So schreiben Sie eine informelle E-Mail: Vorstellen, reflektieren und mit Stil abschließen

Wollten Sie schon immer hilfreiche Tipps zum Schreiben einer informellen E-Mail erhalten?

Der Hauptunterschied zwischen formellen und informellen E-Mails ist der Ton, der beim Schreiben verwendet wird .

Berufliche E-Mails verwenden eine formelle und höfliche Sprache , während persönliche E-Mails eine lockerere und gesprächigere Sprache verwenden .

In diesem Artikel erfahren Sie, ob es Regeln für das Verfassen einer zwanglosen E-Mail gibt und welche diese Regeln sind.

Darüber hinaus finden Sie einige Bonustipps zur Verbesserung Ihres Schreibens sowohl beim formellen als auch beim informellen Schreiben von E-Mails.

Deshalb ertragen Sie mich noch ein wenig!

Formelle vs. informelle E-Mails

Bevor wir fortfahren, möchte ich auf einige wesentliche Unterschiede zwischen geschäftlichen und informellen E-Mails hinweisen.

Wir verwenden formelle E-Mails , wenn:

• Schreiben für geschäftliche und berufliche Anwendungen ist erforderlich
• mit einem vordefinierten und spezifischen Format
• Es ist notwendig, eine formelle und höfliche Terminologie zu verwenden.
• Sätze, die lang und schwierig sind

Wir verwenden informelle E-Mails , wenn:

• Nutzung von E-Mails zur persönlichen Kommunikation
• Es gibt kein festgelegtes Format oder eine festgelegte Struktur
• Versenden von E-Mails an Freunde und Familienmitglieder
• mit einfacher und lockerer Sprache
• Unsere Sätze sind kurz und einfach

Für eine zwanglosere E-Mail ist es in Ordnung, einfach über das zu plaudern, was Ihnen gerade durch den Kopf geht . Beim Versenden einer offiziellen E-Mail geht man dagegen am besten gleich zur Sache.

Darüber hinaus weisen E-Mails sowohl für berufliche als auch für gelegentliche Zwecke einige Ähnlichkeiten auf. Sie beide:

• Verwenden Sie eine einfache und leicht verständliche Terminologie.
• Spielen Sie eine wichtige Rolle bei der Erleichterung eines produktiven Dialogs.
• Verwenden Sie jedes Mal die gleiche Struktur: Einleitung, Hauptteil und Zusammenfassung.

Wie schreibe ich eine informelle E-Mail?

Wie bereits erwähnt, verwenden wir informelle E-Mails für persönliche Zwecke – Familie, Freunde oder Personen, die wir gut kennen.

Und obwohl die meisten informellen E-Mails eine Begrüßung, einen Text und einen Abschluss enthalten, ist dies keine feste Regel.

Da E-Mails so zwanglos sind, können Sie auch gekürzte Ausdrücke und Akronyme mit sehr wenigen bis keinen komplexen Sätzen verwenden.

Darüber hinaus dürfen Sie informelle E-Mails kurz und bündig halten oder viele Details und Informationen enthalten.

Und obwohl Sie eine informelle E-Mail schreiben, sind manche Dinge nur schlechte Angewohnheiten, richtig?

Hier sind einige Dinge, die Sie beim Verfassen Ihrer E-Mails vermeiden sollten:

• Unvollständige Sätze
• Fortlaufende Sätze
• Lange, komplizierte Sätze
• Grammatische Fehler

Es gibt nicht nur Fallstricke zu vermeiden, sondern auch Faktoren, die beim Verfassen einer informellen E-Mail berücksichtigt werden müssen. Schauen wir sie uns an:

1. Schreiben Sie eine Betreffzeile

Für alle E-Mails ist eine Betreffzeile erforderlich. Beiläufige E-Mails sind einfacher, da der Inhalt nicht viel Nachdenken erfordert. Das heißt, Sie können jeden Tonfall in der Betreffzeile verwenden , der Ihnen gefällt.

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2. Mit zwangloser Begrüßung öffnen

Wenn Sie Ihre informelle E-Mail beginnen, genügt ein einfaches „Hallo“ oder „Hey“, um eine freundliche E-Mail-Konversation zu beginnen. Bei einer weniger förmlichen Form der Begrüßung brauchen wir uns nicht allzu viele Gedanken über die Wahl der Worte zu machen.

Und um Begeisterung und Freundlichkeit hinzuzufügen, können wir auch mehr Ausrufezeichen und Emoticons verwenden:

• Hallo [Name],
• Hallo [Name],
• Sie da!
• Hi!
• Hey!

3. Weisen Sie auf den Grund für die Kontaktaufnahme hin

In jeder E-Mail, ob formell oder informell, sollte der Grund für die E-Mail angegeben werden :

• "Hier ist das gewünschte PDF."
• "Ich möchte dich nur wissen lassen, dass ich es heute nicht schaffen werde."
• "Ich habe mich gefragt, ob du gegen 17 Uhr Zeit hast, mich zu treffen?"

Wenn der Wahrnehmende etwas unternehmen soll, stellen Sie ebenso sicher, dass dies so klar wie möglich ist:

• Darf ich fragen, was Sie von meinen Ideen/Vorschlägen halten?
• Können Sie mir mitteilen, wann Sie nächste Woche für ein Treffen zur Verfügung stehen?
• Bitte überprüfen Sie die folgenden Anhänge vor unserem nächsten Treffen.
• Können Sie bitte die Tagesordnung für das Treffen überprüfen und mir mitteilen, ob Sie Vorschläge haben?

Wenn Sie jedoch einen Grund für die Kontaktaufnahme schreiben, denken Sie aus praktischer Sicht an Ihren Leser. Es ist für alle von Vorteil, dass E-Mails so prägnant wie möglich sind.

4. Abschluss mit Abschlusserklärung

Das Einpacken Ihrer informellen E -Mails ähnelt der Eröffnungszeile – verwenden Sie einen freundlichen Ton, um sich abzumelden :

• Bis später,
• Aufpassen,
• Bis bald,
• Vielen Dank,
• Fröhlichen Freitag,
• Ein schönes Wochenende!

Formlose E-Mail-Vorlage

Wenn Sie immer noch nicht sicher sind, wie Ihre informelle E-Mail aussehen soll, können Sie versuchen, diese Vorlage beim Erstellen Ihrer nächsten E-Mail zu verwenden.

In der Praxis kann Ihre E-Mail in etwa so aussehen:

„Hallo Tonya,

Danke für die Warnung. Lass uns bald wiederkommen, ich würde dich wirklich gerne sehen. Wie wäre es morgen Mittag? Sind Sie frei?

Aufpassen,

Billy.“

Dies ist jedoch nur ein Teil dessen, was Ihnen helfen kann. KI-gestützte Tools wie TextCortex haben mehrere Funktionen zum Schreiben beliebiger E-Mails entwickelt.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit der Funktion „Aufzählungszeichen zu E- Mail “ von TextCortex schreiben möchten, müssen Sie nur die wichtigsten Punkte in Form von Aufzählungszeichen verdeutlichen, markieren und auf das Logo klicken .

Sobald Sie die gewünschte Funktion ausgewählt haben, zeigt das TextCortex-Add-on das Vorschlagsfenster mit mehreren Variationen der E-Mail-Ausgabe an.

Sobald Sie die beste Ausgabe ausgewählt haben, bietet die Rewriter-Erweiterung weitere Umschreibungsoptionen, mit denen Sie Ihre Inhalte weiter optimieren können. Einige dieser Optionen sind:

1. Umschreibungsfunktion – ermöglicht es Ihnen, Ihre Sätze oder Absätze für einen besseren Kontext zu optimieren.

2. Autocomplete-Funktion – generiert ganze Sätze und Absätze basierend auf wenigen Wörtern.

3. Erweiterungsfunktion – erweitert Ihre Sätze oder Absätze durch Hinzufügen zusätzlicher Wörter, die zum Kontext passen.

4. Zusammenfassungsfunktion – erstellt kürzere Versionen von Sätzen und Absätzen.

5. Tonfunktion – ändert den Ton Ihrer Sätze, während ihre ursprüngliche Bedeutung erhalten bleibt.

6. Übersetzungsfunktion – kann Originaltext in mehr als 10 verschiedene Sprachen übersetzen.

7. Post in Langform – generiert Blog-Posts aus 5-Wort-Ideen.

Einpacken

Alles in allem kann man mit Sicherheit sagen, dass es keine strengen Richtlinien gibt, denen man beim Verfassen informeller E-Mails folgen muss.

Sie sind viel schneller zu schreiben und erfordern viel weniger Aufwand als formelle E-Mails. Trotzdem macht es keinen Spaß, sie zu komponieren.

Mit der richtigen Ausrüstung können sie jedoch amüsant werden.

Das ist der wahre Zweck von TextCortex – Ihre Schreibarbeit zu übernehmen, während Sie Ihre Schreibfähigkeiten verbessern und den gesamten Prozess weniger schmerzhaft machen.

Was ist TextCortex?

TextCortex ist ein modulbasiertes KI-Tool, das leistungsstarke Algorithmen und eine große Datenbank mit Best Practices verwendet, um Text zu generieren und in originelles und fesselndes Material umzuschreiben.

Seine KI-Writer nutzen die Mustererkennung, um Ihr Schreiben mit einem hohen Maß an Genauigkeit zu entwickeln und zu modifizieren, während sie sich darauf konzentrieren, ein möglichst glaubwürdiges Ergebnis zu erzielen.

TextCortex ist als webbasierte Anwendung und Chrome-Add-on verfügbar.

Mit unserer Rewriting-Erweiterung können Sie:

• Optimieren Sie Ihre Inhalte auf über 30 Online-Plattformen wie Google Docs, Gmail, LinkedIn, Facebook und mehr.
• Nutzen Sie die KI-Generierung und erweiterte Funktionen zum Umschreiben im Handumdrehen in jedem Textfeld.
• Verbessern Sie schnell Ihre Schreibfähigkeiten und behalten Sie gleichzeitig eine gleichbleibende Schreibqualität bei.

Gleichzeitig ermöglicht Ihnen die TextCortex-Webanwendung:

• Nutzen Sie mehr als 20 KI-Vorlagen zum Erstellen von Blog-Posts, Produktbeschreibungen, E-Mails, Anzeigen, Social-Media-Posts usw.
• Verwenden Sie gleichzeitig manuelles und KI-generiertes Schreiben innerhalb derselben bearbeitbaren Leinwand.
• Bearbeiten und formatieren Sie Ihre Inhalte in Echtzeit.
• Speichern Sie Ihre Projekte als Vorlagen für die zukünftige Verwendung.

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