6 Fehler, die Sie bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten vermeiden sollten

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten ähnelt der Einstellung eines normalen Mitarbeiters. Der einzige Unterschied besteht darin, dass einer in der virtuellen Welt und der andere in einem physischen Büro arbeitet. Wenn Sie also planen, einen virtuellen Assistenten einzustellen, ist es nur sinnvoll, den gleichen Ansatz zu verfolgen, wie Sie es bei der Einstellung eines Büroangestellten tun würden.

Hier sind sechs Fehler, die Sie bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten vermeiden sollten:

1. Nichterkennbarkeit des Bedarfs

Es gibt zwei Arten von Unternehmern. Der eine ist der Unternehmer, der vorausplant und dazu neigt, seine Situation zu überdenken. Er kann sich entscheiden, einen virtuellen Assistenten einzustellen, weil er glaubt, dass sein Geschäft innerhalb weniger Wochen erheblich an Fahrt gewinnen wird. Er befürchtet, dass seine derzeitige Einrichtung nicht ausreichen wird, um zusätzliches Volumen aufzunehmen. Also stellt er innerhalb einer Woche einen virtuellen Assistenten ein und bereitet das Geschäft auf Expansion vor.

Der zweite Unternehmer ist derjenige, der keine Ahnung hat, was sein Unternehmen braucht. Er neigt dazu, blind den Ratschlägen anderer zu folgen, ohne seine Entscheidung zu bestätigen. Also stellt er einen virtuellen Assistenten ein, nur weil ein anderer Unternehmer seine Erfolgserfahrung teilt.

In beiden Fällen wird der virtuelle Assistent nicht ausgelastet, weil die Unternehmer keine Ahnung haben, warum sie überhaupt einen eingestellt haben.

Bevor Sie mit der Rekrutierung von Kandidaten für eine Stelle als virtuelle Assistenz beginnen, ermitteln Sie die Gründe, warum Sie einen in Ihr Team bringen müssen. Andernfalls haben Sie keine Ahnung, nach welchen Fähigkeiten Sie suchen, welche Qualifikationen und welchen Arbeitsumfang Sie zuordnen müssen.

2. Fehlen eines Qualifizierungssystems

Unternehmer, die auf Basis des Lebenslaufs einen virtuellen Assistenten einstellen, könnten ein böses Erwachen erleben. Der Lebenslauf ist eine wichtige Referenz, um einen Kandidaten zu qualifizieren, sollte aber nicht das einzige Kriterium sein. Tatsächlich sollte es nicht das Hauptkriterium sein.

Und es reicht nicht aus, aus dem Vorgespräch Schlüsse zu ziehen. Um den besten Kandidaten zu finden, müssen Sie über ein Qualifizierungssystem verfügen. Hier ist ein System, das Sie ausprobieren können:

• Vorgespräch
• Grundlegende Fähigkeitsprüfung
  • MS Word
  • MS-Excel
  • E-Mail-Bearbeitung
  • Grundlegendes Schreiben von Briefen
  • Dokumentenverwaltung
  • Telefonische Abwicklung
• Prüfung der technischen Fähigkeiten
  • Praktische Prüfung zu konkreten Stellenanforderungen
  • Mündlicher Kompetenztest
• Verhaltensprofilerstellung
  • Analoges Denken
  • Situationstests
  • Überprüfen Sie die Social-Media-Konten

Von Anfang an sieht dieses System langweilig aus, aber es deckt die drei (3) wichtigen Komponenten für einen Kandidaten ab: Technik, Grundlagen und Verhalten.

3. Einstellung des ersten Kandidaten

Ein großer Fehler, den Unternehmer machen, besteht darin, den erstbesten Kandidaten einzustellen, dem sie begegnen. Es liegt nicht daran, dass der erste Kandidat nicht qualifiziert ist; aber Sie brauchen einen Pool von Talenten, um Qualifikationen abzugleichen.

Sammeln Sie bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten eine Auswahlliste von 5 bis 7 Kandidaten. Versuchen Sie, ihre Erfahrungen so vielfältig wie möglich zu gestalten. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Kandidaten, die über die Erfahrung verfügen, die Ihr Unternehmen benötigt. Wieso den? Denn die meisten dieser Kandidaten sind bereits festgefahren; Sie haben ein System und zögern möglicherweise, Ihrem zu folgen.

