8 Möglichkeiten zur Optimierung der Schichtplanung Ihrer Mitarbeiter im Jahr 2022

Die Schichtplanung der Mitarbeiter sollte ein Kinderspiel sein, oder?! Sie möchten nicht, dass die Planung viel Zeit in Anspruch nimmt, aber das tut es trotzdem. Ihr durchschnittlicher Manager verbringt 3,14 Stunden pro Woche mit der Erstellung des Mitarbeiterzeitplans . Sogar große Marken und große Unternehmen bekommen massive Planungsmigräne und sind dafür bekannt, Fehler in Millionenhöhe bei der Schichtplanung der Mitarbeiter zu machen.

Wenn die Großen mit all ihrer Erfahrung und ihrem Budget Fehler machen, dann würde man erwarten, dass für eine Mitarbeiterführung in einem kleinen Unternehmen die Schichtplanung der Mitarbeiter von Anfang an zum Scheitern verurteilt wäre. Aber es muss nicht sein.

Stellen Sie sich Ihre Schichtplanung wie eine Maschine mit vielen beweglichen Teilen vor, die alle zusammenarbeiten müssen, damit die Maschine richtig und größtenteils automatisch funktioniert. Fällt ein Teil aus, müssen die anderen die Lücke schließen. Wenn sie ausfallen, muss Ihre Maschine nur repariert werden.

Was die Maschinen betrifft, müssen die guten nur selten gewartet werden, während einige kaum mit Klebeband und guten Vorsätzen zusammengehalten werden. Wenn Ihre Schichtplanung statt einer modernen Schichtplanungssoftware eine dieser rostigen alten tabellenbasierten Planungen oder (Gott bewahre) manuelle Planungen ist, dann können Sie häufig auftretende Störungen einen hübschen Cent kosten.

Was ist mit der Mitarbeiterplanung von RyanAir passiert?

Im September 2017 musste die Fluggesellschaft aufgrund von Dienstplanproblemen 20.000 Flüge stornieren , sodass Europas nach Passagierzahlen größte Fluggesellschaft keine Piloten für Flugzeuge einstellen konnte. Das Ergebnis war ein Sturm wütender Kunden, Tausende von Pfund an Erstattungszahlungen und Bußgeldern, viele Piloten, die zu Konkurrenten arbeiteten, und die Notwendigkeit, die Gehalts- und Upgrade-Bedingungen für den Rest von ihnen erheblich zu erhöhen, um zu bleiben.

Es überrascht nicht, dass RyanAir mit gelösten Sicherheitsgurten erwischt wurde. Kein guter Flugplan für ein Unternehmen mit dem Slogan „Always Getting Better“.

Planungsfehler sind teuer

Ich denke, wir sind uns alle einig, dass Planungsfehler Sie am Ende kosten können. Wie viel? Nun, RyanAir war gezwungen, den Piloten verbesserte Bezahlung und Bedingungen zu versprechen, die angeblich die der Konkurrenten übertreffen. Dies wird jedoch nicht ausreichen, um dies in Zukunft zu vermeiden . Aus diesem Grund stellt das Unternehmen Hunderte von Piloten ein, in der Hoffnung, das Besatzungsverhältnis von 10,5 auf 11,0 Piloten pro Flugzeug rechtzeitig vor den europäischen Sommerferien zu erhöhen.

RyanAir investierte auch in die Optimierung der Schichtplanung und Abwesenheitsprotokollierung, einschließlich einer neuen Handy-App zur Crew-Steuerung . Die Prozessoptimierung und die Einführung mobiler Mitarbeiter-Apps machen keine Schlagzeilen in Pressemitteilungen, sind aber genauso wichtig für den Plan von RyanAir, kostspielige Piloten-Flugplanmanagement-Beinahe-Unfälle zu vermeiden.

So sparen Sie Geld bei der Schichtplanung (Sei kein anderer RyanAir )

1. Planen Sie Schichtpläne weit im Voraus

Timing ist alles. So können Sie beispielsweise Abwesenheiten und Abwesenheitsanträge reduzieren, indem Sie den Mitarbeitern einfach vorab Arbeitszeitpläne zur Verfügung stellen . Mehr Zeit zum Vorbereiten und Wechseln von Schichten gibt den Mitarbeitern die Flexibilität, die sie benötigen, um Dinge entsprechend ihren Schichtplänen zu verschieben.

