Wie man Sicherheit, Interoperabilität und Benutzerfreundlichkeit in Kommunikations- und Betriebssoftware in Einklang bringt

Software für Geschäftsabläufe und interne Kommunikation kann Teams dabei helfen, produktiver und engagierter zu sein. Sie stellen sicher, dass Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Informationen haben, und geben Managern praktische Werkzeuge für die Führung an die Hand.

Solche Plattformen beherbergen jedoch einen Großteil der geschäftskritischen und vertraulichen Daten eines Unternehmens, darunter Gespräche zwischen Mitarbeitern, Richtlinien und Best Practices sowie Personalressourcen. Daher spielen Fragen der Sicherheit, des Datenschutzes und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine große Rolle.

IT-Manager müssen außerdem eine gute Interoperabilität mit vorhandener Software und eine insgesamt gute Benutzererfahrung sicherstellen. Andernfalls leidet der Betrieb und die Mitarbeiter wenden sich möglicherweise nicht autorisierten und weniger sicheren Lösungen wie SMS zu.

In diesem Artikel untersuchen wir diese und andere Bedenken, die IT-Manager berücksichtigen müssen, wenn sie Software für die interne Kommunikation und den Geschäftsbetrieb auswählen oder implementieren.

Sicherheit, Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit

Mitarbeiter müssen in der Lage sein, Informationen und Ressourcen problemlos auszutauschen. Aufgabenmanagement, Arbeitsschutz und Unternehmenskultur hängen alle davon ab.

IT-Manager hingegen müssen sicherstellen, dass diese Daten sicher ausgetauscht werden. Datenlecks – potenziell verheerend für den Betrieb und das öffentliche Image eines Unternehmens – treten regelmäßig auf.

Glücklicherweise wird die beste Betriebs- und Kommunikationssoftware unter Berücksichtigung einer guten Sicherheit entwickelt. Beispielsweise ermöglicht Connecteam Managern und IT-Experten, den Zugriff von Mitarbeitern auf Gruppenchats, Wissensdatenbanken und andere Assets jederzeit zu überwachen und zu entfernen. Daten werden auch verschlüsselt, ob in der Cloud oder auf dem Gerät eines Mitarbeiters.

Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass das größte Risiko für die Datensicherheit tatsächlich von den Mitarbeitern selbst ausgeht, deren schlechte Sicherheitspraktiken die Vermögenswerte des Unternehmens gefährden.

IT-Manager sollten sich daher auf Folgendes konzentrieren:

• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter eine angemessene Schulung erhalten und Phishing-Angriffe und andere gängige Cybersicherheitstricks erkennen können.
• Implementieren starker Passwortrichtlinien.
• Einschränkung des Zugriffs auf sensible Daten.
• Sichern Sie regelmäßig wichtige Daten oder stellen Sie sicher, dass Ihr Softwareanbieter dies tut.

Dies ermöglicht Managern und Mitarbeitern, Informationen auszutauschen und effektiv zu kommunizieren, ohne durch zusätzliche, oft umständliche Sicherheitsschleifen springen zu müssen.

Kompatibilität, Integrationen und Interoperabilität

Das durchschnittliche Unternehmen verwendet mindestens ein paar verschiedene Softwarekomponenten. Viele verwenden Dutzende. Komplexe Ökosysteme wie dieses sind schwierig zu warten und führen häufig zu Kompatibilitäts- und Interoperabilitätsproblemen.

All-in-One-Plattformen, die Betrieb, Kommunikation, Personalwesen und mehr in einer einzigen Lösung bündeln, bieten eine elegante Lösung für dieses Problem und verbessern die Kompatibilität und Interoperabilität im gesamten Unternehmen.

Wichtig ist auch die Kompatibilität mit bestehenden Arbeitsabläufen und alltäglichen Praktiken. Mitarbeitern, die bereits eine etablierte Vorgehensweise haben, eine Lösung „aufzuzwingen“, führt zu Frustration und Schatten-IT (die Verwendung nicht autorisierter Apps als Workaround für die wahrgenommenen oder tatsächlichen Mängel einer offiziellen Plattform).

Anpassbarkeit und Flexibilität retten in dieser Hinsicht den Tag. Software, die an die Geschäftsanforderungen angepasst werden kann, stellt sicher, dass die Software den Mitarbeitern dient und nicht umgekehrt.

Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Fragen des Datenschutzes und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind ebenso wichtig wie Sicherheit und Kompatibilität.

IT-Manager sollten Plattformen priorisieren, die die Einhaltung relevanter Datenschutzgesetze für Mitarbeiter erleichtern. Diese beinhalten:

• California Consumer Privacy Act (CCPA);
• Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA);
• Das Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen (ADA);
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.

Darüber hinaus sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bestimmte Aufzeichnungen sicher aufzubewahren. Beispielsweise schreibt die US-amerikanische Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) vor, dass Arbeitgeber Beschäftigungs- und Personalunterlagen für ein Jahr nach einer unfreiwilligen Kündigung aufbewahren. Der Fair Labor Standards Act (FLSA) verlangt, dass Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterakten drei Jahre lang aufbewahrt werden.

Daher benötigen Sie die Möglichkeit, Daten von außerplanmäßigen Mitarbeitern oder Mitarbeitern außerhalb der Saison zu archivieren und nicht nur zu löschen. Mit Connecteam können Sie beispielsweise den Zugriff auf Unternehmensressourcen widerrufen, während Sie Personaldokumente verwalten. Auch diesen kann eine bestimmte Frist zugeordnet werden, nach deren Ablauf sie gelöscht oder aktualisiert werden sollen.

Einhaltung von Kosten- und Budgetbeschränkungen

Betriebs- und Kommunikationssoftware folgt in der Regel einem Preismodell pro Benutzer. Wenn Teams wachsen, steigen die Kosten. Dies kann für Unternehmen jeder Größe unerschwinglich teuer werden. Aber es kann besonders schwierig für kleine Unternehmen und Start-ups sein, wo die Kosten pro Mitarbeiter tendenziell höher sind.

Modelle, die eine monatliche Pauschale oder einen sehr geringen Aufschlag pro Mitarbeiter verlangen, geben Unternehmen Raum zum Atmen und Wachsen. Die kostenpflichtige Stufe von Connecteam beginnt beispielsweise bei 29 US-Dollar pro Monat für bis zu 30 Benutzer, wobei zusätzliche Benutzer nur 0,50 US-Dollar kosten. Es gibt auch einen kostenlosen Small Business Plan für bis zu 10 Benutzer.

Schließlich ersparen Anwendungen, die sicher auf privaten Geräten verwendet werden können, den Mitarbeitern die Bereitstellung von Hardware. Damit dies funktioniert, sollte die Plattform einfach zu installieren, einfach zu bedienen und auf allen mobilen Geräten funktionieren.

So finden Sie die richtige Lösung

Die endgültige Auswahl der Software kann dem IT-Manager obliegen oder auch nicht. In jedem Fall sollten Sie als IT-Manager mit einer Liste von Must-haves vorbereitet sein, um den Entscheidungsprozess zu leiten.

Diese Liste sollte die in diesem Artikel behandelten Faktoren enthalten: Interoperabilität und Kompatibilität, Kosten, Benutzerfreundlichkeit sowie Sicherheit und Datenschutz. Vergleichen Sie Anbieter anhand dieser Faktoren, um ein klares Bild davon zu erhalten, welcher für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Wenn möglich, sollten IT-Manager auch an praktischen oder virtuellen Demonstrationen beteiligt sein und sicherstellen, dass sie Zeit haben, die Software auszuprobieren, bevor sie implementiert wird. Bewertungen von Websites wie Captera und TrustPilot können dabei helfen, allgemeine IT-Knackpunkte aufzudecken.

Die richtige Lösung bietet effektive und einfache Tools für Betrieb und Kommunikation und stellt gleichzeitig sicher, dass die Hauptanliegen von IT-Managern erfüllt werden. Viele IT-Manager finden, dass Connecteam die beste Lösung für die interne Kommunikation ist und Operationen. Es ist eine kostengünstige, skalierbare All-in-One-Lösung.