So gliedern Sie Rechnungen für mehr Übersichtlichkeit

Ihre Rechnungen sind natürlich der Weg zu Ihrer Bezahlung, aber wenn sie nicht korrekt aufgeschlüsselt sind, kann dies die Zahlung verzögern und zu Rückfragen Ihrer Kunden führen, was manchmal sogar zu veralteten Forderungen führt. Ähnlich wie ein Weg voller Hindernisse hält Sie jede Straßensperre von Ihrem hart verdienten Geld ab.

Durch die Umsetzung einiger einfacher Tipps können Sie jedoch sicherstellen, dass Ihre Rechnungen klar, aufschlussreich und vor allem pünktlich bezahlt werden. Sie können dann zum nächsten Auftrag übergehen, wo der Kreislauf von neuem beginnt.

In diesem Artikel besprechen wir, wie man eine Rechnung richtig aufschlüsselt, und geben einige praktische Tipps zum Erstellen einer Rechnung mit Einzelnachweis. Lass uns anfangen!

Die Vorteile der korrekten Aufstellung Ihrer Rechnungen

Bevor wir fortfahren, lassen Sie uns besprechen, was "Auflistung" ist. In sehr einfachen Worten bedeutet dies, dass Sie die von Ihnen geleistete Arbeit beschreiben und die Kosten angeben. Mit anderen Worten, es ist eine Aufschlüsselung dessen, was Sie abgeschlossen haben, mit den damit verbundenen Kosten für jedes:

Nur aus dieser kurzen Beschreibung können Sie wahrscheinlich entnehmen, warum die Aufschlüsselung ein Segen für Ihre Klienten und Kunden ist. Zum einen sehen sie genau, wofür sie bezahlen und wie sich die Kosten verteilen. Dies macht das Bezahlen einer Rechnung für sie superschnell, da sie einfach die Rechnung ansehen und die Zahlung veranlassen müssen.

Eine prompte Zahlung ist zwar ein Vorteil, kann aber auch die Konfliktlösung rationalisieren. Zum Beispiel sollten alle außer den komplexesten Abfragen nicht mehr als einen Blick erfordern, um angesichts der Detailgenauigkeit, die Sie bereitstellen, gelöst zu werden. Die Rechnung sollte genau zeigen, welche Arbeiten Sie durchgeführt haben, und die Kostenaufschlüsselung. Alles andere führt zu einem langwierigen Lösungsprozess.

Erstellen Sie eine detaillierte Rechnung für mehr Klarheit

Es wird Sie freuen zu hören, dass das Erstellen einer detaillierten Rechnung ein einfacher Prozess ist und auf einige Tipps des gesunden Menschenverstandes angewiesen ist. Hier sind nur drei davon!

1. Bieten Sie direkte und verständliche Beschreibungen

Erstens sind unklare Beschreibungen ein Haupthindernis für die Annahme von Zahlungen für einen Kunden oder Auftraggeber. Denn wenn in einer Zeile nur „Werkleistung erbracht“ steht, sagt dem Auftraggeber wenig, was das eigentlich bedeutet und ob die Rechnung stimmt. Das hat einen Dominoeffekt, weil Sie aufgefordert werden, Klarheit zu schaffen – was zu unnötigen Verzögerungen führen kann.

Kurz gesagt, alles auf einer Rechnung sollte sich darauf konzentrieren, dem Kunden eine Aktion anzubieten: die Zahlung seiner Rechnung. Das bedeutet, dass sie in der Lage sein sollten, die Fragen Sind die Kosten für diese Arbeit korrekt? und Verstehe ich, wofür ich bezahle? Wenn diese Antworten in beiden Fällen „Nein“ lauten, müssen Ihre Beschreibungen überarbeitet werden.

Glücklicherweise ist dies eine einfache Lösung. Wir empfehlen, so viele Details wie möglich in einer Zeile anzugeben. Dies hängt natürlich von der durchgeführten Arbeit ab, aber wir empfehlen auch, größere Aufgaben in übersichtliche Untereinträge aufzuteilen.

2. Brechen Sie größere Projekte in kleinere Einzelstücke auf

Nicht selten erledigen Sie nicht nur ein oder zwei kleine Aufträge für einen Kunden, sondern ein größeres Projekt, das sich aus vielen Teilaufgaben zusammensetzt. Je nach Auftrag selbst spricht nichts dagegen, das Projekt einfach auf einer Linie zu lassen, insbesondere wenn Sie bereits die vollen Kosten vereinbart haben.

Wenn Sie das Projekt jedoch in mehrere Einträge mit entsprechenden Preisen aufteilen, sieht Ihr Kunde zwei Dinge:

• Die genaue Arbeit, die Sie geleistet haben.
• Wie viel jede Aufgabe kostet.

Das hat neben der schnellen Auszahlung noch einen weiteren Vorteil. Indem jede Aufgabe in einem Projekt aufgeschlüsselt wird, könnte der Kunde versucht sein, die Arbeit mit Ihnen basierend auf dem individuellen Preis jeder Aufgabe zu verlängern.

Darüber hinaus sind sie auch in der Lage, zukünftige Projekte intern zu budgetieren, ohne Sie zunächst einzubeziehen. Es gibt auch einen Vorteil, wenn diese Budgets von Vorgesetzten genehmigt werden.

Die gute Nachricht ist, dass, wenn Sie den Rest Ihrer Auflistung in Ordnung gebracht haben, das Aufteilen eines Projekts in seine Komponenten ein Kinderspiel sein sollte. Mit der Schätzfunktion von Hiveage können Sie diesen Prozess jedoch von Anfang an starten:

Hier können Sie Ihrem Kunden von Anfang an ein detailliertes Angebot unterbreiten und es am Ende eines Projekts in eine Rechnung umwandeln. Durch die Einzelaufstellung zu Beginn können Sie in Sekundenschnelle eine vollständige Rechnung ausstellen, was einen weiteren klaren Weg zu einer hinterlegten Rechnung bietet.

3. Vergessen Sie nicht, auch Ihre Kosten aufzuschlüsseln

Schließlich haben wir noch ein Aufzählungselement, das Sie vielleicht vorher nicht berücksichtigt haben. Während die von Ihnen erledigten Aufgaben vollständig aufgeschlüsselt sein sollten, sollten dies auch die Kosten dieser Aufgaben sein.

Einfach ausgedrückt: Durch die Aufschlüsselung der Kosten mit Einzelabrechnung kann der Kunde nicht nur den Gesamtpreis für jeden Eintrag sehen, sondern gegebenenfalls auch den zeitbasierten Satz sowie alle mit dem Auftrag verbundenen Stückkosten.

Wie wir in diesem Artikel immer wieder angedeutet haben, hilft es dem Kunden so viele Informationen wie möglich zu geben, eine Rechnung zu bezahlen. Eine vollständige Kostenaufschlüsselung ist nur ein weiterer Aspekt, der helfen kann.

Das Erstellen von Einzelrechnungen erfordert jedoch einige Überlegungen. Sie müssen sicherlich die Gesamtsumme des betreffenden Eintrags anzeigen, aber die Aufschlüsselung dieser Summe hängt von Ihrer Nische oder Ihrem Unternehmen ab. In der Regel gehören einige der folgenden Elemente dazu:

• Ein Einheitsbetrag, wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen in mehreren Einheiten verkaufen.
• Die zeitbasierte Gebühr, z. B. ein Stundensatz (wenn Sie Freiberufler oder Kreativer sind)
• Die Rate pro Einheit, die normalerweise mit den beiden oben genannten verknüpft ist.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Fakturierungsprogramme, die ihr Geld wert sind, die Möglichkeit bieten, Kosten in Einheiten und Tarife aufzuschlüsseln, sodass Sie unabhängig von Ihrer gewählten Lösung problemlos eine detaillierte Rechnung erstellen können.

Fazit: So verwenden Sie eine Einzelrechnungsvorlage

Je einfacher Sie es Ihrem Kunden machen, zu bezahlen, desto schneller wächst Ihr Einkommen. Die genaue Aufschlüsselung Ihrer Rechnungen kann dazu beitragen, dass der Zahlungsprozess reibungslos abläuft. Schließlich muss ein Kunde ohne eine klare Aufschlüsselung der von Ihnen durchgeführten Arbeiten Anfragen abarbeiten – was für beide Seiten ein Verlustgeschäft ist.

In diesem Beitrag haben wir uns angesehen, wie Sie Ihre Rechnungen zur besseren Übersichtlichkeit aufschlüsseln können. Wir glauben, dass es drei Tipps gibt, die Sie voranbringen sollten:

1. Stellen Sie sicher, dass die Beschreibungen jeder Aufgabe oder Stelle klar und leicht verständlich sind.
2. Möglicherweise müssen Sie größere Projekte in kleinere Aufgaben aufteilen.
3. Führen Sie die Kosten eines Jobs auf, damit Ihre Kunden herausfinden können, ob sie korrekt abgerechnet werden.

Haben Sie Tipps, wie Sie eine übersichtliche Einzelabrechnung anbieten können? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen!