Minimierung der Risiken der Nutzung von WhatsApp am Arbeitsplatz

WhatsApp hat sich zur führenden Messaging-Plattform entwickelt, wobei rund 2 Milliarden Nutzer weltweit täglich über 100 Milliarden Nachrichten versenden.

Auch wenn die Verwendung von WhatsApp bequem sein mag, ist es nicht für eine sichere interne Kommunikation ausgelegt.

Organisationen, insbesondere im Gesundheitssektor, müssen daher die enormen Risiken, die mit der Nutzung verbunden sind, erkennen und angehen und stattdessen den Einsatz einer sicheren und professionellen internen Kommunikationsplattform in Betracht ziehen.

Wenn Sie jedoch derzeit WhatsApp in Ihrem Unternehmen verwenden, können Sie dennoch sofort Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken einzudämmen.

Lassen Sie uns die wichtigsten Bedenken durchgehen und uns mit den Schritten befassen, die Sie ergreifen können, um diese zu minimieren.

Die Hauptrisiken und wie man sie minimiert

Risiko 1: Organisationen mangelt es an Administratorkontrolle

WhatsApp fehlen wesentliche Verwaltungsfunktionen und Berechtigungen, was die Verwaltung von Chat-Gruppen, die Kontrolle von Benutzerfunktionen und die Überwachung bei wachsenden Unternehmen erschwert.

So minimieren Sie das Risiko:

1. Bewerten Sie alle Chatgruppen regelmäßig: Führen Sie eine regelmäßige Bewertung durch, um die vorhandenen WhatsApp-Chatgruppen Ihrer Organisation zu identifizieren. Sammeln Sie Informationen von Teammitgliedern, um einen Überblick über diese Gruppen zu erstellen und ihre Relevanz zu bestimmen. Halten Sie Gruppenteilnehmerlisten auf dem neuesten Stand, schließen Sie unnötige Gruppen und erstellen Sie eine Liste Ihrer Gruppen in Excel oder Word, um eine vollständige Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
2. Weisen Sie eindeutige Gruppenadministratorrollen zu: Definieren und benennen Sie eindeutig Administratoren für jede Chatgruppe. Geben Sie ihre Verantwortlichkeiten an, z. B. die Verwaltung von Gruppenaktivitäten, die Genehmigung neuer Mitglieder und die Durchsetzung von Kommunikationsrichtlinien. Dies erhöht die Verantwortlichkeit und Kontrolle. Stellen Sie sicher, dass Administratoren vertrauenswürdige Teammitglieder sind, die die Organisation angemessen widerspiegeln können.
3. Begrenzen Sie die Anzahl der Administratoren: Halten Sie die Anzahl der Administratoren für jede Gruppe auf ein Minimum. Zu viele Administratoren erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Missmanagement oder unbefugten Aktionen.

Risiko 2: Verantwortung für beleidigende und unangemessene Inhalte

Wenn Sie beleidigende oder unangemessene Nachrichten auf WhatsApp nicht entfernen können, besteht für Ihr Unternehmen das Risiko rechtlicher Schritte, finanzieller Schäden, Reputationsschäden und einem Verlust der Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter.

So minimieren Sie das Risiko:

1. Legen Sie WhatsApp-Nachrichtenrichtlinien fest: Definieren und kommunizieren Sie klar Erwartungen und Richtlinien bezüglich akzeptablem Nachrichtenverhalten. Entwickeln Sie eine Richtlinie, die die Arten von Nachrichten und Verhaltensweisen beschreibt, die in WhatsApp-Gruppen nicht toleriert werden.
2. Richtlinien von Anfang an kommunizieren: Informieren Sie alle Gruppenmitglieder über die Richtlinien, die sie bei der Erstellung neuer Gruppen befolgen müssen. Nutzen Sie die WhatsApp-Gruppenbeschreibungsfunktion, um eine Zusammenfassung der Verhaltensregeln als ständige Erinnerung hinzuzufügen.
3. Gehen Sie umgehend auf unangemessene Inhalte ein: Reagieren Sie sofort auf beleidigende oder unangemessene Nachrichten. Machen Sie deutlich, dass solche Inhalte unzulässig sind, fordern Sie deren Löschung und bekräftigen Sie das Engagement der Organisation für eine respektvolle und verantwortungsvolle Kommunikation.

