Schlüsselrollen von Geschäftsprozessdienstleistungen im Jahr 2023

Obwohl Business Process Services (BPS) im Vergleich zu den Kernkompetenzen einer Organisation oft als weniger wichtig angesehen werden, lässt sich nicht leugnen, dass diese Prozesse eine entscheidende Rolle spielen. Während die Kernkompetenzen eines Unternehmens sein einzigartiges Wertversprechen definieren, ist die effiziente Verwaltung des Geschäftsbetriebs ebenso wichtig für einen reibungslosen Arbeitsablauf und die Förderung einer besseren Zusammenarbeit.

Business Process Services umfassen eine Reihe von Aktivitäten, die die Gesamtfunktion einer Organisation unterstützen. Diese Dienstleistungen können Bereiche wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Kundenservice, Beschaffung und Lieferkettenmanagement umfassen. Obwohl diese Funktionen möglicherweise nicht direkt zu den primären Produkten oder Dienstleistungen eines Unternehmens beitragen, sind sie für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz und die Gewährleistung des reibungslosen Funktionierens des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Zur effektiven Verwaltung des Geschäftsbetriebs gehören die Rationalisierung von Prozessen, die Optimierung der Ressourcenzuweisung und die Implementierung robuster Systeme und Technologien. Durch die effiziente Abwicklung dieser nicht zum Kerngeschäft gehörenden Aktivitäten können Unternehmen ihre Energie und Ressourcen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und so ihren Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verbessern.

Darüber hinaus ermöglicht ein effizientes Geschäftsprozessmanagement eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb der Organisation. Wenn Prozesse klar definiert, Aufgaben klar zugewiesen und Kommunikationskanäle eingerichtet sind, fördert dies eine reibungslose Koordination und steigert die Produktivität. Diese Zusammenarbeit führt zu einer verbesserten Entscheidungsfindung, einer schnelleren Problemlösung und einer allgemeinen organisatorischen Effektivität.

Unterschied zwischen BPS und BPO

Technisch gesehen werden Business Process Services (BPS) und Business Process Outsourcing (BPO) häufig synonym verwendet, um sich auf die verschiedenen Geschäftsprozesse zu beziehen, die innerhalb einer Organisation erforderlich sind. Bei näherer Betrachtung lassen sich jedoch subtile Unterschiede zwischen den beiden erkennen.

Während sowohl BPS als auch BPO die Auslagerung von Geschäftsprozessen umfassen, umfasst BPS eine zusätzliche Technologieebene. Es ist eine umfassende Mischung aus Menschen, Prozessen und Technologie, die es von herkömmlichen BPOs unterscheidet. Diese Technologieintegration ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu rationalisieren, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Gesamteffizienz zu verbessern.

In den letzten Jahren hat sich die Branchenterminologie weiterentwickelt. Der Begriff BPO wurde in BPS umgewandelt und wird ab 2023 nun als Business Process Management (BPM) bezeichnet. Die Verschiebung der Terminologie spiegelt einen breiteren Fokus auf den Managementaspekt von Geschäftsprozessen wider. BPM legt den Schwerpunkt auf das strategische Management kommerzieller Prozesse mit dem Ziel, diese zu optimieren und zu automatisieren, um Unternehmensziele zu erreichen.

Mit dem Aufkommen fortschrittlicher Technologien wie künstlicher Intelligenz, robotergestützter Prozessautomatisierung und Datenanalyse hat sich BPM zu einem umfassenden Ansatz zur Verwaltung und Verbesserung von Geschäftsprozessen entwickelt. Dazu gehört die Gestaltung effizienter Arbeitsabläufe, die Implementierung intelligenter Automatisierung, die Überwachung der Leistung und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, um Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Das Hauptziel von BPM besteht darin, die Geschäftsprozesse einer Organisation zu verwalten und zu automatisieren, um ihr einen effizienteren und effektiveren Betrieb zu ermöglichen. Durch den Einsatz von Technologie und die Ausrichtung von Prozessen an Unternehmenszielen ermöglicht BPM Unternehmen, höhere Produktivitätsniveaus, Kosteneinsparungen und Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass BPS und BPO zwar oft synonym verwendet werden, BPS jedoch eine Verschmelzung von Menschen, Prozessen und Technologie umfasst. Die Branchenterminologie hat sich in Richtung Geschäftsprozessmanagement (BPM) verlagert, das sich auf die Verwaltung und Automatisierung kommerzieller Prozesse konzentriert, um den Unternehmenserfolg in der modernen Geschäftslandschaft voranzutreiben.

Von BPS zu BPaaS

Unternehmen haben von der digitalen Transformation profitiert – und wie! Die Technologie hat den Unternehmen zugute gekommen und zu Cloud-Diensten geführt. Business Process as a Service oder BPaaS ist ein vollständig konfigurierbarer Cloud-Service, der Unternehmen dabei hilft, den Überblick über die besten Prozesse und Praktiken der Branche zu behalten. Es bringt Geschäftsprozesse einen Schritt weiter, indem es die Effizienz steigert und Kosten und Ausfallzeiten reduziert. Unternehmen profitieren durch:

• Bessere Produkt- und Servicelieferbarkeit

Durch die Implementierung von BPaaS können Unternehmen die Lieferfähigkeit ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern, indem sie fortschrittliche cloudbasierte Technologien nutzen. Mit BPaaS können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse rationalisieren, sich wiederholende Aufgaben automatisieren und reibungslosere Arbeitsabläufe gewährleisten. Durch die Eliminierung manueller Fehler und die Optimierung von Abläufen verbessert BPaaS die Gesamtqualität und Pünktlichkeit der Produkt- und Servicebereitstellung. Darüber hinaus ermöglicht die Konfigurierbarkeit von BPaaS Unternehmen, ihre Prozesse an den Best Practices der Branche auszurichten und so die Kundenzufriedenheit und -treue weiter zu steigern.

• Spitzentechnologie zu reduzierten Kosten

Einer der wesentlichen Vorteile von BPaaS ist die Möglichkeit, Zugang zu modernster Technologie zu reduzierten Kosten zu ermöglichen. Durch die Nutzung der cloudbasierten Infrastruktur und Ressourcen, die von BPaaS-Anbietern angeboten werden, können Unternehmen modernste Technologien nutzen, deren eigene Implementierung und Wartung andernfalls kostspielig wäre. BPaaS macht erhebliche Vorabinvestitionen in Hardware und Software überflüssig und ist somit eine kostengünstige Lösung. Unternehmen können von den neuesten Fortschritten wie KI, maschinellem Lernen, Datenanalyse und Automatisierungstools profitieren und so in der digitalen Landschaft wettbewerbsfähig bleiben, ohne dass ihnen erhebliche Kosten entstehen.

• Anpassung an die schwankenden Geschäftsanforderungen

Die Flexibilität und Skalierbarkeit von BPaaS machen es zu einer idealen Lösung für die Bewältigung schwankender Geschäftsanforderungen. Wenn Unternehmen wachsen oder sich die Nachfrage verändert, kann BPaaS problemlos vergrößert oder verkleinert werden, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Die Fähigkeit, Ressourcen und Fähigkeiten schnell anzupassen und anzupassen, sorgt für optimale Effizienz und Kosteneffizienz. Ganz gleich, ob es sich um eine Vergrößerung während der Hochsaison oder eine Verkleinerung in schwächeren Zeiten handelt, BPaaS ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe an die Marktdynamik anzupassen. Diese Agilität hilft Unternehmen, agil und reaktionsfähig zu bleiben und besser auf die sich ändernden Anforderungen ihrer Kunden und der Branche vorbereitet zu sein.

Die einzigartige betriebliche Flexibilität und Agilität von BPaaS haben es neben Infrastructure as a Service (IaaS) und Platform as a Service (PaaS) zu einem der beliebtesten Cloud-Dienste gemacht. Man kann sagen, dass die Zukunft von BPS BPaaS ist.

