Rechnungsstellung als Freelancer: 7 Tipps für Autoren

Schreiben ist ein ausgezeichneter – und zunehmend beliebter – freiberuflicher Beruf. Es gibt verschiedene Arten von Schriftstellern, die freiberuflich tätig sind: Autoren, Blogger, Redakteure, Freiberufler, kreative Schriftsteller, technische Redakteure und so weiter. In diesem Artikel teilen wir nützliche Tipps zur Rechnungsstellung für kleine Unternehmen für freiberufliche Autoren (und einige Fehler bei der Rechnungsstellung, die es zu vermeiden gilt): Sie werden auch für andere Freiberufler relevant sein, die keine Autoren sind!

Für jeden Autor, unabhängig vom Genre, ist der Abschluss eines Projekts eine wahre Leistung. Das Schreiben kann Stunden der Recherche, Tage des Starrens auf Ihren Computerbildschirm (die gefürchtete Schreibblockade!) und Wochen des Herumspielens auf Ihrer Tastatur erfordern, um Ihre Wörter aneinander zu reihen. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise an aufeinanderfolgenden Besprechungen mit Ihrem Kunden und mehreren Überprüfungsrunden teilnehmen, bis Sie die perfekte Kopie erstellt haben. Wenn Sie Ihr Schreibprojekt jedoch bis zum Ende durchziehen, entsteht in der Tat ein großartiges Erfolgserlebnis.

Jede erfolgreich abgeschlossene Arbeit ist ein Zeichen dafür, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihren Kundenkreis zu erweitern und Ihr Autorenportfolio aufzubauen. Ihre Anzahl an Projekten wird erhöht und Ihr Fokus liegt voll und ganz darauf, die besten Schreibergebnisse zu liefern. Ein wichtiger Aspekt Ihres Unternehmens könnte jedoch langsam und unbemerkt aus Ihrem Blickfeld geraten: die Rechnungsstellung .

Jeder Autor würde mir in der einfachen Tatsache zustimmen, dass die Rechnungsstellung für Autoren von entscheidender Bedeutung ist. Es hilft ihnen, ihren Cashflow zu verwalten und den Erfolg ihres Schreibgeschäfts zu definieren. Aber wie viele Autoren stellen ihren Kunden methodisch Rechnungen? Wie viele von ihnen verwenden geeignete Rechnungssysteme, um ihre Zahlungen zu verfolgen?

Rechnungsstellung ist eine Kunst, die jeder Autor perfekt beherrschen sollte. Damit die Rechnungsstellung doch kein mühsames Unterfangen sein muss, haben wir in diesem Artikel sieben wichtige Tipps für Freiberufler und erfahrene Schreiber zusammengestellt.

Dann schauen wir mal:

1. Erstellen Sie eine Vereinbarung

Sie werden nicht Jahre brauchen, um zu erkennen, dass einige Kunden ihre Rechnungen eher nachlässig bezahlen und wieder andere verschwinden, ohne überhaupt zu bezahlen. So frustrierend es auch ist, es gehört einfach zur Realität des Geschäftslebens.

Aber es gibt eine Sache, die Sie tun können, um sich selbst zu helfen: Lassen Sie es sich schriftlich geben. Bevor Sie den Job annehmen, geben Sie dem potenziellen Kunden ein Einigungsschreiben, in dem Ihre Bedingungen klar angegeben sind. Nachdem Sie es gelesen haben, sollte der Kunde es unterzeichnen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Die Zahlungsrichtlinien (d. h. Zahlungsbedingungen) sollten Folgendes beinhalten:

• Wie hoch ist Ihr Honorar und wie lange brauchen Sie, um den Auftrag abzuschließen?
• Welchen Prozentsatz benötigen Sie als Anzahlung, um mit dem Projekt beginnen zu können?
• Welche Zahlungsart werden Sie akzeptieren
• Wie lange muss der Kunde nach Rechnungsstellung vollständig bezahlen
• Ob Strafen verhängt werden, wenn die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt wird
• Ob Sie und der Kunde vereinbaren, einen Drittanbieter für Zahlungsdienste wie PayPal oder Stripe zur Abwicklung der Zahlung zu verwenden

Die Rechnungsstellung erfolgt immer nach den Vorgaben des Vertrages. Autoren müssen den Vertrag respektieren und klare Rechnungen schreiben, mit einer anderen Zeile für jede erbrachte Leistung. Es reicht beispielsweise nicht aus, eine Rechnung für vier Artikel zu schreiben. Jeder Artikeltitel sollte auf der Rechnung eine eigene Zeile mit individuellem Preis einnehmen. Gelegentlich ist die Anzahl der Wörter wichtig, um die Beschreibung vollständig zu haben. Für andere Schreibleistungen könnte eine schriftliche Vereinbarung mit dem Auftragnehmer getroffen werden, wie die Abrechnung erfolgen soll – auf Stundenbasis, pro Content-Marketing-Kampagne etc. –.

2. Kennen Sie Ihren wahren Wert

Als Autor müssen Sie für das, was Sie unternehmen, einen angemessenen Betrag erhalten. Wenn Sie ein frischgebackener Autor sind, können Sie anfangs vergleichsweise niedrige Preise verlangen und qualitativ hochwertigen Service bieten. Mit etwas Erfahrung können Sie beginnen, Ihre Raten allmählich zu erhöhen. Wenn Sie Ihren Kunden weiterhin einen qualitativ hochwertigen Service bieten, werden sie ohne zu zögern bei Ihnen bleiben, auch wenn sie einen höheren Preis zahlen.

Laut Small Business Trends müssen Autoren über bestimmte Aspekte nachdenken, bevor sie sich für Tarife entscheiden, wie zum Beispiel:

• Rechne ich pro Stunde oder pro Wort ab oder soll es nur eine Pauschale für den ganzen Artikel sein?
• Muss ich für gesponserte Beiträge einen anderen Tarif berechnen?
• Soll ich meinen Kunden Rabatte anbieten?

Auch wenn der Preis für bestimmte Projekte festgelegt zu sein scheint, ist er immer verhandelbar. Die meisten Autoren halten den Verhandlungsprozess jedoch für praktisch, da er Ihnen hilft, besser mit Ihrem Kunden zu kommunizieren und Ihre Beziehung zu ihm positiv zu beeinflussen – eine Win-Win-Situation für beide Seiten.

3. Verwenden Sie einen Online-Rechnungsdienst

Viele freiberufliche Autoren betrachten ihre Autorenkarriere nicht als kleines Geschäft, was ein großer Fehler ist. Es ist wichtig, Ihre Rechnungen und andere wichtige Dokumente im Auge zu behalten, auch wenn Sie dies als Teilzeitbeschäftigung betrachten.

Der Einstieg in einen Online-Rechnungsdienst für Autoren wird Ihre rechnungsbezogenen Aufgaben immer beschleunigen. Im Gegensatz zur Pflege von Tabellenkalkulationen oder manuellen Dokumenten bringt ein Online-Service eine bessere Organisation sowie eine hohe Genauigkeit Ihrer Finanzdaten und reduziert gleichzeitig Kosten und Zeit. Benutzerfreundliche Online-Rechnungsstellungsdienste wie Hiveage verfügen über leistungsstarke Funktionen, mit denen Sie Rechnungen und Kostenvoranschläge senden, Zeit, Ausgaben und Kilometerleistung über eine einzige Plattform verfolgen können.

Wenn Sie es andererseits eilig haben, eine Rechnung für einen Kunden vorzubereiten, sind unsere anpassbaren Rechnungsvorlagen oder der kostenlose Rechnungsgenerator eine großartige Option. Wir haben diese kostenlosen Tools – und unseren Rechnungsservice – entwickelt, um diese Probleme rund um den Rechnungsprozess zu beseitigen.

4. Senden Sie Ihre Rechnung schnell

Laut Quitely sind Liquiditätsprobleme ein Schmerzpunkt für Freiberufler und einer der Gründe dafür war die verspätete Einreichung von Rechnungen. Nachdem ein Projekt abgeschlossen ist (oder bevor Sie mit der Arbeit beginnen, je nachdem, wie Sie Ihr Unternehmen führen), zögern Sie nicht, die Rechnung zu senden. Erledige es sofort. Eine verspätete Rechnung wird Ihre Zahlung nur verzögern. Es wird auch den Eindruck erwecken, dass Sie unorganisiert sind, und Ihre Kunden könnten versuchen, dies auszunutzen.

