Professionelle E-Mail-Vorlagen: E-Mail-Formatierung und Beispiele

Kate Erwin

• 8. Dezember 2021

Ersparen Sie sich mit diesen professionellen E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Formatierungsbeispielen den Stress beim Schreiben formeller E-Mails.

Informelles vs. formelles E-Mail-Schreiben

Wir schreiben E-Mails aus vielen verschiedenen Gründen, aber sie fallen in der Regel in zwei Kategorien: informell und formell.

Eine formelle E-Mail könnte eine sein, die Sie an einen Freund oder ein Familienmitglied senden. Ein schnelles Wiedersehen, eine Einladung zum Abendessen, eine Empfehlung für ein tolles Rezept – so etwas Einfaches.

Formelle E-Mails werden im Allgemeinen in einem geschäftlichen Umfeld verwendet. Sie sind im B2B- und B2C-Vertrieb sowie in der bürointernen Kommunikation üblich. Natürlich kann die Grenze zwischen informellen und formellen E-Mails vage sein, und manchmal verwenden Sie Elemente von beidem in einer E-Mail, aber es ist wichtig, den Unterschied zu erkennen.

Sie haben beispielsweise einen guten Freund in Ihrem Büro und die Art und Weise, wie Sie mit ihm kommunizieren, hängt vom Betreff der E-Mail ab. Wenn Sie ein Mittagsmeeting planen, kann es informeller sein, aber wenn Sie empfohlene Änderungen an einen Vertrag senden, dann wird es wahrscheinlich viel formeller sein.

Jeder hat seinen eigenen Schreibstil, aber Sie werden feststellen, dass Sie manchmal formeller sein müssen und manchmal einen entspannteren Stil verwenden können.

Grundlegende professionelle E-Mail-Formatierung

Wenn Sie eine formlose E-Mail senden, sind die Konsequenzen im Allgemeinen nicht hoch. Wenn Sie Ihrem Freund eine Einladung zum Abendessen schicken, spielt es keine Rolle, ob Sie ein paar Worte verwechseln und ein wenig schwatzen.

Das Gleiche gilt jedoch nicht, wenn Sie eine professionelle E-Mail senden, daher ist es wichtig, dass Sie sich auf die Formatierung konzentrieren. Wenn Sie die E-Mail in ihre Grundelemente zerlegen, ist es viel einfacher, Ihre Kommunikation zu planen und effektiv zu strukturieren.

Eine professionelle E-Mail sollte aus vier Grundelementen bestehen:

• Betreff
• Gruß
• Nachrichtentext
• E-Mail Signatur

Um das Beste aus Ihren E-Mails herauszuholen, sollte jeder Aspekt optimiert und auf die Person zugeschnitten sein, der Sie E-Mails senden.

Betreff

Die Betreffzeile mag wie etwas erscheinen, das Sie im Nachhinein ausfüllen, aber sie ist äußerst wichtig. Geschäftsleute erhalten jeden Tag Hunderte von E-Mails und viel zu oft wird ihr Posteingang von Spam überschwemmt.

Um in ihren vollen Terminkalendern Zeit zu sparen, verwenden die Leute Betreffzeilen, um zu entscheiden, ob sie eine E-Mail öffnen oder nicht. Tatsächlich öffnen 47 % der Menschen E-Mails basierend auf der Betreffzeile, also ist dies eine erstklassige Gelegenheit zur Optimierung.

Ihre Betreffzeilen müssen sowohl Aufmerksamkeit erregen als auch auf den Wert hinweisen, den Sie anbieten.

Dies kann schwierig zu finden sein, aber eine perfekte Betreffzeile hat einen großen Einfluss auf Ihre Antwortraten.

Gruß

In der Geschäftswelt möchte man gerne direkt auf den Punkt kommen, aber zuerst muss man sich um die Formalitäten kümmern. Wenn Sie in einer E-Mail schnell hin und her gehen, ist dies möglicherweise nicht erforderlich, aber die meisten Ihrer E-Mails beginnen mit einer Begrüßung.

Für diejenigen, die lange darüber diskutiert haben, ob sie mit „Hallo“, „Hallo“ oder „Hey“ beginnen sollen, lautet eine häufige Frage, was die beste Anrede ist.

Der Schlüssel ist, nicht zu viel nachzudenken und immer etwas über die Person zu recherchieren, der Sie eine E-Mail senden. Verwenden Sie LinkedIn, um den bevorzugten Namen des Empfängers herauszufinden (z. B. Dan vs. Daniel) und halten Sie es einfach.

Während „Hey“ eher zur informellen Seite tendiert, sind „Hallo“ und „Hallo“ durchaus akzeptabel und eine gute Möglichkeit, Ihre E-Mail zu beginnen.

Andere akzeptable Optionen umfassen:

• Lieber [Name]
• Grüße
• Hi
• Hallo allerseits

Sie werden Ihren eigenen Stil mit Grüßen entwickeln, aber es gibt keinen Grund, sie zu verkomplizieren.

Nachrichtentext

Sobald Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich gezogen und ihm eine angenehme Begrüßung übermittelt haben, können Sie sich mit dem Text Ihrer E-Mail befassen.

Hier verfassen Sie Ihre Botschaft und überzeugen den Leser zum Handeln.

Lassen Sie sich jedoch nicht zu sehr mitreißen!

E-Mails funktionieren am besten, wenn sie kurz und prägnant sind. Niemand möchte einen großen Textblock sehen und einen Aufsatz lesen müssen. Stattdessen ist es wichtig, Ihre E-Mail auf den Punkt zu bringen und ansprechend zu lesen (halten Sie die Absätze kurz und verwenden Sie Überschriften, um die Dinge aufzulockern).

Konzentrieren Sie Ihre E-Mails immer auf eine Nachricht. Wenn Sie mehr als einen Punkt zu besprechen haben, dann ist es besser, sie auf verschiedene E-Mails zu verteilen. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Punkt, geben Sie dem Empfänger alle Informationen, die er benötigt, um eine Entscheidung zu treffen, und fordern Sie Maßnahmen auf.

Sie schreiben eine E-Mail aus einem bestimmten Grund – Sie wollen etwas erreichen. Beenden Sie Ihre E-Mail, indem Sie die Aktion hervorheben, die die Person ausführen soll, und es ist viel wahrscheinlicher, dass sie dies tut.

Fügen Sie eine E-Mail-Signatur hinzu

Das Erstellen einer sauberen E-Mail-Signatur ist ein einfacher Schritt und lässt Sie viel professioneller aussehen. Dadurch kann der Empfänger ganz einfach herausfinden, wer Sie sind, was Sie tun und wie er Sie kontaktieren kann.

Sehr oft senden wir E-Mails an Personen, mit denen wir nicht vertraut sind, daher ist es wichtig, sich identifizieren zu können. Ihre E-Mail-Signatur sollte Informationen enthalten wie:

• Vollständiger Name
• E-Mail-Addresse
• Telefonnummer
• Link zu Ihrer Website
• Link zu Ihrem LinkedIn-Profil

Dies hilft dem Empfänger, sich ein klareres Bild davon zu machen, mit wem er spricht, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er antwortet.

Professionelle E-Mail-Vorlage

Es gibt so viele verschiedene Gründe, eine professionelle E-Mail zu schreiben, dass es schwierig ist, eine generische Vorlage zu schreiben, die zu allem passt. Jede Situation erfordert etwas anderes, also müssen Sie es optimieren, aber diese professionelle E-Mail-Vorlage kann Ihnen beim Einstieg helfen.

Betreffzeile: [Problem] – [Anrede] [Ihr Name]

Sehr geehrte/r [Bevorzugter Name des Forschungsempfängers],

Erster Paragraph:

Der erste Absatz sollte kurz und prägnant sein. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, denn die Zeit der Menschen ist kostbar. Wenn Sie sich beispielsweise auf eine Stelle bewerben, geben Sie die Stellenbezeichnung an, wie Sie auf die Stellenausschreibung aufmerksam geworden sind und welche Maßnahmen Sie ergreifen möchten.

Mittlerer Absatz:

Hier zeigst du den Wert, den du bietest, und zeigst, warum der Empfänger handeln sollte. Stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht zu sehr auf sich selbst konzentrieren, sondern sprechen Sie auch über das Unternehmen/die Person, die Sie ansprechen.

Im Bewerbungsbeispiel würde dies bedeuten, über einige der großartigen Arbeiten zu sprechen, die das Unternehmen geleistet hat, und wie seine Werte mit Ihren übereinstimmen.

Letzter Absatz:

Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und bekräftigen Sie die Aktion, die Sie von ihm erwarten, mit einem Aufruf zum Handeln.

Schließen:

Aufrichtig,

Ihre E-Mail-Signatur

E-Mail-Vorlagen für bestimmte Situationen

Die obige generische E-Mail-Vorlage kann an jede Situation angepasst werden, aber manchmal möchten Sie etwas Spezifischeres. Hier sind einige häufige Situationen, in denen Sie eine geschäftliche E-Mail schreiben, sowie einige Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Ankündigung

Sie benötigen nicht unbedingt Personen, die Maßnahmen ergreifen, wenn Sie eine Ankündigungs-E-Mail senden, aber Sie benötigen Personen, die sie lesen. So können Sie sicherstellen, dass dies geschieht.

Betreffzeile: Aufregende Updates für das Team: Treffen Sie [Name]

Hallo Team,

Ich freue mich, Ihnen unsere neue [Position des neuen Teammitglieds] vorzustellen. [Name des neuen Teammitglieds] bringt große Erfahrung in [Branche] mit und wird [Stellenbeschreibung]

[Name des neuen Teammitglieds] ist [lustiges Detail, das der neue Mitarbeiter vielleicht teilen möchte, z. B. ein großer Star Trek-Fan], also zögern Sie nicht, Hallo zu sagen und ein Gespräch zu beginnen.

Aufrichtig,

[Ihre E-Mail-Signatur]

2. E-Mail zur geschäftlichen Nachverfolgung

Networking ist immer noch ein sehr wichtiger Teil des Geschäfts. Wenn Sie neue Leute kennenlernen, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie die Beziehung pflegen, und eine Möglichkeit, dies zu tun, ist eine Follow-up-E-Mail.

Betreffzeile: Schön, Sie bei [Veranstaltung] zu treffen

Hallo [Name des Empfängers],

Es war großartig, Sie bei [how you met] zu treffen. Ich habe unser Gespräch über [Thema] sehr genossen und würde es gerne in Zukunft nachholen und weiter diskutieren.

Ihre Arbeit als [Berufsbezeichnung] bei [Unternehmen] ist faszinierend und ich würde gerne mehr darüber erfahren, was Sie tun. Wenn Sie in den kommenden Wochen Zeit haben, dann wäre es toll, einen Kaffee zu trinken.

Ich habe im Allgemeinen an [Tagen] frei, funktioniert das für Sie?

Aufrichtig,

[Ihre E-Mail-Signatur]

3. Anfrage

Eine der häufigsten geschäftlichen E-Mails, die Sie schreiben, ist eine Anfrage. Ob es darum geht, freie Tage zu beantragen, um eine Gehaltserhöhung oder etwas anderes zu bitten, es ist wichtig, dass Sie diese E-Mails richtig erhalten. Auch wenn Sie wegen der Anfrage nervös sind, macht es keinen Sinn, um den heißen Brei herumzureden. Kommen Sie stattdessen mit einer einfachen, aber gut formulierten Nachricht auf den Punkt.

Betreffzeile: Urlaubsantrag für [Datum]

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

Ich möchte meine PTO für einen Urlaub von Freitag, den 5. September bis zum nächsten Freitag, den 12. September, nutzen.

Ich werde sicherstellen, dass alle meine Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Voraus erledigt werden, und ich habe meine aktuelle Fallbelastung mit meinen Kollegen [Name] und [Name] besprochen, damit sie auf dem neuesten Stand sind.

Ich freue mich auf Ihre Zustimmung,

[Ihre E-Mail-Signatur]

4. Frage

Die Fragen können vom einfachsten Ja/Nein bis zum äußerst komplizierten reichen. Wenn Sie jemandem per E-Mail eine Frage stellen, ist es wichtig, die Dinge einfach zu halten und die Aufmerksamkeit der Leute nicht von den Punkten abzulenken, die Sie beantworten müssen.

Betreffzeile: Aktualisieren wir unsere Nachhaltigkeitsrichtlinien?

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

Angesichts der jüngsten Regierungsempfehlungen habe ich mich gefragt, ob wir baldige Änderungen an unserer Nachhaltigkeitspolitik vornehmen würden.

