So verwenden Sie ein Perpetual Inventory System für Ihr E-Commerce-Geschäft

Inventar ist das Lebenselixier Ihres Unternehmens. Sie benötigen genügend Bestand auf Lager, um mit der Kundennachfrage Schritt zu halten, aber nicht zu viel, um zu viel Lagerkosten zu zahlen. Hier kommt ein Inventarsystem ins Spiel.

Das Perpetual Inventory System ist eine zuverlässige Möglichkeit, den Bestand in Echtzeit zu verfolgen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was ein Perpetual Inventory System ist und wie es funktioniert.

Was ist ein Perpetual Inventory System?

Ein kontinuierliches Inventarsystem ist ein System zur Verfolgung und Aufzeichnung von Lagerbeständen, bei dem jeder Kauf und Verkauf von Lagerbeständen automatisch und sofort protokolliert wird. In diesem System zeichnet die Software jedes Mal, wenn eine Transaktion stattfindet, eine Änderung der Lagerbestände in Echtzeit auf.

Was ist kontinuierliche Inventur?

Perpetual Inventory ist eine Buchhaltungsmethode, bei der ein Unternehmen seine Lagerbestände kontinuierlich in Echtzeit verfolgt. Diese Methode stellt einem Unternehmen jederzeit genauere Bestandszählungen zur Verfügung.

Perpetual Inventory wird von einem Perpetual Inventory System unterschieden, das sich normalerweise auf die Software oder das Programm bezieht, das die Perpetual Inventory Accounting-Methode ausführt.

Was sind die Vorteile eines Perpetual Inventory Systems?

Ein kontinuierliches Inventarsystem hat viele Vorteile für E-Commerce-Unternehmen jeder Größe. Es hilft nicht nur, Bestandsdaten in Echtzeit zu verfolgen, sondern hilft auch, Arbeitskosten und menschliche Fehler zu vermeiden. Schauen wir uns an, warum sich E-Commerce-Unternehmen für ein System mit kontinuierlicher Bestandsführung entscheiden.

Zeichnet Daten in Echtzeit auf

Ein permanentes System zeichnet Bestandsaktualisierungen und -bewegungen auf, sobald sie stattfinden. Das bedeutet, dass Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Bestandszählungen jederzeit korrekt sind.

Bietet eine detaillierte Papierspur

Ein kontinuierliches Bestandssystem verfolgt Bestandsbewegungen und Interaktionen in Ihrer gesamten E-Commerce-Lieferkette. Diese Daten geben Ihnen mehr Einblicke in Engpässe in Ihren Abläufen, sodass Sie Möglichkeiten finden, Ihre Lieferkette zu optimieren.

Verringert die Kosten für die Bestandsverwaltung

Mit Echtzeitaktualisierungen werden Bestandshaltungskosten und Bestandsauffüllungen kontrolliert und minimiert. Da Systeme mit kontinuierlicher Bestandsführung viele Prozesse automatisieren, die manuell wären, können Arbeitskosten eingespart werden.

Berechnet den Bestandssaldo zum Jahresende

Da ein kontinuierliches Bestandssystem den Bestand kontinuierlich bilanziert, wird Ihr Bestandsbestand am Jahresende sofort am Ende des Jahres berechnet. Dies hilft sicherzustellen, dass Sie genaue Bestandszahlen haben, über die Sie für Buchhaltungszwecke berichten können.

Prognosen verlangen genauer

Ein Echtzeit-Inventarsystem vereinfacht die Bedarfsprognose . Historische Bestands- und Verkaufsdaten können verwendet werden, um zukünftige Verkaufszyklen vorherzusagen und sicherzustellen, dass Sie zu verschiedenen Zeiten in der Saison, z. B. an Feiertagen, über eine optimale Bestandsmenge verfügen.

„Auch das Analysetool von ShipBob ist wirklich cool. Es hilft uns sehr bei der Planung von Bestandsnachbestellungen, da wir sehen können, wann SKUs zur Neige gehen, und wir können sogar E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, damit wir benachrichtigt werden, wenn eine SKU weniger als eine bestimmte Menge übrig hat. Ihre Technologie ist sehr wertvoll.“

Oded Harth, CEO und Mitbegründer von MDacne

Wie funktioniert das Perpetual Inventory System?