Das, woran ich lebe und sterbe, ist das Timing. Unabhängig vom Ende eines Projekts stelle ich alles am Monatsende in Rechnung. Ich nehme mir am letzten Tag des Monats eine Stunde Zeit, um die Arbeit des letzten Monats in Rechnung zu stellen und alle unbezahlten Rechnungen nachzuverfolgen. Das hilft mir, den Überblick über alle Unterlagen zu behalten.

5. Fügen Sie notwendige Details hinzu

Wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben und der Kunde sich auf den Endpreis geeinigt hat, ist es an der Zeit, die Rechnung zu versenden. Was gehört in eine Rechnung? Hier sind einige der grundlegenden Komponenten:

• Kontaktdaten – Die Rechnung sollte Ihre Kontaktdaten sowie die Kontaktdaten des Kunden enthalten
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsfälligkeitsdatum
• Beschreibung – Eine detaillierte Beschreibung der für den Kunden erbrachten Dienstleistungen. Dies sollte Mengen, Preise, Steuern und Rabatte beinhalten
• Insgesamt fällig
• Zahlungsdetails

Hier ist ein Muster einer Hiveage-Rechnung als Referenz:

6. Seien Sie professionell

Als Autor haben Sie oft engen Kontakt mit Ihren Kunden. Indem Sie die richtigen Fragen stellen und ihnen aufmerksam zuhören, verstehen Sie, was sie von Ihnen verlangen.

Das Senden einer Rechnung an einen Kunden bedeutet nicht, dass Sie von Ihrem besten Freund um kostenloses Geld bitten. Der gesamte Prozess der Rechnungsstellung ist rein geschäftlich. Sie tun nichts anderes, als die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen zu fordern, und dies in irgendeiner Weise zu personalisieren, ist schlecht für das Geschäft. Selbst wenn Sie wissen, dass Ihr Kunde sein Budget überschritten hat, können Sie dies nicht beeinflussen, wenn Sie ihm den angeforderten Betrag in Rechnung stellen oder eine Folgeerinnerung senden.

Gutes Schreiben erfordert sowohl einen strukturierten Ansatz als auch das Beharren auf diesem Ansatz. Gleiches gilt für die Rechnungsstellung. Ihre Struktur von Anfang an klar zu definieren und sich daran zu halten, ist der Schlüssel, um bezahlt zu werden und wieder an die Arbeit zu gehen.

7. Verfolgen Sie Ihre Rechnungen, um pünktlich bezahlt zu werden

Wenn sich Ihre unbezahlten Rechnungen ihrem Fälligkeitsdatum nähern, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um mit dem Kunden nachzufassen, ihn zu erinnern und zu sehen, ob die Zahlung unterwegs ist oder ob es Probleme gibt. Senden Sie ihnen einfach eine zwanglose E-Mail. Fragen Sie sie, wie es ihnen geht, und erinnern Sie sie sehr höflich an ihre Zahlung, indem Sie Wörter wie „bitte“ und „danke“ verwenden. Sie können auch mit einem höflichen Anruf nachfassen. Seien Sie nicht unhöflich und fragen Sie nach Geld: Reden Sie einfach freundlich mit ihnen und nutzen Sie den perfekten Moment, um an die Zahlung zu erinnern.

Also zur Rechnungsstellung und Bezahlung. . .

In Ihrem Schreibgeschäft sind Sie Ihr eigener Chef. Das bedeutet, dass Sie in verschiedenen Phasen unterschiedliche Rollen spielen müssen. Irgendwann müssen Sie auch Rechnungen versenden und Zahlungen verwalten. Leider fällt es vielen Autoren schwer, ihre Finanzen zu verwalten und im Auge zu behalten. In diesem Artikel haben wir uns sieben einfache Tipps zur Rechnungsstellung angesehen, die jeder Autor befolgen sollte, um pünktlich bezahlt zu werden.

Haben Sie weitere Tipps, die die Rechnungsstellung für Autoren zu einem angenehmen Erlebnis machen? Teilen Sie uns Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit!