Ein Plan zur Abstimmung von Einnahmen und Ausgaben in 5 Schritten

Herr Micawber hat es in David Copperfield von Dickens richtig verstanden: „Jährliches Einkommen zwanzig Pfund, jährliche Ausgaben neunzehn Pfund, neunzehn und sechs – Ergebnis, Glück. Jährliches Einkommen zwanzig Pfund, jährliche Ausgaben zwanzig Pfund, null und sechs – Ergebnis Elend.“

Nicht nur die Familie Micawber muss diese weisen Worte beherzigen: Die Budgetierung ist für ein kleines Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es kann (und ist es oft) der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg sein.

Dennoch fühlt sich die Budgetierung für eine kleine Organisation wie eine Nebenbeschäftigung an – mit so viel anderem zu tun, vom Marketing bis zur Planung und Ausführung, ist es schwierig, eine zusätzliche Disziplin hinzuzufügen! Aber es ist eine Disziplin, ohne die man definitiv nicht überleben kann.

In diesem Beitrag vertiefen wir uns in fünf einfache Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf einer soliden finanziellen Grundlage bleibt. Werfen wir einen Blick!

1. Erarbeiten Sie die Budgetdetails

Um ein Budget festzulegen, müssen Sie zunächst sowohl Ihre Einnahmen als auch Ihre Ausgaben im Detail kennen. Es ist nicht gut, Ausgaben aufzuteilen, ohne zu wissen, wohin das Geld wirklich gehen wird, oder nur eine vage Vorstellung davon zu haben, welches Geld hereinkommt.

Sie müssen wissen, welche Beträge eingehen und an wen Zahlungen erfolgen. Verfolgen Sie dazu alles, was Sie über mehrere Monate ausgeben. Das bedeutet, dass Sie Ihre Bank- und Kreditkartenabrechnungen sammeln und alle zusätzlichen Barzahlungen nachverfolgen, sobald sie getätigt werden. Hiveage ist übrigens ein wirklich tolles Tool zur Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen!

Vergessen Sie nicht, alle Ausgaben einzubeziehen und nicht nur grobe Kategorien – zum Beispiel müssten Verbrauchsmaterialien kleinere Gegenstände wie Büromaterial und andere kleine, aber wichtige Elemente enthalten. Ebenso müssten die Autokosten alle Wartungs-, Benzin-, Versicherungs- und Steuerausgaben umfassen.

Für ein Unternehmen mit möglicherweise unregelmäßigen Einnahmen und Ausgaben wäre es äußerst nützlich, diese Beträge über ein Jahr mitteln zu können. Sie können Microsoft Excel oder Google Sheets verwenden, um Arbeitsblätter für Ausgaben und Einnahmen zu erstellen. Spesenverfolgungs-Apps wie Expensify sind eine praktische Möglichkeit, Papierbelege in einen übersichtlichen Bericht umzuwandeln.

2. Bestimmen Sie Ihr Nettoeinkommen

Es ist wichtig zu wissen, was Sie tatsächlich als Gewinn erzielen (Ihr Nettoeinkommen), und nicht nur die Schlagzeile (Ihr Bruttoeinkommen), die hereinkommt. Um dies zu tun, müssen Sie Ihr Einkommen wie oben abgeleitet berechnen Übung, dann subtrahieren Sie Ihre Gesamtausgaben. Vergessen Sie nicht, Ausgaben wie Krankenversicherung, eventuelle Rückzahlungen von Darlehen, Miete oder Hypothek usw.

Sobald Sie Ihre Einnahmen mit den entstandenen Ausgaben verglichen haben, erhalten Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung. Dies ist natürlich rückwärtsgerichtet – es sagt Ihnen nur, wie viel Sie in der Vergangenheit verdient haben, nicht, wie viel das Unternehmen in Zukunft verdienen wird.

Aber am wichtigsten ist, dass es Ihnen sagt, ob Ihr Unternehmen Gewinne oder Verluste macht – wenn letzteres der Fall ist, müssen Sie Ihre Ausgaben überdenken und herausfinden, welche Sie reduzieren müssen, um wieder ins Gleichgewicht zu kommen. Finden Sie dazu heraus, was Ihre nicht wesentlichen Kosten sind, und sehen Sie dann, wo Sie zurückschneiden können, um wieder schwarze Zahlen zu schreiben.

3. Konto für zukünftige Einnahmen und Ausgaben

Als nächstes müssen Sie Ihre Bruttoeinnahmen und -ausgaben hochrechnen, um eine Vorstellung von zukünftigen Einnahmen zu bekommen. Sie müssen die Kriterien auf Ihre vorhandenen Informationen stützen und diese mit Tools wie der jährlichen aktuellen und prognostizierten Inflation und den Zinssätzen als Orientierungshilfe berücksichtigen.

Legen Sie angemessene, aber realistische Ziele basierend auf Ihrer Kapazität, den Kosten für Lieferungen und Expansionsplänen fest. Sie müssen alle vorhergesagten Investitionen wie Marketingbudgets und Investitionen in Vermögenswerte (Drucker, IT, Büromöbel usw.) einbeziehen.

Denken Sie daran, dass es zwei Arten von Kosten gibt – fixe und variable. Erstere – einschließlich Miete, Versicherung und Nebenkosten – sind leicht vorhersehbar, da sie auf Jahresbasis ziemlich stabil bleiben.

Variable Kosten sind schwieriger zu prognostizieren – dies sind die unregelmäßigen Ausgaben, wie z. B. Zahlungen für Materialien und sogar Fahrzeuge – die eine wichtige, aber nicht häufige Ausgabe darstellen. Es ist nützlich, vergangene variable Kosten zu nehmen und eine Trendanalyse durchzuführen, um zu sehen, wie sie Jahr für Jahr gewachsen sind.

Die Verwendung einer Software, die ein Nicht-Tabellenkalkulationsformat für die Ausgabenbudgetierung unterstützt, ist eine weitere Option. Apps wie Money Dashboard und PocketSmith projizieren auch automatisch zukünftige Ausgaben aus Ihren aktuellen Ausgaben.

4. Wechselkonto

Obwohl es gut ist, die Zukunft vorherzusagen, ist es wichtig zu erkennen, dass Vorhersagen ungenauer werden, je weiter Sie in der Zeit voranschreiten, sodass Sie Ihr Budget regelmäßig überprüfen müssen, um es genau zu halten.

Experten sagen, dass das Intervall zwischen den Budgets zwar wirklich von der Größe und Art Ihres Unternehmens abhängt, es aber wichtig ist, regelmäßig zu überprüfen, ob es angepasst werden muss. Sie müssen die obigen Schritte jedes Mal durchführen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Zahlen noch korrekt sind, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Für ein kleines Unternehmen wird ein Budget alle drei bis sechs Monate als angemessen vorgeschlagen. Vergessen Sie nicht, dass ein Budget auch eine Verpflichtung ist und einen Weg zu sicheren Finanzen darstellt – also müssen Sie versuchen, sich so genau wie möglich daran zu halten.

5. Seien Sie diszipliniert mit Ihrem Budget

Dies führt zu einem wichtigen Punkt – Sie müssen diszipliniert sein und lernen, Ihre Ausgaben unter Kontrolle zu bekommen, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzen in guter Verfassung sind. Das bedeutet, dass Sie das Budget als eine Möglichkeit verwenden, Ihre Ausgaben einzudämmen und Ihre Rechnungen zu bezahlen.

Das bedeutet das Ende von Impulskäufen, so attraktiv sie auch erscheinen mögen. Wenn Ausgaben nicht in das Budget eingeplant wurden und nicht unbedingt erforderlich sind, sollten sie bis zur nächsten Budgetüberprüfung zurückgestellt werden.

Setzen Sie sich Belohnungen, um diese Disziplin akzeptabler zu machen, wie z. B. eine Reise oder eine bescheidene Summe, die Sie für sich selbst ausgeben können, wenn Sie Ihre Ziele erreichen. Führen Sie ebenso eine Strafe ein, wenn Ihre Disziplin am Ende zu kurz kommt.

Fazit

Für jedes kleine Unternehmen ist die Erstellung eines genauen Budgets, mit dem Sie leben können, der Schlüssel zum Erfolg. Dabei müssen Sie nicht unbedingt ein extremer Sparfuchs sein – nehmen Sie einfach einige wichtige Schritte bei der Planung Ihres Budgets vor. Um zu dieser Phase zu gelangen, sollten Sie:

1. Erarbeiten Sie die Details Ihres Budgets, dh Einnahmen und Ausgaben
2. Ermitteln Sie Ihr aktuelles Nettoeinkommen
3. Berücksichtigen Sie zukünftige Einnahmen und Ausgaben
4. Konto für Wechselgeld
5. Seien Sie diszipliniert und folgen Sie Ihrem Budget!

Was war der größte Schmerzpunkt bei der Planung Ihrer eigenen Einnahmen und Ausgaben? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen!