Ein Leitfaden für Proforma-Rechnungen

Die Proforma-Rechnung basiert auf der Idee, dass das Senden eines Dokuments im Zusammenhang mit dem Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung an den Käufer vor dem Verkauf unnötige Komplikationen vermeiden kann. Weniger Komplikationen bedeuten weniger Chancen, Geld zu verlieren. In diesem Artikel erklären wir, was eine Proforma-Rechnung ist, was die wichtigen Elemente sind (z. B. die obligatorische Rechnungsnummer), wie man sie erstellt und wie sie sich von anderen Finanzdokumenten unterscheidet.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Laienhaft ausgedrückt ist eine Proforma-Rechnung ein Dokument zwischen dem Käufer und dem Verkäufer, das noch zu liefernde Waren oder Dienstleistungen sowie andere wichtige Informationen wie Versandkosten und Lieferinformationen enthält. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Käufer die Proforma-Rechnung erhält, bevor er das Produkt oder die Dienstleistung erhält.

Nachdem Sie nun die Definition einer Proforma-Rechnung kennen, wollen wir ihren Zweck besprechen.

Proforma oder Proforma?

Eine Proforma-Rechnung wird manchmal als Proforma-Rechnung aufgeführt. Die Antwort auf „Was ist eine Proforma-Rechnung“ ist die gleiche wie „Was ist eine Proforma-Rechnung“. Sie sehen es auf die eine oder andere Weise aufgelistet und manchmal sogar als Pro-Forma, aber sie bedeuten alle dasselbe.

Was ist der Zweck einer Proforma-Rechnung?

Berücksichtigen Sie die folgenden Anforderungen:

• Muss der Käufer den Wert dessen, was er kauft, kennen?
• Sollte der Käufer wissen, was er beim Kauf von einem Verkäufer erwartet? (d.h. gibt es Treu und Glauben?)
• Soll der Verkaufsprozess reibungslos ablaufen?
• Benötigen Sie ein rechtsverbindliches Dokument für die Verkaufsbedingungen?

Wenn Sie die meisten oder alle der oben genannten Punkte mit „Ja“ beantwortet haben, könnte eine Proforma-Rechnung für Sie nützlich sein!

So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung

Müssen Sie eine Rechnung erstellen? Proforma-Rechnungen sind nicht sehr kompliziert, aber es ist hilfreich, beim Erstellen eine Proforma-Rechnungsvorlage zur Hand zu haben. Hierfür können Sie unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen oder den kostenlosen Rechnungsgenerator verwenden.

Da es in einigen Teilen der Welt rechtsverbindlich ist, sollten Sie eine genaue und gültige Rechnung erstellen. Eine Proforma-Rechnung sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Kundendaten (Name, Adresse etc.)
• Ihre Geschäftsdaten (Name, Adresse usw.)
• Verkaufsbedingungen
• Die verkaufte Ware zuzüglich der Einzelpreise
• Anwendbare Steuern, Rabatte und Versandkosten
• Gesamtpreis
• Rechnungsnummer
• Liefertermine und Fälligkeiten
• Andere verschiedene Informationen erforderlich

Zu gegebener Zeit können Sie Ihre Pro-Forma-Rechnung schließlich in eine Handelsrechnung umwandeln. Wenn der Kunde Ihre Proforma-Rechnung akzeptiert, kann Hiveage daraus eine nützliche Handelsrechnung machen.

Welche Informationen sind auf einer Proforma-Rechnung erforderlich?

Alle Waren oder Dienstleistungen müssen bestimmte Bedingungen haben, die mit ihrem Verkauf verbunden sind. Nach Treu und Glauben sollten Sie die Kontaktdaten beider Parteien und die oben genannten Details angeben. Es ist wichtig, alle Informationen anzugeben, die dem Käufer helfen zu verstehen, was er bekommt.

Unabhängig davon, ob es sich um eine Pro-Forma-Rechnung oder eine Handelsrechnung handelt, muss das Rechtsdokument für die betreffenden Waren korrekt sein. Wenn wesentliche Informationen im Papierkram weggelassen werden, kann dies zu unnötigen rechtlichen Problemen führen. Nur zur Wiederholung:

• Preis der Produkte
• Beschreibungen der genannten Produkte
• Versand- und Liefertermine
• Kontaktdetails
• Insgesamt fällig

Die oben genannten Daten gehören zu den wichtigsten Daten, die in eine Proforma-Rechnung aufgenommen werden müssen, also vergessen Sie nicht, sie anzugeben! Eine echte Rechnung sollte so genau wie möglich sein, um mögliche Verwirrung zu vermeiden. Wenn Sie sich jemals unsicher sind, können Sie jederzeit Beispiele für Pro-Forma-Rechnungen nachschlagen und sehen, wie sie Waren, Bedingungen und alles andere, was Sie wissen müssen, enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Pro-Forma-Rechnung?

Stellen Sie sich die Standard-Handelsrechnung (manchmal als Verkaufsrechnung bezeichnet) als Papierkram vor, um den Verkauf der Waren zu bestätigen und irgendeine Art von Zahlung zu verlangen. Im Vergleich dazu ist eine Proforma-Rechnung eher eine Erklärung für das Kommende, da sie vor dem Bezahlen der Ware verschickt wird – eine Art Vorabrechnung. Regelmäßige Rechnungen sind in der Regel auch rechtsverbindlicher als Standard-Proforma-Rechnungen.

Hinsichtlich der Formatierung besteht der wichtigste Unterschied zwischen den beiden darin, dass die Proforma-Rechnung sich selbst als Proforma-Rechnung kennzeichnen muss. Abgesehen davon ist eine Handelsrechnung stärker in die Buchhaltung eingebunden als Pro-Forma-Rechnungen, da der Verkauf selbst möglicherweise nicht mit einer Pro-Forma-Rechnung erfolgt ist.

Denken Sie daran, dass eine Proforma-Rechnung normalerweise erstellt wird, bevor der Käufer die von Ihnen angebotenen Waren oder Dienstleistungen kauft. Während des Kaufzeitraums wird eine offizielle Rechnung erstellt. Ob Sie eine Handelsrechnung, eine Proforma-Rechnung oder etwas anderes benötigen, hängt von den Geschäftsbedingungen ab, die dem Käufer vorgelegt werden.

Können Sie Zahlungen auf einer Pro-Forma-Rechnung erhalten?

Technisch gesehen können Sie Zahlungen auf einer Pro-Forma-Rechnung erhalten, aber normalerweise erst, wenn eine reguläre Rechnung eingerichtet ist. Sie sollten eine Proforma-Rechnung eher als Mitteilung denn als eigentliche Rechnung betrachten. Da Pro-Forma-Rechnungen normalerweise nicht in der Buchhaltung verwendet werden, sollten Sie keine Zahlungen darauf erwarten: Die Kunden warten wahrscheinlich auf ihre endgültigen Rechnungen.

Vergleiche mit anderen Kaufformen

Obwohl sich eine Proforma-Rechnung von einer normalen Rechnung unterscheidet, ist es wichtig, sie von anderen Arten von Kaufformularen zu unterscheiden, die im Verkaufsprozess enthalten sind. Rechnungen sind deutlich von Verkaufsrechnungen, Kaufquittungen usw. zu unterscheiden.

Pro-Forma-Rechnungen im Vergleich zu einem Kaufbeleg

Wenn die Proforma-Rechnung zeigt, was in der Zukunft gekauft werden könnte, zeigt ein Verkaufsbeleg, was bereits gekauft wurde: Stellen Sie sich eine Proforma-Rechnung als etwas vor, das passiert, bevor ein Verkaufsbeleg ausgestellt wird.

Pro-Forma-Rechnungen im Vergleich zu einem Kaufvertrag

Ein Kaufvertrag überträgt das Eigentum, während eine Proforma-Rechnung dies nicht tut. Eine Proforma-Rechnung kann nicht nachweisen, dass Waren verkauft wurden, während ein Kaufvertrag dies kann. In ähnlicher Weise können Standardrechnungen vor dem Kaufvertrag verwendet werden.

Internationale Rechnungen

Da es 195 Länder gibt, können einige geringfügige Unterschiede in den Gesetzen (z. B. Zölle, Versandbeschränkungen usw.) beeinflussen, was Sie auf den Pro-Forma-Rechnungen angeben können. Erkundigen Sie sich bei den zuständigen Beamten der Länder, mit denen Sie Geschäfte tätigen, um mögliche Verwirrung zu vermeiden.

Der Versand von Waren von einem Land in ein anderes kann länger dauern als der Inlandshandel, seien Sie also auf Verzögerungen vorbereitet. Da eine Proforma-Rechnung oft vor dem Versand eines Artikels erstellt wird, kann das Lieferdatum falsch sein. Nichtsdestotrotz ist es immer noch eine ausgezeichnete Praxis, in gutem Glauben daran teilzunehmen.

Wichtige Informationen zu einer Proforma-Rechnung

Proforma-Rechnungen sind keine Zahlungsaufforderung oder Aufforderung zur Warenlieferung. Stattdessen werden die Proforma-Rechnungen vorläufig verwendet und vor dem Versand oder der Lieferung an die Käufer gesendet. Betrachten Sie es als eine Erzählung dessen, was kommen wird.

Was die Formatierung betrifft, gibt es keine 100 % eindeutigen Richtlinien, die befolgt werden müssen. Es gibt nützliche Daten, die Sie anstreben sollten, aber viele Proforma-Rechnungen unterscheiden sich voneinander. Denken Sie daran, dass eine Proforma-Rechnung keine Handelsrechnung ist.

Eine Proforma-Rechnung sollte dem Käufer genügend Wissen vermitteln, um zu wissen, was er beim Kauf der Waren erhalten könnte. Denken Sie daran, dass dies vor der Zustellung der Schlussrechnung an den Kunden erfolgt.

Sollten Sie eine Proforma-Rechnung senden?

Ja, Sie sollten eine Proforma-Rechnung senden, um eine Basis der von Ihnen angebotenen Waren und Dienstleistungen zu erstellen. Ihr Kunde kann die von Ihnen aufgelisteten Bedingungen sehen und möglicherweise die Bedingungen anfechten, wenn er dies wünscht. Da in der Regel keine Zahlung erfolgt, ermöglicht dies eine vertrauensvollere Verhandlung.

In den meisten Fällen müssen Sie keine Proforma-Rechnung senden, aber es ist normalerweise eine gute Idee, eine beizufügen. Entsprechen die darin enthaltenen Details den Vorstellungen des Kunden, muss er keine langen Diskussionen führen. Sie sollten wann immer möglich eine Proforma-Rechnung verwenden, um den Transaktionsprozess zu vereinfachen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Proforma-Rechnung verwenden, wenn Sie viel Versand und Lieferung durchführen. Etwas so Einfaches wie das Verstehen der Bedingungen Ihres Angebots durch den Kunden kann entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens sein. Neben Proforma-Rechnungen sollten Sie Handelsrechnungen verwenden, um Transaktionen zu bestätigen.

Bedingungen einer Proforma-Rechnung

Die Bedingungen, die Sie in diese Art von Rechnung aufnehmen, ähneln tatsächlichen Rechnungen. Der Käufer muss jedoch nicht unbedingt das kaufen, was Sie anbieten, wenn er Ihre Proforma-Rechnungen sieht. Stellen Sie sicher, dass die Beschreibung Ihrer Bedingungen für den Käufer ansprechend und angemessen genug ist, damit er sie in Betracht ziehen kann.

Schlussbemerkungen zu Proforma-Rechnungen

Wenn Sie Waren und Konditionen ansprechend aufgestellt haben, sollten Ihre Proforma-Rechnungen erfolgreich sein. Denken Sie daran, Folgendes einzuschließen:

• Gebühren (Artikelpreise, Rabatte, Steuern, Versandkosten und Gesamtwert)
• Termine (Versanddatum, Lieferdatum)
• Beschreibung der zu kaufenden Artikel
• Kontaktdaten sowohl des Käufers als auch des Verkäufers

Da diese Arten von Rechnungen kein starres Format haben, können Sie flexibel sein, was Sie hinzufügen können. Formatierung, Farbschemata und andere verschiedene Faktoren sind Dinge, die Sie anpassen können, um Ihre Rechnungen hervorzuheben. Wenn Sie Zweifel haben, sehen Sie sich unseren Rechnungsgenerator an, um eine saubere, einfach zu verwendende Vorlage zu erhalten.

Wir hoffen, dass Sie mit diesem Wissen über die Funktionsweise von Pro-Forma-Rechnungen mehr Vertrauen bei Ihren Kunden aufbauen und am Wachstum Ihres Unternehmens arbeiten können!

Häufig gestellte Fragen zu Proforma-Rechnungen

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Pro-Forma-Rechnung ist ein Angebot in einem Rechnungsformat, das dem Käufer vor der Lieferung von Waren und Dienstleistungen angeboten wird. Es trägt dazu bei, den Verkaufsprozess reibungsloser zu gestalten, und fungiert als rechtsverbindliche Vereinbarung für die Verkaufsbedingungen.

Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Rechnung?

Eine förmliche Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die die endgültigen Details des fälligen Gesamtbetrags enthält. Eine Proforma-Rechnung ist eine Erklärung des Verkäufers, Produkte und Dienstleistungen zu einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit bereitzustellen, die vor dem eigentlichen Verkauf versandt wird.

Kann die Zahlung auf Proforma-Rechnung erfolgen?

Eine Zahlung auf eine Proforma-Rechnung ist nicht möglich. Es wird vor der Lieferung von Waren und Dienstleistungen generiert. Es müsste eine Verkaufsrechnung mit Zahlungsbedingungen und anderen Details erstellt und an die Kreditorenbuchhaltung des Käufers gesendet werden.