Risiko 3: Fehleranfällige manuelle Wartung

Das manuelle Verwalten von WhatsApp-Gruppen kann zu Fehlern, Verzögerungen beim Hinzufügen und Entfernen von Mitarbeitern und zum Verlust der Kontrolle über Gruppen führen, wenn Administratoren das Unternehmen verlassen.

So minimieren Sie das Risiko:

1. Folgen Sie einem strukturierten Verfahren zum Hinzufügen neuer und Entfernen ehemaliger Mitarbeiter: Fügen Sie neue Mitarbeiter im Rahmen des Onboarding-Prozesses zu WhatsApp-Gruppen des Unternehmens hinzu und entfernen Sie ehemalige Mitarbeiter umgehend nach ihrem Ausscheiden. Ehemalige Mitglieder behalten zwar weiterhin Zugriff auf den Gesprächsverlauf, sollten aber keine neuen Nachrichten mehr erhalten.

Da Sie möglicherweise mehrere Administratoren benötigen, um diese Aktionen auszuführen, beauftragen Sie eine Person damit, sicherzustellen, dass alle Administratoren diese Aufgabe ausführen.

2. Stellen Sie sicher, dass das Offboarding eine Überprüfung der Rolle des Einzelnen widerspiegelt: Wenn der ausscheidende Mitarbeiter ein Gruppenadministrator ist, weisen Sie im Rahmen des Offboarding-Prozesses einen neuen Administrator zu, um sicherzustellen, dass die Kontrolle über alle WhatsApp-Gruppen innerhalb Ihrer Organisation verbleibt.

Risiko 4: Verlust vertraulicher Informationen

WhatsApp birgt das Risiko, dass vertrauliche Informationen verloren gehen, insbesondere wenn ehemalige Mitarbeiter auch nach ihrer Entfernung weiterhin Zugriff auf WhatsApp-Konversationen haben, an denen sie teilgenommen haben.

So minimieren Sie das Risiko:

1. Definieren Sie klare Richtlinien darüber, welche Informationen über WhatsApp geteilt werden dürfen: Teilen Sie im Idealfall Beispiele für Informationen, die nicht geteilt werden sollten. Für Gesundheitsorganisationen wird empfohlen, den Austausch patientenbezogener Informationen einzuschränken und stattdessen eine sichere Plattform zu verwenden, über die das Unternehmen sensible Daten kontrollieren und aufzeichnen kann.
2. Schulen Sie das Team: Integrieren Sie ein Kapitel über die Verwendung von WhatsApp und seine Risiken in Ihre laufenden Schulungsprogramme. Betonen Sie, dass über WhatsApp geteilte Informationen nicht vollständig entfernt werden können und dass jeder sorgfältig darüber nachdenken sollte, bevor er Dokumente, Geschäftsinformationen oder geschützte Gesundheitsinformationen weitergibt.
3. Erstellen Sie eine klare visuelle Darstellung für Gruppen: Auch wenn nach dem Teilen von Informationen oder Bildern in der falschen Gruppe wenig getan werden kann, können Sie das Risiko minimieren, dass dies geschieht, indem Sie klare Gruppennamen und Bilder verwenden, um die Aufmerksamkeit des Benutzers zu fesseln, bevor Sie Informationen weitergeben.
4. Bitten Sie Ihr Team, die gemeinsame Nutzung seiner Geräte zu vermeiden: Betonen Sie, ob zu Hause oder mit Freunden, wie wichtig es ist, anderen keinen Zugriff auf ein Gerät zu gewähren, das möglicherweise vertrauliche Informationen enthält.
5. Ermutigen Sie die Verwendung von Sicherheitseinstellungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Sicherheitseinstellungen auf seinen Telefonen aktiviert, z. B. einen Passcode, eine Gesichtserkennung oder eine Fingerabdruckauthentifizierung, um das Risiko zu verringern, dass andere auf vertrauliche Informationen zugreifen. Das Gerät sollte sich nach kurzer Zeit automatisch sperren, wenn es nicht verwendet wird.

Risiko 5: Arbeits- und Beschäftigungsklagen

Die Verwendung von WhatsApp für die Kommunikation am Arbeitsplatz setzt Unternehmen arbeits- und beschäftigungsbezogenen Risiken aus, da vollständige Gesprächsverläufe und von Mitarbeitern gespeicherte Informationen als Beweismittel in rechtlichen Schritten verwendet werden können.

So minimieren Sie das Risiko:

1. Minimieren Sie die Nutzung von WhatsApp für arbeitsbezogene Kommunikation: Beschränken Sie die Nutzung von WhatsApp, wann immer möglich, und vermeiden Sie arbeitsbezogene Themen wie das Besprechen von Überstunden, Kommunikation im Zusammenhang mit der Kündigung oder bestimmte Ankündigungen.
2. Stellen Sie Managern spezielle Tools für die arbeitsbezogene Kommunikation zur Verfügung: Erwägen Sie die Ausstattung von Managern mit speziellen Tools, die speziell für die arbeitsbezogene Kommunikation entwickelt wurden. Diese Tools sollten eine effektive Kommunikation mit ihren Teammitgliedern über alltägliche arbeitsbezogene Informationen erleichtern.
3. Überprüfen Sie Gespräche bei der Kündigung eines Mitarbeiters: Bevor Sie einem Mitarbeiter kündigen, ist es hilfreich, frühere WhatsApp-Kommunikationen mit ihm zu überprüfen, um potenzielle Risiken für arbeitsrechtliche Rechtsstreitigkeiten zu identifizieren, da ein umfassendes Verständnis des gesamten Kontexts bei der effektiven Verwaltung solcher Ansprüche hilfreich sein kann.

Risiko 6: Sicherheits- und Datenschutzprobleme

WhatsApp geht keine kommerziellen Verpflichtungen mit Organisationen ein, die seine Verbraucherversion nutzen. Es beinhaltet nicht die Verantwortlichkeiten und Pflichten, die andere Softwareanbieter haben, wie z. B. Datensicherung und -wiederherstellung oder die Meldung von Sicherheitsverletzungen.

So minimieren Sie das Risiko:

1. Bleiben Sie über Schwachstellen und deren aktuellen Status auf dem Laufenden: Bleiben Sie über die neuesten Informationen zu Schwachstellen in der WhatsApp-Plattform auf dem Laufenden, indem Sie Nachrichtenartikel und Veröffentlichungen verfolgen, die diese Entwicklungen verfolgen.
2. Bewerten Sie die Möglichkeit einer Umstellung auf spezialisierte Arbeitstools: Solche Plattformen sollten durch rechtsgültige Verträge und gründliche Bewertungen unterstützt werden, um sicherzustellen, dass sie und ihre Anbieter Verantwortung und Verpflichtungen gegenüber Ihrer Organisation übernehmen.

Das Fazit

Obwohl WhatsApp insgesamt eine praktische und weit verbreitete App bietet, müssen sich Unternehmen der Risiken bewusst sein, die mit der Nutzung am Arbeitsplatz verbunden sind, insbesondere in sensiblen Branchen wie dem Gesundheitswesen.

Wenn Sie jedoch derzeit die Messaging-App zur Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern verwenden, nutzen Sie die oben genannten Empfehlungen, um die Sicherheit zu erhöhen und die potenziellen Risiken zu minimieren, die mit der Verwendung von WhatsApp am Arbeitsplatz verbunden sind.

Darüber hinaus wird dringend empfohlen, alternative interne Kommunikationslösungen zu erkunden, die eine bessere Kontrolle über den Datenaustausch ermöglichen und speziell auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

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