10 Beispiele für E-Mail-Rechnungsvorlagen

Veröffentlicht: 2023-02-07

Für Unternehmen kann eine professionelle Rechnungs-E-Mail-Vorlage die Mitteilung von Zahlungserwartungen an Kunden einfach und effizient machen. Wir haben 10 der besten Beispiele für E-Mail-Rechnungsvorlagen zusammengestellt, die einfach anzupassen sind und sicherstellen, dass Rechnungen mit allen wichtigen Informationen schnell versandt werden. Mit diesen Vorlagen können Sie Kunden genaue Erinnerungen, freundliche Notizen und präzise Rechnungsdetails bereitstellen. Lass uns anfangen!

Was ist eine Rechnungs-E-Mail?

Eine Rechnungs-E-Mail ist eine automatisierte Nachricht, die an Kunden gesendet wird und den erwarteten Zahlungsbetrag und andere relevante Details enthält. Rechnungs-E-Mails können verwendet werden, um Kunden an ihre Zahlungsverpflichtungen zu erinnern, ihnen detaillierte Rechnungsinformationen bereitzustellen und Rechnungen im Laufe der Zeit zu verfolgen.

Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Unternehmen wertvolle Zeit sparen, genaue Zahlungen sicherstellen und eine professionelle Beziehung zu ihren Kunden pflegen.

Warum sollten Sie eine E-Mail-Rechnungsvorlage verwenden?

Die Verwendung von E-Mail-Rechnungsvorlagen kann Ihnen als Geschäftsinhaber dabei helfen, Ihren Abrechnungs- und Rechnungsprozess zu optimieren. Mit einer E-Mail-Rechnungsvorlage können Sie ganz einfach umfassende Rechnungen erstellen, die Sie mit einem Klick an Ihre Kunden versenden können.

E-Mail-Rechnungsvorlagen bieten auch mehr Genauigkeit und Transparenz in Bezug auf Zahlungen, da Bestellungen, Kosten, Versand- und Zahlungsinformationen automatisch nachverfolgt werden können. Dies hilft sicherzustellen, dass der Kunde genaue Rechnungen erhält, was nicht nur pünktliche Zahlungen sicherstellt, sondern auch verspätete Zahlungen reduziert.

Rechnungs-E-Mail-Vorlage

So schreiben Sie Rechnungs-E-Mail-Vorlagen

Das Schreiben einer effektiven E-Mail-Rechnungsvorlage für Ihr Unternehmen kann dazu beitragen, den Abrechnungs- und Rechnungsprozess zu optimieren. Im Folgenden finden Sie fünf Tipps, die Sie beim Erstellen einer Rechnungs-E-Mail-Vorlage beachten sollten:

Fügen Sie wichtige Kundendetails hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie Kontakt- und Identitätsinformationen des Kunden sowie Bestelldetails wie Produktbeschreibungen und Kosten, Versand- und Steuerinformationen sowie Zahlungsfälligkeitsdaten angeben.
Verwenden Sie einen professionellen Ton. Halten Sie die Sprache neutral und höflich, während Sie dennoch einen professionellen Ton beibehalten, der für die Geschäftskommunikation angemessen ist.
E-Mails personalisieren. Passen Sie die Vorlagen an, indem Sie den Namen des Kunden oder andere persönliche Details hinzufügen, damit sie sich persönlicher anfühlen.
Doppelte Prüfung auf Richtigkeit. Bevor Sie die E-Mails versenden, überprüfen Sie alle darin enthaltenen Informationen noch einmal auf ihre Richtigkeit, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
Zahlungsoptionen einbeziehen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zahlungsanweisungen, Optionen oder andere Details darüber, wie der Kunde seine Zahlungen rechtzeitig leisten kann, beifügen.

Nützliche Beispiele für E-Mail-Rechnungsvorlagen

Es gibt eine Vielzahl von Rechnungs-E-Mail-Vorlagen, die für verschiedene Arten von Unternehmen geeignet sind und an die spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben jedes Unternehmens angepasst werden können. Mit diesen Vorlagen können Unternehmen Zeit und Energie sparen, indem sie mit nur wenigen Klicks zeitnahe und genaue Rechnungen erstellen. Werfen wir einen Blick auf einige Rechnungs-E-Mails, die Sie in Ihrem eigenen Unternehmen als Inspiration zum Schreiben einer Rechnungs-E-Mail verwenden oder unverändert verwenden können…

E-Mail-Vorlage für Kundeneinführungsrechnungen

Eine Kundeneinführungsrechnungs-E-Mail-Nachricht sollte verwendet werden, wenn Sie einem neuen Kunden Ihre Dienste vorstellen. Hier ist ein Beispiel:

Betreffzeile: Willkommen an Bord __________!

