Die 11 häufigsten Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen, die Sie vermeiden sollten

Empfinden Sie das Versenden von Geschäftsvorschlägen als Belastung, die Sie zu Tränen rührt?

Wenn Sie wie die meisten Geschäftsleute sind, senden Sie jeden Tag unzählige E-Mails, Angebote und Berichte, sodass der Gedanke daran, sie zu schreiben, Sie zögert.

Allerdings nützt die mengenmäßige Bearbeitung des „Papierkrams“ nichts, wenn die Qualität schlampig ist.

Wenn Ihre Geschäftsdokumentation komplex, formell und stickig ist, kann dies zu vielen gescheiterten Geschäftsabschlüssen führen.

Das ist genau das Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollen und ein „No Go“ .

Sie möchten, dass all Ihre geschäftlichen Texte Ergebnisse bringen – ob es darum geht, den Umsatz zu steigern oder Vertrauen bei Kunden aufzubauen.

Was also macht gutes Business Writing aus und wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Texte ihre Ziele erreichen?

Heute führen wir Sie durch einige Tipps und Tricks von Top-Marketing-Experten, die Ihnen helfen können, die häufigsten Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen zu vermeiden.

Indem Sie diesen Vorschlägen folgen, können Sie Ihr Schreiben verbessern, professioneller klingen und erfolgreichere Geschäftsabschlüsse auf Ihrem Teller landen .

Tauchen wir ein!

Gutes Schreiben ist effektives Schreiben

Eine effektive und etablierte Korrespondenz mit Ihren Lesern ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden erfolgreichen Unternehmens.

Um der Meister des erfolgreichen Geschäftsschreibens zu werden, müssen Sie sich eine Reihe von Zielen setzen, die Sie erreichen möchten:

• Um eine Führungskraft davon zu überzeugen, in Ihre Idee zu investieren
• Um den Traffic auf Ihrer Website zu steigern
• Um Ihren Umsatz zu steigern
• Um Inhalte zu erstellen, die konvertieren
• Jemanden zum Lachen bringen

Wenn Sie sich auf das Ziel konzentrieren, können Sie klar und prägnant schreiben, damit Ihre Leser genau wissen, was sie tun sollen, nachdem sie Ihren Vorschlag, Ihre Anzeige oder Ihre E-Mail gelesen haben.

Im Geschäftsleben zählt für Leser, Interessenten oder Partner nur eines – die Beantwortung der Frage „Was habe ich davon?“.

Um diese Ziele zu erreichen, ist es wichtig, häufige Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen zu umgehen und herauszufinden, wie man Wörter verwendet, die Ihre Leser dazu bringen, die gewünschten Handlungen auszuführen.

11 Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen, die Sie vermeiden sollten

Nachdem wir nun wissen, wie wir unseren Schwerpunkt auf das Schreiben von Geschäftsbriefen legen können, wollen wir prüfen, was wir dabei vermeiden sollten.

Hier ist unsere Liste der 11 häufigsten Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen und wie man damit umgeht, um erfolgreichere geschäftliche Erfolge zu erzielen.

#1 Verwirrende Wörter oder Sätze

Einer der häufigsten Fehler, den Wirtschaftsautoren machen, ist die Verwendung verwirrender Wörter und Ausdrücke.

Viele Leute, die ihren Lebensunterhalt mit dem Schreiben verdienen, denken nicht viel über ihre Wortwahl nach, und das kann ihrer Arbeit schaden.

Wenn Sie beispielsweise jemanden bitten, an einem Projekt oder einer Kampagne teilzunehmen, verwenden Sie nicht das Wort „bitten“ – verwenden Sie stattdessen die Verben „fragen“ oder „einladen“.

Beide Wörter haben positivere Konnotationen als „Anfrage“, was bürokratisch klingen kann.