Schlüsselrollen von Geschäftsprozessdiensten

Technologie verändert die grundlegende Natur von Unternehmen. Unternehmen weichen nun innovativen Geschäftsmodellen, die auf neuen Technologien basieren und von der Dynamik der nächsten Generation geleitet werden. Die sich verändernde Geschäftslandschaft und die Kundenerwartungen verändern traditionelle kostenorientierte gegenüber arbeitsorientierten Geschäftsprozessdienstleistungen. BPS wird in mehreren Branchen eingesetzt. Hier sind einige entscheidende Rollen von Geschäftsprozessdiensten im Jahr 2023:

• Dateneingabe: Bei der Dateneingabe geht es um die genaue und effiziente Eingabe und Verwaltung verschiedener Datentypen in Computersysteme oder Datenbanken. Dazu gehören Aufgaben wie die Eingabe von Kundeninformationen, die Aktualisierung von Datensätzen oder die Übertragung von Daten aus physischen Dokumenten in digitale Formate.
• E-Mail-Support: Unter E-Mail-Support versteht man die Bereitstellung von Unterstützung und die Lösung von Kundenfragen oder -anliegen per E-Mail-Kommunikation. Dabei geht es darum, umgehend auf Kundenanfragen zu reagieren, relevante Informationen bereitzustellen, Probleme zu beheben und die Kundenzufriedenheit per E-Mail-Korrespondenz sicherzustellen.
• Webdesign: Beim Webdesign geht es um die Erstellung optisch ansprechender und funktionaler Websites. Dazu gehört das Entwerfen von Layouts, das Auswählen von Farbschemata, das Erstellen von Grafiken und das Codieren von Webseiten, um ein ansprechendes und benutzerfreundliches Online-Erlebnis zu bieten.
• Schreiben von Inhalten: Beim Schreiben von Inhalten wird schriftliches Material für verschiedene Zwecke erstellt, z. B. Website-Inhalte, Blog-Artikel, Social-Media-Beiträge und Marketingmaterialien. Content-Autoren recherchieren, schreiben und bearbeiten Inhalte, die informativ, ansprechend und auf die Zielgruppe zugeschnitten sind.
• Sprachprozesse: Sprachprozesse beziehen sich auf die Abwicklung von Kundeninteraktionen über Telefonanrufe. Dazu gehören Aufgaben wie Kundensupport, Telemarketing, Verkauf und die Lösung von Kundenbeschwerden oder -problemen per Telefon.
• Technisches Schreiben: Beim technischen Schreiben geht es darum, Dokumente zu erstellen, die komplexe technische Konzepte oder Verfahren klar und prägnant erläutern.Technische Redakteure erstellen Benutzerhandbücher, Bedienungsanleitungen und Dokumentationen für Software, Hardware oder wissenschaftliche Produkte.
• Medizinische Transkription: Bei der medizinischen Transkription werden sprachlich aufgezeichnete medizinische Berichte, die von medizinischem Fachpersonal diktiert wurden, in schriftliche Dokumente umgewandelt.Transkriptionisten hören sich die Audioaufzeichnungen an und übertragen sie präzise in medizinische Berichte, um die Vertraulichkeit und die Einhaltung branchenspezifischer Richtlinien zu gewährleisten.
• Legal Process Outsourcing: Unter Legal Process Outsourcing versteht man die Delegation rechtlicher Unterstützungsaufgaben an externe Dienstleister.Es umfasst Rechtsrecherche, Dokumentenprüfung, Vertragsgestaltung, Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten und andere rechtliche Verwaltungsaufgaben und ermöglicht es Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, ihre Abläufe zu rationalisieren und Kosten zu senken.
• Bildungsprozess-Outsourcing: Bildungsprozess-Outsourcing umfasst die Auslagerung verschiedener Bildungsaufgaben und -dienstleistungen. Dies kann die Entwicklung von Lehrplänen, die Erstellung von Online-Kursen, Unterstützungsdienste für Studierende, Nachhilfe, Benotung und Verwaltungsaufgaben umfassen, um die Effizienz und Effektivität von Bildungseinrichtungen zu verbessern.
• Outsourcing von Wissensprozessen: Beim Outsourcing von Wissensprozessen geht es um die Auslagerung spezialisierter wissensbasierter Aufgaben, die häufig Fachwissen und domänenspezifische Fähigkeiten erfordern.Es umfasst Dienstleistungen wie Datenanalyse, Forschung und Entwicklung, Verwaltung geistigen Eigentums, Marktforschung und Beratung.
• Outsourcing von Rekrutierungsprozessen: Unter Outsourcing von Rekrutierungsprozessen versteht man die Auslagerung aller oder bestimmter Teile des Einstellungs- und Rekrutierungsprozesses an externe Dienstleister. Es umfasst Aufgaben wie Stellenausschreibungen, Kandidatenüberprüfung, Vorstellungsgespräche, Hintergrundüberprüfungen und Onboarding mit dem Ziel, den Rekrutierungsprozess zu rationalisieren und zu verbessern.