Lieb __________,

Gerne stellen wir Ihnen unsere Dienstleistungen vor. Wir bieten __________ zu günstigen Preisen an.

Im Rahmen unserer Standardvereinbarung ist die Zahlung innerhalb von __________ Tagen/Wochen nach Rechnungsstellung fällig. Wir akzeptieren Zahlungen bis __________. Es wird eine Gebühr für verspätete Zahlung in Höhe von __________ erhoben, wenn wir die Zahlung nach dem Fälligkeitsdatum erhalten.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns unter __________ zu kontaktieren oder besuchen Sie unsere Website unter __________.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unsere Dienstleistungen in Betracht zu ziehen, und wir freuen uns darauf, bald mit Ihnen zusammenzuarbeiten!

Aufrichtig,

__________

Rechnungs-E-Mail-Vorlage für bevorstehende Zahlungserinnerung

Eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage für anstehende Zahlungen sollte verwendet werden, um Kunden an eine bevorstehende oder überfällige Zahlung zu erinnern. Schauen wir uns ein Beispiel an:

Betreffzeile: Zahlungserinnerung für Rechnung Nr. __________

Lieb __________,

Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass Ihre Zahlung für Rechnung Nr. __________ am __________ fällig ist.

Die Rechnung enthält Folgendes:

Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung: __________
Kosten: __________
Versand- und Steuerinformationen: __________

Wir akzeptieren Zahlungen bis __________. Verspätete Zahlungen unterliegen einer Verzugsgebühr von __________. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei Ihrer Zahlung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter __________.

Vielen Dank für Ihre prompte Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit und wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen!

Aufrichtig,

__________

E-Mail-Vorlage für überfällige Rechnungen

E-Mails mit überfälligen Rechnungen sollten verwendet werden, um Kunden höflich an eine überfällige Zahlung zu erinnern. Hier ist eine Beispielvorlage:

Betreffzeile: Rechnung Nr. __________ ist überfällig

Lieb __________,

Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass Ihre Zahlung für Rechnung Nr. __________ jetzt überfällig ist. Wir akzeptieren Zahlungen bis __________. Bitte fügen Sie Ihrer Zahlung eine Verspätungsgebühr von __________ hinzu.

Wenden Sie sich gerne unter __________ an uns, wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei Ihrer Zahlung benötigen.

Wir schätzen Ihre prompte Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit und freuen uns auf die Fortsetzung unserer Geschäftsbeziehung.

Mit freundlichen Grüßen,

__________

[Name der Firma]

E-Mail-Vorlage für überfällige Rechnungen

Diese Vorlage eignet sich am besten für Zahlungserinnerungen, die mehr als zwei Wochen überfällig sind. Hier ist ein Beispiel:

Betreffzeile: Rechnung Nr. __________ ist überfällig

Lieb __________,

Wir möchten Sie daran erinnern, dass Rechnung Nr. __________ nun über zwei Wochen überfällig ist. Die Zahlung ist bis zum __________ erforderlich, um weitere Strafen und Gebühren zu vermeiden. Wir akzeptieren Zahlungen bis __________.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte unter __________.

Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit und würden uns über eine umgehende Zahlung freuen.

Aufrichtig,

__________

Abgelaufene Zahlungsinformationen Rechnungs-E-Mail-Vorlage

Eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage für abgelaufene Zahlungsinformationen sollte verwendet werden, wenn die Zahlungsinformationen eines Kunden abgelaufen oder veraltet sind. Schauen wir uns unten ein Beispiel an:

Betreffzeile: Erforderliche Zahlungsinformationen für Rechnung Nr. __________

Lieb __________,

Hiermit möchten wir Sie daran erinnern, dass Ihre für Rechnung Nr. __________ hinterlegten Zahlungsinformationen abgelaufen oder veraltet sind. Bitte geben Sie die neuesten Informationen bis zum __________ an, um Ihre Zahlung zu verarbeiten und Verspätungsgebühren oder andere Strafen zu vermeiden. Wir akzeptieren Zahlungen bis __________.

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter __________.

Wir wissen Ihre umgehende Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit zu schätzen.

Aufrichtig,

__________

E-Mail-Vorlage für Rechnungen mit mehreren Artikeln

Diese Vorlage eignet sich am besten für Zahlungserinnerungen, die für mehrere Posten fällig sind. Hier ist eine Beispielvorlage, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden können:

Betreffzeile: Anstehende Zahlungserinnerung für __________

Hallo __________,

Diese Rechnung soll Sie daran erinnern, dass Zahlungen für Ihre letzten Einkäufe bis zum __________ fällig sind. Die in dieser Rechnung enthaltenen Posten sind die folgenden:

Produkt/Dienstleistung 1: __________
Produkt/Dienstleistung 2: __________
Produkt/Dienstleistung 3: __________

Mit freundlichen Grüßen,

__________

E-Mail-Vorlage für wiederkehrende Rechnungen

Bei wiederkehrenden Rechnungen sollten regelmäßige Mahnungen an die Kunden verschickt werden. Hier ist eine Beispielvorlage für Sie:

Betreffzeile: __________ Zahlungserinnerung für wiederkehrende Rechnungen

Hallo __________,

Diese E-Mail soll Sie daran erinnern, dass Ihre wiederkehrende Rechnungszahlung für __________ bis zum __________ fällig ist. Wir akzeptieren __________ Zahlungen online oder per Telefon.

Haben Sie Fragen zu Ihrer Zahlung? Kontaktiere uns unter __________.

Aufrichtig,

__________

E-Mail-Vorlage für Anzahlungsrechnungen

Wenn Sie von Kunden verlangen, dass sie eine Anzahlung leisten, bevor sie ihre Bestellung ausführen, hilft diese Vorlage dabei, sie an ihre ausstehenden Zahlungen zu erinnern.

Betreffzeile: Anzahlung fällig für __________

Lieb __________,

Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass die Anzahlung für Ihre Bestellung von __________ bis zum __________ fällig ist. Sie können Ihre Zahlung online über __________ vornehmen.

Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Zahlung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter __________.

Danke schön,

__________

E-Mail-Vorlage für Vorauszahlungsrechnungen

Wenn Kunden eine Vorauszahlung leisten müssen, kann ihnen eine Erinnerungs-E-Mail helfen, auf Kurs zu bleiben. Hier ist ein Beispiel für eine Rechnungs-E-Mail-Nachricht, die Sie verwenden können:

Betreffzeile: Anzahlung erforderlich für __________

Lieb __________,

Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass die Vorauszahlung für Ihre Bestellung vom __________ bis zum __________ fällig ist. Sie können Ihre Zahlung online unter __________ oder telefonisch unter __________ tätigen.

Vielen Dank für Ihre umgehende Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit! Bitte kontaktieren Sie uns unter __________, wenn Sie Hilfe benötigen.

Aufrichtig,

__________

Rechnungs-E-Mail-Vorlage für Vertragskunden

Senden Sie für Vertragskunden fällige Zahlungserinnerungen mit dieser Vorlage:

Betreffzeile: Zahlungserinnerung für Vertrag Nr. __________

Hallo __________,

Diese E-Mail dient als Erinnerung, dass die Zahlung für Vertrag Nr. __________ bis zum __________ fällig ist.

Sie können schnell und einfach online unter __________ oder telefonisch unter __________ MF zwischen __________ bezahlen.

Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie sich gerne per E-Mail unter __________ an uns wenden oder den Kundendienst unter __________ anrufen.

Danke schön,

__________

Wie versendet man höflich eine Rechnung per E-Mail?

Wenn kleine Unternehmen Rechnungen senden, müssen sie sicherstellen, dass sie zusammen mit der angehängten Rechnung eine kurze, aber informative Nachricht einfügen, die erklärt, warum die Rechnung gesendet wird und welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden. Wenn die Rechnung angehängt ist, ist es für Kunden einfacher, sie anzuzeigen und sofort zu bezahlen, ohne die Informationen in einer separaten E-Mail oder Website suchen zu müssen.

Was sollte eine E-Mail-Rechnung enthalten?

Eine E-Mail-Rechnung sollte wichtige Details wie den Namen des Absenders, Kontaktinformationen, Unternehmensinformationen, Angaben zu den gelieferten Waren oder Dienstleistungen, die Gesamtkosten und das Fälligkeitsdatum der Zahlung enthalten. Eine klare Beschreibung, wie die Rechnung zu bezahlen ist, sollte ebenfalls enthalten sein. Um die Bearbeitung zu erleichtern, geben Sie eine Rechnungsnummer für das angebotene Produkt/die angebotene Dienstleistung an und erwägen Sie die Verwendung einer Fakturierungs- oder Buchhaltungssoftware. Um eine pünktliche Zahlung sicherzustellen, sollte im E-Mail-Text ein informativer und dennoch höflicher Ton beibehalten werden.

Wie versendet man eine überfällige Rechnung per E-Mail?

Wenn Sie Kunden per E-Mail über überfällige Rechnungen informieren, ist es wichtig, die Zahlungsfrist oder das Fälligkeitsdatum, alle angefallenen Verzugsgebühren und eine höfliche Erinnerung anzugeben, den vollen Betrag so schnell wie möglich zu bezahlen. Sie sollten einen freundlichen, aber bestimmten Ton verwenden, wenn Sie eine Zahlung verlangen, um die Professionalität aufrechtzuerhalten und sie zur Zahlung zu ermutigen. Es ist vorteilhaft, mehrere Zahlungsoptionen wie Kreditkarten oder elektronische Überweisungen anzubieten.

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Bild: Envato Elements