Unsere Marke ist seit vielen Jahren führend in Sachen Nachhaltigkeit, und da mir das sehr am Herzen liegt, bin ich sehr stolz darauf. Ich hoffe, dass wir unser Engagement für die Umwelt im Einklang mit den neuen Empfehlungen fortsetzen können.

Es wäre toll zu wissen, ob Sie vorhaben, unsere Richtlinien zu aktualisieren, und wenn Sie nach Anregungen suchen, würde ich mich sehr freuen, einen Beitrag leisten zu können.

Aufrichtig,

[Ihre E-Mail-Signatur]

5. Reklamation

Leider wird es Zeiten geben, in denen Sie eine Beschwerde haben und Ihre Frustration äußern müssen. Dies ist ein Teil der Geschäftstätigkeit, aber es kann schwierig sein, sich einer E-Mail zu nähern. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihren Standpunkt klar machen und die Dinge einfach halten.

Betreffzeile: Beschwerde bezüglich [Beschwerdegegenstand]

Hi,

Ich habe kürzlich [Gegenstand der Beschwerde] in Ihrem Geschäft in [Standort] gekauft und es funktioniert nicht. Als ich es am nächsten Tag zurückgeben wollte, konnte mir der Angestellte keine Hilfe bei der Reparatur anbieten und erlaubte mir nicht, das Produkt gegen eine Rückerstattung zurückzugeben.

Ich benutze Ihr Geschäft seit vielen Jahren und bin sehr enttäuscht über den schlechten Service.

Könnten Sie sich bitte dieses Problem ansehen und das Problem für mich lösen.

Aufrichtig,

[Ihre E-Mail-Signatur]

6. Entschuldigung

Wir machen im Leben nicht immer alles richtig und manchmal bedeutet das, dass wir uns entschuldigen müssen. Das macht niemandem Spaß, aber mit dieser einfachen Entschuldigungsvorlage können Sie sich den Stress nehmen.

Betreffzeile: [Betreff der Entschuldigung]

Hallo [Kundenname],

Wir haben ein Problem mit [was] am [wann] gefunden.

Was bedeutet das für Sie?

[Anmerkung zu den Auswirkungen des Problems]

[Anmerkung beruhigende Kunden]

Wir haben dieses Problem bei [subject of sorry] schnell bemerkt und die Störungen so weit wie möglich begrenzt. Unser technisches Team hat rund um die Uhr daran gearbeitet, das Problem zu lösen, und wir können Ihnen mitteilen, dass seit [Zeit] alles wieder normal ist.

Wir möchten uns bei allen bei [Unternehmen] für die Unannehmlichkeiten entschuldigen, die dies möglicherweise verursacht hat. Wir analysieren das Problem jetzt und nutzen diese Erkenntnisse, um sicherzustellen, dass das Problem in Zukunft nicht mehr auftritt.

Aufrichtig,

[Ihre E-Mail-Signatur]

7. Kündigung

Viele Geschäftssituationen können heikel sein. Eine besonders heikle Situation ist die Kündigung. Natürlich werden Sie die Beschäftigung einer Person nicht per E-Mail kündigen, aber Sie müssen möglicherweise das Konto eines Benutzers oder etwas Ähnliches kündigen.

Betreffzeile: Sofortige Kündigung Ihres Kontos

Wen es angeht,

Wir haben Ihr Konto bei [Unternehmen] mit sofortiger Wirkung gekündigt.

[Grund]

Nachdem wir am [Datum und Uhrzeit] bezüglich [Problem] mit Ihnen gesprochen haben, haben wir keine Änderung bei [Nutzungsart] festgestellt. Nach mehreren Mitteilungen verstoßen Sie weiterhin gegen unsere Nutzungsbedingungen, was bedeutet, dass wir keine andere Wahl haben, als das Konto zu sperren.

Aufrichtig,

[Ihre E-Mail-Signatur]

Die zentralen Thesen

Das Schreiben professioneller E-Mails ist ein wichtiger Teil des Lebens. Sogar in unserem Privatleben wird es Momente geben, in denen wir einen formelleren Schreibstil verwenden müssen.

Wenn Sie eine wichtige E-Mail schreiben, ist es leicht, Dinge zu überdenken, aber wenn Sie die Dinge einfach und auf den Punkt bringen, werden Sie mehr Erfolg haben. Teilen Sie die E-Mail in Abschnitte auf, konzentrieren Sie sich auf die Personalisierung und halten Sie sie kurz und bündig.