Branchen, die auf Geschäftsprozessdienstleistungen setzen

Während die meisten Unternehmen Prozesse auslagern, um sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, verlassen sich einige Branchen hauptsächlich auf Outsourcing. Im Folgenden sind die Branchen aufgeführt, in denen die Auslagerung von Prozessdienstleistungen am häufigsten vorkommt:

IT: Die IT-Branche verlässt sich in hohem Maße auf Geschäftsprozessdienste, um Abläufe zu rationalisieren, die Softwareentwicklung zu verwalten, technischen Support bereitzustellen und sich um Datenmanagement und Cybersicherheit zu kümmern.

Banken: Banken lagern verschiedene Prozesse aus, darunter Kundensupport, Kontoverwaltung, Kreditbearbeitung und Compliance, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Fluggesellschaften: Fluggesellschaften lagern Prozesse wie Ticketausstellung, Reservierungen, Gepäckabfertigung und Kundenservice aus, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, das Passagiererlebnis zu verbessern und sich auf die Kernfunktionen der Luftfahrt zu konzentrieren.

Telekommunikation: Telekommunikationsunternehmen lagern Prozesse wie Kundensupport, Netzwerkmanagement, Abrechnung und technischen Support aus, um den Betrieb zu optimieren, die Servicequalität zu verbessern und schnelle technologische Fortschritte zu bewältigen.

Versicherungen: Versicherungsunternehmen lagern die Schadensbearbeitung, die Policenverwaltung, das Underwriting und den Kundenservice aus, um die betriebliche Effizienz zu steigern, komplexe Vorschriften zu bewältigen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Reisebüros : Reisebüros lagern Aufgaben wie Buchungsmanagement, Reiseplanung, Ticketausstellung und Kundenservice aus, um Abläufe zu rationalisieren, Angebote zu erweitern und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Vermögensverwaltung: Vermögensverwaltungsfirmen lagern Backoffice-Prozesse aus, einschließlich Portfoliobuchhaltung, Handelsabwicklung, Berichterstattung und Compliance, um die betriebliche Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und sich auf Anlagestrategien zu konzentrieren.

Regierungssektoren: Regierungssektoren lagern verschiedene Verwaltungsprozesse aus, darunter Gehaltsabrechnungsverwaltung, Dokumentenverarbeitung, IT-Dienste und Kundensupport, um Abläufe zu rationalisieren und die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen zu verbessern.

Gesundheitswesen und Pharma: Die Gesundheits- und Pharmaindustrie lagert Prozesse wie medizinische Kodierung, Abrechnung, Transkription, klinische Studien und Datenmanagement aus, um die Effizienz und Compliance zu verbessern und sich auf die Patientenversorgung und Forschung zu konzentrieren.

Wie unterstützt Automatisierung Geschäftsprozesse?

Unternehmen können ihre Prozesse automatisieren und ihre Arbeitsabläufe beschleunigen. Dies steigert die Produktivität, reduziert die Personalstunden und verschafft Ihnen insgesamt einen Wettbewerbsvorteil. Hier sind einige Beispiele dafür, wie die Automatisierung von Prozessdiensten einem Unternehmen helfen kann:

1. Marketing- und Vertriebsteams können Marketing-E-Mails einfach automatisieren und Verkaufsvorschläge und Berichte verfolgen.
2. Die Finanzabteilung kann alle Konten einfacher und Verbindlichkeiten mit größerer Genauigkeit verwalten.
3. Kundensupport- und ORM-Teams können in Sekundenschnelle Daten und Gesprächsprotokolle abrufen, um die Probleme zu eskalieren.
4. Die Personalabteilung kann die Einarbeitung von Mitarbeitern beschleunigen und sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.

