Rechnungsstellung für Designer: 8 einfache Schritte, um pünktlich bezahlt zu werden

Designer sind immer bestrebt, die beste Lösung für ihre Kunden zu liefern. Es ist jedoch kein Geheimnis, dass dieselbe Gruppe von engagierten Fachleuten weniger darauf achtet, ihre Zahlungen zu verfolgen und ihre Rechnungen zu verwalten. Die Realität ist, dass die Verwendung der richtigen Werkzeuge und Prozesse hier genauso wichtig ist wie die Verwendung der richtigen Werkzeuge für die Designarbeit.

Cash-Flow-Management ist ein integraler Bestandteil eines Unternehmens: Wenn Sie für bereits geleistete Arbeit nicht pünktlich bezahlt werden, wirkt sich dies erheblich auf Ihr Endergebnis aus. Für Designer ist es nicht der angenehmste Teil ihrer Arbeit, Rechnungen für Kunden zu erstellen oder sie an verspätete Zahlungen zu erinnern. Sie verbringen Ihre Zeit lieber damit, die nächste Designlösung zu finden. Es ist jedoch unerlässlich, den Überblick über Ihre Rechnungen zu behalten und Zahlungen zu erfassen, wenn Sie eine Designagentur leiten.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Designer die Kunst der Rechnungsstellung auf acht einfache Arten beherrschen können. Werfen wir einen Blick:

1. Legen Sie Ihren Preis fest

"Wie viel sollte ich einem Kunden berechnen?" ist die Millionen-Dollar-Frage, manchmal sogar wörtlich. Die Preisgestaltung ist immer ein Element, das Designer nicht außer Acht lassen können, und basierend auf Erfahrung, Wettbewerb, Serviceniveau (insbesondere Servicegeschwindigkeit) und Standort können Designer über ein Preisschild entscheiden.

Auch wenn der Preis für bestimmte Projekte festgelegt zu sein scheint, ist er immer verhandelbar. Designer neigen dazu zu denken, dass Verhandlungen Teil ihres Spiels sind, aber die meisten Kunden weigern sich einfach, dies zu tun. Die meisten Designer halten den Verhandlungsprozess jedoch für praktisch, da er Ihnen hilft, besser mit Ihrem Kunden zu kommunizieren und Ihre Beziehung zu ihm oder ihr positiv zu beeinflussen – eine Win-Win-Situation für beide Seiten.

Rachel Christmas, Hiveage-Benutzerin und Gründerin von RC Design, sagte:

Der wichtigste Teil der Rechnungsstellung an Grafikdesign-Kunden ist, die Kosten sehr offen anzugeben, damit es keine Überraschungen gibt, und dabei Ihr Talent nicht zu unterschätzen. Ich vergewissere mich, dass ich bei jeder Werbebuchung sehr detailliert bin – Recherche, Bearbeitungen, angefallene Designerkosten – damit sie den vollen Wert des Dienstes erkennen.

Allerdings ist Design ein Beruf, der viele Fähigkeiten und Talente erfordert. Es dauert Jahre, bis Sie Ihr Auge beherrschen, um die perfekte Farbkombination auszuwählen oder das ideale Layout zu skizzieren. Daher ist es wichtig, dass Sie das berechnen, was Sie wirklich wert sind: Beschränken Sie sich nicht auf die Annahme, dass Sie Ihre Kunden verlieren, wenn Sie eine höhere Gebühr verlangen. Es ist nie einfach, mit Kunden zusammenzuarbeiten, die immer die billigste Option verlangen. Verhandeln Sie Ihren Preis oder bieten Sie sogar einen erheblichen Rabatt für Benutzer an, bei denen Sie einen größeren Wert darin sehen, Ihre Kunden zu bleiben.

