Hunderte von HLK-Unternehmen entscheiden sich für Connecteam, um gemeinsame Herausforderungen anzugehen

Die Leitung eines HLK-Unternehmens erfordert den Umgang mit vielen beweglichen Teilen, sowohl im wörtlichen als auch im übertragenen Sinne! Regelmäßig reisen Techniker zu verschiedenen Baustellen, Teile und Inventar kommen an und aus, Rechnungen werden eingereicht, Gehaltsabrechnungen und Zeitpläne müssen ausgefüllt werden, Flottenfahrzeuge müssen gewartet werden, Mitarbeiterengagement erfordert Aufmerksamkeit und vieles mehr. Aber der Tag hat einfach nicht genug Stunden.

Angesichts all dieser Herausforderungen haben wir uns entschlossen, genauer zu untersuchen, warum sich Hunderte von HLK-Unternehmen für Connecteam als Lösung für all ihre Probleme entschieden haben. Und genau, wie sie unsere Mitarbeiter-App nutzen, um den Überblick zu behalten.

Herausforderungen für HLK-Unternehmen vor Connecteam:

• Sicherheitsprotokolle müssen befolgt werden

„Unser gesamtes Team über Gefahren oder Vorfälle auf dem Laufenden zu halten, kostet viel Zeit, das kann uns viel Zeit kosten und sogar unsere Mitarbeiter gefährden. Wir verlieren viel Zeit damit, Mitarbeiter anzurufen, um sicherzustellen, dass sie sich bei Bedarf der Sicherheitsprotokolle bewusst sind. Und die Tatsache, dass wir Meetings planen müssen, die für jeden einzelnen Mitarbeiter funktionieren, um Sicherheitsprotokolle zu besprechen, ist ein Ärger, mit dem ich mich nicht mehr auseinandersetzen möchte.“

„Das Aktualisieren von Sicherheitsprotokollen verschwendet nur Papier, um alles auszudrucken und den Ordnern hinzuzufügen. Die Verteilung dieser Updates an mehrere Baustellen ist zeitaufwändig und wir können nicht sicher sein, dass unser gesamtes Team über die Änderungen informiert ist.“

• Berichte sind endlos

„Jedes Mal, wenn ein Bericht eingeht, können wir eine Menge Zeit beim Ping-Pong-Spielen verlieren, wenn ein Fehler gemacht wurde, und das nur, wenn wir den Bericht überhaupt rechtzeitig erhalten.“

„Der gesamte Papierkram wird mit traditionellen Methoden erledigt, dh Papier und Excel-Tabellen. Dies ist ein völlig ineffizienter Prozess, da die Formulare vom Management sofort gesehen und bearbeitet werden müssen, aber wir erhalten diese Formulare nicht immer. Außerdem versenden wir viele Informationen und Anhänge per E-Mail, was viel Zeit in Anspruch nimmt, und wir können nicht nachvollziehen, ob alle die E-Mail geöffnet und gelesen haben.“

• Die Zeiterfassung ist ein komplizierter Prozess

„Ich kann einen ganzen Tag nur mit Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung verbringen, und das ist nicht effizient, weil ich damit feststecke, endlose Stapel von Excel-Tabellen und unleserlichen Papierkritzeleien durchzugehen. Das macht es zu leicht, dass Fehler passieren.“

„Ich bin immer mit meinem Team in eine Partie Tischtennis verwickelt, weil ich Fehler sehe oder einfach nur versuche, jemanden zu finden, der eine Schicht übernimmt.“

Erwähnenswert ist auch, dass die Integration von Connecteam mit QuickBooks Online und Gusto dazu beiträgt, den Export von Stundenzetteln für die Gehaltsabrechnung einfach und 100 % genau zu machen.

• Interne Kommunikation ist eine schwierige Aufgabe

„Es ist nicht einfach, meinen gesamten Mitarbeitern irgendetwas mitzuteilen – ich muss WhatsApp und E-Mails verwenden, und ich kann einfach nie sicher sein, dass die Nachricht ankommt. Ob es sich um eine ermutigende Nachricht, eine positive Bewertung, ein neues Protokoll, raue Wetterbedingungen, eine Personalankündigung oder was auch immer handelt. Ich habe keine Möglichkeit zu verfolgen, wer meine Nachricht(en) erhalten und gelesen hat, und normalerweise ist es für mich wichtig zu wissen, wer meine gesendeten Nachrichten gelesen und wer nicht gelesen hat. Und das Koordinieren von Meetings, um diese Art von Botschaften zu übermitteln, ist Zeit, die wir uns nicht leisten können.“

