So steigern Sie die Produktivität mit Geschäftskommunikationslösungen

In den letzten zehn Jahren haben wir eine Revolution in der Welt der internen Kommunikation erlebt. Im Handumdrehen wurden Mobiltelefone alltäglich und für praktisch jeden beliebt. Und das nicht nur in unserem Privatleben.

Der Geschäftsbetrieb hat sich dramatisch verändert, von alltäglichen Aufgaben über interne Kommunikation bis hin zur Kundenzufriedenheit und mehr – alles konnte auf Knopfdruck und sogar unterwegs erledigt werden.

Mitarbeiter und Manager, die früher nicht verbunden und unerreichbar waren, hatten jetzt die Möglichkeit, in Echtzeit verbunden zu bleiben. Dies hatte einen enormen Einfluss auf die Produktivität und das Engagement. Heute ist es kaum noch vorstellbar, dass sich Mitarbeiter und Führungskräfte früher nur persönlich begegnen konnten, danach waren sie alle auf sich allein gestellt. Wenn sich etwas änderte, ein Vorfall passierte oder ein großer Verkauf stattfand, mussten Mitarbeiter und Manager bis zum Ende des Tages warten, nur um einen dieser Vorfälle zu kommunizieren.

Aber jetzt sind Mobiltelefone das wichtigste Werkzeug in unserem täglichen Leben. Es ist der einfachste Weg für Manager, ihre Mitarbeiter zu erreichen und ihre täglichen Geschäftsanforderungen zu verwalten. Denken Sie darüber nach: Wie viele Anrufe beantworten oder tätigen Sie täglich selbst? Die Forschung sagt, dass Sie etwa dreimal pro Stunde entweder einen Anruf tätigen oder einen beantworten.

Aber nachdem wir uns fast ein Jahrzehnt lang auf unsere Telefone für alltägliche Aufgaben verlassen haben, können wir auch die Kehrseite dieser Konnektivität erkennen. Vor allem, wenn es um endlose Telefonate geht.

Wenn Sie nicht ganz überzeugt sind, lesen Sie einfach weiter, um die Nachteile von Telefonanrufen hervorzuheben, insbesondere ihre negativen Auswirkungen auf die Produktivität. Aber es gibt eine Lösung und wir kommen gleich darauf zu sprechen.

Wie Telefonanrufe die Produktivität beeinträchtigen

1. Telefonanrufe sind störend

Ein ungeplanter Anruf lenkt Sie von dem ab, was Sie und Ihr Mitarbeiter zu erreichen versuchen, und wenn das nicht die Definition von Produktivitätsverlust ist, wissen wir nicht, was es ist. Tatsächlich dauert es ganze 23 Minuten, bis sich ein ungeplanter Anruf erholt. Jedes Mal, wenn Sie Ihren Mitarbeiter anrufen, bringen Sie ihn dazu, eine beliebige Aufgabe zu unterbrechen, und es dauert länger, bis er wieder darauf zurückkommt.

2. Timing ist alles

Es gibt hundert Gründe, warum Anrufe unbeantwortet bleiben, entweder Sie befinden sich in einer Besprechung oder Ihr Mitarbeiter ist bei einem Kunden. Denken Sie darüber nach, wie oft am Tag versuchen Ihre Mitarbeiter Sie erfolglos zu erreichen? Und wie oft versuchen Sie, sie zu erreichen? Dieses endlose Handy-Tag-Spiel frisst nur Ihre Zeit auf.

3. Bilder sagen mehr als tausend Worte

Leider sind Sie bei einem Telefonat nur auf die verbale Kommunikation beschränkt. Es kann wirklich schwierig sein, etwas vollständig zu erklären, wenn ein Bild die Arbeit viel effizienter erledigen kann. Informieren Sie beispielsweise einen Kunden über den Stand des von Ihnen beauftragten Projekts, den Status Ihres Reinigungsauftrags, ein unerwartetes Problem während eines Bauauftrags, das Ausmaß Ihres Arbeitsunfalls und so weiter.

4. Teilen und Empfangen von Informationen

Was passiert, wenn die einfache, schnelle Aufgabe komplex und zeitaufwändig wird? Möglicherweise müssen Sie mehrere Anrufe tätigen, nur um einfache Informationen auszutauschen und eine Lösung zu finden. Wie wäre es, wenn Sie die Details einer bevorstehenden Firmenveranstaltung teilen würden? Oder nach einem Unfall Sicherheitsrichtlinien durchbohren?

