Was ist eine Rechnung – Der vollständige Leitfaden

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Ein-Personen-Unternehmen oder ein großes Unternehmen führen, das Erstellen und Versenden von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Geschäftstätigkeit. Rechnungen sind die Art und Weise, wie Geschäftsinhaber bezahlt werden: Kunden bezahlen Sie, wenn Sie ihnen eine Rechnung stellen.

Das Schreiben einer Verkaufsrechnung für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ist ziemlich einfach. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen auf Ihren Rechnungen enthalten sind: Eine unvollständige oder falsche Rechnung kann zu Missverständnissen zwischen dem Kunden und Ihnen führen und sogar zu Streitigkeiten über Geld führen (und diese Probleme zu vermeiden ist viel einfacher mit einer ordnungsgemäßen Rechnungssoftware für kleine Unternehmen).

Auch die Zustellung der Rechnung ist ein wichtiger Teil dieses Prozesses: Sobald Sie eine Rechnung erstellt haben, muss diese auch auf einem zuverlässigen Medium an den Kunden gesendet werden: sei es per Post, E-Mail oder auf einem anderen Weg.

In diesem Artikel erklären wir alle wichtigen Elemente einer Rechnung, wie man sie erstellt und wie man Rechnungen an Ihre Kunden liefert. Wir besprechen auch, wie Fakturierungssoftware wie Hiveage diesen gesamten Prozess für Sie einfach und effizient machen kann.

In diesem Artikel . . .

1. Was ist eine Rechnung?
2. Wie kann das Schreiben von Rechnungen Ihr Geschäft verbessern?
3. Was sollte eine Rechnung beinhalten?
4. Allgemeines Rechnungslayout
5. So erstellen Sie eine Rechnung: Schritte, die Sie befolgen müssen
6. Zusammenfassend: Wichtige Informationen, die hinzugefügt werden müssen
7. Optionale Informationen zum Hinzufügen
8. So senden Sie eine Rechnung
9. So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail
10. So erstellen Sie eine Rechnung in MS Word
11. So schreiben Sie eine Rechnung mit Rechnungssoftware
12. FAQ zum Schreiben einer Rechnung

Was ist eine Rechnung? ↩

Was ist also eine Rechnung? Eine Rechnung ist ein Dokument, das Sie einem Kunden senden sollten, nachdem Sie ihm ein Produkt oder eine Dienstleistung geliefert haben. Rechnungen legen dar, wie viel der Kunde für die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen bezahlen muss und wie er dies tun sollte.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Rechnungen keine Rechnungen oder Quittungen sind; sie sind Zahlungsaufforderungen für erbrachte Dienstleistungen. Während Rechnungen eine sofortige Zahlungsaktion beinhalten, beraten Rechnungen Kunden, wann und wie sie bezahlen sollen. Darüber hinaus erhalten Kunden Quittungen, nachdem sie bezahlt haben: Rechnungen verlangen eine Zahlung und können daher nicht als Quittungen dienen.

Wie kann das Schreiben von Rechnungen Ihr Geschäft verbessern? ↩

Nachdem wir uns nun damit befasst haben, was eine Rechnung ist, schauen wir uns an, wie das Erstellen und Versenden professioneller Rechnungen an Ihre Kunden Ihnen helfen kann, schneller bezahlt zu werden. Durch rechtzeitige Rechnungsstellung können Sie verspätete Zahlungen oder Streitigkeiten mit Kunden über Geld, das sie Ihnen für erbrachte Dienstleistungen schulden, vermeiden.

Elegante und optisch ansprechende Rechnungen können auch einen besseren Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen. Es zeigt, dass Qualität und Sorgfalt für Ihr Unternehmen wichtig sind.

Was sollte eine Rechnung beinhalten? ↩

Die grundlegenden Elemente, die alle professionellen Rechnungen enthalten sollten, sind:

1. Ein eindeutiger Titel mit dem Wort „Rechnung“
2. Ihr Firmenname, Ihre Kontaktinformationen und Ihr Logo
3. Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum der Zahlung
4. Rechnungsnummer
5. Name und Adresse des Kunden
6. Die erbrachten Dienstleistungen neben Preis, Menge und Gesamtbetrag für jeden
7. Zahlungsbedingungen

Allgemeines Rechnungslayout ↩

Der allgemeine Stil Ihrer Rechnung sollte professionell und elegant aussehen. Alles andere kann bedeuten, dass Sie Ihre Zahlungen nicht ernst nehmen.