„Mein Team kann mich nicht immer erreichen, weil ich mit einem Dutzend Aufgaben jongliere und wenn ich sie erreiche, ist es zu diesem Zeitpunkt normalerweise irrelevant.“

Wie Connecteam Ihnen hilft, häufige Herausforderungen zu meistern

Sicherheit und Bewusstsein zur Priorität machen

Bei der Arbeit in der Höhe und in einer Umgebung mit hohem Risiko ist Sicherheit ein entscheidender Aspekt von HLK-Unternehmen, daher ist die Sensibilisierung und Verbesserung von Standards ein gemeinsames Ziel für HLK-Unternehmen, die Connecteam verwenden.

• Schnelle und einfache Berichterstattung : Mitarbeiter können Berichte direkt an das Büro senden, während sie unterwegs sind, damit das zuständige Büro oder der Vorgesetzte in Echtzeit bewerten und darauf reagieren kann.Zum Beispiel Servicegeräteberichte und Hebezeug- und Feuchtigkeitsberichte.
• Digitale Sicherheitsressourcen : Stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitsprotokolle, Tipps und Ressourcen auf Knopfdruck verfügbar sind, zusätzlich sind wichtige Materialien wie „Lessons Learned“, Vorfallergebnisse und regelmäßige Sicherheitstipps jederzeit verfügbar.
• Laufende Sicherheitsschulungen : Manager und Sicherheitsbeauftragte können den Fortschritt jedes Mitarbeiters im Auge behalten, damit sie wissen, wer einen Kurs oder ein Quiz beendet hat, und sogar Erinnerungen an diejenigen senden können, die noch nicht fertig sind.
• Safety First Communication: Es ist einfach, sicherheitsrelevante Updates und Protokolle zu verteilen und zu kommunizieren, wie z. B. Berichte über die Feststellung von Vorfällen, Verfahrensaktualisierungen in Echtzeit oder Risikofaktoren wie raue Wetterbedingungen oder gesperrte Routen.

Tägliche Checklisten und Berichte

Um den täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten, werden normalerweise Checklisten und Berichte verwendet, um Reibungsverluste bei den täglichen Aktivitäten zu verringern, den Informationsfluss zu automatisieren und eine bessere Übersicht über Geschäftsangelegenheiten und Mitarbeiterangelegenheiten zu erhalten. Übliche Checklisten und Berichte, die HLK-Unternehmen auf Connecteam erstellen, umfassen:

• Beobachtung von Sicherheitsrisiken
• Vorfallsbericht
• Fahrzeugunfallbericht
• Formular Sicherheitsinspektion (für Vorgesetzte)
• Auftragsschein reparieren
• Checkliste zur Sicherheitsinspektion
• Kostenerstattung
• Kundenvorfallbericht
• Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter

Darüber hinaus werden alle Eingaben, die von Mitarbeitern eingereicht werden, digital protokolliert, können automatisch als PDF-Kopie an eine vordefinierte E-Mail-Adresse gesendet und in eine Excel-Tabelle exportiert werden.

Kommunikation optimieren

Die Kommunikation mit jedem einzelnen Mitarbeiter ist entscheidend, aber nicht einfach zu erreichen. Mit den Kommunikationstools von Connecteam ist es viel einfacher, die Mitarbeiter vor Ort zu erreichen und mit ihnen zu kommunizieren:

• Chatgruppen und -kanäle: um die tägliche Kommunikation einfach und effizient zu optimieren, über den Mitarbeiter des Monats, schlechte Wetterbedingungen, die beste Route zur Baustelle, großartige Kundenbewertungen und mehr zu chatten.Starten Sie einen Einzel-Chat oder erstellen Sie spezifische Gruppen, die nach Standort, Abteilung oder mehr diversifiziert sind.
• Push-Benachrichtigungen und Updates in Echtzeit: Senden Sie formelle und informelle Ankündigungen, einschließlich HR-Updates, Ankündigungen, Informationsverteilung, Sicherheitsberichte und mehr.
• Mitarbeiterverzeichnis: Finden Sie die richtigen Kontaktdaten von Kollegen, Vorgesetzten und mehr.Suchen Sie nach Name, Funktion, Abteilung usw.

