Bauvorbereitungsbesprechungen: Was Sie wissen müssen

Sie sagen, dass Taten mehr sagen als Worte.

Aber das bedeutet nicht, dass Worte auch keine Rolle spielen; Dies gilt insbesondere in der Baubranche, wo die richtigen Worte große Auswirkungen auf die Taten haben können.

Wenn Sie auf einer Baustelle arbeiten, kann eine Baubesprechung den entscheidenden Unterschied machen.

Wie der Name schon sagt, findet vor Beginn der Arbeiten auf einer Baustelle eine Baubesprechung statt.

Aber was passiert bei einer Bauvorbereitungsbesprechung und warum ist sie so wichtig?

In gewisser Weise verrät es der Name, aber eine Besprechung vor dem Bau ist zu wichtig, um nur eine einfache Antwort zu geben. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was bei einer Bauvorbereitungsbesprechung passiert und was Sie darüber wissen müssen.

Wer ist anwesend?

Der erste Schritt bei der Durchführung einer Bauvorbereitungsbesprechung besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Personen anwesend sind. Wenn eine wichtige Person außen vor bleibt, kann dies Konsequenzen für den Rest der Besatzung haben und möglicherweise zu Fehlern oder Unfällen führen, die zu Verletzungen führen können.

Scheuen Sie sich im Zweifelsfall nicht, zur Sicherheit noch ein paar weitere Personen zum Meeting einzuladen. Wenn es um die Frage geht, ob eine Person anwesend sein soll oder nicht, kann es in der Regel nicht schaden, diese Person anwesend zu lassen.

Die Teilnahme an dem Treffen hängt jedoch wahrscheinlich von der Größe des Unternehmens und der Größe des Projekts ab. Bei einem kleinen Bauunternehmer sind während des Projekts in der Regel mehrere Personen mit unterschiedlichen Funktionen beschäftigt, daher ist die Anwesenheit bei einer Bauvorbereitungsbesprechung gering.

Wir reden über

• der Besitzer
• Gruppenleiter
• Mannschaftsmitglieder
• und Schätzer.

Doch je größer das Projekt, desto mehr Personen müssen in die Bauvorbereitungsbesprechung einbezogen werden.

Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass zu viele Informationen aus zweiter Hand verbreitet werden.

Kurz gesagt: Jeder, der während des Projekts an der Durchführung von Arbeiten beteiligt ist oder während der Bauarbeiten wichtige Entscheidungen trifft, sollte an der Besprechung teilnehmen und alle verbreiteten Informationen aufnehmen.

Was steht auf der Tagesordnung?

Was ist ein Pre-Start-Meeting? Nun, es hängt von der Agenda und den Informationen ab, die mit allen Projektbeteiligten geteilt werden müssen. Das Treffen sollte mit einer Vorstellung des Eigentümers und aller Projektleiter beginnen. Auch wenn es selbstverständlich klingt: Jeder sollte alle wichtigen Akteure kennen und wissen, wer das Projekt leitet. Die Bekanntgabe der Befehlskette für das Bauprojekt sollte ganz oben auf der Tagesordnung stehen.

Es ist auch wichtig, die Verantwortung aller Anwesenden deutlich zu machen, insbesondere die Verantwortung für die Qualitätskontrolle.

Nachdem die Einführungen abgeschlossen sind, wird der Rest des Treffens alle wichtigen Dokumente im Zusammenhang mit dem Projekt behandeln. Dieser Teil der Bauvorbereitungsbesprechung kann langwierig sein. Umso wichtiger ist es, dass alles auf der Tagesordnung steht. Dies erleichtert es allen, den Überblick zu behalten und stellt sicher, dass nichts übersehen oder vergessen wird. Wenn eine Information oder ein Punkt auf der Tagesordnung vergessen wird, kann dies den gesamten Vorgang zunichte machen.

Behandeln Sie die Grundlagen

Bei Bauarbeiten steckt der Teufel im Detail. Alle müssen auf dem gleichen Stand sein, das heißt, die Grundlagen abdecken und sicherstellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind. Dies ist ein großer Teil dessen, was bei einer Bauvorbereitungsbesprechung passiert.

Die grundlegendsten Aspekte des Projekts sollten überprüft werden, damit jeder ein gutes Verständnis dafür hat, was passieren wird.

Dazu gehören Elemente wie der Projektplan und der Zahlungsplan. Dies sollte alle Fragen dazu beantworten, wie lange das Projekt dauern wird und wann bestimmte Arbeiten durchgeführt werden müssen.

Dies führt natürlich auch dazu, dass Zeichnungen und Pläne allen Teilnehmern des Meetings zur Verfügung gestellt werden. Dies ist auch wichtig, um Unklarheiten darüber auszuräumen, wie es nach dem offiziellen Projektstart weitergehen wird. Schließlich sollten die Besprechungen vor dem Bau alle für die Baustelle spezifischen Richtlinien und Verfahren abdecken. Jeder sollte sich an dem Ort orientieren, an dem er arbeiten wird, zumal viele Bauarbeiter von einer Baustelle zur nächsten springen. Insbesondere sollten Sicherheitsverfahren ausführlich besprochen werden, damit die Arbeitnehmer alle bestehenden Sicherheitsrisiken verstehen und wissen, was getan werden kann, um diese so weit wie möglich zu mindern.

Wer ist verantwortlich

Ein großer Teil der Bauvorbereitungsbesprechungen besteht darin, sicherzustellen, dass die Organisation in Bezug auf die Führung gewährleistet ist. Natürlich muss jedes Teammitglied seinen Job verstehen. Aber es ist ebenso wichtig, die Personen festzulegen, die für das Projekt verantwortlich sind und welchen Teil des Projekts sie verwalten werden.

Zum Beispiel:

• Wer ist der Projektmanager?
• Wer ist für die Qualitätskontrolle zuständig?
• Gibt es einen eigenen Sicherheitsbeauftragten vor Ort?
• Wird es für verschiedene Teile des Projekts unterschiedliche Leiter geben?

Sobald die Arbeit beginnt, kann es nicht sein, dass sich die Mitarbeiter fragen, was passiert und mit wem sie sprechen, wenn sie eine Frage haben. Alle Führungskräfte müssen die Arbeiter kennen, die unter ihrer Aufsicht stehen, und die Mitarbeiter an vorderster Front müssen wissen, wer ihr Vorgesetzter im Projekt ist. Dies alles sollte bis zum Ende der Bauvorbereitungsbesprechung geklärt sein, um Verwirrung zu vermeiden, sobald mit den Arbeiten begonnen wird.

Wenn weiterhin Fragen darüber bestehen, wer die Befugnis hat, bestimmte Dinge im Zusammenhang mit dem Projekt zu tun, wird dies den Fortschritt verlangsamen und das Projekt in Verzug bringen.

Beantworten Sie alle Fragen

Am Ende einer Bauvorbereitungsbesprechung sollte immer Zeit für Fragen eingeplant werden. Es ist die Aufgabe der Leiter, alle Fragen der Teilnehmer des Treffens zu beantworten, für den Fall, dass etwas, das besprochen wurde, nicht klar ist.

Unabhängig von den gestellten Fragen ist es immer besser, sie vor einer großen Gruppe zu beantworten, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, anstatt zu versuchen, alle später einzuholen.

Im Idealfall werden nach einem Bauvorbereitungsgespräch zumindest einige Fragen gestellt.

Tatsächlich ist es ein Zeichen für ein erfolgreiches Meeting, ein paar Fragen zu beantworten. Wenn es zu viele Fragen gibt, ist das ein Zeichen dafür, dass die Dinge nicht klar waren oder bei der Besprechung nicht genügend Details über das Projekt mitgeteilt wurden.

Sie möchten auch nicht in eine Situation geraten, in der nach dem Meeting niemand eine Frage stellt.

Natürlich ist es möglich, dass das Treffen perfekt verlaufen ist und alles klar erklärt wurde. Es ist jedoch wahrscheinlicher, dass alle verwirrt waren, aber niemand wissen lassen möchte, dass er kein Verständnis für das bevorstehende Projekt hat.

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Das Endergebnis einer Bauvorbereitungsbesprechung

Bei der Vorbereitung einer Bauvorbereitungsbesprechung ist es immer am besten, die Ziele der Besprechung und die später angestrebten Ergebnisse zu verstehen. Natürlich gibt es viele Ziele, vor allem die termingerechte Fertigstellung des Projekts ohne schwere Unfälle oder Verletzungen.

Sie möchten aber auch, dass sich jeder Teilnehmer des Meetings nach dem Meeting darüber im Klaren ist, welche Rolle er genau spielt, wann er es tun muss und wie es zum Gesamtprojekt beiträgt.

In gewisser Weise möchten Sie Diskussionen unter den Projektleitern anregen – insbesondere, da diese Gespräche normalerweise besser vor Beginn des Projekts geführt werden sollten. Jetzt ist es an der Zeit, alle Details darüber auszuarbeiten, wie alles zusammenpassen soll. Wenn bis zum Ende des Meetings keiner der Beteiligten Fragen oder Bedenken zum bevorstehenden Projekt hat, kann man mit Sicherheit davon ausgehen, dass Ihr Treffen vor der Bauvorbereitung gut verlaufen ist.

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