Rechnungsnummer – Was Sie wissen müssen

Das Versenden von Rechnungen ist ein wichtiger und wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit: Schließlich werden Sie auf diese Weise bezahlt (indem Sie die Kreditorenbuchhaltung Ihres Kunden erleichtern). Daher ist es wichtig, Ihren Rechnungsprozess gut zu verwalten, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verwalten. In diesem Artikel besprechen wir ein Schlüsselelement einer Rechnung: die Rechnungsnummer.

Was ist eine Rechnungsnummer? Warum ist es wichtig? Welches Format soll es haben? Dies sind einige der Fragen, die wir im Detail beantworten werden. Beachten Sie, dass dies ein ergänzender Artikel zu unserem Leitfaden zum Schreiben einer Rechnung ist.

Was ist eine Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer – manchmal auch als Rechnungs-ID bezeichnet – ist eine eindeutige Nummer oder ein eindeutiger Code, der jeder von Ihnen gesendeten Rechnung zugewiesen wird. Die Rechnungsnummer dient dazu, die jeweilige Rechnung unter allen von Ihnen versendeten Rechnungen zu identifizieren.

Die Rechnungsnummer kann alphanumerisch sein und manchmal Sonderzeichen wie Bindestrich oder Bindestrich enthalten. Zusammen mit den anderen Angaben auf der Rechnung, wie dem Firmennamen und den Kontaktdaten des Absenders, erleichtert die Rechnungsnummer sowohl dem Verkäufer als auch dem Kunden den fehlerfreien Bezug auf die Finanztransaktion.

Beispielsweise könnten zwei Ihrer Kunden genau dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung kaufen. Sie könnten jede Transaktion einfach anhand der zugehörigen Rechnungsnummer identifizieren, ohne sich um andere Details der Rechnung kümmern zu müssen. Ihre Kunden können sich auch leicht mit Ihnen über ihre Zahlungen usw. in Verbindung setzen, indem sie auf die Nummer auf der Rechnung verweisen, die sie von Ihnen erhalten haben.

Warum ist die Rechnungsnummerierung wichtig?

Wie bereits erwähnt, sind Rechnungsnummern unerlässlich, um Ihre Transaktionen leicht zu finden und zu identifizieren. Im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit versenden Sie zahlreiche Dokumente, darunter Angebote, Rechnungen und Bestellungen. Der einfachste Weg, auf diese zu verweisen, wären die Nummern oder IDs, die Sie ihnen zuweisen – bei Rechnungen wäre dies die Rechnungs-ID.

In vielen Gerichtsbarkeiten ist es auch gesetzlich vorgeschrieben, die Rechnungen zu nummerieren. Sie können sogar verlangen, dass eine bestimmte Sequenz als Ihr Rechnungsnummerierungssystem zugewiesen wird. Bevor Sie Ihrem Unternehmen oder jedem Projekt Rechnungsnummern geben, überprüfen Sie bitte die gesetzlichen und beruflichen Anforderungen Ihres Landes oder Staates.

Die Rechnungsnummerierung ist auch für Ihr Buchhaltungssystem unerlässlich. Unabhängig davon, ob Sie professionelle Buchhaltungsdienste in Anspruch nehmen oder einen internen Buchhalter beauftragen, benötigen sie Rechnungsnummern, um Ihre Finanzunterlagen zu verwalten.

Wie sieht eine Rechnungsnummer aus?

Um den Überblick über Ihre Rechnungsstellung zu behalten, sollte jede Rechnung eine eindeutige Nummer haben, die einer Sequenz folgt. Somit ist jede Rechnungsnummer eindeutig, aber es gibt eine leicht verständliche Reihenfolge für die Zuordnung zu Rechnungen.

Eine Rechnungsnummer kann eine reine Zahl oder eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben sein, und die genaue Zusammensetzung hängt davon ab, wie Sie Rechnungsnummern organisieren und zuweisen. Wenn Sie Ihre Rechnungen beispielsweise nach Jahr organisieren, könnte eine Zahl 2020-2435 lauten: Die ersten vier Ziffern hier basieren auf dem Jahr, und der Rest des Codes stellt dar, wo die Rechnung in der Reihenfolge liegt. Wenn Sie eine Online-Rechnungssoftware wie Hiveage verwenden, kann diese Rechnungsnummernfolge einmalig definiert und dann bei der Rechnungserstellung automatisch für Sie verwaltet werden.