Vermeiden Sie auch zu beschreibende Wörter wie:

• Mitmachen ⇒ Mitmachen

• Nutzen ⇒ Nutzen

• Anstrengen ⇒ Probieren

Überprüfen wir das an konkreten Beispielen:

Hinweis: Um beim geschäftlichen Schreiben effektiv zu sein, ist es wichtig, Wörter und Ausdrücke zu wählen, die die stärkste Bedeutung haben und Ihre Leser nicht verwirren.

#2 Einen informellen Ton oder übermäßige Vertrautheit verwenden

Geschäftliches Schreiben ist oft formeller als alltägliche E-Mails an Freunde, Familie und Kollegen.

Dies bedeutet nicht, dass Sie keine Kontraktionen oder Slang verwenden können, aber eine geschäftliche E-Mail ist nicht der Ort, an dem Sie Ihren Leser beiläufig oder übermäßig vertraut machen können.

Dies ist der zweithäufigste Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen.

Der Ton, den Sie verwenden, sollte formell und korrekt sein, da Sie nie wissen, wer Ihre E-Mail lesen wird.

Wenn Sie beispielsweise einer Person eine E-Mail schreiben, können Sie sie mit „Sehr geehrte Frau Schmidt“ oder „Sehr geehrte Frau Schmidt“ ansprechen.

Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, sprechen Sie es mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ an.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, an wen Sie Ihre E-Mail richten sollen, recherchieren Sie etwas über das Unternehmen, bevor Sie es schreiben, und finden Sie heraus, wer Ihre Zielgruppe ist.

Sehen wir uns den Unterschied zwischen formellem und informellem Schreiben an:

Denken Sie immer daran, dass E-Mails etwas anderes sind als Telefongespräche oder persönliche Treffen.

Vielleicht kennen Sie die Person, der Sie schreiben, sehr gut, aber vergessen Sie nicht, dass Sie immer noch mit einem Chef oder einem Kunden korrespondieren.

Hinweis: Die Nichtbeachtung dieses Faktors kann zu einem falschen Eindruck führen und nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen .

#3 Vage Sprache

In geschäftlichen Texten ist es am besten, vage Ausdrücke wie „müssen“, „könnten“ und „könnten“ zu vermeiden.

Seien Sie stattdessen spezifisch und verwenden Sie Verben, die sagen, wie Menschen Dinge tun, anstatt Wörter, die beschreiben, was sie tun.

Sagen Sie zum Beispiel statt „Wir müssen Ihre Bestellung stornieren“ „Wir mussten Ihre Bestellung stornieren“.

Lassen Sie uns das am Beispiel von Walmart überprüfen:

Hinweis: Machen Sie Ihre Leser auf den aktuellen Stand der Aktion aufmerksam und beseitigen Sie jeden Zweifel ihrerseits.

# 4 Passive Stimme

Passiv ist ein weiterer häufiger Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen, den viele Menschen machen.

Das Passiv ist wirkungslos und lästig .

Es lässt eine Aussage weniger direkt klingen, manchmal sogar weniger autoritär.

Das Passiv klingt so, als würde das Subjekt eines Satzes keine Handlung ausführen, sondern sie von einer anderen Quelle erhalten.

Zum Beispiel: „Der Artikel wurde von John geschrieben.“

Dieser Satz sollte im Aktiv stehen, denn John hat den Bericht nicht einfach so geschrieben.

Wenn Sie sich dabei erwischen, wie Sie das Passiv verwenden, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihren Satz zu überdenken und umzuschreiben, damit er klar und überzeugend klingt:

Passiv: Das Manuskript wurde fristgerecht von unseren Lektoren eingereicht.

Aktiv: Unsere Lektoren haben das Manuskript fristgerecht eingereicht.

Hinweis: Schreiben Sie Ihre Sätze im Aktiv, damit sie leichter zu lesen sind und ihre Bedeutung für den Leser klar ist. Die aktive Stimme interagiert mit dem Leser, und Sie können HemingayApp verwenden , um alle passiven Stimmen zu identifizieren und zu korrigieren.

#5 Zu viele Ausrufezeichen

Verwenden Sie keine Ausrufezeichen am Ende jedes Satzes, nur um einen Punkt zu machen.

Sie sollten sie nur verwenden, wenn Sie eine Idee stark vermitteln oder extreme Begeisterung ausdrücken möchten.

Zum Beispiel: „Das ist eine ausgezeichnete Idee!!!“, „Machen wir das!!!“

Anstatt Ausrufezeichen zu verwenden, beginnen Sie damit, Zahlen, interessante Fakten oder Statistiken zu verwenden, um Ihrer Argumentation Glaubwürdigkeit zu verleihen.

Zum Beispiel:

„Mit unserer Software können Sie Ihre Arbeit um bis zu 65 % beschleunigen und den Berechnungsprozess vereinfachen.“

Hier ist ein Beispiel dafür, wie man mit verkaufsstarken Fakten überzeugen kann:

Hinweis: Um Ihre Glaubwürdigkeit zu steigern und überzeugender zu klingen, vermeiden Sie Ausrufezeichen und belegen Sie Ihre Aussagen mit Fakten.

#6 Fehler in Rechtschreibung und Grammatik

Es ist kaum zu glauben, aber einige Leute machen immer noch Rechtschreib- und Grammatikfehler beim Schreiben.

Die Lösung ist einfach – Korrektur lesen!

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihren Rechtschreib- und Grammatikfehlern immer einen Schritt voraus sein können:

• Nehmen Sie sich Zeit, um Fehler in Ihrem Schreiben zu finden
• Lassen Sie Ihre E-Mails von jemand anderem überprüfen, bevor Sie sie versenden
• Lesen Sie Ihre Inhalte laut vor
• Verwenden Sie Korrekturlese-Tools wie Grammarly

Es wäre so schade, wenn jemand beschließt, Ihr Angebot zurückzuziehen, nur weil Sie Ihr Angebot vor dem Absenden nicht sorgfältig geprüft haben.

Hinweis: Vergessen Sie beim Versenden von E-Mails nicht, dass Rechtschreibfehler häufig mit Phishing zusammenhängen.

Übersehen Sie diesen Fehler nicht, nur weil er einfach und dumm ist.

#7 Unklare Struktur und Ideenfluss

Viele Unternehmen machen diesen häufigen Fehler beim Schreiben – sie nehmen sich nicht die Zeit, ihre Botschaft zu planen, bevor sie sie schreiben .

Sie gehen davon aus, dass der Leser auch ihre Bedeutung verstehen wird, nur weil sie wissen, was sie sagen wollen.

Werfen wir einen Blick auf dieses Beispiel: „In diesem Bericht werden wir verschiedene Fragen zum vorliegenden Thema erörtern.“

Dieser Satz macht nicht deutlich, worum es geht.

Ein weiteres Beispiel ist: „Unser Team konnte unsere Aufgabe termingerecht und innerhalb des Budgets erledigen, aber es gibt immer noch einige Bedenken hinsichtlich der Art und Weise, wie die Aufgaben ausgeführt wurden. In diesem Bericht werden wir diese Bedenken erörtern und Empfehlungen geben, wie sie in Zukunft angegangen werden können.“

Es ist schwer zu verstehen, wie diese beiden Aussagen zusammenhängen oder ob Bedenken hinsichtlich dieser abgeschlossenen Aufgaben bestehen.

Ihr Leser muss Ihrer Argumentation folgen – untermauern Sie sie mit einem sauberen Fluss und einer klaren Botschaft .

Hier sind einige Ideen, wie Sie das erreichen können:

• Stellen Sie eine klare Diskussionszusammenfassung mit Stichpunkten bereit
• Schreiben Sie Absätze, die Probleme im Vergleich zu möglichen Lösungen enthalten
• Halten Sie das Konzept prägnant, auf den Punkt und unkompliziert

Hier ist ein E-Mail-Beispiel für gutes Geschäftsschreiben:

Hinweis: Erklären Sie Ihren Lesern Schritt für Schritt, warum Sie einen bestimmten Vorschlag oder eine Empfehlung machen. So „klingen“ Sie professioneller und gewinnen das Vertrauen des Lesers.

#8 Den Standpunkt des Lesers nicht berücksichtigen

Ihre Zielgruppe nicht zu recherchieren ist eine „Todsünde“.

Sie können keinen positiven Fortschritt in Ihrem Unternehmen erwarten, wenn Sie nicht dem natürlichen Prozess der Nachfrage- und Lieferkette folgen.

Eines ist sicher – Sie können einer alten Oma, die ein Leben lang auf Kekse setzt, keinen Bohrer verkaufen, oder?

Es ist wichtig, Ihr Publikum zu analysieren, bevor Sie mit dem Schreiben von Inhalten beginnen.

Frag dich selbst:

• Wer liest meine Inhalte?
• Was weiß ich über sie?
• Was sind ihre Bedürfnisse?
• Was wird sie beeindrucken oder schockieren?

Integrieren Sie diesen Tipp in Ihr Schreiben, um die richtige Gruppe von Menschen für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Hinweis: Wenn Sie möchten, dass Ihre Inhalte effektiv sind, richten Sie sich an Ihre Zielgruppe und stellen Sie sicher, dass Sie deren Bedürfnisse erfüllen.

#9 Nicht genügend Informationen

Das Fehlen angemessener Hintergrundinformationen ist nur faules Schreiben .

Dazu gehört das Auslassen von Fakten, die zum Verständnis des Themas notwendig sind, und das Nichtvorlegen ausreichender Beweise, um ein Argument, ein Produkt oder einen Vorschlag zu stützen.

Angenommen, Sie schreiben einen Artikel darüber, warum College-Studenten zu Hause wohnen sollten, anstatt in einem Studentenwohnheim auf dem Campus zu leben.

In diesem Fall brauchst du für deine Leser Hintergrundinformationen zum Uni- und Wohnheimleben.

Auf diese Weise müssen Sie nicht alles von Grund auf neu erklären oder, noch schlimmer , Ihre Leser dazu bringen, woanders nach Antworten zu suchen .

Beginnen Sie stattdessen jeden Absatz mit einem Themensatz, der klar angibt, worum es in dem Absatz geht.

Hinweis: Konzentrieren Sie sich in jedem Satz auf eine Idee, damit der Leser leicht folgen kann.

#10 Zu viel Fachsprache

Geschäftstexte können manchmal voller branchenspezifischer Schlagworte und Akronyme sein.

Und während diese Begriffe manchmal unvermeidlich sind und gelegentlich als Abkürzung hilfreich sein können, deuten sie oft auf faules oder unklares Denken hin.

Geschäftsschreiben sollten so unkompliziert und einfach wie möglich sein.

Verwenden Sie keine Fachsprache, es sei denn, Ihr Publikum wird sie verstehen und zu schätzen wissen.

Im Folgenden sind einige häufig verwendete Fachwörter in Geschäftstexten aufgeführt, die im Allgemeinen vermieden werden sollten:

• Wie dem auch sei – das bedeutet so viel wie „trotzdem“.

Beispiel: „Wie dem auch sei, der Preis ist fair.“

Gute Leistung: „Trotzdem ist der Preis fair.“

• Definitiv – Wenn definitiv etwas passieren wird, brauchen Sie es nicht zu sagen.

Verwenden Sie stattdessen „will“.

Beispiel: „Er wird auf jeden Fall auftauchen.“

Guter Output: „Er wird auftauchen.“

• Effektiv — Kann das gewünschte Ergebnis erzielen.

Wenn etwas effektiv getan wurde, wurde es offensichtlich auf die gewünschte Weise getan.

Beispiel: "Die Maschine wurde effektiv demontiert."

Guter Output: "Die Maschine wurde demontiert."

Hinweis: Sie möchten, dass Ihre Inhalte klar und informativ sind, aber Sie möchten Ihr Publikum nicht mit übermäßigen Informationen und verwirrenden Akronymen überfordern.

#11 Schlechte Organisation

Ob Sie einen Artikel, ein Angebot, eine Anzeige oder eine E-Mail schreiben – Konsistenz und gute Organisation beim Schreiben sind wichtig .

Wenn Sie Ihr Schreiben schlecht organisieren, riskieren Sie, die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu verlieren.

Verwenden Sie Übergänge zwischen Ideen, um einen logischen Fluss von einem Punkt zum nächsten zu erreichen.

Beispiele für Übergänge: „Zum Beispiel“, „Zusätzlich“, „Andererseits“, „Gleichzeitig“.

Zu einer guten Organisation gehört auch, Informationen von den wichtigsten zu den unwichtigsten oder von den am wenigsten umstrittenen zu den am meisten umstrittenen usw. zu ordnen.

Hinweis: Entscheiden Sie, welche Informationen in Ihrem Geschäftsschreiben kritisch, wünschenswert und unnötig sind – und organisieren Sie dann Ihr Geschäftsschreiben entsprechend.

Verwenden Sie KI-Tools, um Fehler zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen

Ob Sie ein Angebot, eine E-Mail oder eine Pressemitteilung erstellen – es gibt viele Dinge zu beachten, wenn Sie die häufigsten Geschäftsfehler vermeiden möchten.

Wenn Sie diese Tipps beachten, hoffen wir, dass Sie Ihr Schreiben effektiver und ansprechender gestalten können, um Ihre geschäftlichen Erfolge zu steigern.

Denken Sie daran, dass es wichtig ist zu wissen, was Sie mit Ihrem Schreiben erreichen wollen.

Sonst verpuffen Ihre Worte – und Ihr Erfolg auch.

Vor diesem Hintergrund kann Business Writing aufgrund der vielen Variablen ein schwieriges Thema sein – aber das muss nicht so sein.

Wenn Sie Schreibfehler dauerhaft vermeiden und Ihre Effizienz steigern möchten, indem Sie mehr verschiedene Arten von Inhalten in 70 % weniger Zeit erstellen, können KI-Schreibwerkzeuge Ihr perfekter Verbündeter sein.

Diese Tools wurden entwickelt, um die Qualität der Inhalte zu verbessern, sodass Sie weniger Zeit mit dem Korrekturlesen verbringen und mehr Zeit für andere Aufgaben haben, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.

Einige dieser Tools, wie z. B. TextCortex, verwenden einen modulbasierten Lernprozess, der innerhalb weniger Sekunden menschenähnliche und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern kann.

Nachdem Sie die Chrome-Erweiterung heruntergeladen haben, brauchen Sie nur noch eine 5-Wörter-Idee zu wählen, sie zu markieren und auf die Schaltfläche „ Langform-Beitrag “ zu klicken.

Wählen Sie die Ausgabe, die zu Ihnen passt, und Ihr Absatz ist fertig.

Die Implementierung von KI-Tools in Ihre geschäftliche Schreibroutine kann:

• Erweitern Sie Ihre Schreibfähigkeiten
• Automatisieren Sie den gesamten Schreibprozess
• Sparen Sie viel Zeit beim Schreiben
• Kümmern Sie sich um Fehler beim Schreiben von Geschäftsbriefen
• Finden Sie die richtigen Worte, wo Sie sie brauchen

TextCortex kann 70 % dieser mühsamen Arbeit übernehmen und Ihre Schreibfähigkeiten sofort verbessern.

Das Beste daran ist, dass es Ihre Mühe und Ihr Geld sparen kann.

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