2. Schaffen Sie bessere Bedingungen

Wenn ein Kunde Sie zum ersten Mal wegen Ihrer Daten kontaktiert, garantiert dies nicht, dass Sie das Projekt erhalten. Um das Geschäft abzuschließen, müssen Sie die richtigen Zahlungsbedingungen für Ihren Kunden festlegen: Sie müssen Ihre eigenen Nachforschungen anstellen, um ein Angebot/einen Kostenvoranschlag zu erstellen, der Ihrem Kunden klare Informationen über Ihre Bedingungen gibt. Am wichtigsten ist, dass diese Begriffe auch Ihre Fähigkeiten und Talente widerspiegeln.

Laut diesem Artikel sind dies einige der grundlegenden Begriffe, die Sie in eine Schätzung aufnehmen müssen:

• Ihr Endpreis
• Fälligkeitsdatum
• Zahlungsart
• Gebühr für verspätete Zahlungen
• Vorauskasse: ganz oder teilweise?
• Anzahl der enthaltenen Revisionen
• Rückgaberecht

Durch die Erwähnung dieser wichtigen Begriffe werden Verwirrungen und Überraschungen während des Projekts vermieden. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie zu spät bezahlt werden (oder vielleicht nicht einmal einen einzigen Cent), wenn Sie Ihren Kunden immer wieder mit verspäteten Ergänzungen überraschen.

Das Setzen klarer Erwartungen gegenüber Ihrem Kunden ist für eine glückliche und gesunde Beziehung zwischen Anbieter und Kunde unerlässlich. Daher ist der wichtigste Schritt, den ein Designer bei der Rechnungsstellung an einen Kunden befolgen sollte, klar zu machen, was in dem Projekt enthalten ist, für das die Rechnung bestimmt ist. Dinge wie welche Dateiformate geliefert werden, wie viele Revisionsrunden enthalten sind und die Zahlungsbedingungen sind nur einige der Punkte, die Sie bei der Lieferung Ihrer Rechnung ansprechen sollten. Je offener und direkter Sie sind, was enthalten ist, desto weniger Raum gibt es für Missverständnisse und falsche Annahmen. Am Ende gilt: Je detaillierter Ihre Rechnung, desto besser.

Bei O Design fügen wir immer eine personalisierte Notiz in die Fußzeile unserer Rechnung ein. Dieser Hinweis dankt dem Kunden für sein Geschäft und bekräftigt die bevorzugten Zahlungsmethoden und Zahlungsbedingungen. Wir glauben, dass uns dies bei prompten Zahlungen unserer Kunden hilft, und die personalisierte Notiz hilft zu zeigen, dass wir ihre Kunden schätzen.

Von Anfang an angemessene Zahlungsbedingungen zu haben, wird eine gesunde Beziehung zu Ihren Kunden sicherstellen, sagte Kay Mankoo von Delve Design:

Die Zahlungsbedingungen teilen Ihrem Kunden genau mit, wie und wann Sie mit der Zahlung rechnen. Diese Bedingungen sollten beinhalten, ob Sie stündlich oder nach Projekt abrechnen, wenn ein Kunde Sie bezahlen muss, und die Konsequenzen, denen er ausgesetzt ist, wenn er einen Zahlungstermin versäumt. Als Unternehmen brauchen wir einen stetigen Cashflow, und die Festlegung unserer Zahlungsbedingungen in unserem Rechnungsprozess hilft uns wirklich dabei, pünktlich bezahlt zu werden.

Lassen Sie den Kunden ab diesem Datum eine gewisse Zeit, um die Zahlung zu leisten, und machen Sie deutlich, ob Gebühren anfallen, falls sie nicht rechtzeitig zahlen. Dies hilft jedem, genau zu wissen, was wann erwartet wird, und bedeutet, dass Sie viel wahrscheinlicher pünktlich bezahlt werden, da Sie ein bestimmtes Datum festgelegt haben. Ich lasse meine Kunden gerne wissen, dass ich ihnen auch eine Weile im Voraus eine Rechnung schicke, damit nichts überraschend kommt!

