Interne Kommunikations-App: Ein Instrument für Veränderung und Innovation

Veränderung, Wachstum, Skalierung – diese Worte sind zu bestimmenden Merkmalen einer modernen Wirtschaft geworden, die von Veränderungen besessen ist. Technologie hat die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten und wie wir über Arbeit denken. Es hat Unternehmen dazu gebracht, schneller als je zuvor zu wachsen. Der rasante technologische Fortschritt hat jedoch auch einen Friedhof von Unternehmen hinterlassen, die nicht mithalten konnten.

Es überrascht nicht, dass die meisten modernen Unternehmen aus Angst, zurückgelassen zu werden, von Veränderung und Fortschritt besessen sind. Keine Frage, im Jahr 2018 sind sich Führungskräfte bewusst, dass ständige Veränderung grundlegend für den Erfolg ist – daher ist „Change Management“ kein Fremdwort mehr. Den Änderungen, die Sie implementieren möchten, können jedoch mehrere Hindernisse im Wege stehen.

Die Umfrage von IBM ergab, dass Change-Management-Führungskräfte „menschliche Faktoren“ als die größten Erfolgshindernisse aufführten . Ganz oben auf ihrer Liste stand die Änderung von Denkweisen und Einstellungen – 58 % , gefolgt von der Unternehmenskultur – 49 %. Mangelnde Unterstützung durch die Geschäftsleitung wurde von 32 % der Befragten ebenfalls als Grund genannt. Diese Ergebnisse könnten leicht erklären, warum 48 % der strategischen Initiativen scheitern.

Keine Änderung = kein Wettbewerb

Change Management kann Ihrem Unternehmen aber auch dabei helfen sicherzustellen, dass es wettbewerbsfähig bleibt und in seiner Branche überlebt. Die Umsetzung von Veränderungen in einer großen Organisation kann jedoch äußerst herausfordernd sein. Möglicherweise sind nicht alle mit Ihren Ideen und Visionen einverstanden, und deshalb ist es wichtig, zu definieren, welche Änderungen Sie einführen, und sie effektiv zu kommunizieren. Dennoch ist Ihr Unternehmen in der heutigen modernen Wirtschaft wie ein Hai: Es wird sterben, wenn es stillsteht .

Was ist Change Management und warum ist es so wichtig geworden?

Es gibt verschiedene Definitionen von Change Management, aber es wird oft als „strukturierter Ansatz zum Übergang von Einzelpersonen, Teams und Organisationen von einem aktuellen Zustand in einen gewünschten zukünftigen Zustand“ beschrieben. Beispiele hierfür wären Verkleinerung, Erweiterung des Geschäfts oder Einführung neuer Technologien.

Wofür Sie sich auch entscheiden, der Prozess beinhaltet, den Mitarbeitern verständlich zu machen, warum diese Änderung erforderlich ist und warum sie der Organisation (und ihnen) jetzt und in Zukunft zugute kommt. Es kann bedeuten, Zusicherungen und Versprechen abzugeben und alle Mitarbeiter über die Änderungen zu informieren.

Änderungen können strategischer oder taktischer Natur sein oder die Einführung einer neuen Führung oder Technologie beinhalten. Es ist wichtig, zu bewerten und zu überwachen, wie sich dies auf Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Leistung auswirkt. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter nicht zu negativ betroffen sind, da dies dazu führen könnte, dass sie am Arbeitsplatz nicht zurechtkommen oder das bevorstehende Änderungsmanagement negativ wahrnehmen. Schlimmer noch, sie könnten das Unternehmen verlassen und Ihre Pläne noch weiter zurückwerfen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, über Change-Management-Methoden zu verfügen. Das heißt nicht, dass die Methodik, die für ein Unternehmen verwendet wird, auch in einem anderen funktionieren würde. Sie oder die Personen, die das Unternehmen leiten, müssen einen Ansatz verfolgen, der den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter entspricht . Finde deinen eigenen Weg und folge ihm.

Welche Organisationen brauchen Change Management?

Die meisten Organisationen würden von Change Management profitieren, aber es sind vor allem Organisationen in traditionellen Branchen mit bereits gut etablierten Kulturen, die davon profitieren würden. Wenn Sie über Change Management sprechen, kann der Begriff mit einigen negativen Konnotationen verbunden sein. Vielleicht hat Mitarbeiterin Joan diesen Begriff in ihrer vorherigen Firma gehört und das hat dann dazu geführt, dass Stellen gestrichen wurden.

Auch wenn die Mitarbeiter durch Ihren Change-Management-Prozess nicht ihren Arbeitsplatz verlieren, müssen Sie möglicherweise mit einigem Widerstand von ihnen fertig werden. Aus diesem Grund ist es wichtig zu kommunizieren, wie alle Änderungen durchgeführt werden .

Wenn Sie nicht richtig kommunizieren, stehen Sie vor den Herausforderungen, die in der obigen Grafik dargestellt sind. Mit richtiger Kommunikation werden Sie jedoch die Effizienz, Compliance und Kundenzufriedenheit erheblich verbessern und weniger Fluktuation verzeichnen – und das alles, weil Sie richtig mit Ihren Mitarbeitern kommuniziert haben. Kommunikation ist keine einmalige Aufgabe, die Sie am Ende des Tages abhaken, sondern eine fortlaufende Aufgabe, die Sie regelmäßig durchführen müssen, da sonst die Konsequenzen die Vorteile auf Schritt und Tritt überwiegen.

Wenn es richtig gemacht wird, würde Change Management sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer zugute kommen. Die Mitarbeiter könnten von einer stärkeren Beteiligung des Managements und anderer Mitarbeiter profitieren. Es könnte die Moral steigern, Stress reduzieren (vielleicht sogar die Arbeitsbelastung, wenn die Dinge automatisierter werden) und mehr Kontrolle. Aber wenn sie nicht wissen, dass dies eine Möglichkeit sein wird – was würde sie dann motivieren, Ihnen bei diesen Änderungen zu helfen?

Es gibt auch viele Vorteile für das Unternehmen, wenn das Änderungsmanagement richtig implementiert wird. Es könnte eine Verbesserung der Produktivität und Qualität der Arbeit, eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation geben.

Allerdings können Sie solche Vorteile nur dann ernten, wenn Sie über geeignete Führungskräfte verfügen. Es reicht nicht aus, dass sie nur den Anweisungen folgen oder das Änderungsmanagement an einige Personen in der Organisation delegieren und nur mit wenigen kommunizieren.

Kommunizieren der Änderungen

Eine der Möglichkeiten, Veränderungen in einem Unternehmen effektiv umzusetzen, ist die richtige Kommunikation mit allen Beteiligten. Alle auf dem Laufenden zu halten, insbesondere wenn der Change-Management-Prozess komplex ist, kann sehr herausfordernd sein, kann aber den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeiter über den Prozess auf dem Laufenden halten können, aber einige Kommunikationsformen, wie z. B. Newsletter, führen dazu, dass die Nachrichten nur in eine Richtung übermittelt werden. Idealerweise möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter antworten und ihre Ideen und Bedenken mit Ihnen teilen.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung einer internen Kommunikations-App. Die Wahl der richtigen App für die interne Kommunikation ist eine Entscheidung, die positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben kann. Eine interne Kommunikations-App, auch als Intranet-App bezeichnet, ist eine Plattform, die Ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer nutzen können, um miteinander zu sprechen, sich auszutauschen und zu kommunizieren . Es würde traditionelle Kanäle wie E-Mails, Telefonanrufe und Textnachrichten effektiv ersetzen. Vor Apps für die interne Kommunikation kommunizierten Mitarbeiter und Auftragnehmer per E-Mail oder Telefon. Dies war jedoch nicht nachhaltig, da der durchschnittliche Arbeitnehmer etwa 121 arbeitsbezogene E-Mails erhält.

Die Kosten ineffektiver interner Kommunikation – Eine Infografik des Teams von SnapComms

E-Mails können leicht vergessen werden und Ablenkungen verursachen. Ihre Anweisungen und Mitteilungen über die Änderungen können daher zwischen all den anderen Nachrichten verloren gehen. Aber das Schöne an Kommunikations-Apps ist, dass sie es Ihnen ermöglichen, die interne Kommunikation Ihres Unternehmens zu vereinfachen und zu zentralisieren. Das bedeutet, dass alle beteiligten Mitarbeiter Zugriff auf die erforderlichen Informationen und die nächsten Schritte erhalten. Eine App für die interne Kommunikation hilft Ihnen, die interne Kommunikation Ihres Unternehmens zu vereinfachen und zu zentralisieren, sodass Sie das Durcheinander von E-Mails oder Telefonanrufen vermeiden können.

Die App kann als Werkzeug im Change-Management-Prozess eingesetzt werden. Wenn Ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer die App verwenden, können Sie sicher sein, dass sie sich voll und ganz in den Änderungsmanagementprozess einbringen. Und wenn Technologie Teil Ihrer Methodik ist, kann sie Teil Ihres Prozesses werden.

Bei der Umsetzung von Veränderungen geht es auch darum, den Mitarbeitern Tools an die Hand zu geben, die sie gerne nutzen, und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich auf diese wichtige Zeit in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren . Die Verwendung einer App zur Konzentration der Konversation ist eine der vielen Möglichkeiten, wie Sie den Prozess vereinfachen und sicherstellen können, dass alle mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen einverstanden sind.