Unternehmensprotokolle sind sofort verfügbar

HLK-Unternehmen müssen allen ihren Mitarbeitern gemeinsames Ressourcenmaterial mit einem Klick zur Verfügung stellen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten:

• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Sicherheits- und Notfallprotokolle
• Angestelltenhandbuch
• Ethikkodex
• Richtlinie zur Prävention von sexueller Belästigung
• Einheitliche Politik

Personalbedarf

Die Personalabteilung eines HLK-Unternehmens nutzt Connecteam für die Kommunikation, die Einbindung der Mitarbeiter und die Automatisierung von Prozessen.

• Empfehlungen: Empfehlen Sie Freunden oder Familienmitgliedern ganz einfach eine Stelle im Unternehmen, um die Reichweite der Rekrutierung zu erhöhen.
• Urlaubs- und Krankenstandsantrag: Mitarbeiter erhalten eine sofortige Aktualisierung, wenn Anträge genehmigt oder abgelehnt wurden.
• Formular für persönliche Informationen: Das Onboarding neuer Mitarbeiter erfordert bestimmte Informationen wie persönliche Informationen, Kontaktinformationen, Notfallkontakte, Dokumente wie Steuerformulare / Lichtbildausweis usw.
• Aktualisieren von Kontaktinformationen: Mitarbeiter können ihre Kontaktinformationen einfach direkt in der App aktualisieren und die Personalabteilung kennt sie in Echtzeit – von Änderungen an Adresse, Name, Handynummer, E-Mail, Bankkontoinformationen und mehr.
• Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder Leistungsbeurteilungen: Die Personalabteilung kann die vorgefertigten Vorlagen verwenden oder sogar eigene erstellen, um Umfragen zu versenden und Antworten in Echtzeit zu verfolgen.Außerdem ist es einfach, regelmäßig Leistungsbeurteilungen durchzuführen, um genaueres Feedback zu erhalten.

Compliance-Zwecke

HVAC-Mitarbeiter müssen konform sein, und dies wird durch „Lesen und Unterschreiben“-Formulare und regelmäßige Auffrischungsschulungen erreicht. Mit Connecteam werden alle Dokumente protokolliert und automatisch als PDF-Kopie an vordefinierte E-Mail-Adressen gesendet, die per Formular angepasst werden können. Darüber hinaus können Benutzer bei Bedarf einen zusammenfassenden Bericht exportieren.

Lesen und unterschreiben Sie Dokumente, darunter:

• Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs
• Einheitliche Vereinbarung
• Richtlinie zur Prävention von sexueller Belästigung
• Bericht über Vorfallbefunde
• Andere Dokumente lesen und unterschreiben.

Zu den regelmäßigen Auffrischungsschulungen gehören:

• Fahren im Winter
• Schulungen zu sexueller Belästigung
• Beatmungstraining
• Sicherheit von Heiz- und Kühlsystemen
• Protokollauffrischungstraining.

Schulung aller Mitarbeiter

Mit Connecteam können HLK-Unternehmen Schulungen über die App anbieten, sodass alle Mitarbeiter regelmäßig erreicht werden. Darüber hinaus können Sie den Fortschritt verfolgen und jederzeit Schulungen durchführen, und die Mitarbeiter können das Material in ihrer eigenen Zeit vervollständigen.

• Gesundheits- und Sicherheitstraining
• Training zur Prävention von sexueller Belästigung
• Nutzung und Wartung der Ausrüstung
• Tests und Quiz.

Dabei geht es aber nicht nur um das Onboarding neuer Mitarbeiter, sondern auch um die kontinuierliche Verbesserung der fachlichen Fähigkeiten Ihrer „älteren“ Mitarbeiter, um Wissenslücken zu vermeiden.

Arbeit planen

HVAC-Unternehmen kümmern sich um komplexe Planungsanforderungen, aber Connecteam macht die Verwaltung viel einfacher:

• Leiten Sie Serviceanrufe in Echtzeit mit allen benötigten Informationen an Mitarbeiter weiter. Führen Sie Aufzeichnungen über Check-in- und Check-out-Zeit und -Ort mit GPS-Stempeln.
• Erlauben Sie Mitarbeitern, bei Bedarf Schichtnotizen und Kommentare für weitere Erläuterungen hinzuzufügen.
• Lassen Sie Mitarbeiter Schichten annehmen und ablehnen (optional – kann deaktiviert werden).

Connecteam ist eine All-in-One-Lösung für das Mitarbeitermanagement mit zahlreichen Funktionen zur Skalierung deines Unternehmens. Und in Anbetracht seines erstaunlichen Preises ist es eine einfache Wahl. Starten Sie jetzt die kostenlose Testversion und schreiben Sie uns gerne eine Nachricht an [email protected] .

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