3. Entscheiden Sie sich für einen Online-Rechnungsstellungsdienst

Die Verwendung einer Online-Rechnungssoftware für Designer hilft Ihnen, den Status Ihrer Rechnungen unterwegs zu überprüfen und effizient zu verwalten. Der Einstieg in solche Dienste wird Ihre rechnungsbezogenen Aufgaben immer beschleunigen. Im Gegensatz zur Pflege von Tabellenkalkulationen oder manuellen Dokumenten bringt ein Online-Service eine bessere Organisation sowie eine hohe Genauigkeit Ihrer Finanzdaten und reduziert gleichzeitig Kosten und Zeit. Hiveage ist ein benutzerfreundlicher Online-Rechnungsstellungsdienst mit leistungsstarken Funktionen, die Ihnen helfen, Rechnungen und Kostenvoranschläge zu senden, Zeit, Ausgaben und Kilometerleistung über eine einzige Plattform zu verfolgen.

4. Gestalten Sie professionell aussehende Rechnungen

Warum nutzen Sie nicht Ihre erstaunlichen Designfähigkeiten, um eine Rechnung zu zaubern, die wunderschön aussieht? Eine gut dokumentierte Rechnung mit einem eleganten und dennoch einfachen Design zeichnet Sie nicht nur als großartigen Designer aus, sondern auch als gut organisierten Geschäftsmann mit professionellem Scharfsinn. Nehmen Sie sich ein paar Minuten von Ihrem vollen Terminkalender frei, um Ihr Design zu optimieren. Ihre Rechnung spricht von Ihnen und Ihrer Marke: Betrachten Sie sie nicht auf die leichte Schulter.

Eine gute Rechnung muss alles, was während eines Projekts versprochen wurde, klar widerspiegeln. Die aufgelisteten Artikel sollten dem Kunden bekannt sein, andernfalls könnten sie auf etwas stoßen, für das er nicht einverstanden war, dass er in Rechnung gestellt wird. Natürlich funktioniert ein gutes Rechnungssystem nur, wenn die Kommunikation, die dazu führt, richtig gemacht wird. Aus diesem Grund sollte ein Designer immer an einem vollkommen klaren Kostenvoranschlag, Vorschlag oder einer Leistungsbeschreibung arbeiten. Dieser erste Schritt macht die Rechnungsstellung zum Kinderspiel, wenn die Arbeit erledigt ist.

Eine gute Erfahrung für Kunden zu schaffen, endet nicht erst, wenn die Arbeit erledigt ist; Die Nachrichten, die wir in unsere Rechnungen schreiben, sind eine weitere Gelegenheit, mit unseren Kunden in Kontakt zu treten. Ich personalisiere gerne die Nachrichten, die ich beim Senden einer Rechnung anfüge. Kunden wissen zu lassen, dass ich mich darauf freue, wieder mit ihnen zusammenzuarbeiten und von ihren Projekten begeistert zu sein, ist ein Schritt zum Aufbau einer stärkeren Beziehung.

5. Bereiten Sie Rechnungen schnell vor

Nach einem hektischen Designprojekt würden viele Designer gerne eine wohlverdiente Pause einlegen. Was normalerweise bei diesen langen Pausen passiert, ist, dass Designer dazu neigen, die Rechnung zu vergessen, die sie ein paar Tage später an den Kunden senden mussten. Dies führt zu Zahlungsverzögerungen und unangenehmen Auseinandersetzungen mit dem Kunden. Sie haben sich nur selbst die Schuld gegeben, weil Sie die Rechnung nicht rechtzeitig gesendet haben.

Für Arika Yager von Arika Kay Designs war die Rechnungsstellung schon seit geraumer Zeit ein Kampf. Nach so vielen Versuchen und Irrtümern fand sie heraus, wie wichtig es ist, eine Rechnung an Ort und Stelle auszufüllen, anstatt lange darauf zu sitzen:

Ich habe festgestellt, dass es für mich wichtig ist, mich abends hinzusetzen und die Rechnung zu erstellen, wenn jemand nach einem Angebot fragt oder ich ein Projekt annehme. Der wichtigste Schritt ist die regelmäßige Rechnungsstellung. Sobald es erstellt ist, sende ich es dann ab oder warte, bis ich in meinem Prozess weiter fortgeschritten bin und eine Zahlung vor der Fertigstellung benötige.

