mehrsprachigen KI-Tool Inhalte in über 72 Sprachen .
• Leinwand, die in Echtzeit bearbeitet werden kann , um sowohl von Menschen als auch von KI generierte Inhalte aufzunehmen.
• Modifizieren und Rendern von Inhalten in Echtzeit
• Sie können über ein einziges Dashboard auf Ihren persönlichen KI-Schreibassistenten auf über 30 Webplattformen zugreifen, darunter Docs, Gmail, Linkedin und mehr.

Laden Sie die TextCortex Chrome-Erweiterung noch heute herunter und gönnen Sie sich einen persönlichen KI-Schreibassistenten, der Wunder für Ihre Inhalte bewirken kann.