Die Grenzen von WhatsApp aufdecken: Suche nach besseren Alternativen für die interne Kommunikation
Veröffentlicht: 2023-07-30WhatsApp hat sich zu einem alltäglichen Kommunikationstool für Unternehmen entwickelt, was mehr auf seine große Beliebtheit und Nutzung als auf eine bewusste Entscheidung zurückzuführen ist.
Allerdings erfüllt WhatsApp nicht die Anforderungen von Organisationen, die ein effektives Tool für die interne Kommunikation suchen – ganz zu schweigen von den mit seiner Nutzung verbundenen Risiken – und wird oft manipuliert, um es trotz seiner Einschränkungen immer noch zu versuchen.
Inwiefern gelingt es WhatsApp nicht, eine effektive Kommunikation zu ermöglichen?
Kommunikation ist nicht messbar
„Haben Sie das Team benachrichtigt? Ich habe ihnen eine Nachricht auf WhatsApp geschickt, bin mir nicht sicher, wer sie gesehen hat … Ich werde sie bitten, zu antworten.“
Effektive Kommunikation ermöglicht es Unternehmen, die Zustellung und Wirkung von Nachrichten einfach zu messen, eine anspruchsvolle Aufgabe bei der Verwendung von WhatsApp. Einige Organisationen versuchen dies zu erreichen, indem sie jede einzelne gesendete WhatsApp-Nachricht manuell analysieren und die Liste hinter jeder einzelnen Nachricht überprüfen. In extremen Fällen dokumentieren Unternehmen solche Listen sogar in Excel, um zu bestätigen, dass ihr Team die ihnen mitgeteilten relevanten Informationen überprüft hat.
Fehlende Nachrichtenpriorisierung
„Entschuldigung, ich habe dieses Update nie gesehen. Ich sehe jetzt, dass es früher im Thread gesendet wurde, und ich habe es einfach nicht bemerkt.“
Auf WhatsApp werden alle Nachrichten gleich behandelt. Es gibt keine Möglichkeit, Nachrichten als „Priorität“ zu kennzeichnen, was dazu führen kann, dass sie im laufenden Nachrichtenstrom leicht verloren gehen oder übersehen werden. Dies ist ein entscheidender Mangel in organisatorischen Kontexten, in denen dringende oder wichtige Aktualisierungen nicht ignoriert werden können.
Fehlender Gesprächsverlauf für neue Teammitglieder
„Wie kann ich Informationen finden, die geteilt wurden? Ich bin gerade dem Team beigetreten und habe es nicht in meiner WhatsApp-Gruppe.“
Immer wenn Organisationen Veränderungen bei ihren Teammitgliedern feststellen, müssen sie Personen zu ihren WhatsApp-Gruppen hinzufügen oder daraus entfernen. Da neue Teammitglieder keinen Zugriff auf Konversationen vor ihrem Beitritt haben, stehen ihnen wichtige Informationen, die zuvor geteilt wurden, nicht zur Verfügung. Darüber hinaus ist es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Informationen von wem gesehen wurden, insbesondere wenn Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten beitreten.
Es mangelt an Format und Struktur
„ Ich habe gesehen, dass Sie mir die Informationen geschickt haben. Haben Sie ein Foto des Vorfalls? Haben Sie daran gedacht, nach Kontaktinformationen zu fragen?“
Manchmal ist WhatsApp einfach nicht das richtige Tool für den Job. Es wird häufig verwendet, um Informationen zu übermitteln, die gut strukturiert und formatiert sein sollten, beispielsweise wenn ein Vorfall gemeldet oder ein bestimmtes Ereignis zusammengefasst wird. Allerdings ist WhatsApp ein kostenloses Texttool und unterstützt dies nicht, wodurch die Berichterstattung mühsamer, weniger strukturiert und weniger kontrolliert wird.
Nicht für die Aufgabendelegierung konzipiert
„ Ich habe dir gesagt, dass du das tun sollst…“
Während Sie mit WhatsApp Aufgaben schnell delegieren können, ist ein großer Nachteil das Fehlen einer ordnungsgemäßen Aufgabenverwaltung und -dokumentation. Wenn Aufgaben über WhatsApp zugewiesen werden, ist es schwierig nachzuverfolgen, was von wem angefordert wurde. Darüber hinaus haben Manager Schwierigkeiten, den Fortschritt und die Erledigung von Aufgaben zu verfolgen und Aufzeichnungen darüber zu führen, was zu Verwirrung und Desorganisation führt.
Ein manuelles Werkzeug, das nicht zum Skalieren geeignet ist
„Ich warte immer noch darauf, dass Jamie Josh aus der regionalen Aufsichtsgruppe entfernt. Hast du ihn aus allen anderen WhatsApp-Gruppen entfernt?“
Da WhatsApp nicht als organisatorisches Kommunikationstool konzipiert ist, fehlen ihm wesentliche Organisationsfunktionen. Die Verwendung als solche erfordert daher einen hohen manuellen Pflegeaufwand. Selbst die einfache Verwaltung von Gruppenmitgliedern wird zu einer Herausforderung, wenn Benutzer manuell aus Gruppen entfernt werden müssen. Einige Organisationen verwenden dazu Excel-Tabellen, was zu Fehlern führt, z. B. wenn Personen aus wichtigen Gruppen ausgeschlossen werden oder sie nach ihrer Beendigung dort bleiben.
Insgesamt macht der Mangel an Skalierbarkeit und Organisationsfunktionen WhatsApp zu einer unpraktischen Wahl für eine effiziente und fehlerfreie Kommunikation innerhalb großer Organisationen.
Es fehlt die Möglichkeit, das gesamte Team im großen Maßstab direkt zu erreichen
„F: Wie lange wird es dauern, bis wir das Team benachrichtigen? A: Nun, es hängt davon ab, wie schnell unsere regionalen Manager es weitergeben…“
WhatsApp ist unzureichend, wenn es darum geht, Informationen über verschiedene Organisationsebenen hinweg an alle Mitarbeiter weiterzugeben. Während dies für kleine Teams weniger ein Problem darstellt, müssten Informationen über verschiedene Chatgruppen weitergeleitet werden, um die Frontline-Teams in größeren Organisationen zu erreichen. Und ohne eine zuverlässige Möglichkeit sicherzustellen, dass jeder wichtige Informationen erhält und zur Kenntnis nimmt, ermöglicht WhatsApp keine konsistente Kommunikation im gesamten Unternehmen.
„ WhatsApp ist nicht dazu gedacht, als organisatorisches Kommunikationstool zu dienen und wird von Organisationen meist aus Gewohnheit genutzt. Aufgrund seiner Einschränkungen und mangelnden Fähigkeiten reicht es nicht aus, Organisationen eine effektive Kommunikation zu ermöglichen. Wir empfehlen dringend, nach besseren Alternativen für Organisationen zu suchen, die glauben, dass Kommunikation der Schlüssel zu ihrem Erfolg ist.“
Amir Nehemia, CEO und Mitbegründer von Connecteam
Suche nach besseren Alternativen für die organisatorische Kommunikation
Bei der Suche nach besseren Alternativen ist es entscheidend zu verstehen, was Kommunikation effektiv und ansprechend macht. Unternehmen, deren Teams ständig unterwegs sind, benötigen eine Mobile-First-Lösung, die sich an das gesamte Team und nicht nur an das Team im Büro richtet. Aus diesem Grund greifen Unternehmen heutzutage häufig auf WhatsApp zurück: Es ist für alle Mitarbeiter an vorderster Front, die sich außerhalb der Reichweite fühlen, leicht zugänglich.
Was macht eine organisatorische Kommunikationsplattform effizient?
Einen direkten Kanal zu Ihrem Team haben
Effektive Kommunikationsplattformen ermöglichen es Unternehmen, ohne Zwischenhändler direkt mit ihrem gesamten Team zu kommunizieren. Eine geeignete Kommunikationsplattform ermöglicht es Ihnen daher, sofort die richtige Nachricht an das richtige Team zu senden, ohne die Kommunikation zu verlangsamen. Die Fähigkeit, Teams schnell zu segmentieren und die relevante Zielgruppe auszuwählen, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen die richtigen Leute erreichen.
Berücksichtigung unterschiedlicher Kommunikationsrichtungen
Das beinhaltet von oben nach unten, von unten nach oben und Peer-to-Peer. Während die Chat-Funktion für die tägliche Kommunikation von entscheidender Bedeutung ist, ist sie für einen Mitarbeiter nicht unbedingt das richtige Tool, um den CEO anzusprechen oder die Peer-to-Peer-Kommunikation auf verschiedenen Ebenen zu fördern. Eine effektive Kommunikationsplattform bietet Unternehmen verschiedene Kommunikationstools, die über das bloße Chat-Messaging hinausgehen.
Erfordert nur minimale manuelle Arbeit
Um erfolgreich zu sein und alle Teammitglieder einzubeziehen, sollte eine Kommunikationsplattform von ihren Betreibern nur minimale manuelle Arbeit erfordern und so viele Prozesse wie möglich automatisieren. Dies ist jedoch nur die Grundlinie. Qualitätsplattformen sollten proaktiv eine effektive Kommunikation fördern, die Belastung des Kommunikators verringern und die Erfahrung des Teams verbessern.
Unterstützung sowohl der strukturierten als auch der unstrukturierten Kommunikation
Während Chat eine großartige Möglichkeit ist, sich über kleine alltägliche Dinge zu unterhalten, ist oft ein strukturierterer Ansatz erforderlich. Effektive Kommunikationsplattformen ermöglichen es Unternehmen, vordefinierte strukturierte Formate zu verwenden, die Vervollständigung der Berichte sicherzustellen und das Hin und Her zu reduzieren.
Sicherstellung der Nachrichtenübermittlung und Messung der Wirkung
Durch den Einsatz einer effektiven Kommunikationsplattform können Unternehmen schnell erkennen, wer die Informationen erhalten hat, und bei Bedarf eine aktive Bestätigung vom Team anfordern. Es stellt sicher, dass wichtige Nachrichten nicht im Trubel verloren gehen, und ermöglicht es Ihnen, den Kreis mit jedem Mitarbeiter innerhalb von Minuten statt Tagen zu schließen.
Gut regiert und kontrolliert
Kommunikation ist ein wichtiger Teil des Tagesgeschäfts jeder Organisation und sollte daher gut verwaltet und kontrolliert werden. Im Gegensatz zu WhatsApp bieten effektive Kommunikationsplattformen die Tools, Einstellungen und Berechtigungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Kommunikationsprozesse zu überwachen und zu steuern.
Zusammenfassung
Trotz der mit WhatsApp verbundenen Risiken nutzen viele Unternehmen es heute zur Kommunikation mit ihren Teams.
Da WhatsApp nie als organisatorisches Kommunikationstool gedacht war, ist es nicht möglich, eine direkte, messbare, effektive und gut gesteuerte Kommunikation bereitzustellen.
Unternehmen sollten daher ihre Kommunikationsziele überdenken und nach besseren Alternativen zu WhatsApp suchen.
Vor diesem Hintergrund laden wir Sie ein, Connecteam zu erkunden, eine Plattform, die von Grund auf darauf ausgelegt ist, die Kommunikationsbedürfnisse von Organisationen mit vielen Teammitgliedern unterwegs zu erfüllen.