So erstellen Sie eine PayPal-Rechnung, um schnell (und sicher) bezahlt zu werden

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, als Freelancer bezahlt zu werden. Es gibt automatisierte Softwareprogramme, geplante Banküberweisungen für Vorschüsse, PayPal-Rechnungen, einfache digitale Überweisungen und eine Vielzahl anderer Optionen. Ich habe sogar ein oder zwei Kunden, die immer noch Schecks ausstellen und mir per Post schicken.

Solange das Geld irgendwann auf meinem Konto landet, bin ich völlig offen für jede Zahlungsmethode, die für die Leute, mit denen ich arbeite, bequem ist.

Obwohl Venmo und ähnliche Dienste ihm auf den Fersen sind, ist PayPal immer noch eine der häufigsten Zahlungsmöglichkeiten. Wenn Sie längere Zeit als Freiberufler gearbeitet haben, wurden Sie wahrscheinlich gebeten, eine PayPal-Rechnung zu senden.

Abgesehen davon, dass Sie alle Ihre verschiedenen Konten im Auge behalten und alles plattformübergreifend sicher aufbewahren müssen, gibt es keinen großen Nachteil, wenn Sie Kunden erlauben, eine PayPal-Rechnung zu verwenden, um Sie zu bezahlen.

Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess, damit Sie, wenn Sie unweigerlich gefragt werden: „Können Sie mir eine PayPal-Rechnung in Rechnung stellen?“ Sie haben Ihre Antwort (und Ihr Konto) bereit und warten darauf.

Was ist eine PayPal-Rechnung?

Gelegenheitsbenutzer von PayPal sind wahrscheinlich ziemlich vertraut mit dem Senden und Empfangen von Dollars über den Dienst. Aber wussten Sie für Unternehmen, dass Sie offizielle Rechnungen statt nur einer Geldanforderung senden können? (Wenn Sie mit der Rechnungsstellung im Allgemeinen nicht vertraut sind, aktualisieren Sie dies hier, bevor Sie weiterlesen.)

Die PayPal-Rechnung ist so ziemlich das, wonach sie klingt – eine von PayPal erstellte Rechnung. Wenn Sie etwas bei einem Online-Verkäufer gekauft haben, haben Sie vielleicht sogar einen gesehen und damit Ihre Rechnung bezahlt.

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Es ist einfach zu bedienen und eigentlich ziemlich praktisch.

Ist eine PayPal-Rechnung dasselbe wie eine PayPal-Geldanforderung?

Eine PayPal-Geldanforderung ist etwas, das Sie absenden und das nur den geschuldeten Betrag und vielleicht eine einzeilige Beschreibung des Zwecks enthält.

Im Gegensatz zu einer Geldanforderung enthält eine PayPal-Rechnung Felder für alle Arten von Informationen, z. B. welche Arbeit Sie in Rechnung stellen, den Betrag, das Fälligkeitsdatum, eine kurze Beschreibung und alle Notizen, die Sie dem Kunden beifügen möchten.

Sie können Ihr Logo hinzufügen, Steuern berechnen, dieselbe Rechnung für mehrere Kunden verwenden und sogar Anhänge wie Kunstdateien oder eine Bestellung hochladen. Alle diese Informationen werden über PayPal an den Kunden gesendet, und er kann direkt über einen eingebetteten Link bezahlen, der zu Ihrem Konto führt.

Sicher, es geht schneller, eine Geldanforderung zu senden, aber eine PayPal-Rechnung ist unglaublich vielseitig und hilft Ihnen, Ihr Geschäft detaillierter zu verfolgen.

Wann eine PayPal-Rechnung verwendet werden sollte

Die Verwendung einer PayPal-Rechnung ist eine professionellere Art, Geschäfte zu machen, als einfach nur eine Zahlung anzufordern, aber das bedeutet nicht, dass Sie jedes Mal, wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen, eine PayPal-Rechnung verwenden sollten.

Es gibt unzählige Optionen für Rechnungssoftware für Freiberufler, und es ist eine gute Idee, sich zu informieren, bevor Sie sich auf ein einzelnes Medium festlegen. Hier sind nur ein paar Dinge, die Sie bei der Verwendung einer PayPal-Rechnung beachten sollten:

Vorteile von PayPal:

• PayPal ist eine ziemlich einfache Möglichkeit, eine Rechnung zu senden, fast ohne Backend-Einrichtung für Sie. Sie richten einfach Ihr Konto ein, füllen einige voreingestellte Felder aus und können loslegen.
• Es ist in Ihr Bankkonto integriert, sodass Sie schneller bezahlt werden. Wenn Kunden Sie über PayPal bezahlen, können Sie das Geld entweder dort lassen und für andere Einkäufe verwenden oder es auf Ihre Bank überweisen und es nach Bedarf verwenden. Die Überweisung dauert einige Tage, planen Sie also entsprechend.
• Die meisten Kunden werden mit PayPal vertraut sein. Der Dienst gibt es schon seit langer Zeit, sodass viele Einzelpersonen und Unternehmen bereits eingerichtet sind, um ihn zu nutzen. Dies kann dazu beitragen, den bürokratischen Aufwand zu umgehen, der mit der Erlangung eines Scheckschnitts oder der Genehmigung einer anderen Zahlungsoption verbunden ist.
• Sie haben die Möglichkeit, Kreditkarten zu nehmen. Wenn Sie Ihre eigene Rechnung senden und einfach auf die Zahlung warten, kann es zu langen Verzögerungen kommen, während Sie auf einen Scheck oder einen frustrierten Kunden warten, der Geschäftsausgaben über eine Kreditkarte nachverfolgt. Die Verwendung eines Dienstes wie PayPal löst dieses Problem.

Nachteile von PayPal:

• Mit PayPal sind Gebühren verbunden – PayPal übernimmt einen kleinen Prozentsatz jeder Geschäftstransaktion in PayPal. Sie variiert von Land zu Land, aber in den USA liegt sie bei etwa 3 %. Es ist höher für internationale Transaktionen. Es gibt keine Möglichkeit, eine Transaktionsgebühr zu vermeiden, wenn Sie eine PayPal-Rechnung verwenden, aber dies ist ziemlich üblich für E-Commerce-Zahlungslösungen.
• Rechnungen können nicht an Ihre Marke angepasst werden. Sie können ein Logo hochladen, wenn Sie möchten, aber Sie können keine Schriftarten, Farben oder das grundlegende Layout ändern. Dies ist nicht unbedingt ein Deal-Breaker, aber es ist etwas, das sich auf Ihr Geschäft auswirkt. Ich empfehle, zumindest Ihr Logo hochzuladen. Denken Sie daran, dass jede Chance, Ihren Namen vor Kunden zu bringen, eine Chance ist!
• PayPal verwendet ein eigenes internes Rechnungsnummerierungssystem. Wenn Sie also andere Abrechnungsformen verwenden, wird es nicht übereinstimmen. Sie können dies durch gute Aufzeichnungen lösen, aber es ist ein zusätzlicher Schritt in Ihrem Prozess. Und wir alle wissen, Zeit ist Geld.

Sicherheit

Ein wichtiger Grund, eine PayPal-Rechnung zu verwenden, anstatt Ihre eigene zu senden, ist die eingebaute Sicherheit. Mit PayPal können Sie direkt bezahlt werden, ohne Ihre Finanzinformationen preiszugeben. Sie überwachen Transaktionen und helfen, Betrug zu reduzieren.

Für Verkäufer besteht zudem Schutz vor unbegründeten Reklamationen. Dies gilt hauptsächlich für physische Güter, aber Freiberufler, die ihre Zeit in Rechnung stellen, können geschützt werden, wenn sie einen Erfüllungsnachweis erbringen können. Sie sollten trotzdem darüber nachdenken, wie Sie sich selbst schützen können, aber dies kann eine zusätzliche Ebene der Beruhigung sein.

So erstellen und versenden Sie eine PayPal-Rechnung in 8 Schritten

Unabhängig davon, ob Sie PayPal für alle Ihre Transaktionen verwenden oder es nur in Ihrer Gesäßtasche für die Kunden benötigen, die es ausdrücklich wünschen, ist es großartig, mit dem Wissen über die Erstellung einer PayPal-Rechnung gewappnet zu sein.

Es ist ziemlich einfach:

1. Erstellen Sie ein PayPal-Konto. Um die Rechnungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie die Kontooption „Business“ auswählen. Keine Sorge, für kleine Unternehmen fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

2. Sobald Sie angemeldet sind, müssen Sie Ihre Bankdaten zu Ihrem Konto hinzufügen, damit Sie Zahlungen erhalten können.

3. Nachdem Sie nun alles eingerichtet haben, wählen Sie „Extras“ aus dem oberen Menü. In diesem Dropdown-Menü finden Sie „Rechnungsstellung“. Dadurch gelangen Sie zum allgemeinen Rechnungsbildschirm, wo Sie Entwürfe erstellen, gesendete Rechnungen verfolgen und sehen können, was überfällig ist.

4. Wenn Sie bereit sind, Ihre PayPal-Rechnung zu versenden, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Erstellen“ auf der rechten Seite.

5. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein. ÜBERPRÜFEN SIE DIESE INFORMATIONEN. Sie möchten die Rechnung nicht an den falschen PayPal-Kunden senden und am Ende die Zahlung verzögern oder schlimmer noch, von der falschen Person bezahlt werden und dieses Chaos lösen müssen! Wenn Sie möchten, können Sie dieses Menü um einen Kundennamen und eine Adresse erweitern.

6. Geben Sie die vollen Kosten der Rechnung ein. Sie können wählen, wie viele Details aufgenommen werden sollen – geleistete Arbeitsstunden, eine Beschreibung, zusätzliche Notizen usw.

7. Sehen Sie sich Ihre PayPal-Rechnung an. Vertrauen Sie mir, egal wie oft Sie eine Rechnung gesendet haben, es werden manchmal Fehler auftreten. Es ist immer am besten, die vollständige Rechnung in der Vorschau anzuzeigen, bevor Sie sie an einen Kunden senden.

8. Klicken Sie auf „Senden“, und Sie sind fertig! Kunden können Sie direkt aus der E-Mail bezahlen, die sie erhalten. Es ist ein Kinderspiel für Sie und für sie.

Wenn Sie eher ein visueller Lerner sind oder den Prozess noch nicht verstanden haben, bietet PayPal ein großartiges Erklärvideo, das die Grundlagen abdeckt. Es hat auch einen hilfreichen Abschnitt zum Verfolgen von Rechnungen, sobald sie gesendet wurden. Wenn Sie drei Minuten Zeit haben, lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen:

Fazit

Der Kauf und Verkauf mit einer PayPal-Rechnung ist eine gängige Methode für Auftragnehmer, um zu arbeiten und bezahlt zu werden.

Wo es keine perfekte Zahlungslösung gibt, ist PayPal zumindest eine sehr einfache Lösung, die viele Bedürfnisse sowohl für Freiberufler als auch für die Menschen, die sie einstellen, abdeckt.

Es ist sicher, erlaubt Kreditkarten und ist anpassbar genug, um alle Informationen aufzunehmen, die Sie benötigen, um zu vermitteln. Und wenn Sie Ihr Geschäft um eine Art passives Einkommen erweitern (was ich sehr empfehle), lässt sich PayPal oft problemlos in Marktplatz-Websites integrieren.

Zumindest sollte jeder Freiberufler ein PayPal-Geschäftskonto haben und sich mit der Plattform auskennen. PayPal ist immer noch der größte Online-Zahlungsabwickler der Welt. Ob Sie mit großen oder kleinen Unternehmen zusammenarbeiten, es ist fast unvorstellbar, dass Sie nicht irgendwann aufgefordert werden, eine PayPal-Rechnung zu verwenden.

Solange Sie über ein gutes Buchhaltungssystem verfügen, um alle Ihre Zahlungen zu verfolgen, ist das Hinzufügen von PayPal zu Ihrem Repertoire an Geschäftstools so ziemlich ein Kinderspiel.

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