Viele Designer schlagen vor, dass Sie mit der Arbeit an Ihrer Rechnung beginnen sollten, bevor Sie sie tatsächlich fertig stellen. Natürlich würde es nicht zu 100 % vollständig aussehen, aber es würde nur 10-15 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, die restlichen Details nach Abschluss des Projekts hinzuzufügen. Es ist auch besser für Ihren Cashflow, schnell Rechnungen zu stellen und das Geld von Ihrem Kunden einzuziehen.

Hiveage-Benutzerin und Designerin Margaret Weinberg findet es wichtig, einen Zeitplan für die Rechnungsstellung zu haben und sich daran zu halten.

Früher habe ich es aufgeschoben, weil es sich anfühlte, als würde es meiner kreativen Arbeit im Wege stehen. Das Aufschieben der Rechnungsstellung ist jedoch ein schlechter Dienst für meine Kunden und kann letztendlich meinen Status als Fachmann diskreditieren, was zu verärgerten Kunden und Zahlungsausfällen führen kann. Ich bemühe mich jetzt, monatlich abzurechnen und Kunden sofort abzurechnen, wenn sie dies wünschen. Es ist so wichtig wie jede Design-Deadline.

6. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Details hinzufügen

Machen Sie es Ihren Kunden leicht, nach Ihren Daten zu suchen, indem Sie sie in den E-Mail-Text einfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie auch in die Rechnung aufnehmen, damit sie Sie schnell bezahlen können.

Einige der Details, die Sie der Rechnung hinzufügen sollten:

• Ihre Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• Fälligkeitsdatum
• Gebühren für verspätete Zahlungen

Relevante Details in einer Rechnung schaffen eine Plattform für eine bessere Kommunikation zwischen Ihnen und dem Kunden. Wenn der Kunde Ihre Zahlungen vermeidet, können dieselben Daten für rechtliche Zwecke verwendet werden.

„Der wichtigste Schritt bei der Rechnungsstellung an meine Kunden für mein Designgeschäft ist eine gründliche Beschreibung der Rechnungsposten. Sie möchten alle Geheimnisse rund um den Design- und Optimierungsprozess beseitigen, indem Sie vollständig beschreiben, welche Arbeiten Sie durchgeführt haben, wie lange die Ausführung der Arbeiten gedauert hat und wie hoch die Gebühr sein wird.“

In der Rechnung müssen Sie angeben, welche Dienstleistungen für den Kunden erbracht wurden, und auch die Gebühren für diese Dienstleistungen. Für den Kunden zeigt es deutlich, was Sie für ihn getan haben, und hilft ihm, die Elemente zu identifizieren, die ihm in Rechnung gestellt wurden und wofür er bereits bezahlt hat. Für Sie wird es Ihnen helfen, Ihre Aufzeichnungen zu verwalten und die Details von Kunden zu kennen, denen bereits Rechnungen ausgestellt wurden.

Millicent Flynn, Gründerin von Millicent Design, teilte ihre Gedanken darüber mit, welche Details Sie Ihrem Kunden mitteilen werden.

Der wichtigste Schritt bei der Rechnungsstellung an einen Kunden besteht darin, den Wert Ihrer Dienstleistungen zu rechtfertigen, indem Sie in der Rechnungsbeschreibung klar kommunizieren, was erreicht wurde. Wir müssen bedenken, dass unsere Kunden keine Designer sind und Ihre Rechnung möglicherweise anfechten, wenn sie der Meinung sind, dass Sie keine sofortigen Ergebnisse liefern. Von der Ideengenerierung über die Marktforschung bis hin zur Konzeption – alles dabei. Dies wird dem Kunden helfen, den Prozess und den Wert des Designs zu erkennen. Es ist weniger wahrscheinlich, dass sie Ihre Rechnung anfechten und eher pünktlich bezahlen!

Das Wichtigste ist, transparent zu sein. Der Kunde sollte nachvollziehen können, wofür er bezahlt, daher füge ich immer eine kurze Beschreibung des Arbeitspakets bei, das ich dem Kunden in Rechnung stelle. Wenn ich ein Ticketsystem wie JIRA verwende, verweise ich immer auf die Ticketnummer in der Beschreibung, damit er die vollständige Beschreibung im Ticketsystem erhält.

Jason Bumblis von Pacer Studios sagte, die detaillierte Rechnungsstellung habe seiner Organisation sicherlich geholfen, schneller bezahlt zu werden.

„Der wichtigste Schritt bei der Rechnungsstellung an einen Kunden ist, sich die Zeit zu nehmen und Details anzugeben. Niemand zahlt gerne, wenn er sich nicht sicher ist, wofür er bezahlt. Im Laufe der Jahre haben wir festgestellt, dass wir mit einer detaillierten Abrechnung schneller bezahlt werden und weniger Anfragen von Kunden bezüglich der Gebühren erhalten.“

Es ist äußerst wichtig, Ihre Dienstleistungen in einer Rechnung aufzulisten. Sagen Sie nicht einfach „Designarbeit“: Kunden wollen genau wissen, wofür sie bezahlen.

Ein Artikel in Entrepreneur erörtert die Wichtigkeit, alle notwendigen Details in einer Rechnung unter Verwendung der richtigen Sprache anzugeben. Es kann Ihre Zeit bis zum Erhalt von Zahlungen erheblich verkürzen und schafft außerdem eine Verbindung zu Ihrem Kunden, definiert einen Zahlungsprozess und beseitigt Hindernisse, die andernfalls die Zahlung behindern würden.

[Ein Kostenvoranschlag] gibt dem Kunden einen genauen Umfang dessen, wofür er zu zahlen hat. Darüber hinaus wird dies (hoffentlich) jede Verwirrung oder Unklarheit darüber beseitigen, was die Erwartungen und Pflichten des Designers sind und natürlich, wofür der Kunde bezahlt. Im Wesentlichen erfordert es das Rätselraten und ich finde, dass Kunden eher dazu neigen, die Zahlung zu überweisen, wenn sie genau wissen, was sie bekommen!

7. Erleichtern Sie Ihren Kunden das Bezahlen

Geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, die Zahlung abzuschließen, sobald sie die Rechnung erhalten. Wenn Sie alle relevanten Details wie oben erwähnt in die Rechnung einfügen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Sie Ihre Zahlung auf Ihrem Bankkonto erhalten.

Elisa Gutierrez von Elisa Design empfahl, die Zahlung in verschiedenen Phasen der Rechnungsstellung in verschiedene Elemente aufzuteilen. Hier ist, was sie sagte:

Wenn die Zahlung beispielsweise in drei Teile aufgeteilt wird, wird die erste Zahlung erwartet, wenn die Designrichtung genehmigt wurde. Daher sollte unmittelbar nach der Genehmigung der Designrichtung eine Benachrichtigung an den Kunden gesendet werden, in der er darauf hingewiesen wird, dass die erste Rechnung gesendet wird und diese sofort fällig ist. Die zweite Zahlung wird in Rechnung gestellt, wenn der erste vollständige Projektnachweis vorgelegt wird. Auch hier könnte vor der Vorlage des Nachweises eine Notiz versandt werden, die den Kunden darauf hinweist, dass eine neue Rechnung versandt wird. Und schließlich wird die Schlusszahlung in Rechnung gestellt, sobald die Dateien genehmigt und fertig sind, aber bevor die Dateien an die Druckerei gesendet wurden.

