Die 9 besten E-Mail-Vorlagen für PR-Outreach, die Sie heute verwenden sollten

Obwohl wir in einem hochtechnisierten Zeitalter leben, scheint es, dass nichts die gute, alte Mundpropaganda übertrifft, wenn es um das Marketing und die Förderung Ihrer Marke geht.

Aus diesem Grund ist die Beherrschung des Schreibens hochwertiger und wirkungsvoller PR-E-Mails ein Muss , wenn Sie für Ihre Marke und Ihr Unternehmen werben möchten.

Und da ist der Haken. Wie schreibe ich eine E-Mail, die nicht nur geöffnet, sondern auch beantwortet wird?

Und Statistiken helfen nicht weiter: Die aktuelle durchschnittliche Öffnungsrate liegt knapp unter 17 %.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, ausdrucksstarke PR-E-Mails zu schreiben, sind Sie hier genau richtig.

Heute zeigen wir Ihnen die umsetzbaren Schritte, die Sie unternehmen können, um solche E-Mails zu erstellen, und stellen Ihnen als besonderen Bonus erstklassige E-Mail-Vorlagen für PR-Kontakte zur Verfügung.

Klingt verlockend?

Lassen Sie uns die Ärmel hochkrempeln und loslegen!

Was ist eine PR-Outreach-E-Mail?

Lassen Sie uns zuallererst eine PR-Outreach-E-Mail definieren.

Es ist ein weit gefasster Begriff, aber kurz gesagt, eine PR-Mail richtet sich an Journalisten, Verleger und Ersteller von Inhalten, die über Themen schreiben, die mit Ihrem Unternehmen zu tun haben.

Wenn die Kommunikation mit ihnen erfolgreich ist, teilen sie eine Geschichte über Ihre Marke auf ihrer Website oder ihren Social-Media-Plattformen und erweitern so die Reichweite Ihrer Marke und Ihren potenziellen Kundenstamm.

Warum brauchen Sie einen E-Mail-Outreach?

Sie benötigen E-Mail-Kontaktaufnahme, da dies ein wesentlicher Bestandteil jeder PR-Strategie ist.

Sie können Journalisten und andere Influencer mit Ihren Inhalten direkt kontaktieren, in der Hoffnung, sich Medienberichterstattung oder Backlinks zu sichern.

Und was sind einige andere Vorteile?

• Darüber hinaus ist es eine sehr kostengünstige Möglichkeit , eine große Anzahl von Menschen zu erreichen.
• Zweitens ermöglicht es Ihnen, bestimmte Journalisten und Influencer anzusprechen, von denen Sie glauben, dass sie an Ihrer Geschichte interessiert wären.
• Drittens ist es eine persönliche Art der Kommunikation, die dazu beitragen kann , Beziehungen zu wichtigen Medienkontakten aufzubauen.

E-Mail-Outreach kann eine äußerst effektive Möglichkeit sein, die Berichterstattung in den Medien für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation sicherzustellen.

Bei richtiger Anwendung kann es zu einer positiven Berichterstattung in der Presse, erhöhtem Web-Traffic und verbesserten Suchmaschinen-Rankings führen, was zu mehr Kunden und Verkäufen führen kann.

Welche Schritte sind beim Schreiben einer PR-E-Mail zu berücksichtigen?

Beim Schreiben einer PR-E-Mail sollten Sie einige Schritte beachten, wenn Sie eine relevante E-Mail erstellen möchten.

Schritt 1: Entscheiden Sie sich für die Art des Inhalts

Bevor Sie etwas niederschreiben, müssen Sie darüber nachdenken, welche Botschaft Ihr Inhalt vermitteln soll.

Und für wen sind Ihre Inhalte? Es muss aussagekräftig und relevant für Ihre Zielgruppe sein.

Wussten Sie, dass 80 % der Publisher sagen, dass der häufigste Grund, warum sie einen Pitch ablehnen, darin besteht, dass er für ihren Beat irrelevant ist?

Hier sind die Fragen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

• Welche sozialen Medien nutzt Ihr Publikum hauptsächlich?
• Welche Influencer oder Publisher sind für Sie relevant?
• Wo sind sie zu finden?
• Bringt Ihr Content einen Mehrwert, was ist das Besondere daran etc.?

