Verwaltung der Finanzen kleiner Unternehmen: Best Practices

Ein kleines Unternehmen zu führen ist harte Arbeit. Es gibt so viele Dinge, die man im Auge behalten muss – von Vertrieb und Marketing bis hin zu Produktentwicklung und Personalbesetzung. Einer der wichtigsten Aspekte des Besitzes kleiner Unternehmen ist jedoch das Finanzmanagement. Um Ihre Investition zu schützen, müssen Sie auf finanzielle Details achten.

Effiziente Finanzmanagementpraktiken tragen nicht nur zur Steigerung Ihrer Gewinne bei, sondern Ihre Sorgfalt kann Sie und Ihre Mitarbeiter auch vor Compliance-Problemen und rechtlichen Problemen schützen. Diese Gewohnheiten können auch in schwierigen Situationen ein wichtiges finanzielles Sicherheitsnetz bieten, wie z. . . eine globale Pandemie!

Schützen Sie Ihr Endergebnis

Den Cashflow, die Kosten und das Einkommen genau im Auge zu behalten, ist ein Muss für jedes Unternehmen, das seine Einnahmen steigern, expandieren, wachsen und zusätzliche Mitarbeiter einstellen möchte. Gemeinnützige Organisationen müssen auch sorgfältig auf Spenden, Zuwendungen und alle anderen Einnahmequellen achten, um die Transparenz zu wahren und eine Prüfung oder Untersuchung zu rechtfertigen.

Wenn Sie diese grundlegenden Finanzkennzahlen nicht verstehen, bestehen bestimmte offensichtliche Risiken: Wenn Ihr Unternehmen Investoren hat, sind Sie als Eigentümer oder Manager dafür verantwortlich, ihnen alle angeforderten Finanzinformationen zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus kann eine falsche Verwaltung der Mittel zu Liquiditätsengpässen führen, die zu Unterbrechungen der Lieferkette oder Verzögerungen bei der Beschaffung von Lieferungen von Ihren Lieferanten führen können.

Best Practices zur Verwaltung der Finanzen kleiner Unternehmen

Es ist nicht unbedingt schwierig, ein Budget für Ihr Unternehmen aufrechtzuerhalten, aber es erfordert Mühe und Hingabe. Das könnte erklären, warum mehr als die Hälfte der kleinen Unternehmen ihr fünftes Geschäftsjahr nicht überleben. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie befolgen können, um den langfristigen finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens sicherzustellen:

Bereiten Sie ein Budget vor

Ein Budget ermöglicht es Ihnen, den Überblick über jedes bisschen Geld zu behalten, das in Ihr Unternehmen ein- und ausgeht. Erstellen Sie zunächst eine Liste aller voraussichtlichen monatlichen Einnahmequellen wie Verkäufe, Zinsen auf Investitionen, Mieteinnahmen usw. Einkommensdaten finden Sie möglicherweise in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, auf die später noch näher eingegangen wird.

Erstellen Sie dann eine separate Liste der Ausgaben, die Ihr Unternehmen voraussichtlich regelmäßig haben wird. Inventarkäufe, Gehaltsabrechnung, Versicherungsprämien, Steuern, Nebenkosten, Gebühren und Schuldenzahlungen sind nur einige der Ausgaben, die in dieser Kategorie enthalten sein können.

Lernen Sie die Grundlagen der Rechnungsstellung und Buchhaltung

Buchhaltung ist der Prozess der Verfolgung aller Finanztransaktionen, die von einem Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums, normalerweise monatlich, durchgeführt werden. Sie können sich dafür entscheiden, die Buchhaltung auf traditionelle Weise mit einem physischen Hauptbuch zu führen.

Sie haben auch die Möglichkeit, cloudbasierte Rechnungssoftware wie Hiveage einzusetzen. Wir haben sogar einen kostenlosen Plan, der ideal für kleine Unternehmen ist, die gerade erst anfangen. Einige Geschäftsinhaber entscheiden sich dafür, diese ganze Aufgabe an einen kompetenten Buchhalter auszulagern, der möglicherweise als Auftragnehmer oder Teilzeitangestellter arbeitet.

Behalten Sie den Cashflow im Auge

Eine Nachverfolgung Ihrer Ausgaben ist ein wesentlicher Bestandteil des Geldmanagements. Einer Studie zufolge machen bis zu 82 % der gescheiterten Unternehmen Liquiditätsschwierigkeiten für ihr Scheitern verantwortlich. Leider hat sich dies bei der aktuellen COVID-19-Pandemie als allzu häufig erwiesen.

