So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail – Rechnungs-E-Mail-Vorlage

Zahltag ist einer der besten Teile beim Abschluss eines Projekts. Wenn Sie kürzlich Kundenarbeit geleistet und das Projekt abgeschlossen haben, müssen Sie Ihrem Kunden wahrscheinlich eine Rechnung stellen, um bezahlt zu werden.

Dennoch haben viele Freiberufler und kleine Unternehmen Angst, dass sie für ihre Arbeit nicht bezahlt werden und am Ende unbezahlt bleiben. Selbst verspätete Zahlungen können ein großes Problem bei der Verwaltung Ihres Cashflows sein.

Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, einige einfache, aber wichtige Schritte zu befolgen, wenn Sie mit Ihrem Kunden über Rechnungsangelegenheiten kommunizieren. Daher ist es ratsam, eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage für Ihre Rechnungen zu haben, die unkompliziert und leicht verständlich ist.

In diesem Artikel teilen wir mit Ihnen Tipps und Ratschläge, die Sie beim Versenden einer Rechnungs-E-Mail verwenden können. Wir werden auch eine einfach zu verwendende Rechnungs-E-Mail-Vorlage teilen, die es Ihnen erleichtert, Zahlungen zu erhalten!

In diesem Artikel . . .

• Warum eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage verwenden?
• Wie erstelle ich eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage?
• Was schreiben Sie in Rechnungs-E-Mails?
• Beispiel für eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage
• So schreiben Sie ein Anschreiben für eine Rechnung
• Wie sende ich eine Rechnung per E-Mail?
• Wie schreibe ich eine formelle Rechnung?
• Automatisierung von Rechnungs-E-Mails mit Rechnungssoftware

Warum eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage verwenden?

Die schnelle Antwort ist, dass Sie mit E-Mail-Vorlagen Zeit sparen: Mit einer Vorlage müssten Sie die Nachricht nicht jedes Mal eingeben, wenn Sie eine Rechnungs-E-Mail an einen Kunden schreiben müssen.

Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit unterschiedlichen Produkten oder Dienstleistungen, damit sie wissen, welche Informationen in der Nachricht benötigt werden und wie sie formatiert werden sollten.

Eine Vorlage ist auch ein nützliches Werkzeug, wenn Sie eine Rechnung an mehrere Kunden senden, da sie sicherstellt, dass die Nachrichten konsistent sind.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Vorlagen für Ihre Rechnungen besteht darin, dass sie für jeden Kunden personalisiert werden können, indem Sie seinen Namen und andere relevante Informationen im Voraus in Platzhalter einfügen.

Wie erstelle ich eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage?

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie beim Erstellen einer E-Mail-Vorlage berücksichtigen sollten, ist, dass sie für Ihr Unternehmen oder Ihre Arbeit relevant und personalisiert ist. Es sollte nicht nur die Art Ihrer Arbeit widerspiegeln, sondern auch die Art der Beziehung, die Sie zu Ihren Kunden haben.

Ihre E-Mail-Vorlage sollte jedoch auch so generisch sein, dass sie auf die meisten oder alle Ihrer Kunden angewendet werden kann, sodass Sie bei Bedarf einfach schnelle Änderungen vornehmen können, bevor Sie sie versenden.

Sobald Sie bereit sind, Ihre E-Mail zu entwerfen, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um die perfekte Vorlage zu erstellen, die Sie an Ihre Kunden senden können. Es kann mühsam sein, Rechnungen von Grund auf neu zu erstellen, daher kann ein generisches Beispiel den Prozess viel schneller machen.

Halten Sie Ihre Rechnungs-E-Mail professionell und einfach

Geschäftsinhaber haben oft Probleme beim Schreiben ihrer Rechnungs-E-Mails. Sie machen sich Gedanken darüber, wie förmlich sie sein sollten oder was in dem Brief stehen sollte.

Das Ziel einer Rechnungs-E-Mail ist es, bezahlt zu werden, aber Sie möchten, dass Ihr Kunde bereitwilliger ist, als nur sein Geld zu bekommen. Sie möchten auch, dass sie sich für die Geschäftstransaktion, die sie mit Ihnen getätigt haben, respektiert fühlen.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre E-Mail-Nachricht nicht ignoriert wird, ist es wichtig, dass diese E-Mail professionell ist. Halten Sie die Sprache einfach, aber präzise: Vermeiden Sie zu viele Abkürzungen, komplexe Wörter oder Jargon, den nur ein Unternehmensinsider verstehen würde.

Der Zweck einer Rechnungs-E-Mail besteht einfach darin, die Rechnung an Ihren Kunden zu senden: Sie muss nicht viele andere Informationen enthalten. Um Ihrer eigenen Zeit und der Ihrer Kunden zuliebe, brauchen Sie nur eine kurze Nachricht beizufügen, in der Sie sich für ihr Geschäft bedanken und darlegen, dass Sie eine Rechnung für Ihre Arbeit beigefügt haben. Wenn Sie pünktlich bezahlt werden möchten, hilft es, eine E-Mail zu verwenden, die kurz und prägnant ist.

Haben Sie eine beschreibende Betreffzeile

Wir empfehlen Ihnen, die wichtigsten Informationen direkt in die Betreffzeile der E-Mail aufzunehmen. Die Betreffzeile sollte eindeutig sein: Der Kunde sollte wissen, dass Sie ihn in Rechnung stellen, wenn er die Betreffzeile Ihrer Nachricht in der Liste der E-Mails in seinem Posteingang sieht. Andernfalls bemerken sie möglicherweise nicht einmal, dass Sie eine Rechnung gesendet haben, und verzögern so versehentlich Ihre Zahlung.

Wir empfehlen Ihnen, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum in der Betreffzeile anzugeben, wenn Sie Ihre E-Mail schreiben. Zum Beispiel:

Rechnung [Nummer] für [Produkt/Dienstleistung] fällig am [Datum]

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Kunde genau weiß, warum Sie ihn kontaktieren, und dass es an der Zeit ist, dass er Sie für Ihre Dienste bezahlt.

Was schreiben Sie in Rechnungs-E-Mails?

Ihre Nachricht sollte eine kurze Beschreibung der Arbeit enthalten, die Sie für den Kunden ausgeführt haben. Sie sollten angeben, ob Ihre Gebühr pro Projekt oder geleisteter Arbeitszeit berechnet wird.

Darüber hinaus sollten Sie Ihren Tarif angeben, damit der Kunde genau weiß, wie viel Sie verlangen. Es ist auch ratsam, alle anderen Kosten hinzuzufügen, die möglicherweise nicht durch die Zahlung des Kunden gedeckt werden (z. B. Versand), damit es keine Überraschungen gibt.

Wie üblich sollte Ihr Rechnungsschreiben oder Ihre E-Mail mit einer Begrüßung beginnen. Wenn Sie längere Zeit nicht mit dem Empfänger kommuniziert haben, ist es üblich, eine kurze Nachricht beizufügen.

Dann sollten Sie Ihren Kunden darüber informieren, dass Sie sich mit ihm in Verbindung setzen, um ihm die von Ihnen geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen, und dass Sie die Rechnung an diese E-Mail angehängt haben.

Rechnung beifügen

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Rechnung als Datei/Dokument anzuhängen, anstatt sie in den Text der E-Mail aufzunehmen. PDF ist im Allgemeinen am besten, da es auf allen Arten von Geräten und Betriebssystemen funktioniert und Sie Kompatibilitätsprobleme vermeiden können. Wenn Sie die Rechnung als Anhang versenden, kann Ihr Kunde diese auch einfach ausdrucken und für seine Unterlagen speichern.

Verwenden Sie diese Rechnungs-E-Mail-Vorlage

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine Rechnungs-E-Mail schreiben, können Sie es mit dem folgenden Beispiel für eine Rechnungsnachricht versuchen:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Beachten Sie, dass dieses Beispiel für eine E-Mail-Rechnungsnachricht kurz und klar ist. Es besteht keine Notwendigkeit, unnötige Details oder Gespräche aufzunehmen, es sei denn, Sie haben eine sehr enge Beziehung zum Kunden und halten dies für angemessen. Dies liegt natürlich in Ihrem eigenen Ermessen.

So personalisieren Sie Ihre Rechnungs-E-Mail

Es wird empfohlen, Ihre E-Mail zu personalisieren, damit der Kunde nicht das Gefühl hat, einen allgemeinen Rechnungsbrief erhalten zu haben.

Wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden, sollten Sie eine persönliche Begrüßung beifügen, damit Ihr Kunde weiß, dass Sie Zeit und Mühe in die Kontaktaufnahme investiert haben. Wenn Sie es für angebracht halten, möchten Sie vielleicht auch eine personalisierte Nachricht in den Text der E-Mail einfügen.