Warum versuchen Sie es nicht mit einer Online-Zahlungsmethode? Sie können ganz einfach ein Zahlungs-Gateway in Ihrer Rechnung aktivieren, damit Ihr Kunde Sie bequem bezahlen kann. Wenn Sie diese Gateways aktivieren, können Sie Zahlungen per Kreditkarte oder Lastschrift entgegennehmen, ohne spezielle Einrichtungen bei Ihrer Bank einrichten zu müssen. Hiveage unterstützt eine Reihe von Online-Zahlungsgateways und ermöglicht Ihnen, Online-Zahlungen von Ihren Benutzern zu akzeptieren.

8. Follow-up, um verspätete Zahlungen zu vermeiden

Wenn Sie ein Geschäft betreiben, finden Sie Kunden, die ihre Rechnungen eher nachlässig bezahlen, und eine andere Gruppe von ihnen, die verschwinden, ohne überhaupt zu bezahlen. Es ist ziemlich frustrierend.

Wenn sich Ihre unbezahlten Rechnungen ihrem Fälligkeitsdatum nähern, empfiehlt Ihnen dieser Artikel in Vandelay Design, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um den Kunden zu kontaktieren, ihn zu erinnern und zu sehen, ob die Zahlung unterwegs ist oder ob es Probleme gibt. Senden Sie ihnen einfach eine zwanglose E-Mail. Fragen Sie sie, wie es ihnen geht, und erinnern Sie sie sehr höflich an ihre Zahlung, indem Sie Wörter wie „bitte“ und „danke“ verwenden. Sie können auch mit einem höflichen Anruf nachfassen. Seien Sie nicht unhöflich und fragen Sie nach Geld: Reden Sie einfach freundlich mit ihnen und nutzen Sie den perfekten Moment, um an die Zahlung zu erinnern.

Ramon Thompson vom Newsaturday Design Studio sagte:

Kunden machen sich im Gegensatz zu uns Gedanken über eine Million anderer Dinge in Bezug auf ihr Geschäft. Es hilft, eine Erinnerung zu senden, um Ihre Rechnung im Auge zu behalten und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass eine Zahlung verpasst wird. Ich hatte Kunden, die sich bei mir für das Senden von Erinnerungen bedankten und darauf bestanden, dass ich dies weiterhin tue, weil sie es vergessen würden.

Wenn all dies nicht funktioniert, seien Sie sehr hart und verlangen Sie die Zahlung. Vergessen Sie nicht, sie daran zu erinnern, wie schnell Sie Ihre Dienstleistung ohne Fragen erbracht haben, und dasselbe sollte getan werden, wenn Sie für die angebotenen Dienstleistungen bezahlen.

Fazit: Online-Rechnungsstellung für schnellere Zahlungen

Die Rechnungsstellung hilft Ihnen nicht nur, Ihr Geschäft auszubauen und als Designer pünktlich bezahlt zu werden, sondern baut auch Professionalität bei der Geschäftsabwicklung mit Ihren Kunden auf. In diesem Artikel haben wir uns mit 8 einfachen, aber effektiven Tipps beschäftigt, die jeder Designer befolgen sollte, um pünktlich bezahlt zu werden, indem er seinen Kunden ordnungsgemäß Rechnungen stellt. Sie sind:

1. Entscheiden Sie sich für eine Preisstrategie
2. Erstellen Sie praktische Geschäftsbedingungen für Ihre Kunden
3. Entscheiden Sie sich für einen Online-Rechnungsservice
4. Schöne Rechnungen gestalten
5. Handeln Sie umgehend, um Rechnungen abzuschließen
6. Fügen Sie alle relevanten Details hinzu
7. Aktivieren Sie einfache Zahlungsmethoden
8. Verfolgen Sie den Fortschritt der Zahlung

Haben Sie weitere Tipps, die die Rechnungsstellung für Designer zu einem angenehmen Erlebnis machen? Teilen Sie uns Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit!