Rechnung vs. Quittung – Was ist der Unterschied?

Unternehmen jeder Größe in verschiedenen Branchen benötigen Rechnungen und Quittungen für wichtige Finanzdokumente. Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Zahlungsbeleg? Was sind die einzigartigen Elemente einer Rechnung? Was macht eine Quittung anders?

Sowohl Rechnungen als auch Quittungen beziehen sich auf Zahlungen, die an ein Unternehmen für seine Produkte oder Dienstleistungen geleistet werden, unabhängig davon, ob sie ad hoc oder nach Zeitplan erfolgen. In diesem Artikel besprechen wir, was Rechnungen und Quittungen sind, welche Ähnlichkeiten und Unterschiede sie haben und welche wann verwendet werden sollten.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Es ist ein Handelsdokument, das von einem Dienstleister an einen Kunden gesendet wird. Rechnungen enthalten die angebotenen Dienstleistungen oder Produkte, den zu zahlenden Betrag, die Zahlungsbedingungen und die bevorzugte Zahlungsmethode. Es ist eine „Verkaufsrechnung“ für die Verkäufer, während es eine „Einkaufsrechnung“ für die Käufer ist. Diese können entweder in Papierform oder elektronisch übermittelt werden. Viele Unternehmen bevorzugen heute die elektronische Ausstellung und den Empfang von Rechnungen aufgrund der Vorteile wie niedrigere Produktionskosten, Flexibilität und Datenschutz für alle Parteien.

Rechnungen sind für die Führung von Finanzunterlagen sowohl für Käufer als auch für Verkäufer von Produkten oder Dienstleistungen unerlässlich. Viele verschiedene Branchen verwenden Rechnungen (z. B. Bauwesen, Hersteller, Druckereien, Verlage und professionelle Dienstleistungen wie Agenturen und Anwaltskanzleien) sowohl für Business-to-Business- als auch Business-to-Consumer-Transaktionen. Rechnungen sind ein Mittel zur direkten Finanzierung, was ihr einen Vorteil bei vertraulichen Vereinbarungen zwischen Privatunternehmen verschafft. Schließlich dienen Rechnungen auch als Zahlungserinnerungen von Käufern an Verkäufer.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein Zahlungsnachweis für alle Produkte oder Dienstleistungen, die erworben wurden. Es informiert denjenigen, der die Zahlung getätigt hat, über den Gesamtbetrag, den er bezahlt hat. Dieser Zahlungsnachweis ist besonders nützlich für Steuerdokumente, um die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen nachzuverfolgen. Eine Quittung enthält normalerweise eine Liste der gekauften Artikel, den Namen des Unternehmens, bei dem Sie es gekauft haben, die Kontaktinformationen des Unternehmens und den Preis. Ein Kunde kann einem Unternehmen auch eine Quittung für eine Rückerstattung vorlegen, wenn das Produkt nicht seinen Erwartungen entspricht. Quittungen enthalten auch eine Umsatzsteuer für die gekauften Artikel, die von dem Staat abhängt, in dem Sie leben.

Einige Quittungen haben auch Werbung für Produkte oder Sonderangebote. Beispielsweise drucken einige Unternehmen mit Treueprogrammen die Anzahl der Prämienpunkte aus, die ein Kunde bei der Ausstellung einer Quittung hat. Infolgedessen können Quittungen bei der Vermarktung relevanter Produkte oder Dienstleistungen nützlich sein. Sie können auch alle Garantien, Rücknahmeangebote und Coupons auflisten, die das Unternehmen anbietet. Einzelhändler sind gesetzlich verpflichtet, dem Kunden die Quittung anzubieten oder ihm zumindest die Möglichkeit zu geben, eine zu erhalten.

Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung im Verkaufsprozess

Einfach ausgedrückt ist eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung, während eine Quittung Sie darüber informiert, dass eine Zahlung erfolgt ist. Der Gesamtbetrag der Zahlung sollte sowohl für eine Rechnung als auch für eine Quittung deutlich gemacht werden. Ein Geschäftsinhaber verwendet sowohl eine Rechnung als auch eine Quittung, um Transaktionen zu verfolgen.

Hier sind ein paar Beispiele, wie man eine Rechnung verwendet und wie man eine Quittung verwendet, um dies weiter zu veranschaulichen.

Rechnungsbeispiel

Angenommen, eine Designagentur wird beauftragt, eine bestimmte Aufgabe für einen Kunden auszuführen, für die sie eine Vorauszahlung und eine Zahlung nach Abschluss erhalten soll. Die Agentur verwendet dann Rechnungen, um dem Kunden den geschuldeten Betrag in jeder der Phasen mitzuteilen: vor Beginn der Arbeit unter Angabe des zu diesem Zeitpunkt fälligen Betrags und dann am Ende für den verbleibenden Betrag.

In Rechnungen können Zahlungsmethoden integriert werden. Digitale Rechnungen mit der Option, über PayPal zu bezahlen (wie die, die Sie mit Hiveage senden können), haben eine Schaltfläche, mit der der Kunde eine Zahlung online vornehmen kann. Dazu muss der Verkäufer ein PayPal-Konto haben, das mit seiner Rechnungssoftware verknüpft ist. Der Kunde kann die Zahlung dann direkt auf der Rechnung selbst vornehmen.

Rechnungen müssen alle wesentlichen Details für eine Zahlung enthalten: Firmennamen des Kunden und Verkäufers, Kontaktinformationen, Rechnungsinformationen, Beschreibung der Waren und ein Fälligkeitsdatum. Es gibt Rechnungsvorlagen, die Sie verwenden können, um eine professionelle Rechnung zu schreiben, sowie Tools wie unseren kostenlosen Online-Rechnungsgenerator: Sie können einfach die Felder mit den erforderlichen Informationen ausfüllen, und eine Rechnung wird für Sie erstellt.

Empfangsbeispiel

Wenn Sie in ein Restaurant gehen und Essen bestellen, gibt Ihnen ein Kellner am Ende Ihrer Mahlzeit eine Rechnung. Nachdem Sie den geschuldeten Gesamtbetrag bezahlt haben, erhalten Sie eine Quittung oder einen Kaufbeleg. Dies geschieht in der Regel in Form eines kleinen bedruckten Papiers, das Sie darüber informiert, dass eine Zahlung erfolgt ist.

Dieses Beispiel zeigt auch, warum eine Rechnung keine Rechnung ist. Der Kellner im Restaurant stellt Ihnen eine Rechnung zur sofortigen Zahlung aus. Danach erhalten Sie eine Quittung. Eine Rechnung informiert ein Unternehmen darüber, dass Geld fällig ist, und es hat eine bestimmte Zeit, um die Zahlung zu leisten.

Die Kombination aus Rechnung und Quittung ist besonders nützlich für Kreditkartenkäufe, da sie vor unbefugten Einkäufen schützt. Wenn Sie eine Kreditkarte verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie eine Quittung für das haben, was Sie gekauft haben. Verwenden Sie jedoch keine Kreditkartenabrechnungen als Kaufbeleg: Mit Quittungen können Sie Ihre Steuern besser organisieren.

Wann eine Rechnung im Vergleich zu einer Quittung verwendet werden sollte

Eine andere Möglichkeit, Rechnungen und Quittungen zu verstehen, ist wie folgt: Wenn für Waren oder Dienstleistungen eine Zahlung erforderlich ist, geschieht die Rechnung vor der Zahlung, während die Quittung nach der Zahlung erfolgt. Mit anderen Worten, nachdem Sie eine Rechnung gesendet haben, erwarten Sie, bezahlt zu werden; Wenn Sie eine Quittung senden, bedeutet dies, dass Sie bereits bezahlt wurden.

Wie bereits erwähnt, nutzen viele Branchen Rechnungen als effektives Zahlungsinstrument. Sie behalten nicht nur den Überblick über notwendige Informationen, sondern behalten auch den Überblick über laufende Geschäftsvorgänge. Quittungen können jedoch auch dazu dienen, finanzielle Vorhersagen zu treffen, z. B. die Vorhersage zukünftiger Verkäufe durch die Verwendung historischer Daten. Schließlich sind beide für Steuerzwecke nützlich, da der IRS sie nach Informationen durchsucht.

Bedeutung von Quittungen für ein Unternehmen

Quittungen sind ein wichtiges Mittel, um die Verkäufe und Einnahmen eines Unternehmens genau zu verfolgen. Dies gilt insbesondere für Steuererklärungen und die Dokumentation des Geschäftsbetriebs. Der Internal Revenue Service verwendet Quittungen für diesen ausdrücklichen Zweck. In größeren Unternehmen werden die Belege von der Buchhaltung für die Erstellung von Jahresabschlüssen geführt.

Quittungen sind auch eine Möglichkeit, Einkäufe aufzuzeichnen, die Sie im Namen Ihres Unternehmens tätigen, damit Sie ordnungsgemäß erstattet werden können.

Kann eine Rechnung als Quittung dienen?

