Der ultimative Leitfaden zur Verwaltung von Remote-Mitarbeitern
Veröffentlicht: 2022-09-07Vor der Pandemie wurde Fernarbeit oft als Vergünstigung angesehen, die von einer begrenzten Anzahl von Arbeitgebern unter begrenzten Umständen angeboten wurde. Jetzt ist es zur Norm geworden und soll sich fortsetzen. Eine kürzlich von Mercer durchgeführte Studie ergab, dass 83 % der Arbeitgeber beabsichtigen, auch nach der Pandemie in größerem Umfang Telearbeit anzubieten.
Die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern erfordert jedoch einen anderen Ansatz als herkömmliche, bürobasierte Strategien. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen und Möglichkeiten, die das Remote-Arbeitsmodell bietet, und wie man Remote-Mitarbeiter und externe Mitarbeiter verwaltet.
Remote-Arbeiten stellt Herausforderungen dar
Zu den Herausforderungen bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern gehören:
- Mangel an Interaktion von Angesicht zu Angesicht . Die Art und Weise, wie Mitarbeiter mit ihren Kollegen und Vorgesetzten interagieren, ändert sich zwangsläufig, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Ohne die täglichen Interaktionen rund um die Wasserspender können sich Remote-Mitarbeiter isoliert fühlen, was sich auf ihr Engagement und ihre Motivation auswirkt. Aus Managementsicht kann sich der Mangel an persönlicher Interaktion wie ein Hindernis für die Überwachung der Produktivität anfühlen.
- „Zoom-Müdigkeit.“ Während Videoanrufe den Mangel an direkter Interaktion beheben können, können Stunden in virtuellen Teambesprechungen genauso schädlich sein. Der Begriff „Zoom-Müdigkeit“ wurde einige Monate nach Beginn der Pandemie geprägt, um die negativen Auswirkungen der kontinuierlichen Videonutzung zu beschreiben. In einer Umfrage gaben mehr als 49 % der Befragten an, aufgrund der Webcam-Nutzung erschöpft zu sein. Pauschale „Kamera-an“-Richtlinien können den Mitarbeitern auch das Gefühl geben, beobachtet zu werden, und ein Gefühl des Misstrauens erzeugen.
- Schwächung der Teambindungen . Mitarbeiter schätzen in der Regel ihre spontanen Gespräche, sozialen Interaktionen und beruflichen Beziehungen zu ihren Kollegen. Es besteht jedoch das Risiko, dass diese Bindungen bei der Arbeit von zu Hause aus schwächer werden, was durch die soziale Isolation verstärkt wird, die eine Verlagerung zur Arbeit aus der Ferne schaffen kann. Diese Faktoren können das Zugehörigkeitsgefühl eines Mitarbeiters zu seinem Team und seiner Organisation untergraben.
- Kommunikationsprobleme . Eine Remote-Arbeitsumgebung lässt weniger Raum für die schnelle, spontane Kommunikation, die in einem Büro stattfindet, wenn Mitarbeiter eine Klärung durch einen Kollegen oder Vorgesetzten suchen. Selbst mit Technologie besteht die Möglichkeit, dass Sofortnachrichten oder E-Mails übersehen werden. Das Sammeln von Informationen kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, was für die Mitarbeiter frustrierend sein und die Produktivität beeinträchtigen kann. Besonders wenn Sie Teams haben, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, kann die erfolgreiche Verwaltung von entfernten Teammitgliedern zu einer Herausforderung werden.
- Ablenkungen . Die Ablenkung durch die Arbeit von zu Hause aus ist oft eines der Hauptanliegen des Managements bei der Fernarbeit. Hausarbeit, Lieferungen und Kinderbetreuung können den Arbeitstag eines Mitarbeiters unterbrechen und sein Engagement beeinträchtigen.
Aber es bietet auch Chancen
Auf der anderen Seite bietet Remote Work Organisationen auch mehrere Möglichkeiten, wie zum Beispiel:
- Mögliche Kostensenkungen. Fernarbeit reduziert die mit der Aufrechterhaltung eines physischen Büros verbundenen Gemeinkosten wie Strom, Schreibwaren, Reinigung und Reisekosten. Infolgedessen können Organisationen möglicherweise in kleinere Räume umziehen oder ganz auf ein Büro verzichten. Fernarbeit reduziert auch den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens, indem die Kohlendioxidemissionen durch Pendeln, Energieverbrauch und Abfallentsorgung reduziert werden.
- Steigert die Produktivität . Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Remote-Mitarbeiter weniger produktiv sind als die Mitarbeiter vor Ort. Remote-Mitarbeiter sind im Allgemeinen glücklicher, da sie mehr Freiheit, Flexibilität und Autonomie haben. Der Wegfall des Pendelns spielt dabei eine bedeutende Rolle – eine Studie ergab, dass 79 % der Befragten die Vermeidung des Pendelns als den größten Vorteil der Fernarbeit nannten. Infolgedessen berichten 52 % der Arbeitgeber von einer Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität, seit sie aus der Ferne arbeiten.
- Erhöht die Arbeitszufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter . Fernarbeit wurde mit einer höheren Arbeitszufriedenheit in Verbindung gebracht. Zufriedene Mitarbeiter bleiben mit größerer Wahrscheinlichkeit länger in ihrem Unternehmen, reduzieren die Fluktuationsraten und sparen dem Unternehmen insgesamt Geld. Die Flexibilität der Fernarbeit erhöht auch das Engagement der Mitarbeiter, wobei engagierte Arbeitsplätze 41 % weniger Fehlzeiten und eine 21 % höhere Rentabilität aufweisen.
- Zugang zu einer vielfältigeren Belegschaft. Telearbeit ermöglicht Arbeitgebern den Zugriff auf einen breiteren Talentpool und gibt Unternehmen mehr Auswahlmöglichkeiten bei der Suche nach der richtigen Person für den Job. Da 54 % der Arbeitnehmer sagen, dass sie den Arbeitsplatz wechseln würden, wenn sie sich für die Fernarbeit entscheiden würden, ist Fernarbeit auch eine Schlüsselstrategie, um Talente anzuziehen und zu halten.
8 Strategien zur effektiven Verwaltung von Remote-Mitarbeitern
Zu Beginn der Pandemie gaben über 7 von 10 Arbeitgebern an, Schwierigkeiten bei der Anpassung an die Telearbeit zu haben. Hier sind einige Tipps zum Verwalten von Remote-Teams.
Entwickeln Sie eine Richtlinie für die Fernarbeit
Eine Remote-Arbeitsrichtlinie bietet einen Rahmen dafür, wie und wann Remote-Arbeit in Ihrer Organisation verwaltet wird. Es legt fest, wer remote arbeiten kann, welche Genehmigungsprozesse relevant sind und wie die Remote-Arbeit innerhalb eines Teams verwaltet wird.
Wenn Sie ein hybrides Arbeitsmodell betreiben, sollte Ihre Richtlinie auch die Fälle erläutern, in denen Mitarbeiter im Büro anwesend sein müssen, beispielsweise aus Sicherheits- oder praktischen Gründen.
Kommunikation ist der Schlüssel
Wenn Sie mit einem Remote-Team kommunizieren, können Sie keinen einheitlichen Ansatz wählen. Passen Sie sich stattdessen an den Kommunikationsstil der einzelnen Mitarbeiter an. Einige benötigen möglicherweise täglichen Kontakt, während andere nur einmal pro Woche oder bei einem bestimmten Problem eine Verbindung herstellen müssen.
Wie bei der Arbeit in einer Büroumgebung müssen Sie irgendwann schwierige Gespräche mit Ihren Remote-Mitarbeitern führen, beispielsweise über Leistungsmanagement oder Disziplinarfragen. Es besteht die Möglichkeit, dass diese Gespräche schief gehen, wenn man sich auf Technologie verlässt und keine nonverbalen Hinweise gibt.
Deshalb sollten Sie für die Kommunikation mit und zwischen Ihren Mitarbeitern eine Reihe unterschiedlicher Tools nutzen. Videoanrufe eignen sich gut für sensiblere Gespräche, während Instant Messaging nützlich sein kann, um an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten oder zeitkritische Informationen auszutauschen.
Setzen Sie klare Erwartungen
Um Bedenken hinsichtlich der Produktivität auszuräumen, sollten Sie klare Erwartungen in Bezug auf die Remote-Arbeitsregelungen und die Arbeitsleistung der Mitarbeiter formulieren. Machen Sie klare Angaben zu Zeitrahmen, Prioritäten und Meilensteinen und stellen Sie sicher, dass Sie für alle Fragen Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Sie können diese Ziele dann formell oder informell überwachen. Anstatt den Überblick zu behalten, hilft Ihnen die Verfolgung der Mitarbeiterleistung dabei, potenzielle Probleme wie Burnout zu erkennen. Sie können das Problem dann bei Bedarf sowohl auf organisatorischer als auch auf individueller Ebene angehen.
Planen Sie die Teaminteraktion
Um den Mangel an persönlicher Interaktion zu überwinden, widmen Sie Zeit für Teambuilding und Interaktion innerhalb Ihres Remote-Teams. Dies kann ein regelmäßiges Teammeeting sein, das mit einem informellen Gespräch beginnt, eine spezielle Teambuilding-Übung oder ein soziales Treffen, z. B. ein Quiz am Freitagnachmittag.
Lassen Sie sich bei der Planung der Teaminteraktion vom Feedback Ihrer Mitarbeiter leiten, wie oft sie sich treffen möchten und ob sie ihre Kamera verwenden möchten. Veranstaltungen können telefonisch, per E-Mail, Nachrichten oder Videokonferenzen abgehalten werden. Sie müssen nicht lang sein – um eine Zoom-Ermüdung zu vermeiden, kann kürzer effektiver sein.
Der beste Weg, um entfernte Mitarbeiter zu verwalten
Halten Sie Ihre Mitarbeiter über Ihre eigene Kommunikations-App einfach in Verbindung und auf dem Laufenden, wo immer sie sich befinden.
Stellen Sie die richtigen Werkzeuge bereit
Remote-Mitarbeiter müssen über die notwendigen Tools verfügen, um ihre Arbeit zu erledigen. Stellen Sie sicher, dass sie den gleichen Zugang zu Technologie und Sachanlagen haben wie Mitarbeiter vor Ort, wobei gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden, um die praktischen Realitäten der Fernarbeit widerzuspiegeln.
Dazu gehört der digitale Zugriff auf Richtlinien- und Verfahrenshandbücher, Vorlagen, Kundendateien und Software, einschließlich Konferenz- und Planungstools. Physische Hilfsmittel wie Laptop, Drucker und Firmenkreditkarte können ebenfalls erforderlich sein.
Unterschiedliche Mitarbeiter benötigen unterschiedliche Ressourcen, insbesondere in Bezug auf Kommunikationsmittel, gehen Sie also auf ihre individuellen Bedürfnisse ein.
Führen Sie regelmäßige Kontrollen durch
Neben Teamevents sollten Sie auch regelmäßige One-to-One-Check-Ins mit Mitarbeitern einplanen. Während Sie die Häufigkeit und Länge dieser Sitzungen an die Bedürfnisse des Teams und des Einzelnen anpassen können, ist Vorhersehbarkeit der Schlüssel, also halten Sie sich an jeden geplanten Check-in.
Indem Sie sich individuell an die Mitarbeiter wenden, können Sie ihr allgemeines Wohlbefinden einschätzen, Probleme identifizieren und alle Fragen beantworten, die sie möglicherweise haben. Es kommuniziert auch ihren Wert und hilft, sie motiviert zu halten.
Diese Check-ins sind eine gute Feedbackquelle für die Entwicklung und Verfeinerung Ihres Ansatzes zur Verwaltung Ihres Remote-Teams. Von Zeit zu Zeit können Sie auch eine kurze Umfrage an die Mitarbeiter verteilen, damit sie anonymes Feedback zu den Erfahrungen mit der Arbeit von zu Hause aus geben können.
Erstellen und teilen Sie im Handumdrehen Formulare und Umfragen mit Ihren Mitarbeitern.
Teilen Sie Tipps zur Remote-Arbeit
Eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren und ein Zusammengehörigkeitsgefühl aufzubauen, besteht darin, Ratschläge von Mitarbeitern mit Erfahrung im Remote-Arbeiten zu sammeln und auszutauschen, beispielsweise über ein Testimonial-Video oder eine E-Mail.
Sie können Einblicke und Tipps zum Zeitmanagement, zu Strategien gegen soziale Isolation und zur Aufrechterhaltung der Work-Life-Balance im Homeoffice geben.
Feiern Sie den Erfolg Ihrer Mitarbeiter
Eine Analyse von Gallup ergab, dass Mitarbeiter, die sich unterbewertet und unterschätzt fühlen, doppelt so häufig sagen, dass sie innerhalb der nächsten 12 Monate kündigen werden, und die Herausforderungen der Fernarbeit können dieses Gefühl verstärken. Bei der Verwaltung eines Remote-Teams bleibt die Anerkennung ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbindungsstrategie eines Unternehmens.
Finden Sie Möglichkeiten, sowohl individuelle als auch Teamerfolge aus der Ferne zu feiern, z. B. indem Sie eine Dankes-E-Mail an Ihr Team senden, einen Mitarbeiter bei einem Ihrer regelmäßigen Teammeetings begrüßen oder ein Care-Paket senden.
Das Fazit zur Verwaltung eines Remote-Teams
Der beste Ansatz für die Verwaltung eines Remote-Teams besteht darin, geduldig und flexibel zu sein – eine erfolgreiche Strategie für das Remote-Arbeiten sollte an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder angepasst werden.
Indem Sie die oben genannten Tipps befolgen, können Sie sicher sein, dass Ihre Remote-Mitarbeiter effektiv arbeiten und vermeiden, in die Falle des Mikromanagements zu tappen.