Ein kontinuierliches Bestandssystem funktioniert, indem es die Bestandszahlen kontinuierlich aktualisiert, wenn Waren gekauft und verkauft werden. Diese Bestandsbuchhaltungsmethode bietet eine genauere und effizientere Methode zur Bestandsbuchhaltung als ein periodisches Bestandssystem. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Übersicht, wie diese Art von Inventarsystem funktioniert.

Schritt 1: Das Point-of-Sale-System aktualisiert die Lagerbestände

Wenn ein Produkt verkauft wird, führt das an das POS-System (Point-of-Sale) angeschlossene Warenwirtschaftssystem die Belastung des Hauptbestands sofort über alle Verkaufskanäle hinweg durch. Barcodes oder RFID-Scanner (Radio Frequency Identification) machen diesen Vorgang schnell und einfach.

Angenommen, Sie führen ein Unternehmen, das Duftkerzen verkauft. Ein Kunde kauft 3 Kerzen mit Vanilleduft (mit anderen Worten 3 Einheiten einer einzelnen SKU) für 10,00 USD pro Kerze oder insgesamt 30,00 USD.

Wenn ein Kommissionierer im Lager jede Einheit kommissioniert, scannt der Kommissionierer den Strichcode jeder Kerze. Sobald jeder Barcode gescannt wurde, verringert die Software Ihres Dauerinventursystems die Gesamtbestandszahl für diese SKU um 3.

Mit dem System der ständigen Bestandsführung lösen Verkäufe an Kunden auch zwei Buchungsjournaleinträge in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung und zwei in Ihrer Bilanz aus.

In Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung wird der Geldbetrag, den der Kunde für die Artikel bezahlt – in diesem Fall 30,00 USD – als Gutschrift auf den Umsatz erfasst. In Ihrer Bilanz wird derselbe Betrag als Belastung der Debitorenbuchhaltung oder des Bargelds erfasst.

Schritt 2: Der Wareneinsatz wird automatisch aktualisiert

Immer wenn ein Produkt verkauft oder erhalten wird, werden die Kosten der verkauften Waren (COGS) neu berechnet.

Um das obige Beispiel fortzusetzen, gehen wir davon aus, dass die COGS für jede Kerze mit Vanilleduft (die Ausgaben wie Rohstoffe, Lagerarbeit und Gemeinkosten berücksichtigt) 5,00 USD pro Einheit betragen. Jedes Mal, wenn eine Kerze gescannt wird, werden 5,00 $ zu den Gesamt-COGS Ihres Unternehmens hinzugefügt – was bedeutet, dass sich die COGS nach dem Scannen von 3 Kerzen um 15,00 $ erhöhen.

Diese $15,00 sollten in zwei weiteren Buchhaltungsjournaleinträgen erfasst werden. In Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung werden 15,00 USD als Belastung von COGS erfasst. In Ihrer Bilanz wird derselbe Betrag Ihrem Inventar gutgeschrieben.

Schritt 3: Nachbestellungspunkte werden häufig angepasst

Basierend auf historischen Daten aktualisiert ein kontinuierliches Bestandssystem automatisch Nachbestellungspunkte, wenn die Verkäufe steigen oder sinken, um jederzeit ein optimales Bestandsniveau zu halten.

Nehmen wir in Anlehnung an das vorherige Beispiel an, Ihr Geschäft bietet eine spezielle Kerze zum Thema Urlaub an, und in den letzten 4 Jahren sind die Verkäufe für diese Kerze im 4. Quartal immer gestiegen.

Ein kontinuierliches Bestandssystem lernt aus den Verkaufsdaten der letzten 4 Jahre und erhöht automatisch Ihre Wiederbestellungsschwelle von 25 Einheiten auf 50 Einheiten. Auf diese Weise können Sie Waren früher als sonst nachbestellen und Fehlbestände verhindern.

Schritt 4: Bestellungen werden automatisch generiert

Immer wenn ein Artikel oder eine SKU seinen Nachbestellpunkt erreicht, generiert das System eine neue Bestellung und sendet sie ohne menschliches Eingreifen an Ihren Lieferanten.

Beispielsweise steigen die Verkäufe Ihrer Kerze mit Weihnachtsmotiven im 4. Quartal schnell an, genau wie Sie es vorhergesagt haben. Sobald Sie nur noch 50 Einheiten dieser Kerze auf Lager haben, erstellt Ihr kontinuierliches Bestandssystem automatisch eine neue Bestellung für 500 weitere Kerzen (zu kaufen bei 3,00 $ pro Stück) und sendet sie an Ihren Lieferanten.

Diese Kauftransaktion löst einen weiteren Journaleintrag aus, diesmal nur in Ihrer Bilanz. In diesem Beispiel sollten insgesamt 1.500 USD (500 Einheiten x 3,00 USD pro Stück) als Belastung des Bestands und als Gutschrift entweder auf der Kreditorenbuchhaltung oder in bar erfasst werden.

Schritt 5: Erhaltene Produkte werden in den Bestand gescannt

Wenn Inventar an Ihr Lager gesendet wird, scannt ein Lagermitarbeiter die Produkte mit einer Lagerverwaltungssoftware (WMS), damit sie in Ihrem Bestandsverwaltungs- Dashboard angezeigt und für den Kauf auf allen oder ausgewählten Vertriebskanälen verfügbar gemacht werden.

Nehmen wir in unserem Beispiel an, die Bestellung geht durch und nach ein oder zwei Wochen kommt die Lieferung Ihres Lieferanten mit 500 Kerzen in Ihrem Lager an.

Während Ihre Lagermitarbeiter den Wareneingangsprozess durchlaufen, wird jede Einheit auf Qualität geprüft und mit einem Barcode-Scanner gescannt, bevor sie ins Lager transportiert wird. Sobald eine Einheit gescannt wird, erhöht das Dauerinventursystem automatisch die Bestandsanzahl für diese SKU um 1. Sobald alle 500 Einheiten gescannt wurden, sollte die Bestandsanzahl um 500 gestiegen sein.

Was ist der Unterschied zwischen einem fortlaufenden Inventarsystem und einem periodischen Inventarsystem?

Periodische und kontinuierliche Bestandssysteme sind zwei verschiedene Bestandsverfolgungsmethoden, die E-Commerce-Unternehmen verwenden, um gelagerte Waren zu verfolgen und zu überwachen. Das System der ständigen Bestandsaufnahme ist fortschrittlicher und wird häufiger verwendet als ein periodisches System.

Ein kontinuierliches Bestandskontrollsystem verfolgt den Bestand in Echtzeit und zentralisiert Bestandsdaten. Bestandsdaten stehen allen Teilen des Systems zur Verfügung, um Verkaufstrends zu prognostizieren, Nachbestellpunkte zu berechnen und Artikel zu beschaffen, die derzeit nicht vorrätig sind.

Ein regelmäßiges Inventarsystem wird durch eine physische Zählung der verfügbaren Waren in bestimmten Intervallen auf dem neuesten Stand gehalten, um die COGS mithilfe von Bestandsbewertungsmethoden wie FIFI, LIFO und gewichteten Durchschnitten zu berechnen . Mit einem periodischen Inventursystem berechnet ein Unternehmen die aktuellen Inventurzahlen am Ende einer Abrechnungsperiode oder eines Geschäftsjahres und berichtet erst dann darüber.

Ständige Inventur vs. Buchinventur

Der Buchbestand bezieht sich auf die Menge an Lagerbeständen, die ein Unternehmen laut Buchhaltungsunterlagen zur Verfügung hat. Es ist nicht unbedingt dasselbe wie das tatsächliche Inventar (das die tatsächliche Menge an Lagerbeständen ist, die ein Unternehmen vorrätig hat), da das Inventar beschädigt, verloren, gestohlen oder anderweitig in den Büchern über- oder unterzählt sein kann.

Ständige Bestandssysteme tragen dazu bei, Ihren Buchbestand genauer zu halten, da Sie mit detaillierten Aufzeichnungen in Echtzeit seltener Transaktionen, Schäden, verlorene Bestände und andere Inkonsistenzen verpassen.

Formeln, die in Methoden der ständigen Bestandsaufnahme verwendet werden

Um bei der Bestellung von Lagerartikeln genauer zu sein, können Formeln verwendet werden. Es gibt mehrere Formeln, die Geschäftsinhaber verwenden können, um die Anzahl der physischen Inventuren zu verfolgen. Hier ist eine Liste unserer Favoriten.

EOQ

EOQ, oder wirtschaftliche Bestellmenge, wurde entwickelt, um die optimale Bestellmenge für Unternehmen zu finden, um bestimmte Dinge wie Kosten, Lagerfläche und Fehlbestände zu minimieren.

Formel: EOQ = Quadratwurzel aus: [2SD] / H

S = Rüstkosten (pro Auftrag, generell inkl. Versand und Handling)

D = Nachfragerate (verkaufte Menge pro Jahr)

H = Haltekosten (pro Jahr, pro Einheit)

Fertigwaren

Fertigwarenbestand bezieht sich auf den Bestand, der Kunden zum Kauf zur Verfügung steht und erfüllt werden kann. Mit der Bestandsformel für fertige Waren können Verkäufer die Bestandskosten berechnen.

Formel: (COGM – COGS) + Wert der Fertigerzeugnisse des Vorjahres

FIFO

FIFO (first in, first out) ist eine Bestandsbewertungsmethode, bei der die gekauften Waren zuerst verkauft werden, bevor die später gekauften Waren verkauft werden. Theoretisch bedeutet dies, dass der älteste Bestand vor den neueren Beständen an die Kunden versandt wird.

LIFO

LIFO (last in, first out) ist eine Bestandsbewertungsmethode, die die Kosten der zuletzt gekauften Produkte verwendet, um die Kosten der verkauften Waren (COGS) zu berechnen, während der ältere Bestandswert als Endbestand in einer Bilanz gilt.

Gewichtete durchschnittliche kosten

Die gewichteten Durchschnittskosten sind ein Buchhaltungssystem, das einen gewichteten Durchschnitt verwendet, um den Geldbetrag zu bestimmen, der in COGS und Inventar fließt.

Formel: Kosten der zum Verkauf stehenden Waren / Gesamtzahl der Einheiten im Bestand

So optimieren Sie Ihre Lagerverwaltungsprozesse

Der erste Schritt bei der Bestandsverwaltung ist die Wahl eines Systems mit kontinuierlicher Bestandsführung gegenüber einem manuellen und zeitaufwändigen System. Aber Sie brauchen auch die richtige Technologie und Partner, um Ihre Bestandsverfolgungssysteme und -prozesse zu optimieren.

Ohne den richtigen Bestandsverwaltungsprozess kann die Auftragserfüllung nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Die Logistik von Drittanbietern (3PLs) ermöglicht es Händlern, die Erfüllung auszulagern , einschließlich Lagerhaltung, Bestandsverwaltung, Kommissionierung und Verpackung und Versand. Mit ShipBob können Sie weniger Zeit für Bestandsverwaltungsaufgaben aufwenden und haben dennoch volle Transparenz über den Abwicklungsprozess.

Skubana arbeitet mit ShipBob zusammen und bietet fortschrittliche Funktionen zur dauerhaften Bestandsverwaltung über mehrere Kanäle, wie z. B. automatische Lagerhaltung, Bestandsberichte und leistungsstarke Analysen.

„Das Fulfillment-Netzwerk, zu dem wir gewechselt sind, schien eine Lösung dafür zu haben, indem es diese Zahl automatisch berechnet und direkt mit der Produktseite synchronisiert.

Wir haben jedoch gelernt, dass man den Bestandszahlen nicht trauen kann. Beispielsweise würde unsere Store-Ansicht negative Einheiten eines Produkts auf Lager anzeigen, aber die Fulfillment-Bestandszahlen würden Tausende von verfügbaren Einheiten anzeigen.

Mit ShipBob konnten wir jede Kombination von SKUs als einzigartiges Paket markieren und die Komponenten-SKUs direkt über das Dashboard auswählen.

Jedes Mal, wenn dieses Bündel von ShipBob erfüllt wurde, konnten wir die einzelnen Komponenten sehen, die physisch kommissioniert wurden, und wir wüssten, dass die Bestellung wie erwartet versandt wurde. ShipBob ermöglichte es uns auch, Änderungen an Paketen im Handumdrehen mit vollständiger Kontrolle und Transparenz vorzunehmen.“

Gerard Ecker, Gründer und CEO von Ocean & Co.

Fazit

Ein kontinuierliches Inventarsystem ist die beste Wahl für schnell wachsende E-Commerce-Unternehmen. Ein periodisches Inventarsystem hat eine hohe Wahrscheinlichkeit von Diskrepanzen und eine schwächere Bestandskontrolle. Mit einem fortlaufenden Bestandssystem können Sie die Bestandsverwaltung zentralisieren, Lagerbestände optimieren und vieles mehr.

Die Fulfillment-Technologie von ShipBob verfügt über integrierte Bestandsverwaltungstools, einschließlich Bedarfsprognosen , Auftragsverwaltung sowie Daten und Analysen . Um mehr darüber zu erfahren, wie ShipBob Ihr E-Commerce-Geschäft unterstützen kann, klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um Informationen anzufordern.

Haben Sie ein eigenes Lager?

ShipBob verfügt über ein erstklassiges Lagerverwaltungssystem (WMS) für Marken, die über ein eigenes Lager verfügen und Hilfe bei der Bestandsverwaltung in Echtzeit benötigen, um Kommissionierungs-, Verpackungs- und Versandfehler zu reduzieren und problemlos zu skalieren.

Mit Merchant Plus können Marken sogar die Fulfillment-Services von ShipBob in jedem der Fulfillment-Zentren von ShipBob in den USA, Kanada, Europa und Australien nutzen, um den grenzüberschreitenden Versand zu verbessern, Kosten zu senken und Lieferungen zu beschleunigen.

Häufig gestellte Fragen zum Perpetual Inventory System

Die Bestandsverfolgung ist ein wichtiger Bestandteil Ihres E-Commerce-Geschäfts. Es ist der Schlüssel, um Lagerbestände zum Verkauf verfügbar zu haben, und stellt sicher, dass Sie die COGS auf ein Minimum beschränken. Ein kontinuierliches Inventarsystem ist die häufigste Methode, die von schnell wachsenden E-Commerce-Unternehmen verwendet wird.

1. Was ist ein Perpetual Inventory System?

Ein kontinuierliches Inventarsystem ist eine Inventarmethode, die Änderungen der Lagerbestände in Echtzeit verfolgt. Es bietet einen detaillierten Überblick über den Lagerbestand und die verkauften Waren.

2. Wie funktioniert ein Perpetual Inventory System?

Durch den Einsatz einer Bestandsverwaltungssoftware verfolgt ein kontinuierliches Bestandssystem Bestandsniveaus und Bestellungen in Echtzeit und zentralisiert die Daten an einem Ort.

3. Warum verwenden Unternehmen Perpetual Inventory-Systeme?

Ein kontinuierliches Inventarsystem gibt einem E-Commerce-Unternehmen jederzeit einen genauen Überblick über die Lagerbestände, ohne den manuellen Prozess, der für ein periodisches Inventarsystem erforderlich ist. Die Automatisierung , die ein kontinuierliches Inventarsystem bietet, setzt Zeit und Kapital frei.

4. Was ist der Vorteil eines Perpetual Inventory Systems?

Ein kontinuierliches Inventarsystem ist genauer als das weniger fortgeschrittene periodische Inventarsystem. Eine genauere Bestandszählung zu jeder Zeit verhindert Fehlbestände und Überbestände.