Dies trägt dazu bei, Ihr Unternehmen von anderen abzuheben, die dieselbe Vorlage verwenden, und Ihren Kunden das Gefühl zu geben, dass sie ein intensiveres Erlebnis mit Ihnen haben.

So schreiben Sie ein Anschreiben für eine Rechnung

Wenn Sie an einem größeren oder komplexeren Projekt für einen Kunden gearbeitet haben, ist es möglicherweise angebracht, Ihren Rechnungen ein Anschreiben beizufügen. Dieses Rechnungsschreiben ist eine Gelegenheit für Sie, Ihre Tarife und die von Ihnen durchgeführten Arbeiten darzulegen, Ihren Tarif aufzuschlüsseln und zu erklären, warum Sie den von Ihnen berechneten Betrag in Rechnung gestellt haben.

Ihr Anschreiben sollte einige grundlegende Details darüber enthalten, wer Sie sind und was Sie bieten. Achten Sie darauf, Ihren Firmennamen oder Firmennamen im Rechnungsschreiben anzugeben. Sie sollten auch einen Zeitrahmen des Projekts, an dem Sie gearbeitet haben, einschließlich Start- und Enddatum angeben.

Dann sollten Sie jede Aufgabe aufschlüsseln, die Sie im Rahmen des Projekts abgeschlossen haben, und wie viel Sie dafür verlangen. Wenn Sie pro Stunde oder Tag abrechnen, geben Sie dies ebenfalls als Teil der Aufschlüsselung an.

So schreiben Sie eine überfällige Rechnungs-E-Mail

Wenn Ihr Kunde das Fälligkeitsdatum einer Rechnung nicht verpasst hat, müssen Sie ihn möglicherweise erneut kontaktieren, um die Zahlung nachzuverfolgen. Es kann sich unangenehm anfühlen, einen Kunden wiederholt wegen desselben Problems zu kontaktieren, aber Sie müssen für die Arbeit, die Sie für ihn geleistet haben, bezahlt werden.

Seien Sie höflich, aber bestimmt in Ihrer Rechnungsnachricht

Das Verfolgen von Zahlungen ist leider eine häufige Beschwerde bei der Arbeit als Freiberufler. Ihr Kunde hat möglicherweise eine Erklärung dafür, warum er Sie nicht vor dem Fälligkeitsdatum bezahlen konnte.

Trotzdem sollten Sie nicht zulassen, dass sie für Ihre Arbeit bezahlen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail höflich, aber bestimmt ist. Wenn dies das erste Mal ist, dass Sie Ihren Kunden kontaktieren, um ihn zu kontaktieren, müssen Sie nicht allzu persönlich werden.

Sie können das folgende E-Mail-Beispiel verwenden, um eine verspätete Zahlung nachzuverfolgen:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Wie Sie oben sehen können, ist es bei der Nachverfolgung einer verspäteten Zahlung wichtig, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum anzugeben.

Wie sende ich eine Rechnung per E-Mail?

Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail versenden, fügen Sie diese am besten als Anhang bei. Sie können auch eine Rechnungssoftware verwenden, um Rechnungen zu erstellen, da dies den Prozess vereinfacht (Tipp: Wir machen ein ausgezeichnetes).

Sie können auch eine E-Mail verwenden, um einen Link zu einer Rechnung zu senden, die Sie über Dienste wie PayPal erstellt haben. Viele solcher Zahlungsgateways unterstützen die einfache Rechnungserstellung.

Wenn Sie die E-Mail mit der angehängten Rechnung senden, achten Sie darauf, die relevanten Informationen in das Dokument aufzunehmen, wie den Namen Ihres Unternehmens, den Rechnungsbetrag und die Rechnungsnummer.

Es ist eine gute Idee, Ihren Firmennamen und Ihre Adresse in den E-Mail-Header oder Signaturblock aufzunehmen, um sicherzustellen, dass klar ist, dass Sie eine Rechnung im Gegensatz zu anderen Arten von E-Mails senden.

Wie schreibe ich eine formelle Rechnung?

Wie wir in unserem ausführlichen Artikel über das Schreiben einer Rechnung erklärt haben, ist es wichtig, dass Ihre Rechnung alle Informationen enthält, die Ihr Kunde benötigt, um die Zahlung zu verarbeiten. Daher enthalten gute Rechnungsvorlagen die folgenden Details.