Jedem viel Raum zum Planen und Anpassen zu geben, wird auch die Rate der Suche nach Ersatz in letzter Minute verringern. Sie wissen, welche – diejenige, die diese Managerarbeitszeit auffrisst.

Leichter gesagt als getan?

Sicher, die Planung der Mitarbeiterrota zwei oder drei Wochen im Voraus mag nach einer entmutigenden Aufgabe klingen. Eine mobile App, mit der die Mitarbeiter ihre Schichtpräferenzen im Voraus eingeben und die geplanten und aktuellen Dienstpläne einige Wochen im Voraus anzeigen können, hilft jedoch, den allgemeinen Stress und die Anspannung zu reduzieren, die mit der Veröffentlichung von Dienstplänen in letzter Minute verbunden sind.

Es geht darum, Routinen zu schaffen und Ihre Arbeitsweise zu verbessern. Wie jeder gute Pfadfinder Ihnen sagen wird, wenn Sie jetzt Zeit für die Vorbereitung aufwenden, sparen Sie später Zeit und lassen Sie in einen Groove geraten, in dem Schichten lange im Voraus vorbereitet werden. Auf diese Weise werden Sie, selbst wenn Veränderungen kommen und kommen werden, auf sie vorbereitet sein.

Ganz zu schweigen davon, dass ein vorhersehbarer Zeitplan Ihre Mitarbeiter glücklich und engagiert für Ihr Unternehmen macht. Sie können ein Leben außerhalb der Arbeit führen und für berufstätige Eltern bedeutet das viel. Ein vorhersehbarer Zeitplan könnte dazu führen, dass sich Ihre Mitarbeiter entscheiden, viel länger bei Ihnen zu bleiben, wodurch das wahrscheinlich größte Leiden der Stundenarbeit gelöst wird – die Mitarbeiterfluktuation .

Laut einer CAP-Studie betragen die Kosten für die Ersetzung eines Mitarbeiters etwa 16 % seines Jahresgehalts. Die Einhaltung eines vorhersehbaren Zeitplans könnte Ihnen am Ende mehr als nur einen Teil der Änderung ersparen, es könnte ein Spielveränderer für Ihr Unternehmen sein.

2. Sagen Sie Nein zur Bereitschaftsplanung

Bereitschaftsplanung ist die Praxis, Mitarbeiter aufzufordern, vor Beginn ihrer Schicht anzurufen und zu überprüfen, ob sie tatsächlich benötigt werden. Mitarbeiter für eine Schicht einzuplanen und sie dann nach Hause zu schicken, wenn die Schicht langsam ist, ist bestenfalls eine zweifelhafte Praxis und könnte Sie tatsächlich mehr Geld kosten, als Sie sparen. Ganz im Zusammenhang mit dem oben Gesagten müssen Zeitpläne vorhersehbar sein, nicht nur für den Manager, sondern auch für die Mitarbeiter.

Bis vor kurzem praktizierten die meisten großen Einzelhändler die Bereitschaftsplanung, aber aufgrund des starken regulatorischen und öffentlichen Drucks haben The Gap, A&F, Starbucks und andere versprochen, die Bereitschaftsplanung zu beenden. Das ist jedoch nur ein kleiner Teil der Geschichte. Was sie Ihnen nicht sagen, ist, dass sie an die Aktionäre denken müssen, und wenn es große Gewinne mit der Bereitschaftsplanung gäbe, würden sie es immer noch tun.

Die eigentliche Sache ist, dass die Bereitschaftsplanung nicht nur schlecht für die PR ist, sondern auch eine schlechte Lösung für ein wachsendes Problem ist, nämlich eine nicht optimierte Planung, die Sie am Ende durch Überbesetzung Geld kostet. Es gibt bessere und kostengünstigere Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen, aber Manager müssen sehr datenorientiert sein und alles, was in ihrem Unternehmen passiert, im Auge behalten.

3. Behalten Sie Überstunden im Auge

Ein optimierter Fahrplan ist nicht nur für Einzelhändler, sondern auch in anderen Branchen sehr wichtig. Wenn es um Auftragnehmer geht, ist OT das Geld. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Überstunden nichts kosten, da alle Fixkosten bereits in einer normalen 40-Stunden-Woche berücksichtigt sind . Die zusätzlichen Gehälter und Spesen werden verrechnet, da Sie diese bereits als Fixkosten abgerechnet haben.