Sicher, Sie können eine Telefonkonferenz planen oder alle an denselben Ort bringen, um all dies zu kommunizieren. Die Koordination dieser Veranstaltungen ist jedoch mühsam, da kein Tag oder eine einzelne Zeit pauschal funktionieren wird. Sie werden nur feststellen, dass Sie allen nachlaufen, die den Anruf verpasst haben oder es nicht zum Meeting schaffen konnten, um sicherzustellen, dass sie auf dem Laufenden sind; und schon ist ein ganzer Tag oder sogar eine Woche verschwendet!

Außerdem haben Ihre Mitarbeiter keine einfache Echtzeitlösung, um Informationen mit Ihnen zu teilen.

5. Daten sind unstrukturiert

Nehmen wir an, jemand hat Sie angerufen, um eine kaputte Lampe im Geschäft zu melden, die innerhalb von zwei Tagen repariert werden muss. Dann legen Sie auf, stellen aber fest, dass Sie vergessen haben zu fragen, um welche Art von Lampe es sich handelt und wann der Handwerker in den Laden kommen kann. Jetzt müssen Sie Ihren Mitarbeiter erneut anrufen, um alle Informationen zu erhalten. Sobald dies erledigt ist und Sie den Reparateur anrufen, sehen Sie, dass Ihnen immer noch Informationen fehlen, sodass Sie den Mitarbeiter erneut anrufen müssen. Der Kreislauf geht immer weiter. Das passiert, wenn die Informationen unstrukturiert sind.

6. Prioritäten gibt es nicht

Beim Telefonieren kann man nicht immer entscheiden, was wichtiger ist. Beispielsweise kann es einfacher sein, ein Dutzend E-Mails basierend auf der Betreffzeile oder dem Absender zu priorisieren. Aber wenn ein Anruf eingeht und es sich um eine bekannte Nummer handelt, wissen Sie nicht, wie dringend der Anruf ist. Vielleicht ist es Ihr Chef, der sich gerade meldet, oder vielleicht warten Sie darauf, dass die Crew auf der Baustelle erscheint, aber sie steckt im Stau, oder es ist nur ein Spam-Anruf. Wenn Sie nicht genau in diesem Moment antworten und mit dem, was Sie gerade tun, aufhören, haben Sie keine Möglichkeit zu wissen, ob Sie den Anruf sofort annehmen müssen oder ob er warten kann.

7. Es gibt keine Aufzeichnungen

Da nichts aufgezeichnet wird, ist es nicht möglich, Informationen von einem Anruf abzurufen, der vor drei Tagen stattgefunden hat. Es gibt keine Analyse, die Ihnen zeigt, was der Gegenstand des Anrufs war. Und wenn Sie sich nicht jeden eingehenden Anruf notieren, können Sie sich die Informationen nicht auf einen Blick merken.

Nun, hier ist das Ding. Wir sind uns bewusst, dass Telefonanrufe hier bleiben werden, insbesondere da immer mehr Arbeitnehmer auf Remote-Arbeit umsteigen und Videoanrufe die neue Norm zu sein scheinen. Aber da sie die mit Telefonanrufen verbundenen Probleme kennen, wenden sich Geschäftsinhaber und Manager moderneren Lösungen zu, wie z. B. Geschäftskommunikationslösungen, um Effizienz und Produktivität zu gewährleisten.

Was sind Geschäftskommunikationslösungen ?

Wenn Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter mit Geschäftskommunikationslösungen ausstatten, sind Sie besser in der Lage, die Effizienz zu steigern, das Mitarbeiterengagement zu steigern und den Wissensaustausch in Ihrem Team zu verbessern.

Aber okay, was sind Geschäftskommunikationslösungen? Unternehmenskommunikationslösungen ermöglichen es Ihnen, Informationen auszutauschen und mit Ihren Mitarbeitern von überall und jederzeit zusammenzuarbeiten. Betrachten Sie Geschäftskommunikationslösungen nicht nur als Mechanismus zur Verbesserung der internen Kommunikation, sondern auch als Möglichkeit, die Aufgabenverwaltung zu optimieren, die Berichtsverwaltung zu verwalten, Arbeitspläne zu besprechen, die Gehaltsabrechnung zu verwalten und vieles mehr.

In Anbetracht dessen entscheiden sich viele für Connecteam als ihre Geschäftskommunikationslösung, da es sich um eine All-in-One-Anwendung zur Mitarbeiterverwaltung handelt.