Wo finde ich die Rechnungsnummer?

Das Layout der Rechnungen variiert zwischen den Anbietern, aber alle folgen einem gemeinsamen allgemeinen Standard. Eine Rechnung enthält Ihren Firmennamen, den Namen des Kunden, das Rechnungsdatum, Datum(e), an dem/denen Zahlungen fällig sind, den zu zahlenden Gesamtbetrag, die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen, Steuern und andere Gebühren . . . und die Rechnungsnummer.

Die Rechnungsnummer sollte leicht zu finden sein, normalerweise oben auf der Rechnung. Ihre Platzierung sollte auf Ihren Rechnungen einheitlich sein, damit Sie und der Kunde nicht danach suchen müssen. Einige Rechnungen können die Nummer an mehreren Stellen auf der Rechnung haben, aber das ist keine Voraussetzung.

Mit welcher Rechnungsnummer soll ich beginnen?

Es gibt keine spezielle Regel zum Einrichten Ihres Rechnungsnummernformats. In einem späteren Abschnitt werden wir mehrere Optionen besprechen. Wenn Sie eine Online-Rechnungssoftware wie Hiveage verwenden, haben Sie die Möglichkeit, aus einer Reihe von Standardoptionen auszuwählen oder Ihre eigenen zu definieren. Die Software sorgt auch dafür, dass die Rechnungsnummernfolge automatisch erhöht wird, sodass Sie niemals versehentlich die Anzahl der Rechnungen duplizieren.

Stimmt die Rechnungsnummer mit der Rechnungsnummer überein?

Beachten Sie, dass sich eine Rechnungsnummer von einer Rechnungsnummer unterscheidet. Eine Rechnungsnummer ist der Gesamtbetrag, der Ihrem Unternehmen geschuldet wird. Der Rechnungsbetrag ergibt sich aus der Summe aller Rechnungen.

Angenommen, Sie führen ein Projekt durch, für das Materialien von mehreren Unternehmen benötigt werden. Wenn die Arbeit erledigt ist, müssen Sie Ihrem Kunden alle Materialien plus Arbeitszeit in Rechnung stellen. Jeder dieser Artikel kann auf einer eigenen Rechnung mit eigener Rechnungsnummer stehen. Es wäre bequemer, dann eine einzige Rechnung mit all diesen Zahlen zu erstellen, mit einer eigenen Nummer, damit der Kunde auf ein einziges Dokument verweisen kann, anstatt auf mehrere separate Rechnungen.

Was ist eine Rechnungskopie?

Eine Rechnungskopie ist genau das, wonach es sich anhört: Es ist einfach eine Kopie einer vorhandenen Rechnung, die verwendet wird, um die Details für eine identische Transaktion zu generieren. Wenn Sie beispielsweise einen Kunden haben, der regelmäßig dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung kauft, können Sie einfach eine Kopie der Originalrechnung erstellen, anstatt für jeden Kauf neue Rechnungen zu erstellen. Dann bleiben die gekauften Artikel, Menge, Preis und Steuer gleich.

In Hiveage erleichtern wir dies mit der Funktion „Duplicate Invoice“.

Best Practices im Umgang mit Rechnungsnummern

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Generierung Ihrer Rechnungsnummern: Sie machen die Kommunikation zwischen Ihren Kunden und Ihnen einfacher und eindeutiger.

DOS

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsnummern fortlaufend geordnet sind
• Erstellen Sie ein Zahlenformat, das jetzt und in Zukunft sinnvoll ist
• Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Rechnungssoftware (Hiveage bietet sogar einen kostenlosen Plan an)
• Überprüfen Sie Ihre lokalen Gesetze zur Aufbewahrung von Finanzunterlagen
• Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsnummer auf der Rechnung leicht zu finden ist
• Setzen Sie die Rechnungsnummer auf jeder Rechnung an die gleiche Stelle (normalerweise im Rechnungskopf)
• Geben Sie die Rechnungsnummer auf allen Zahlungsaufforderungen Ihres Kunden an, um die Kommunikation und Abrechnung zu erleichtern
• Halten Sie Ihr Rechnungslayout und Ihre Rechnungsstruktur konsistent
• Geben Sie das Datum an, an dem Zahlungen fällig sind, und sorgen Sie dafür, dass die zukünftige Rechnungsstellung in der richtigen Reihenfolge erfolgt

Don'ts

• Machen Sie das Rechnungsnummernformat nicht zu kompliziert
• Vergeben Sie Rechnungsnummern nicht willkürlich
• Ändern Sie die Rechnungsnummer nicht während der Transaktion

Verschiedene Möglichkeiten, Ihre Rechnungsnummern zu organisieren

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für ein Rechnungsnummerierungssystem. Dies gilt auch dann, wenn Sie eine Rechnungssoftware verwenden.

Im Folgenden sind einige gängige Methoden aufgeführt, mit denen Sie Rechnungsnummern zuweisen können. Finden Sie diejenige, die für Sie funktioniert, und bleiben Sie dann dabei. Die ständige Änderung Ihrer eindeutigen Rechnungsnummernmethode schafft Verwirrung für Sie und Ihre Kunden.

Einfaches Sequenz-Rechnungsnummerierungssystem

Der einfachste Weg, Ihre Rechnungen zu nummerieren, wäre, bei 1 zu beginnen und für nachfolgende Rechnungen weiter zu zählen. Es ist üblich, die Rechnungsnummer einige Ziffern lang zu machen, sodass diese als 001, 002, 003 usw. erscheinen könnte. Sie können den Rechnungen auch ein Präfix hinzufügen, um sie von anderen Arten von Dokumenten (z. B. Kostenvoranschlägen) zu trennen. Die Standardoption in Hiveage verwendet INV als Präfix der Rechnungsnummer für Rechnungen. Eine einfache Rechnungsnummernfolge basierend auf dem oben Gesagten wäre: INV-001, INV-002, INV-003 . . .

Rechnungsnummern nach Kunde zuweisen

Eine Option, die Sie wählen können, besteht darin, jedem Kunden einen eindeutigen Code zuzuweisen. Dies kann beispielsweise eine Zahl wie 760 oder ein Buchstabencode basierend auf dem Kundennamen sein. Jedes Mal, wenn Sie diesem bestimmten Kunden eine Rechnung stellen, kann 760 das Präfix in der Rechnungsnummer sein. Die erste Rechnungsnummer für diesen Kunden könnte 760-001 sein, die nachfolgenden Nummern 760-002, 760-003 usw.

Rechnungsnummern nach Datum oder Jahr

Eine weitere gängige Methode zum Erstellen von Rechnungsnummern ist nach Datum. Dies kann eine einfache Möglichkeit sein, den Überblick über Ihre Rechnungen zu behalten und gleichzeitig anzugeben, wann die Rechnungen ausgestellt wurden. Eine solche Option ist die Verwendung des Datums als Präfix im Format YYYYMMDD (z. B. 20201025-001).

Dies führt jedoch zu langen Rechnungsnummern. Sie können sie kürzer machen, indem Sie einfach das Jahr als Präfix verwenden. Eine solche Sequenz könnte die Form 2020-001, 2020-002 usw. annehmen.

Rechnungsnummern nach Projekt

Wenn Sie projektbasiert arbeiten, können Sie Ihre Rechnungsnummer auch mit einem Projektcode als Präfix formatieren. Daher muss auch jedes Ihrer Projekte einen eindeutigen Code haben. Dann kann jede der für dieses bestimmte Projekt erstellten Rechnungen den Projektcode als Präfix der Rechnungsnummer haben.

Wenn der Projektcode beispielsweise WAB25 lautet, würde die Rechnungsnummernfolge für dieses Projekt die Form WAB25-001, WAB25-002 usw. annehmen.

Ein Großteil dieser Arbeit lässt sich leicht automatisieren, indem Sie Rechnungssoftware wie Hiveage verwenden: Sie können einfach das Rechnungsnummernformat mit einer der oben genannten Optionen einrichten und dann mit der Erstellung Ihrer Rechnungen fortfahren, ohne sich um die Generierung der richtigen Nummer für jede Rechnung kümmern zu müssen. Auf diese Weise sind Ihre Rechnungen immer systematisch nummeriert, was das Auffinden und Aktualisieren einer Rechnung erleichtert.

So verwenden Sie Rechnungsnummern in anderen Kontoauszügen

Rechnungsnummern werden wahrscheinlich neben der Schlussrechnung in verschiedenen anderen Dokumenten erscheinen. Auf diese Weise können Sie alle Datensätze identifizieren, die einem bestimmten Job zugeordnet sind.

Angenommen, Sie erstellen einen Kostenvoranschlag für einen Kunden. Sie nehmen den Job an, und jetzt möchten Sie einen Kauf im Zusammenhang mit diesem Job nachverfolgen und identifizieren. Alle für den Auftrag erstellten Rechnungen müssten sich dann auf die Bestellung mit ihrer Nummer beziehen. Darüber hinaus möchten Sie sicher sein, dass Ihre Aufzeichnungen aktualisiert werden, sobald sie eine Abschlusszahlung oder eine Teilzahlung gesendet haben. Überall dort, wo die Transaktion im Zusammenhang mit der Rechnung aufgezeichnet wird, möchten Sie, dass die richtige Rechnungsnummer für einen einfachen Querverweis erwähnt wird.

Wie Rechnungsnummern in Hiveage funktionieren

Rechnungssoftware kann der einfachste Weg sein, die Rechnungsnummerierung zu handhaben. Mit Hiveage können Sie ein Rechnungsnummerierungsformat für Ihre Rechnungen definieren und es jedes Mal automatisch erhöhen, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Dadurch entfällt die Mühe, Ihre Nummerierungsfolge im Auge zu behalten, und Sie können sich auf die wichtigsten Elemente der Rechnung konzentrieren: den Kunden und die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie in Rechnung stellen. Alles andere, einschließlich Steuern, Rabatte, Versandkosten und Zahlungsmethoden, kann voreingestellt und automatisch auf alle Ihre Rechnungen angewendet werden.

Hiveage unterstützt auch wiederkehrende Abrechnungen, bei denen Sie einen regelmäßigen Rechnungsplan für einen bestimmten Kunden einrichten können (z. B. monatliche oder jährliche Abonnements). In solchen Fällen kann Hiveage entweder die nächste verfügbare Rechnungsnummer verwenden, wenn diese automatisierten Rechnungen generiert werden, oder Sie können eine separate Rechnungsnummerierungssequenz für den wiederkehrenden Abrechnungszeitplan definieren. Daher können Sie sowohl eine Standard-Rechnungsnummernfolge als auch wiederkehrende Profile haben, die sich daran halten oder ihre eigenen Folgen verwenden.

Eine Einschränkung in Hiveage sind derzeit separate, projektbasierte Rechnungsnummernfolgen (wenn sie nicht mit einem wiederkehrenden Profil verbunden sind). Dies ist eine der bevorstehenden Funktionen, die sich derzeit in unserer Produkt-Roadmap befinden, zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels.

Die Automatisierung der Rechnungsnummer ist nur eine von vielen praktischen Funktionen in Hiveage, die die Verwaltung Ihrer Finanzen einfach und unkompliziert machen. Unser Ziel ist es wie immer, diese administrativen Probleme zu reduzieren, damit Sie sich auf das Wachstum Ihrer freiberuflichen Karriere oder Ihres kleinen Unternehmens konzentrieren können. Probieren Sie Hiveage aus, indem Sie sich für eine kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang anmelden (keine Kreditkarte erforderlich) und sehen Sie, wie Ihre Rechnungsstellung so viel einfacher werden kann.

Häufig gestellte Fragen zum Rechnungsnummernformat

Was ist eine Rechnungsnummer?

Es ist eine eindeutige Nummer, die jeder Ihrer Rechnungen zugewiesen wird. Professionelle Rechnungen haben fortlaufende Rechnungsnummern. Achten Sie darauf, doppelte Rechnungsnummern zu vermeiden. Die meisten Buchhaltungsprogramme automatisieren diesen Prozess für Sie.

Benötige ich eine Rechnungsnummer?

Ja, aus buchhalterischen, rechtlichen und steuerlichen Gründen ist die Vergabe von Rechnungsnummern zwingend erforderlich.

Wie finde ich eine Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer erscheint im Kopf der Rechnung und ist als solche deutlich gekennzeichnet.

Wie viele Ziffern hat eine Rechnungsnummer?

Es gibt keine Regeln für das Rechnungsnummerierungssystem, abgesehen davon, dass sie alphanumerisch sind (sie können Zahlen und Buchstaben enthalten). Rechnungsnummern enthalten in der Regel keine Sonderzeichen oder Sonderzeichen. Die meisten Unternehmen nummerieren Rechnungen drei- bis vierstellig.