Wenn Sie wissen, dass 57 % der Top-Publisher jede Woche zwischen 50 und 500 Pitches erhalten , können Sie sehen, wie wichtig es ist, einen herausragenden Pitch zu erstellen.

Schritt 2: Finden Sie relevante Journalisten

Eine der besten Möglichkeiten, relevante Journalisten zu finden, ist die Nutzung sozialer Medien . Sie müssen nicht auf allen Plattformen präsent sein – das ist Zeit- und Energieverschwendung.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Plattformen, die für Ihr Publikum und Ihre Art von Unternehmen relevant sind. Deshalb ist Schritt 1 unerlässlich – Sie müssen wissen, wo Sie sie finden können.

Sie können auch die Google-Suche oder Google News verwenden, um Blogs und Artikel zu filtern , die Ihrem Interessensgebiet ähneln. Natürlich werden sie den Namen eines Schriftstellers haben.

So können Sie Top-Blogger, Reporter usw. finden, die für Ihre Branche relevant sind.

Sobald Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, erhalten Sie eine Liste potenzieller Leads.

Damit ist Ihre Arbeit aber noch lange nicht beendet. Sie müssen Ihre Leads überprüfen , um sicherzustellen, dass sie tatsächlich gut zusammenpassen.

Überprüfen Sie daher, ob ihre Zielgruppe für Ihr Unternehmen relevant ist und wie einflussreich diese Leads sind.

Wie viele Follower haben sie, wie hoch ist ihr Website-Traffic, wie engagiert ist ihr Publikum usw.?

Engagement ist entscheidend. Jemand, der Millionen von Followern hat, bedeutet nichts, wenn es kein Engagement von seinem Publikum gibt.

Wenn Sie Ihre Leads überprüft haben, ist es höchste Zeit, sie zu kontaktieren.

Und das bringt uns zu Schritt 3.

Schritt 3: Kontakt aufnehmen

Das Wichtigste, was Sie tun müssen, wenn Sie sich an uns wenden, ist die Personalisierung Ihrer E-Mail . Generische E-Mails haben keine Öffnungsrate.

Tatsächlich kann Personalisierung zu 26 % höheren Öffnungsraten führen.

Sie müssen zeigen, dass Sie die Zielgruppe Ihres Kontakts verstehen und zeigen, dass Sie einen Mehrwert bieten und ihnen bei ihren Schwachstellen helfen können.

Um mehr über die besten Möglichkeiten zu erfahren, sich in einer E-Mail vorzustellen, gehen Sie zu unserem Artikel So stellen Sie sich in einer E-Mail vor .

Top 9 E-Mail-Vorlagen für PR-Outreach

Jetzt ist es endlich an der Zeit, unsere Top- PR-Outreach-E-Mail-Vorlagen durchzugehen.

1. Linkbuilding-Vorlagen

Der Aufbau von Links und das Bewerben von Inhalten ist schwierig, da Sie normalerweise viele E-Mails senden müssen, bevor Sie bemerkt werden.

Sie können dies jedoch vermeiden, wenn Sie die oben genannten Schritte und Vorlagenbeispiele verwenden, die wir vorbereitet haben.

Linkbuilding-Vorlagen gibt es in vielen Formen und Größen, also schauen wir uns die gängigsten Typen an.

1. Vorlagen zum Erstellen von Partnerschaften

Eine Partnerschaft ist einer der wichtigsten Aspekte eines jeden Unternehmens.

Es bringt mehrere Vorteile mit sich, z. B. das Erreichen eines neuen Marktes und einer neuen Zielgruppe, die Erhöhung der Kundenbindung oder sogar die Stärkung schwächerer Aspekte Ihres Unternehmens.

Was diese Vorlage zu einer großartigen Vorlage macht, ist, dass sie einen greifbaren Wert bietet , konkrete Zahlen, die zeigen, dass Sie ein Experte auf Ihrem Gebiet sind, was bedeutet, dass Sie jemandem im Geschäft helfen können.

Dazu kommt ein einfacher und direkter CTA.

2. Vorlagen für den Linkaufbau

Suchmaschinenalgorithmen verwenden Links als eine der wichtigsten Methoden, um die Relevanz einer Webseite zu messen. Eine große Anzahl von Links zu einer Website deutet darauf hin, dass sich deren Inhalt lohnt.

Daher kann die Beherrschung von E-Mail-Vorlagen für den Linkaufbau Ihre Online-Präsenz und Glaubwürdigkeit steigern.

Die Arbeit von jemandem zu erwähnen und wirklich zu sagen, dass Sie sie mögen und schätzen, kann viel bewirken.

Darüber hinaus bieten Sie einer Person einen Vorteil , indem Sie darum bitten, die Nachricht weiter zu verbreiten.

3. Defekte Link-Vorlagen

Kaputte Links können Ihre Konversionsraten ernsthaft beeinträchtigen und das SEO-Ranking beeinträchtigen. Infolgedessen kann eine Website als alt und veraltet angesehen werden.

Und hier kommen defekte Linkvorlagen zur Rettung. Wenn Sie signalisieren, dass der Link zu Ihrem potenziellen Lead unterbrochen ist, und einen hochwertigen Ersatz anbieten, schaffen Sie einen Mehrwert für ihn.

Das Beheben defekter Links ist eine beliebte Strategie, und aus diesem Grund reagieren potenzielle Leads möglicherweise nicht , da dies jeder tut.

Es könnte jedoch zu Ihren Gunsten wirken, wenn Sie Ihre Recherche richtig durchführen und relevante Inhalte für die betreffende Marke bereitstellen.

Überprüfen Sie außerdem die Arten von Links , die ein Lead verwendet – manchmal gibt es spezifische Anforderungen, wie z. B. das Akzeptieren von Links nur von maßgeblichen Websites.

4. Vorlagen für Gastbeiträge

Ein Gastblog ist sehr effektiv beim Aufbau Ihrer Online-Präsenz und der Verbesserung Ihres Website-Traffics und SEO. Technisch gesehen ziehen Sie den Verkehr zurück auf ihre Website.

Das Tolle an der obigen Vorlage ist, dass sie die Artikel enthält, die eine Person geschrieben hat. Das ist praktisch, weil Ihr potenzieller Lead sofort sehen kann, ob Sie passen.

Außerdem verleiht es Glaubwürdigkeit.

Eines der wichtigsten Dinge, an die Sie sich erinnern sollten, ist, die Schreib- und technischen Richtlinien des Beitragenden zu überprüfen.

5. Blogger Outreach-Vorlagen

Die Reichweite von Bloggern ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Markenbekanntheit zu steigern und den organischen Traffic zu steigern.

Hier bitten Sie um Zusammenarbeit, aber Sie fügen ein Element von Spaß und Herzlichkeit hinzu, das höchstwahrscheinlich ein Lächeln auf das Gesicht eines potenziellen Kunden zaubern wird.

Natürlich funktioniert diese Vorlage möglicherweise nicht für jede Gelegenheit, also vergessen Sie nicht, zuerst zu recherchieren.

2. PR-Outreach-Vorlagen

Diese Kategorie ist breit gefächert und hat viele Unterkategorien, die wir bereits behandelt haben. Welche Möglichkeiten gibt es also, diese Vorlagen zu verwenden?

1. Glückwunschvorlagen

Glückwunschvorlagen sind großartig, weil sie als Gesprächsstarter dienen können. Darüber hinaus bieten sie Anerkennung, aber auch, dass Sie der Arbeit von jemandem folgen, was eine gute Sache ist, wenn Sie eine Verbindung herstellen möchten – Sie werden authentisch wirken.

Natürlich sollten Sie jemandem zu Dingen gratulieren, die Ihnen wichtig erscheinen, wie z. B. eine neue Veröffentlichung oder Beförderung usw.

2. Vorlagen für Ihre Dienste anbieten

Wenn Sie es richtig machen, sollten Vorlagen für das Anbieten Ihrer Dienstleistungen Ihrem Lead ausreichende Informationen liefern, um zu erkennen, warum Ihr Angebot eine Überlegung wert ist.

Die Vorlage für das Anbieten Ihrer Dienstleistungen dreht sich um das gegenseitige Interesse, das für beide Parteien von Vorteil sein könnte.

3. Ausrichtung auf eine schwierige Zielgruppe Vorlagen

Jedes gegebene Publikum wird schwierig sein, es sei denn, Sie haben sich mit seinen Gewohnheiten, Verhaltensweisen, Vorlieben und Abneigungen usw. vertraut gemacht.

Um ein schwieriges Publikum effektiv zu erreichen, nehmen Sie sich also Zeit, es kennenzulernen.

Sehen Sie sich unsere Vorlage unten als Referenz an.

Die obige Vorlage spielt auch auf den gegenseitigen Wert und Nutzen beider Parteien an, damit ihre Gemeinschaft gedeihen kann.

Schließlich erreichen wir die Vorlagen, die am wenigsten beliebt, aber notwendig sind – Follow-up-E-Mails.

Diese Vorlagen sind auch Schritt 4 dessen, was Sie beim Schreiben einer PR-E-Mail einbeziehen müssen.

Schritt 4: Erstellen Sie die Follow-Up Plus-Vorlagen

Sie müssen das Follow-up häufiger als nicht durchführen. In der Regel sollten Sie drei bis fünf Tage nach Ihrer ersten E-Mail nachfassen.

Wenn Sie eine Antwort erhalten, besteht laut Forbes eine Wahrscheinlichkeit von 90 %, dass sie innerhalb von 2 Tagen nach dem Absenden erfolgt.

Wenn Ihr Lead außerdem nach Ihren beiden Follow-up-E-Mails schweigt, lassen Sie es sein.

Denken Sie daran , neue Fakten hinzuzufügen, und machen Sie die Folge-E-Mail nicht länger als die ursprüngliche.

Weitere Beispiele und Details zu Follow-up-E-Mails finden Sie unter So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail an einen potenziellen Kunden .

Wie erstelle ich eine PR-Outreach-E-Mail mit TextCortex?

Die 4 Schritte, die wir behandelt haben, und die Vorlagen, die wir bereitgestellt haben, sollten mehr als genug sein, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Wenn Sie sich dennoch unsicher fühlen oder nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, können Ihnen viele KI-gestützte Schreibwerkzeuge enorm helfen.

Das beste Ding? Ihre Kopie wird authentisch und natürlich klingen, sodass Sie sie noch mehr personalisieren können.

Wie können Sie also anfangen?

TextCortex , ein KI-gestütztes Schreibtool, erleichtert das Erstellen von Blog-Posts, E-Mails, Produktbeschreibungen, Anzeigen und Social-Media-Posts.

Darüber hinaus funktioniert es auf Anwendungsfallmodellen, die dem Inhalt mehr Genauigkeit und Qualität verleihen.

Wie können Sie also TextCortex verwenden, um PR-E-Mails zu schreiben?

Text Cortex verfügt über eine Vielzahl von Funktionen zur Verbesserung Ihres Schreib- und Marketingmaterials.

Darüber hinaus können Sie sie im Plug-In-Menü innerhalb derselben Textbox kombinieren.

1. Schreiben Sie eine E-Mail mit der Funktion „Bullet to email“.

Diese Funktion verwandelt Ihre zufälligen Ideen in E-Mails. Sie benötigen nur drei Aufzählungszeichen, die in eine E-Mail umgewandelt werden.

Klicken Sie einfach auf das Symbol und wählen Sie aus mehreren Optionen.

2. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails mit der Funktion „Umschreiben“.

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt so oft wie nötig optimieren. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Sätze und Absätze auch in großen Mengen paraphrasieren.

Der Vorgang ist unkompliziert – markieren Sie einen Satz oder Absatz und klicken Sie auf das Symbol. Auch hier stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl.

Dies ist nur eine Vorschau auf die robusten Funktionen von TextCortex.

Neben Schreib- und Paraphrasierungswerkzeugen können Sie Inhalte in jedem Textfeld auf mehr als 30 verschiedenen Plattformen erstellen.

Darüber hinaus können Sie mehr als 60 Erstellungsvorlagen verwenden (E-Mail-Vorlagen sind enthalten).

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Erstellen ansprechender E-Mails, die geöffnet werden, keine leichte Aufgabe ist.

Sie müssen selbst viel recherchieren, aber Text Cortex ist hier, um die Zeit in Ihrem Schreibprozess zu verkürzen und Ihnen dabei zu helfen, mühelos hochwertige Kopien zu erstellen.

Bereit es auszuprobieren?

Laden Sie die kostenlose Chrome-Erweiterung herunter und beginnen Sie mit der Erstellung professioneller E-Mails, die die Aufmerksamkeit und Antworten erhalten, nach denen Sie suchen.