Automatisierung in Geschäftsprozessdiensten

Unabhängig von der Branche müssen einige Geschäftsprozessdienste automatisiert werden. Unter Business Process Automation (BPA) versteht man den Einsatz von Software zur Automatisierung wiederholter, mehrstufiger Prozesse, die andernfalls viele Stunden und andere Ressourcen erfordern würden. Im Vergleich zu anderen Arten der Automatisierung ist BPA auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten.

Allerdings wird BPA oft mit Robotic Process Automation (RPA) verwechselt. Während RPA Software zur Nachahmung sich wiederholender Schritte verwendet, übernimmt BPA-Software tendenziell komplexere Aufgaben. Außerdem unterscheiden sich die beiden Prozesse durch drei Faktoren: Integration, Preisgestaltung und Arbeitsabläufe.

Beispiele für RPA sind:

• Navigieren durch Seiten
• Anmelden bei Systemen
• Daten kopieren und einfügen
• Beseitigung von Duplikaten und Ungenauigkeiten

Prozesse, die Unternehmen automatisieren müssen

Auch wenn die Automatisierung von Geschäftsprozessen heutzutage alltäglich erscheinen mag, begann sie 1913 mit der beweglichen Montagelinie für seine Modell-T-Autos durch Henry Ford. Ein Jahrhundert später hat sich die Rechenleistung um das Billionenfache erhöht, was zu schnelleren, besseren und effizienteren Geschäftsprozessen geführt hat Automatisierung. Da Geschäftsprozessdienste in jedem Schritt der Organisationsfunktion automatisiert werden, erfordern einige Prozesse selten manuelle Eingriffe. Hier sind einige Prozesse, die Unternehmen für eine bessere Kosteneffizienz und Produktivität automatisieren:

• Analytik und Planung: Die Automatisierung von Analyse- und Planungsprozessen ermöglicht es Unternehmen, Daten schnell zu sammeln und zu analysieren, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategische Pläne für eine verbesserte Leistung und Wettbewerbsfähigkeit zu entwickeln.
• Betriebsmanagement: Durch die Automatisierung des Betriebsmanagements werden Arbeitsabläufe optimiert, die Ressourcenzuweisung optimiert und die Gesamtbetriebseffizienz verbessert, wodurch ein reibungsloser Geschäftsbetrieb und eine pünktliche Lieferung von Produkten und Dienstleistungen gewährleistet werden.
• Bestellanfragen: Die Automatisierung von Bestellanfragen vereinfacht und beschleunigt den Beschaffungsprozess, reduziert manuelle Fehler, verbessert die Bestandsverwaltung und ermöglicht bessere Lieferantenbeziehungen und Kostenkontrolle.
• Social-Media-Management: Durch die Automatisierung von Social-Media-Managementaufgaben wie der Planung von Posts, der Überwachung des Engagements und der Analyse von Kennzahlen können Unternehmen eine konsistente Online-Präsenz aufrechterhalten, effizient mit ihrem Publikum interagieren und effektive Social-Media-Marketingkampagnen durchführen.
• Kundensupport und -erfahrung: Die Automatisierung des Kundensupports und der Kundenerfahrung verbessert die Reaktionszeiten, bietet Self-Service-Optionen und personalisiert Interaktionen, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit, Loyalität und Bindung führt.

Abschluss

Business Process Services spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Effizienz zentraler Organisationsprozesse. Durch den Einsatz automatisierter Marketingtools können Unternehmen die Kommunikation nach der Bestellung vereinfachen, was zu optimierten Abläufen und einer Reduzierung risikoreicher Bestellungen führt. Diese Automatisierung trägt zu einem verbesserten Kundensupport und -erlebnis bei, da Unternehmen umgehend auf Kundenanfragen und -anliegen eingehen können. Auf dem heutigen Markt, der großen Wert auf Kundenbindung und -bindung legt, ist die Automatisierung von Geschäftsprozessdiensten nicht nur vorteilhaft, sondern notwendig. Es ermöglicht Unternehmen, Ressourcen effektiv zuzuteilen, sich auf den Aufbau dauerhafter Kundenbeziehungen zu konzentrieren und außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten, die Loyalität und Wachstum fördern. Durch den Einsatz von Automatisierung können Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, die betriebliche Effektivität verbessern und den sich verändernden Anforderungen ihres Kundenstamms gerecht werden.

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