Die Kommunikationsfunktionen von Connecteam sorgen für Unternehmenstransparenz, bieten einen Feedback-Mechanismus, um Mitarbeiter mit Umfragen und Live-Umfragen einzubeziehen, und umfassen einen zentralen Ort für Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung und mehr.

Funktionen, die in Geschäftskommunikationslösungen benötigt werden

Wir haben im Blog auf drei Schmerzpunkte von Telefonanrufen hingewiesen – sie sind störend, verpasste Anrufe sind endlos und Bilder sind entscheidend – und eine Geschäftskommunikationslösung wie Chat kann helfen, alle drei dieser Probleme zu verringern oder zu beseitigen. Anstatt Ihre Mitarbeiter mit einem Telefonanruf zu stören, senden Sie ihnen einfach eine Nachricht über eine Chat-App, damit sie weiterarbeiten können und nicht ihre Arbeit unterbrechen, um Ihnen zu antworten. Wenn ein Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung erhält, kann er auch seine Tätigkeit einstellen. Es ist jedoch eine kleine Unterbrechung im Vergleich zu einem Telefonat, das Sie fast vollständig unterbrechen lässt oder einfach zu viel Konzentration erfordert.

Anstatt sich auf ein Telefon-Tag-Spiel einzulassen, können Sie auch hier ganz einfach einen Gruppenchat senden, um alles weiterzuleiten, was Sie brauchen. Sie können bei Bedarf auch schnell ein Foto, Video oder einen Standort an Ihren Vorgesetzten oder Mitarbeiter senden, anstatt Zeit mit einem Anruf zu verbringen, wenn ein Bild mehr als tausend Worte sagt.

Chat macht die interne Kommunikation einfach; Erstellen Sie ganz einfach Team-Chats oder starten Sie einen Einzeldialog, um Zeit zu sparen und Produktivitätsverluste zu vermeiden. Connecteam ist eine Online-Kommunikationslösung für Unternehmen, die über fortschrittliche Management-Tools verfügt, die speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt wurden; Erstellen Sie Umfragen, eine Box für Vorschläge, ein Mitarbeiterverzeichnis und mehr.

Denken Sie an das Beispiel zurück, das wir gegeben haben: Wenn ein Mitarbeiter Sie wegen einer kaputten Lampe im Geschäft kontaktiert. Anstatt Sie anzurufen, können sie einfach einen vorgefertigten digitalen Bericht in der Business Communication Solution-App öffnen und alle relevanten Informationen ausfüllen, Sie können sogar eine digitale Signatur erhalten. Das spart Ihnen beiden Zeit und stellt sicher, dass keine Informationen fehlen, und Sie haben eine Historie aller jemals getätigten Eingaben.

Unternehmenskommunikationslösungen sollten es einfach machen, ein Formular, einen Bericht oder eine Checkliste zu erstellen. Mit Connecteam können Sie bei Null anfangen oder eine vorhandene Vorlage bearbeiten und aus verschiedenen Feldoptionen wählen, wie Freitext, Multiple-Choice, Bild-Uploads, Dokumentenscanner, digitale Signatur, GPS-Standort und vieles mehr, insbesondere für mobile Geräte.

Senden Sie ein sofortiges Update mit einer Push-Benachrichtigung, um alle Ihre Mitarbeiter mit oder ohne die Möglichkeit für Benutzerkommentare einfach zu erreichen. Auf diese Weise erhalten Ihre Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen, und Sie können die Engagement-Raten einfach verfolgen und wissen genau, wer Ihr Update wann angesehen hat. Die meisten Geschäftskommunikationslösungen sind heutzutage Cloud-basiert, sodass Ihre Historie in alle Funktionen eingebettet ist, sodass keine Daten verloren gehen.

Das Fazit zu Geschäftskommunikationslösungen

Das Ziel dieser Lösungen für die Unternehmenskommunikation ist es, Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, die Kommunikation zu optimieren, weniger Zeit mit Telefongesprächen zu verbringen und die Produktivität zu steigern. Der Traum eines Managers.

Ganz gleich, ob Sie Manager eines großen Unternehmens oder eines Tante-Emma-Unternehmens sind, die interne Kommunikation steht an erster Stelle für Erfolg und Zufriedenheit. Und mit Lösungen für die Unternehmenskommunikation ist die Verwaltung der internen Kommunikation ein einfacherer Prozess.