Fehler bei der Gehaltsabrechnung, die Sie Geld kosten, und wie Sie sie beheben können

Verwenden Sie immer noch Stift und Papier für die Aufzeichnung der Mitarbeiterzeit? Verlassen Sie sich bei der Gehaltsabrechnung auf Schichtpläne? Dann verliert Ihr Unternehmen Geld und Sie sind wahrscheinlich anfällig für Klagen und IRS-Strafen.

Falls es dich tröstet, du bist nicht allein. 33 % der Arbeitgeber machen laut IRS Fehler bei der Gehaltsabrechnung, die jährlich Milliarden von Dollar kosten. Die American Payroll Association zeigt eine Fehlerquote von 1-8 % der gesamten Gehaltsabrechnung in Unternehmen, die herkömmliche Zeitkarten verwenden, und ungefähr 40 % der kleinen Unternehmen müssen aufgrund von schlecht verwalteten Gehaltsabrechnungsprozessen durchschnittlich 845 US-Dollar pro Jahr an IRS-Strafen zahlen.

„Fehler werden passieren“, sagte Bill Dunn, Direktor für Regierungsbeziehungen bei der American Payroll Association, gegenüber CNBC Make It. „Sie sind nicht üblich, aber sie kommen vor.“

Sie wissen bereits, dass Fehler bei der Gehaltsabrechnung Ihrem Unternehmen aus Sicht des Nettoumsatzes schaden. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Fehler bei der Gehaltsabrechnung Ihren Mitarbeitern noch mehr schaden.

Auf diese Fehler bei der Gehaltsabrechnung sollten Mitarbeiter achten

Verlieren Sie nichts von dem Geld, für das Sie so hart gearbeitet haben, sondern stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Gehaltsabrechnung regelmäßig überprüfen, und achten Sie besonders auf Folgendes:

• Schauen Sie sich das Brutto- oder Nettogehalt an, sehen Sie Veränderungen?
• Wurde Ihr Lohn korrekt erfasst? (Wenn Sie stundenweise arbeiten, wurden Sie für alle geleisteten Stunden bezahlt? Wenn Sie ein Angestellter sind, wurde Ihr Gehalt für den Lohnzeitraum korrekt erfasst?)
• Welche Steuern wurden einbehalten (Bund und Land)?
• Sind Ihre 401(k)-Beiträge korrekt?
• Werden andere Leistungen an Arbeitnehmer, wie Krankenversicherung, Lebensversicherung, Invalidität oder Pendler, korrekt einbehalten?

Darüber hinaus sollten Sie und Ihr Vorgesetzter sich über die Regeln der Stempeluhr informieren, damit Sie sich beide an die gesetzlichen Vorschriften halten.

Wenn Sie Fehler entdecken, können Sie dies an die Personalabteilung weiterleiten, um den Fehler schnell zu korrigieren und zu verhindern, dass zukünftige Abrechnungsfehler erneut auftreten. Es geht darum, Abrechnungsfehler zu beheben, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Gehaltsabrechnungsfehler, mit denen Manager täglich konfrontiert sind

Als Kleinunternehmer tun Sie alles, um die Gehaltsabrechnung effizient und fehlerfrei zu verwalten. Naja, vielleicht nicht alles . Schließlich haben Sie ein Geschäft zu führen, und es gibt nur eine begrenzte Zeit, die Sie oder Ihr HR-Team (falls vorhanden) in die Überprüfung und erneute Überprüfung der Arbeitszeittabellen Ihrer Mitarbeiter investieren können.

Einige der Fehler, die sich in diesem Stapel von Stundenzetteln verstecken, kosten Sie jedoch bereits Geld und könnten in Zukunft noch mehr kosten.

Aus diesem Grund investieren so viele Unternehmen in die Gehaltsabrechnungssoftware von Connecteam, um Fehler bei der Gehaltsabrechnung einzudämmen und Zeiterfassungsprozesse zu automatisieren.

Beheben Sie ganz einfach alle Ihre Gehaltsabrechnungsfehler mit Connecteam

Erfahren Sie mehr

Hier sind nur einige der Probleme, die Unternehmen plagen, die immer noch von veralteten Zeiterfassungspraktiken abhängig sind:

Einer der Hauptnachteile von Papier gegenüber digitalen Medien ist die Herausforderung, Backups auf dem neuesten Stand zu halten. Stundenzettel und Lochkarten aus Papier sind zerbrechlich und verderblich. Es ist eine Verbindlichkeit! Sie können ausgetauscht, manuell ohne Aufzeichnung der vorgenommenen Änderungen geändert, zerstört oder einfach verlegt werden.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen sich mit einem Brand oder einer Überschwemmung in Ihrem Unternehmen auseinandersetzen und gleichzeitig ausflippen, weil Sie keine Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter haben, um die Gehaltsabrechnungen zu berechnen.

Als Kleinunternehmer müssen Sie Überstundenlöhne richtig berechnen – Überstundenlöhne sind völlig anders als reguläre Löhne. Sie schulden Löhne, Strafen und Zinsen, wenn Sie nicht den korrekten Überstundensatz zahlen. Abrechnungsfehler zu beheben bedeutet, die Überstundenlöhne genau unter die Lupe zu nehmen.

Erfahren Sie hier mehr über die neuen Überstundenregelungen, die 2020 in Kraft getreten sind.

Laut FLSA sind Sie verpflichtet, Mitarbeitern das 1,5-fache ihres regulären Lohnsatzes oder anderthalb Stunden für die Arbeitszeit von mehr als 40 Stunden in einer Arbeitswoche zu zahlen. Wenn beispielsweise einem Mitarbeiter regelmäßig 10 $ pro Stunde gezahlt werden, schulden Sie ihm 15 $ pro Stunde für geleistete Überstunden. Beachten Sie, dass die meisten Staaten und Städte unterschiedliche Gesetze zum Lohn von Überstunden haben, also informieren Sie sich unbedingt, ob Sie die strengeren Regeln befolgen müssen.

Je nachdem, wie Sie die Gehaltsabrechnung berechnen und auf welche Datenquellen Sie sich verlassen (Stempeluhren, Schichtpläne, Mitarbeiterberichte), können Sie auf sich überschneidende Stempeluhreinträge und versehentlich falsch klassifizierte zahlbare Zeit stoßen .

Im besten Fall wird diese Art von Verwechslung Zeit erfordern, um herauszufinden. Im schlimmsten Fall zahlen Sie am Ende viel mehr als nötig.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass ein Mitarbeiter im Urlaub plötzlich arbeiten muss, um sich um eine dringende Angelegenheit zu kümmern. Ihre Aufzeichnungen weisen dann möglicherweise einen Mitarbeiter in bezahltem Urlaub auf, der seine Arbeitszeit einstempelt. Das Sortieren dieses ganzen Durcheinanders kann ein kleines Problem sein, wenn Sie ein Team von einem Dutzend haben. Aber wenn Ihre Belegschaft wächst, können sich diese Art von Überschneidungen zu ausgewachsenen Migränen bei der Gehaltsabrechnung entwickeln.

Wenn Sie Glück haben, haben Sie Personal für die Gehaltsabrechnung oder Sie lagern aus. Wenn du nicht bist. Sie DIY (zum Beispiel Gehaltsabrechnungen für Restaurants). Letztlich kann man die Fehler aber nicht zu 100 % ausschließen.

Du kannst sie nur reduzieren. Es spielt keine Rolle, ob Sie oder jemand anderes die Fehler macht – wir sind alle nur Menschen.

Wir alle machen Tippfehler, und jeder kann versehentlich 20 Stunden statt 2 eingeben. Das sind 18 abrechenbare Stunden, die durch einen Tippfehler entstanden sind.

Dieses Problem ist ein Oldie, aber ein Goodie … nun, vielleicht nur ein Oldie. 19 Prozent der Mitarbeiter (1 von 5) haben an irgendeiner Form von Zeitdiebstahl teilgenommen, der Unternehmen bis zu 7 Prozent ihrer jährlichen Bruttolohnsumme kosten kann.

Es geht nicht nur um „Buddy Punching“ – Mitarbeiter, die sich gegenseitig „decken“ und füreinander einstempeln, um Zeit zu stehlen. Der durchschnittliche wöchentliche „Zeitdiebstahl“ beträgt 4 Stunden und 5 Minuten pro Mitarbeiter und Lohnzeitraum . Dazu gehörten lange Mittagessen und Pausen, Verspätung, vorzeitige Abreise usw.

Die Steuersätze ändern sich jederzeit, sodass die Sätze, die Sie ursprünglich zur Bezahlung Ihrer Mitarbeiter verwendet haben, möglicherweise nicht mehr anwendbar oder korrekt sind. Wenn Sie den falschen Zinssatz zahlen, müssen Sie alle Steuern, Strafen und Zinsen nachholen.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Lohnsteuersätze, da die meisten Steuersätze jedes Jahr aktualisiert werden. Behalten Sie Folgendes im Auge, um Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu beheben:

• Bundeseinkommensteuer

  
• Sozialversicherungssteuer

• Medicare-Steuer

• Bundesarbeitslosenabgabe

• Staatliche Einkommensteuer

• Staatliche Arbeitslosenversicherung Steuer

• Lokale Einkommenssteuer

Behalten Sie dann je nach Standort etwaige Sätze für zusätzliche Steuern im Auge.

Sie können unabhängige Auftragnehmer beschäftigen, während andere Vollzeitbeschäftigte sind. Wenn Sie diese Arbeiter jedoch verwechseln, ist dies ein kostspieliger Fehler. Beispielsweise muss einem Auftragnehmer kein Mindestlohn oder Überstundenlohn gezahlt werden.

Darüber hinaus behalten Sie keine Lohnsteuern von ihren Löhnen ein. Wenn also ein Arbeitnehmer als Auftragnehmer eingestuft wird, können ihm Löhne und Regierungen Steuereinnahmen entgehen.

Wenn Sie einen Arbeitnehmer falsch einstufen, sind Sie gezwungen, den Anteil des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers an den Steuern zu zahlen, zuzüglich aller Strafen und Zinsen. Darüber hinaus könnten Sie dem Arbeitnehmer sogar Lohnnachzahlungen schulden. Woher wissen Sie, ob ein Arbeitnehmer als unabhängiger Auftragnehmer oder als Angestellter einzustufen ist?

Das US-Arbeitsministerium empfiehlt Ihnen, den sechsteiligen Test der wirtschaftlichen Realitäten zu verwenden. Und wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, reichen Sie ein Formular SS-8 ein, um Probleme mit der Gehaltsabrechnung durch falsche Einstufung zu vermeiden. Indem Sie dieses Formular ausfüllen, beantragen Sie, dass der IRS den Status des Arbeitnehmers feststellt.

Lieben Sie IRS-Audits nicht einfach?! Wie wäre es mit Arbeitnehmerklagen wegen ungerechter Bezahlung?! Sie denken vielleicht, dass Vorschriften, die verlangen, dass Sie genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter führen, eine bürokratische Belastung sind, aber sie sind eigentlich dazu da, Sie zu schützen. Ebenso wie staatliche Gesetze, die Gehaltsabrechnungsprozesse regeln.

Sicher, Sie können weiterhin Vorschriften einhalten, während Sie traditionelle Lösungen oder einfach Ihren guten alten Stift und Papier verwenden. Aber mit einer App geht es einfach einfacher.

So korrigieren Sie Fehler bei der Gehaltsabrechnung: Digitalisierung

Die Umstellung auf die digitale Anwesenheits- und Gehaltsverwaltung ist nicht so teuer oder kompliziert, wie Sie vielleicht denken oder es bei Ihrer letzten Prüfung gewesen sein könnte.

Cloudbasierte mobile App-Lösungen wie Connecteam ermöglichen es Geschäftsinhabern und Managern, nahezu jeden Aspekt der Gehaltsabrechnung zu erledigen.

Von der einfachen Erfassung der Zeit Ihrer Mitarbeiter über die Sicherstellung, dass sie einstempeln, ohne sich bei ihnen einchecken zu müssen, bis hin zum Versenden von übersichtlichen Arbeitszeittabellen für die Gehaltsabrechnung – Connecteam deckt alle Bereiche ab und vieles mehr.

Lassen Sie uns das noch weiter aufschlüsseln, wie Connecteam bei Gehaltsabrechnungsfehlern hilft:

1. Unterschiedliche Jobtypen sollen unterschiedlich bezahlt werden: Connecteam sorgt dafür, dass unterschiedliche Mitarbeiter sichtbar für unterschiedliche Jobs qualifiziert werden können. Infolgedessen wird ihre Arbeitszeit für jeden Job in ihrer Arbeitszeittabelle berechnet.
2. Mitarbeiter müssen ihre Ausgaben in ihrer Gehaltsabrechnung erstattet bekommen: Mit Connecteam können Mitarbeiter ihre Ausgaben, Autokilometer oder andere relevante Informationen zu ihrer Zeiterfassung hinzufügen, damit sie einfach erstattet werden können.
3. Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf ihre vergangenen Arbeitszeittabellen, um Fehler zu lokalisieren: Connecteam-Garantien können genau dies direkt von ihrer mobilen App aus tun. Sie können Bearbeitungsanfragen in Echtzeit an ihren Vorgesetzten senden und alle Änderungen werden nach der Genehmigung automatisch aktualisiert.
4. Die Überstunden der Mitarbeiter sind schwer zu erkennen, was bedeutet, dass Überstunden versehentlich bezahlt werden : Sie können Connecteam verwenden, um die Überstunden Ihrer Mitarbeiter farblich zu kennzeichnen, was bedeutet, dass Sie sie nie wieder auf ihren Stundenzetteln verpassen werden.
5. Manager müssen Arbeitszeittabellen jedes Mal sammeln, wenn sie sie an die Gehaltsabrechnung senden müssen: Connecteams automatische Berichte machen es einfach festzulegen, wann Arbeitszeittabellen automatisch an die für die Gehaltsabrechnung verantwortliche Person gesendet werden.
6. Die Notwendigkeit, mehrere Softwares zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung zu verwenden: Technisch gesehen können Sie alle Aspekte der Gehaltsabrechnung mit Connecteam abwickeln – solange Sie bereits QuickBooks Online und Gusto verwenden. Wenn dies der Fall ist, können Sie die beiden Softwares nahtlos integrieren, was bedeutet, dass Sie Ihre Arbeitszeittabellen mit einem Klick direkt an QBO senden können.
7. Manager haben Mühe, die Arbeitszeiten/den Standort der Mitarbeiter im Auge zu behalten: Mit der integrierten Breadcrumbs-Technologie von Connecteam über GPS-Tracking können Mitarbeiter planmäßig ein- und ausstempeln, und zwischen diesen Zeiten werden zufällige Standortpunkte gesammelt, die den Managern eine grundlegende Vorstellung vermitteln wo (und wann) jeder Mitarbeiter gearbeitet hat.

Das Fazit zur Korrektur von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung

Menschen ändern sich nicht, also muss sich die Technologie ändern. Die Leute werden immer einen Weg finden, Fehler bei der Anwesenheitsberichterstattung zu betrügen.

Durch den Umstieg auf eine mobile Stempeluhr können Sie jedoch die Fehlerhäufigkeit stark reduzieren, Geld sparen und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern.

Auch wenn es den Anschein haben mag, dass ein digitaler Wechsel eine schwierige Aufgabe ist, ist es klar, dass sich der Aufwand lohnt, wenn Sie die Vorteile von Zeiterfassungslösungen in Betracht ziehen, um Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu beseitigen.

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