Die Kapitalflussrechnung ist ein Finanzbericht, der angibt, wie viel Geld ausgegeben wurde und wofür in einem bestimmten Zeitraum. Es hilft bei der Vermeidung von sinnlosen Kontoüberziehungen, Mehrausgaben und Liquiditätsverlusten. Cashflow-Arbeitsblätter sind ebenso wie Unternehmensbudgets online verfügbar.

Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung

Eine Gewinn- und Verlustrechnung analysiert die Gesamteinnahmen, Gewinne und Verluste Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum (z. B. vierteljährlich, jährlich). Die Erklärung ist entscheidend für die Beschaffung von Betriebskapital oder die Beantragung eines Geschäftskredits. Es ist auch für Unternehmen mit Investoren oder Aktionären von entscheidender Bedeutung, da es ein umfassendes Finanzbild liefert. Achten Sie darauf, es regelmäßig auf dem neuesten Stand zu halten, damit es bei Bedarf einsatzbereit ist.

Pflegen Sie Ihre Bilanz

Die Bilanz eines Unternehmens ist ein Dokument, das seine Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und sein Eigenkapital aufzeichnet. Es ist auch wichtig, das Dokument auf dem neuesten Stand zu halten, und das übergeordnete Ziel besteht darin, Vermögenswerte gegen Verbindlichkeiten plus Eigenkapital auszugleichen. Kreditgeber und Investoren achten auf dieses Dokument, also stellen Sie sicher, dass Sie es regelmäßig aktualisieren, wenn sich Ihre Finanzen ändern.

Prognostizieren Sie Ihre Finanzen

Wie sehen Sie die nahe Zukunft für das Geschäft? Es ist wichtig, eine gute Vorstellung davon zu haben, wohin Sie gehen, damit Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen können, ob es an der Zeit ist, einen Kredit zu beantragen, und ob es an der Zeit ist, die Ausgaben zu kürzen oder nicht.

Es gibt verschiedene Methoden, um eine Umsatzprognose zu erstellen. Wenn Sie gerade erst anfangen, kann es hilfreich sein, mit einem erfahrenen Fachmann zusammenzuarbeiten, um diesen Ansatz zu erlernen.

Organisieren Sie die Grundlagen

Wenn es um das Finanzmanagement geht, kann Ihre To-Do-Liste entmutigend erscheinen. Dies sind einige grundlegende Dinge, um die Sie sich kümmern können, um die Organisation, Effizienz und Compliance zu verbessern.

1. Holen Sie sich Ihre Steuer-ID für das Unternehmen: Als Kleinunternehmen möchten Sie wahrscheinlich, dass das Unternehmen als eigenständige Einheit existiert. Einzelheiten finden Sie in den Vorschriften Ihrer Gerichtsbarkeit. In den USA können Sie beispielsweise damit beginnen, eine EIN vom IRS zu erhalten.
2. Haben Sie ein separates Bankkonto: Alle geschäftlichen Gelder sollten vollständig getrennt von persönlichen Geldern aufbewahrt werden. Eröffnen Sie gemäß dem obigen Beispiel, sobald Sie Ihre EIN erhalten haben, ein kommerzielles Girokonto bei einer Bank, mit der Sie es bequem verwenden können. Dies ist ein entscheidender Schritt – viele Steuerprobleme können vermieden werden, indem Sie Ihre geschäftlichen Finanzen von Ihren persönlichen trennen.
3. Gehaltsabrechnung richtig einrichten: Wenn Sie Personal haben, müssen Sie bei der korrekten Erstellung der Gehaltsabrechnung äußerst vorsichtig sein. Erwägen Sie auch die Entwicklung eines Mitarbeiterhandbuchs, um Konflikte am Arbeitsplatz auf ein Minimum zu reduzieren (einschließlich Richtlinien in Bezug auf bezahlte Freizeit, Prämien und andere Themen).
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Beachten Sie, dass Ihr Land, Bundesstaat oder Ihre lokale Regierung möglicherweise zusätzliche Geschäftsgesetze hat, die Sie befolgen müssen, wie z. B. den Erhalt einer Geschäftslizenz oder die Vorlage einer Inspektion. Wenn Sie sich dieser Anforderungen bewusst sind, wird der gesamte Finanzverwaltungsprozess für Sie klarer und Sie würden auch unnötige Strafen und Bußgelder vermeiden.