Nein, eine Rechnung ist nicht mit einer Quittung austauschbar. Denken Sie daran, dass eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung ist, während eine Quittung eine Dokumentation einer Zahlung darstellt. Wenn Sie einen Artikel aufgrund schlechter Dienstleistungen an ein Unternehmen zurücksenden müssen und die erhaltene Rechnung nicht vorlegen, verwenden Sie die Quittung, um eine Rückerstattung Ihrer ursprünglichen Zahlung zu beantragen.

Ist eine Rechnung ein Kaufbeleg?

Auch hier gelten Rechnungen nicht als Zahlungseingänge. Der Kaufnachweis ist der Nachweis, dass ein Kunde ein Produkt kauft. Es ist besonders nützlich für Verkaufs- oder Rabattgeschäfte. Eine Rechnung enthält Angaben darüber, wie viel Bargeld Sie als Zahlung erwarten, aber sie ist kein Kaufbeleg für irgendetwas.

Einzelhändler haben verschiedene Möglichkeiten, den Kaufbeleg zu akzeptieren. Einige verwenden Referenznummern, während andere an sie gesendete Bestätigungs-E-Mails verwenden. In jedem Fall sind Quittungen das effektivste Mittel zum Kaufnachweis.

Was bedeutet Rechnungskopie?

Eine Rechnungskopie ist eine detaillierte Version des Originals. Dies kann in digitaler Form oder auf Papier erfolgen.

Eine Rechnung sollte zu Identifikationszwecken mit einer Nummer versehen sein, und die Kopie wird diese widerspiegeln. Die Rechnungsnummer ist das, was ein Unternehmen jeder Rechnung eindeutig zuweist. Die Rechnungsnummer ist oft alphanumerisch.

Rechnungen enthalten auch das Datum und die Kontaktinformationen des jeweiligen Unternehmens, das sie ausstellt, sodass Sie die Rechnung und die Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens datieren können. Sie sollten immer Kopien der Rechnungen aufbewahren, die Sie senden oder erhalten, um Ihre Finanztransaktionen nachzuverfolgen.

Was ist eine ordnungsgemäße Quittung?

Eine ordnungsgemäße Quittung enthält den Namen, die Adresse und die Telefonnummer des Unternehmens, das sie anbietet, sowie den Zahlungsbetrag, der für die Liste der Produkte oder Dienstleistungen erhalten wurde. Es sollte auch ein Datum angegeben werden, an dem die Transaktion stattgefunden hat. Die wichtigste Information einer Quittung ist der bezahlte Betrag.

Sie sollten immer eine Kopie der Quittung für die von Ihnen gekauften Artikel aufbewahren. Sie sind leichte Papierstücke, wenn Sie sie ausdrucken, aber Sie können sie oft auch per SMS oder E-Mail erhalten. Einige Unternehmen bieten Ihnen diese Option bei der Registrierung, wo Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eingeben können. Eine ordnungsgemäße Quittung enthält alle notwendigen Informationen, die Sie für die Erfassung des Kaufs benötigen.

Aus steuerlichen Gründen können Sie ordnungsgemäße Belege verwenden. Wenn Sie einen möglichen Abzug geltend machen müssen, können Sie Ihre Quittungen als Kaufnachweis verwenden. Sie überwachen alle Ihre abzugsfähigen Ausgaben, damit Sie steuerpflichtiges und nicht steuerpflichtiges Einkommen für Sie und Ihren Haushalt trennen können. Wenn Sie das nächste Mal eine Steuererklärung erstellen, verwenden Sie diese Belege für zusätzliche Vorteile. Es macht es viel einfacher, einen Jahresabschluss für Ihre Steuern zu erstellen.

Fazit: Wann Rechnungen erstellt, Zahlungen angefordert und Quittungen erstellt werden müssen

Wir haben die Unterschiede zwischen Rechnungen und Quittungen besprochen: Eine Rechnung erfordert, dass Sie vorher eine Zahlungsaufforderung senden, und die andere dokumentiert die Zahlung danach. Eine Rechnung ist keine Quittung, aber Rechnungen enthalten Informationen, die für eine Zahlung erforderlich sind. Eine Rechnung ist ein wirksames Mittel, um Kunden fällige Zahlungen mitzuteilen. Quittungen haben ihre Verwendung im Kaufbeleg, der bei Steuerrückerstattungen und Selbstbehalten immer nützlich ist. Es ist unerlässlich, diese Unterschiede zu verstehen, damit Sie Ihre Finanzunterlagen auf sichere und geschützte Weise verwalten können.