Wenn Sie nicht wissen, wo oder wie Sie anfangen sollen, schauen Sie sich unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen oder den kostenlosen Rechnungsgenerator an. Wir haben diese Rechnungsvorlagen und den Rechnungsgenerator sowie unseren Rechnungsservice erstellt, um diese Probleme rund um den Rechnungsprozess zu beseitigen.

In jedem Fall sind die folgenden Schritte die wichtigsten Schritte beim Erstellen einer Rechnung:

So erstellen Sie eine Rechnung: Schritte zum Befolgen ↩

1. Erstellen Sie das Rechnungslayout

Als erstes müssen Sie das Layout Ihrer Rechnung festlegen. Es wird einen Kopfbereich benötigen, der Kontaktinformationen, Daten usw. enthält (siehe unten), und einen Hauptteil, in dem die Details der Produkte/Dienstleistungen aufgelistet werden, die eine Zahlung erfordern. Wählen Sie bei der Entscheidung für das Layout Schriftarten und Farben, die professionell aussehen. Möglicherweise möchten Sie das Logo Ihres Unternehmens für Markenkonsistenz und Authentizität einfügen. Stellen Sie sicher, dass es einen Titel gibt, der das Wort „Rechnung“ enthält.

2. Fügen Sie die erforderlichen Kontaktinformationen hinzu

Fügen Sie die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens hinzu, damit Kunden wissen, welche Dienstleistung sie erworben haben und von welchem ​​Anbieter. Der Firmenname, die Adresse und die Telefonnummer sind wichtige Informationen, die Sie haben müssen.

Die Rechnung muss auch die Kontaktinformationen des Kunden enthalten, wie Name, Adresse und möglicherweise eine Telefonnummer. Es definiert, für wen die Rechnung bestimmt ist, und stellt auch sicher, dass die Rechnung an die richtige Person zugestellt wird.

3. Geben Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum der Rechnung an

Die Rechnungsnummer ist ein wichtiger Bestandteil der Gesamtrechnung. Stellen Sie beim Erstellen einer Rechnung sicher, dass sie eine eindeutige Nummer hat, damit Sie den Zahlungsstatus leicht verfolgen können. Wiederholen Sie keine Rechnungsnummer, da dies Sie in Zukunft verwirren kann, insbesondere während der Steuersaison. Die meisten Unternehmen pflegen eine konsistente Rechnungsnummerierungssequenz (z. B. INV-001, INV-002, INV-003, . . . ). In einigen Gerichtsbarkeiten ist dies gesetzlich vorgeschrieben.

Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen. Das Fälligkeitsdatum ist der letzte Tag, an dem der Kunde an Sie zahlen muss. Die Angabe sowohl des Rechnungsdatums als auch des Fälligkeitsdatums ist ein Hinweis darauf, wie lange der Kunde die Zahlung leisten muss, und hilft, überfällige Rechnungen zu vermeiden.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie Werbebuchungen mit den richtigen Informationen haben

In Einzelposten beschreiben Sie die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie dem Kunden geliefert haben. Während Sie in Ihren Beschreibungen der Dienstleistungen nicht zu detailliert sein müssen, sollten Sie den Einzelposten ausreichende Erläuterungen hinzufügen, damit Ihre Kunden wissen, wofür sie bezahlen.

Achten Sie darauf, neben jeder Dienstleistung anzugeben, wie viel sie kostet. Die Anzeige der Menge, des Preises pro Einheit und der Gesamtkosten für die jeweilige Ware oder Dienstleistung gibt dem Kunden einen klaren Überblick über seine Zahlungsverpflichtungen.

5. Addieren Sie die Summe

Nachdem Sie die Einzelposteninformationen ausgefüllt haben, addieren Sie den Gesamtbetrag. Fügen Sie die Zwischensummen für jede Dienstleistung hinzu und markieren Sie in einer separaten Zeile den Gesamtzahlungsbetrag (z. B. in fetter Schrift). Stellen Sie sicher, dass Sie alle anwendbaren Steuern und Rabatte einbeziehen, bevor Sie diesen Endbetrag angeben.

6. Erläutern Sie die Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethoden

Es ist wichtig, die Zahlungsbedingungen vor der Ausführung der Dienstleistung zu besprechen, aber Sie können dies auch beim Schreiben einer Rechnung berücksichtigen. Dies kann Streitigkeiten vorbeugen und klärt, wann die Zahlung fällig ist und wie Ihre Kunden die Zahlung leisten können.

Geben Sie bei der Erläuterung der Zahlungsbedingungen und -informationen Folgendes an:

1. Fälligkeitsdatum der Rechnung
2. Rückgaberecht oder Geld-zurück-Garantie
3. Strafen für verspätete Zahlungen
4. So führen Sie Zahlungen durch (Bargeld, Scheck, Online usw.)

Das Hinzufügen der Zahlungsbedingungen zu Ihrer Rechnung ist nicht unbedingt erforderlich, kann aber sicherlich das Kundenerlebnis verbessern und den Zahlungsprozess rationalisieren.

Zusammengefasst: Entscheidende Informationen, die beim Schreiben einer Rechnung hinzugefügt werden müssen ↩

Jetzt, da Sie wissen, wie man eine Rechnung schreibt, die informativ, professionell und unkompliziert ist, finden Sie hier eine Übersicht über alles, was Sie enthalten müssen:

1. Name, Adresse und Telefonnummer Ihres Unternehmens
2. Name und Adresse des Kunden
3. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
4. Beschreibung der Dienstleistungen
5. Menge und Zwischensumme jeder Leistung als aufgeschlüsselte Liste
6. Geschuldeter Gesamtbetrag und fälliger Restbetrag

Dies sind die Elemente, die Sie auf allen Rechnungen haben müssen. Das Fehlen eines der oben genannten Punkte kann zu Verwirrung, Kontroversen und im Extremfall zum Verlust von Kunden führen.

Optionale Informationen, die beim Schreiben einer Rechnung hinzugefügt werden müssen ↩

Es gibt Informationen, die für die Transaktion nicht wesentlich sind, aber das Kundenerlebnis für bestimmte Arten von Rechnungen verbessern können. Hier sind einige Dinge, die Ihre Rechnungsvorlage verbessern können:

1. Beschreibung von Zahlungsbedingungen, z. B. Zufriedenheitsgarantien
2. So schließen Sie die Transaktion ab
3. Persönliche Anmerkung

Wie bereits erwähnt, sind Zufriedenheitsgarantien und andere Informationen in dieser Richtung für Ihre Rechnung nicht erforderlich, da Sie sie höchstwahrscheinlich vor der Ausführung der Dienstleistung erklärt haben. Wenn Sie dies nicht getan haben, ist es eine gute Idee, diese Informationen aufzunehmen.

Wenn Sie es Ihrem Kunden auch nicht vorher gesagt haben, sollten Sie erklären, wie Sie die Transaktion abschließen. Ob online, per Scheck oder per Post in bar, Sie können optional bekannt geben, wie der Kunde bezahlen soll.

Schließlich kann eine persönliche Notiz am Ende des Rechnungsschreibens eine nette Geste sein. Hier sind einige Dinge, die Sie sagen können:

1. Begrüßen Sie sie mit ihrem Namen
2. Danke ihnen, dass sie mit dir Geschäfte machen
3. Lassen Sie sie wissen, dass Sie sich darauf freuen, bald wieder mit ihnen Geschäfte zu machen
4. Erwähnen Sie einige Details über ihre Erfahrungen
5. Erläutern Sie alle Aspekte der Rechnung, wie z. B. Rabatte und Werbemöglichkeiten
6. Achten Sie insgesamt auf einen freundlichen Umgangston

So senden Sie eine Rechnung ↩

Nachdem Sie nun wissen, wie man eine Rechnung schreibt, müssen Sie wissen, wie man eine versendet. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Manchmal hängt die Art und Weise, wie Sie eine Rechnung schreiben, davon ab, wie Sie sie versenden.

Hier sind einige Möglichkeiten, Ihre Rechnungen zu versenden:

1. Email
2. Post
3. Online-Rechnungssoftware

E-Mail ist eine gängige Methode für Unternehmen, um eine Rechnung zu versenden. Die Rechnung selbst ist jedoch in der Regel ein beigefügtes Dokument. Alles in allem ist E-Mail ein effizienter Weg, um Rechnungen zu versenden, da die meisten Unternehmen dies als primäres Kommunikationsmittel verwenden.

Einige Unternehmer gehen auch den altmodischen Weg. Das Versenden Ihrer Rechnung ist nicht die beliebteste Form, da heutzutage alles per E-Mail optimiert wird. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies der beste Weg ist, Ihr Geschäft zu führen, dann machen Sie es!

Rechnungssoftware wie Hiveage nimmt Ihnen den Stress, Rechnungen online zu erstellen und zu versenden. Obwohl Sie immer noch die Grundlagen zum Schreiben einer Rechnung verstehen sollten, kann ein Rechnungsservice die Dinge für Sie viel einfacher machen. Sie bieten Ihnen möglicherweise die Möglichkeit, die Rechnung direkt von der Plattform per E-Mail zu versenden, die von Ihnen zu versendende Rechnung herunterzuladen oder für den Versand per Post auszudrucken.