4. Fehlen von Qualitätskontrollmaßnahmen

Wenn Sie Leute sagen hören, dass sie schlechte Erfahrungen mit einem virtuellen Assistenten gemacht haben, finden Sie aus erster Hand heraus, warum das so war. Es ist für Unternehmer leicht, dem virtuellen Assistenten die Schuld zu geben, aber bei jeder Vereinbarung gibt es zwei Parteien.

Und jede Geschichte hat zwei Seiten.

Die meisten Vorkehrungen funktionieren nicht, weil keine Qualitätskontrollmaßnahmen eingeführt wurden. Der virtuelle Assistent ist zwar erfahren, arbeitet aber mit den Richtlinien des Kunden als Referenz. Und da ist die Sache der Lernkurve, die respektiert werden muss.

Als Kunde müssen Sie die Leistung Ihres virtuellen Assistenten auf dem neuesten Stand halten, insbesondere zu Beginn des Engagements, wenn die Lernkurve steil ist. Messen Sie immer die Leistung des virtuellen Assistenten und besprechen Sie die Ergebnisse regelmäßig. Ziel ist es, sich ständig zu verbessern.

5. Mangel an Kommunikation

Einige Unternehmer werden annehmen, dass der größte Fehler in einer virtuellen Assistenzvereinbarung ein Mangel an Kommunikation ist. Sie weisen auf Zeitzonenunterschiede und die Unfähigkeit hin, den Raum gemeinsam zu nutzen, was die Kommunikationswege behindert.

Diese Beobachtungen entbehren jeder Grundlage und stehen tatsächlich im Widerspruch zu den Vorteilen der Arbeit mit virtuellen Assistenten. Wenn Sie sich entscheiden, virtuelle Assistenten einzustellen, haben Sie die Macht der digitalen Technologie erkannt. Es gibt mehrere Online-Programme, mit denen Sie unabhängig von der Zeitzone regelmäßig mit Ihrem virtuellen Assistenten kommunizieren können. Hier sind nur einige:

• WebEx
• Asana
• Zwangsversteigerung
• Skypen
• Viber
• google Hangout

Mit Ausnahme von WebEx und Salesforce können diese Programme heruntergeladen werden und sind kostenlos. Wenn Sie Ihr Geschäft online führen, müssen Sie über eine kollaborative Software verfügen. Andernfalls können Sie Ihr Unternehmen nicht effektiv und effizient führen.

6. Kulturelle und soziale Unterschiede übersehen

Seit 2010 konkurrieren die Philippinen und Indien um die Spitzenposition im globalen Business-Outsourcing. Beide Länder sind großartige Ressourcen für Online-Talente, einschließlich virtueller Assistenten. Für 2012 verzeichnete Indien die höchste Zahl an Online-Arbeitern, aber dicht gefolgt von den Philippinen. Laut dem Online-Stellenmarktgiganten Elance stammen 1/8 ihrer Freiberufler von den Philippinen.

Wenn Sie sich entscheiden, virtuelle Assistenten aus diesen Ländern einzustellen, können Sie sich auf qualitativ hochwertige Arbeit zu günstigeren Preisen verlassen. Aber damit das Engagement funktioniert, müssen Sie mit ihren kulturellen und sozialen Nuancen vertraut sein.

Die Kultur eines Menschen repräsentiert die Geschichte seines Landes. Die Werte, Normen und Sitten wurden über Generationen weitergegeben. Sie sollten nicht erwarten, dass der Kandidat seine Praktiken um der Stelle willen unangemessen kompromittiert. Seien Sie achtsam und respektvoll gegenüber ihren Praktiken und berücksichtigen Sie diese in Ihrem Zeitplan. Der Schlüssel, um diese Arbeit zu machen, ist, den Zeitplan im Voraus zu planen.

Wie Sie gerade gelesen haben, sollte der Prozess zur Qualifizierung eines virtuellen Assistenten derselbe sein wie bei der Qualifizierung eines regulären Büroangestellten. Vielleicht braucht ein virtueller Assistent offenere Kommunikationskanäle, aber der Wert einer engen Kommunikation mit Ihrem regulären Büroangestellten gilt auch.

Sie werden großen Wert darauf legen, einen virtuellen Assistenten an Bord Ihres Teams zu haben. Aber nehmen Sie sich immer Zeit, um den am besten geeigneten Kandidaten für Ihr Unternehmen zu finden.

Bio des Autors

Felix arbeitet mit Outsource Workers zusammen, einem Unternehmen, das Unternehmern hilft, den perfekten virtuellen Assistenten für ihr Unternehmen zu finden. Weitere Beiträge von ihm finden Sie auf Twitter.