Damit das funktioniert, müssen Sie einerseits Ihre Kunden sehr gut beraten und andererseits die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steuern. Nur eines der beiden zu tun, kann herausfordernd genug sein. Wenn Sie beides dauerhaft bewältigen können, haben Sie diese Vertragssache herausgefunden.

Für alle anderen Menschen passiert normalerweise Folgendes (Beispiel mit freundlicher Genehmigung von WoodWeb):

Angenommen, Sie haben einen Festpreisjob und sind aus irgendeinem Grund ohne eigenes Verschulden und ohne Strafe einen Tag im Verzug (mit anderen Worten, Sie waren wegen einer Regenverzögerung im Verzug und nicht nur deswegen irgendetwas hat länger gedauert als sonst).

Würden Sie am Wochenende arbeiten und Ihren Leuten OT bezahlen, obwohl Sie den Job zum regulären Zeitsatz berechnet haben, nur damit Sie einen anderen Job beginnen können, den Sie zuvor für Montag geplant hatten, und den Beginn daher auf Dienstag verschieben? Die Antwort ist, dass Sie das Wochenende OT zum regulären Satz arbeiten (es ist eine Wäsche), aber weil Sie dazu in der Lage sind, beginnen Sie den nächsten Job pünktlich und Sie haben keine Durchsatztage verloren.

Ein zweites Beispiel verdeutlicht, wie Sie Überstunden vorher möglichst genau abrechnen müssen, sonst gehen sie teuer zu Buche: Zum Beispiel basiert Ihr Overhead auf 320 Mannstunden für den Monat (2 Mann à 40 Stundenwoche für 1 Monat), und Sie nutzen nur 240 dieser Stunden, und 40 dieser 240 sind Überstunden. Mit anderen Worten, Sie arbeiten Ihre beiden Männer für jeweils 60 Stunden in Woche 1 basierend auf einer Jobfrist, dann schicken Sie sie für die Wochen 2 und 3 mangels Beschäftigung nach Hause, dann arbeiten Sie sie für jeweils 60 Stunden in Woche 4 , wieder basierend auf der Jobfrist, aber möglicherweise fehlende Materialien und / oder Informationen, um während der zwei Wochen zu beginnen, in denen sie nichts zu tun haben (es wäre nie so offensichtlich, aber um meinen Punkt zu veranschaulichen, habe ich der Einfachheit halber dieses Beispiel gewählt).

Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Überstundenvergütung ausstatten, werden Überstunden fast immer zu einem Problem. Die Lösung ist einfach: Sagen Sie einfach Nein zu OT . Wenn Sie Mitarbeiter haben, die mehr als die regulären 40 Stunden/Woche arbeiten müssen, kann es sich für Sie lohnen, sie zu Angestellten zu machen. Die Verlagerung von Arbeitnehmern, die Anspruch auf Überstunden haben, auf Angestellte, ist eine Taktik, die von Unternehmen wie Walgreens angewendet wird.

4. Reagieren Sie schnell

Alptraum-Szenario: Die Hälfte der Mitarbeiter, die morgen das Geschäft eröffnen sollen, meldet sich wegen der fiesen Grippe, die umgeht, krank. Oder stellen Sie sich ein glückliches und wundervolles Szenario vor, in dem Ihr Unternehmen eine unerwartet positive Bewertung von einem Social-Media-Star erhält und Kunden hereinströmen . Normalerweise würden Sie ausflippen, in Panik geraten und dann jeden einzelnen Mitarbeiter anrufen und ihm möglicherweise eine zusätzliche Bezahlung für den Schichtwechsel in letzter Minute anbieten.

In beiden Fällen müssen Sie schnell reagieren, wenn Sie die nötige Manpower auf der Uhr haben wollen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Hektische Telefonate sind kaum der effektivste Weg, um mit unerwarteten Änderungen im geplanten Dienstplan umzugehen. Im Idealfall werden Mitarbeiter automatisch benachrichtigt, wenn eine Schicht verfügbar wird, die sie „beanspruchen“ können, und können sie abholen, wenn sie frei sind und die zusätzliche Schicht nutzen könnten.

In Abschnitt 1 haben wir bereits auf die Vorteile der Einbindung Ihrer Mitarbeiter hingewiesen und wie sich dies positiv auf die Mitarbeiterfluktuation auswirkt. Technologie ist auch Ihr Freund, wenn es darum geht, effektiv mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren . Es gibt mehrere Tools, die einen Kommunikationsalptraum in einen einfachen und effektiven Prozess verwandeln können, selbst wenn Sie Ersatzpersonal über Ihre derzeitigen fest angestellten Mitarbeiter hinaus erreichen müssen.

5. Faire (und intelligente) Schichtverteilung

Menschen haben es schwer, objektiv zu sein. Wenn wir also einen Schichtplan für Mitarbeiter planen, können wir von Gewohnheiten beeinflusst werden, die wir im Laufe der Zeit entwickelt haben. Einige Mitarbeiter sind verärgert, weil (sie denken) Sie spielen Favoriten. Andere bekommen weniger Schichten oder weniger Überstundenmöglichkeiten.

In vielen Fällen liegt der Grund in den unterschiedlichen Fähigkeiten und Erfahrungen. Sie brauchen mindestens einen Mitarbeiter, der in der Abendschicht den Laden schließen kann, aber das kann schnell dazu führen, dass die gleichen Mitarbeiter Nacht für Nacht diese Rolle übernehmen, was gut oder schlecht sein kann.

Computer spielen keine Favoriten. Einfach aufstellen und loslegen. Sie können den Mitarbeitern „Rollen“ und Fähigkeiten zuweisen und gleichzeitig den perfekten Dienstplan einrichten, um die Vorlieben der Mitarbeiter und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.

Wenn Sie es noch nicht getan haben, besorgen Sie sich eine Dienstplansoftware, auch bekannt als Schichtverwaltungssoftware, die Ihnen hilft, Ihre Schichten zu optimieren . Es gibt ein paar gute da draußen, deren Einrichtung keine große Mühe bereitet und die Ihre Taschen nicht leeren.

6. Vereinfachen Sie die Schichtzuweisung

Manuelle Schichtwechsel und -wechsel verursachen sowohl für Mitarbeiter als auch für Manager eine Menge Overhead. Wir haben es alle schon erlebt, dass ein Schichtwechsel persönlich beantragt oder genehmigt wird, aber irgendwo auf dem Weg vergessen oder falsch kommuniziert wird.

Ein schnelles und effektives Verfahren für Schichtwechsel und Genehmigungen kann die Dinge für alle einfacher machen und gleichzeitig sicherstellen, dass jede Schicht mit Personen besetzt ist, die über die erforderlichen Fähigkeiten und „Rollen“ verfügen .

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7. Wie Predictive Analytics Schichtleitern hilft

Details zählen, fragen Sie einfach einen Mitarbeiter-Manager. Unterbesetzung bedeutet, dass Ihre Kunden nicht den Service erhalten, den sie verdienen, und Ihre Mitarbeiter überanstrengen sich. Überbesetzung bedeutet, dass Sie Geld für unnötige Löhne an Mitarbeiter verlieren, die herumstehen und davon träumen, in den Urlaub zu fliegen (wenn Flüge nicht wegen unterbesetzter Fluggesellschaften storniert werden). Sie müssen es genau richtig machen.

Alle Kosten und Einnahmen pro Schicht abrechnen zu können, unterscheidet die guten Schichtleiter von den Großen. Bevor Sie anfangen, über die Technologie nachzudenken, müssen Sie wissen, wie Sie sie verwenden möchten. Ähnlich wie bei der Personalbesetzung möchten Sie keinen unter- oder überfüllten Lagerbestand haben, alles muss genau richtig optimiert werden. Aber, und hier müssen Sie sich anlehnen, es muss nicht für die Schicht von gestern, sondern für die Schicht von morgen und nächste Woche optimiert werden.

Sie und Ihre Schichtleiter, Projektleiter oder Vorarbeiter müssen Statistik-Experten sein und Ihre zukünftigen Kosten und Einnahmen vorhersagen.

Was ist Predictive Analytics?

Einfach ausgedrückt verwendet die Vorhersagemodellierung Statistiken, wie z. B. die Umsatzhistorie für einen Installationsauftrag oder den Umsatz für eine Mittagsschicht, um zukünftige Ergebnisse vorherzusagen.

Als HLK-Auftragnehmer können Sie beispielsweise ein Vorhersagemodell verwenden, um Daten aus all Ihren Kanalinstallationsaufträgen im vergangenen Jahr zu analysieren, z. B. Teilekosten, Gehaltsabrechnung, Umsatz pro Arbeitsstunde, und diese Daten verwenden, um die Kosten vorherzusagen Ihr nächster Kanalinstallationsjob.

Was können Sie mit Vorhersagemodellen tun?

• Nehmen Sie Jobs in wachsenden Industriesegmenten an, die in Zukunft profitabler sein werden
• Besetzen Sie Ihre Bust-Schichten mit mehr und gut ausgebildeten Mitarbeitern
• Besetzen Sie Ihre langsamen Schichten
• Prognostizieren Sie Kosten und Einnahmen pro Auftrag/Schicht genau
• Prognostizieren Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter
• Prognostizieren Sie die Kosten für das Wachstum Ihres Unternehmens und die voraussichtlichen Einnahmen

Die 3 wichtigsten Predictive-Analytics-Modelle für die Schichtoptimierung

Es gibt drei Hauptvorhersagemodelle, die für die Schaltoptimierung relevant sind:

1. Neigungsmodelle – Betrachtet vorhandene Variablen, um Maßnahmen vorherzusagen
2. Cluster-Modelle – Sortiert Benutzer basierend auf ihrem Verhalten algorithmisch in Segmente
3. Kollaboratives Filtern – Verwendet Bayes'sche Netzwerke, um Daten, latente Semantik und andere Techniken zu analysieren, um Gemeinsamkeiten zu finden (Wenn Sie The Godfather mögen, werden Sie Scarface mögen)

Die meisten Planungssoftwarelösungen, die ein Optimierungsmodell anbieten, arbeiten mit einem dieser Modelle. Predictive-Scheduling-Software kann jedoch sehr teuer sein. Wenn Sie also etwas Geld sparen und etwas Neues lernen möchten, können Sie mehr über die Verwendung der einzelnen Modelle erfahren, indem Sie auf die obigen Links klicken.

8. Lassen Sie das Papier hinter sich, wechseln Sie zur Software

Die oben genannten Schritte zur Optimierung des Mitarbeitereinsatzplans erfordern, dass Sie sich der Technologie zuwenden und über veraltete Papiertabellen und unzuverlässige Tabellenkalkulationen hinausgehen. Mit flexiblen und benutzerfreundlichen Planungssoftwarelösungen, die Unternehmen jeder Größe zur Verfügung stehen, gibt es wirklich keinen Grund für Sie, im Jahr 2018 weiterhin veraltete Methoden für die Schichtplanung zu verwenden. Tatsächlich sparen Sie durch den Wechsel zu einer Schichtplanungs-App mehr Geld als Die Software wird wahrscheinlich kosten.

Und das Papier? Man kann daraus immer noch Papierflieger bauen und ohne Pilot durchs Büro fliegen lassen. Denn im Gegensatz zu RyanAir müssen Sie keine Liste mit Tausenden von Piloten verwalten, die sich alle eine Auszeit für die Feiertage nehmen möchten. Und wenn Ihre Mitarbeiter nicht technisch versiert sind, finden Sie hier einen hilfreichen Leitfaden, der Ihnen helfen könnte.

Fazit zur Optimierung des Schichtplans der Mitarbeiter

Wenn Sie wie unser durchschnittlicher Manager von früher sind, verbringen Sie wahrscheinlich viel Zeit damit, Ihren Schichtplan zu erstellen. Aber es endet nicht dort. Was ist mit Schichtwechsel? Terminänderungen? Stellen Sie sich vor, was Sie und Ihr Team tun könnten, wenn Sie dafür sorgen könnten, dass die Terminplanung nicht scheiße ist! Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass Sie dies tun können, während Sie die Kosten für ungeplante Abwesenheiten sowie die Kosten für Unter- und Überbesetzung senken.

1. Planen Sie Schichtpläne weit im Voraus
2. Sagen Sie Nein zur Bereitschaftsplanung
3. Behalten Sie Überstunden im Auge
4. Antworte schnell
5. Faire (und intelligente) Schichtverteilung
6. Vereinfachen Sie die Schichtzuweisung
7. Wie Predictive Analytics Schichtleitern hilft
8. Weg mit dem Papier, wechseln Sie zur Software