So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail ↩

Das Schreiben einer Rechnungs-E-Mail ist ziemlich einfach. Hier sind die wichtigen Elemente, die die E-Mail enthalten sollte:

1. Eine klare und ansprechende Betreffzeile
2. Eine einfache und kurze E-Mail-Nachricht
3. Angehängtes Rechnungsdokument

Die Betreffzeile sollte nicht zu lang sein. Sie können die Rechnungsnummer oder Ihren Firmennamen angeben, aber am wichtigsten ist, dass Sie das Wort „Rechnung“ angeben.

Die E-Mail-Nachricht muss nicht sehr lang sein. Da die Rechnung die meisten Informationen enthält, können Sie eine kurze und süße Nachricht hinterlassen. Lassen Sie in den meisten Fällen die Rechnung sprechen.

Achten Sie darauf, die Rechnung an die E-Mail anzuhängen. Dies ist der wichtigste Teil der E-Mail, da er alle Informationen enthält, mit denen Sie Geld verdienen können.

So erstellen Sie eine Rechnung in Microsoft Word ↩

Word hat eine eigene Vorlage für Rechnungen, die für Inhaber kleiner Unternehmen praktisch sein kann. So erstellen Sie eine Rechnung mit Word:

1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument
2. Erstellen Sie eine Kopfzeile
3. Wählen Sie den Rechnungskopf aus
4. Befolgen Sie die obigen Schritte, um eine vollständige Rechnung zu schreiben, und stellen Sie sicher, dass eine eindeutige Rechnungsnummer vorhanden ist

Wenn Sie andere Tools der MS Office-Suite verwenden: Excel wird auch mit Rechnungsvorlagen geliefert.

So schreiben Sie eine Rechnung mit einer Rechnungssoftware ↩

Die Rechnungsstellung gehört zu den unvermeidlichen Problemen bei der Führung eines kleinen Unternehmens, weshalb wir versucht haben, dieses Problem mit Hiveage selbst zu lösen. Natürlich sind wir gegenüber unserer eigenen Lösung voreingenommen, aber es gibt mehrere Rechnungsprogramme, die Ihnen beim Schreiben und Versenden von Rechnungen helfen können.

Die Nutzung eines Rechnungsservices ist eine der schnellsten und einfachsten Möglichkeiten, Ihre Rechnungen online zu erstellen. Möglicherweise müssen Sie nicht einmal wissen, wie eine Rechnung erstellt wird, da Sie alle erforderlichen Felder ausfüllen müssten. Einige Rechnungssoftware hilft auch bei der Abwicklung von Transaktionen, indem sie Online-Zahlungen auf der Rechnung selbst ermöglicht.

Unter Benutzern kleiner Unternehmen wird Hiveage wegen seiner Benutzerfreundlichkeit bei der Verwaltung des gesamten Rechnungsprozesses geliebt. Mit Hiveage können Sie Angebote erstellen, Kundengenehmigungen einholen, regelmäßige und wiederkehrende Rechnungen erstellen und versenden, Online-Zahlungen akzeptieren, detaillierte Finanzberichte erstellen und vieles mehr. Melden Sie sich kostenlos an und sehen Sie, wie Sie innerhalb von Minuten mit dem Erstellen von Rechnungen beginnen können!

Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsstellung

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Kennzeichnen Sie das Dokument eindeutig als Rechnung. Fügen Sie Ihre eigenen Kontaktdaten und dann den Kunden und seine Geschäftsadresse hinzu. Schreiben Sie eine Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, die Sie in Rechnung stellen, die Preise und den Gesamtbetrag (vorzugsweise im Format einer Tabelle). Fügen Sie das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum der Zahlung hinzu. Geben Sie Zahlungsbedingungen an und wie Sie Zahlungen akzeptieren (Bargeld, Banküberweisung, online usw.).

Was ist Rechnungsbeispiel?

Sehen Sie sich eine kostenlose Rechnungsvorlage an, die für Ihr Unternehmen geeignet ist (siehe Artikel oben) oder den kostenlosen Rechnungsgenerator.

Können Sie eine handschriftliche Rechnung schreiben?

Handschriftliche Rechnungen sind akzeptabel, aber nicht ratsam. Sie reichen für sehr kleine Unternehmen aus, aber die meisten Kunden benötigen etwas Professionelleres.

Geben Sie Bankdaten auf einer Rechnung an?

Wenn es als bevorzugte Zahlungsmethode verwendet wird, erleichtert die Angabe Ihrer Bankverbindung auf der Rechnung Ihren Kunden die Zahlungsabwicklung. Es vermeidet die Hin- und Herkommunikation zur Bestätigung wesentlicher Informationen und beschleunigt den gesamten Prozess.