Schlüsselelemente einer Rechnungsvorlage

1. Ihre Geschäftsdaten (Name, Logo, Kontaktinformationen)
2. Rechnungsnummer
3. Vollständiger Name und Kontaktdaten des Kunden
4. Rechnungsdatum
5. Geburtstermin
6. Fälliger Betrag
7. Aufgeschlüsselte Liste der Dienstleistungen/Produkte zusammen mit der Aufschlüsselung der Tarife und Preise
8. Zusätzliche Details wie AGB und Zahlungsmethoden

Eine gute Rechnungsvorlage sollte es Ihnen ermöglichen, jedes Produkt oder jede Dienstleistung in einen Artikel aufzuschlüsseln und dann zu skizzieren, wie viel Sie für jeden Artikel berechnen. Auf diese Weise kann Ihr Kunde am deutlichsten sehen, wie viel Sie verlangen und warum.

Wenn es an der Zeit ist, Sie zu bezahlen, macht es die Aufschlüsselung Ihrer Dienstleistungen für den Kunden auch viel einfacher zu wissen, wie viel er schuldet. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie möglicherweise feststellen, dass bestimmte Kunden versuchen, den von Ihnen berechneten Betrag anzufechten, was zu unnötigen Verzögerungen führt.

Leider sind Zahlungsverzögerungen oft Teil der freiberuflichen Tätigkeit, aber wenn Sie die Informationen so klar wie möglich aufschlüsseln, schränken Sie die Wahrscheinlichkeit, dass dies passiert, so weit wie vernünftigerweise möglich ein.

Automatisierung von Rechnungs-E-Mails mit Hiveage

Tools wie Hiveage helfen Ihnen, den Prozess der Rechnungserstellung und den Versand per E-Mail an Ihre Kunden zu automatisieren. Dies macht den Prozess sehr einfach und reduziert den Aufwand für Sie erheblich.

Durch den Einsatz von Software zur Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung können Sie den Energieaufwand für Verwaltungsarbeiten und das Erstellen von Dokumenten begrenzen und sich stattdessen auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.

Durch die Automatisierung Ihres Rechnungs-E-Mail-Prozesses können Sie auch sicherstellen, dass alle den gleichen Standard erfüllen und immer relevante Informationen enthalten. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass wichtige Details wie eine eindeutige Rechnungsnummer oder Zahlungsanweisungen versehentlich ausgelassen werden.

Bei Hiveage haben Sie auch die Möglichkeit, eine PDF-Kopie Ihrer Rechnung an die E-Mail-Nachricht anzuhängen. Ein so eingerichteter zuverlässiger Rechnungsprozess mit den richtigen Tools stellt sicher, dass die Finanzen Ihres Kleinunternehmens gesund bleiben.

Zusammenfassend sind die Hauptvorteile der Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung, dass Sie:

• Zeit sparen
• Reduzieren Sie die Anzahl von Fehlern und Tippfehlern in Ihren Rechnungen
• Fügen Sie Rechnungs-E-Mails neue Funktionen hinzu, z. B. zusätzliche Zahlungsmethoden oder sogar ein automatisiertes Nachbestellungssystem.

Je nachdem, welches Geschäftsmodell Sie haben, ist es wichtig, dass Sie eine Software auswählen, die Ihren spezifischen Anforderungen gerecht wird. Im Falle von Hiveage sind unsere Hauptkunden Freiberufler und kleine Unternehmen, und der Service ist darauf optimiert, ihnen das Leben zu erleichtern.

Fazit: Elemente einer guten Rechnungs-E-Mail

Die Rechnungs-E-Mail ist eine der wichtigsten Komponenten für Ihren Geschäftsbetrieb. Wenn es nicht richtig gemacht wird, kann es Kunden verwirren und frustrieren, die möglicherweise Schwierigkeiten haben zu verstehen, worum Sie bitten oder wie sie auf eine Zahlungsaufforderung reagieren sollten. Eine gute Rechnungs-E-Mail enthält eine Reihe von Elementen, darunter:

• Die Rechnungsnummer
• Geburtstermin
• Fälliger Betrag
• Zahlungsanweisungen, die klar und leicht zu befolgen sind
• Eine kurze Übersicht über Leistungen oder verkaufte Produkte
• Informieren Sie über überfällige Zahlungen mit einem Angebot, wie Sie mit überfälligen Beträgen umgehen.

Eine gut geschriebene E-Mail ist der erste Schritt, um eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen und pünktlich bezahlt zu werden. Verwenden Sie unsere Rechnungs-E-Mail-Vorlagen, oder noch besser, nutzen Sie unsere einfache und leistungsstarke Online-Rechnungsstellungssoftware, um sicherzustellen, dass Ihnen keine Zahlungen entgehen!