13 Projektmanagement-Prinzipien zur Steigerung des Projekterfolgs

Das Management von Projekten, ob alleine oder als Teil eines Teams, kann eine Herausforderung sein. Es gibt zwangsläufig Fristen, Budgets, Kundenanforderungen, Risiken und unterschiedliche Prioritäten, über die man nachdenken muss. All das kann ziemlich schnell überwältigend werden.

Aus diesem Grund kann die Befolgung einiger wichtiger Projektmanagementprinzipien dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, realistische Erwartungen zu setzen und mehr Projekterfolg zu gewährleisten.

13 Projektmanagement-Prinzipien, um Ihre Produktivität anzukurbeln

Diese 13 Projektmanagement-Prinzipien sind keine starren Regeln oder Strukturen, denen Sie folgen müssen. Stattdessen sind sie Richtlinien zur Steigerung Ihrer Produktivität oder der Ihres Teams. Die Befolgung dieser Grundprinzipien wird Sie auf den richtigen Weg bringen, um jedes Projekt zu starten und auszuführen.

1. Projektziele klar definieren

Bevor Sie sich in die Arbeit an einem Projekt stürzen, definieren Sie Ihre Ziele klar. Die Ziele, die Sie für Ihr Projekt festlegen, sind ein entscheidender Faktor für den Erfolg oder Misserfolg des Projekts.

Wenn Sie Ihre Ziele definieren, bevor die Arbeit beginnt, setzen das Team, der Kunde und Sie alle realistische Erwartungen an das Projekt. Auf diese Weise können Sie mögliche zukünftige Missverständnisse vermeiden und die Erwartungen aller vom ersten Tag an erfüllen.

Hier ist ein Beispiel für das Festlegen von Quartalszielen und -erwartungen mithilfe der Projektmanagement-Plattform Monday.com:

Bildquelle

2. Benennen Sie einen erfahrenen Projektleiter

Während jeder im Team die Möglichkeit haben sollte, seine Meinung zum Projekt zu äußern, brauchen Sie jemanden, der die endgültigen Entscheidungen trifft und den Abschluss jeder Aufgabe und Projektphase überwacht. Andernfalls riskieren Sie langsame Entscheidungsfindung, endlose Aufgaben und begrenzte Qualitätskontrollen.

Benennen Sie einen erfahrenen Projektleiter, der das gesamte Projekt von Anfang bis Ende beaufsichtigen, Aufgaben delegieren und wichtige Entscheidungen treffen kann.

Ihr ausgewählter Projektleiter muss jemand sein, der sich mit Multitasking auskennt und mit Stakeholdern, Teammitgliedern, Führungskräften, Kunden und Stakeholdern zusammenarbeitet. Sie müssen solide Kommunikatoren sein, die ihre Erwartungen und Ziele für die Teammitglieder klar zum Ausdruck bringen können.

Projektmanagement-Software wie Kissflow ist unerlässlich, um einen vollständigen Überblick über Projekte von Anfang bis Ende zu behalten. Es erleichtert Projektleitern das Delegieren von Aufgaben, das Bewerten der Arbeitsbelastung und das Priorisieren verschiedener Elemente:

Bildquelle

3. Kennen Sie die Projektleistungen

Wenn Sie die Projektziele definiert haben, ist es an der Zeit, die Projektleistungen zu klären. Deliverables sind die konkreten Artikel oder Dienstleistungen, die der erfolgreiche Abschluss Ihres Projekts bringen wird.

Ein Ergebnis kann ein beliebiges einzigartiges nachweisbares Produkt, eine neue Funktion, ein Ergebnis oder eine Servicefähigkeit sein.

Sie können Ihre Projektleistungen bestimmen, indem Sie über Ihre Ziele nachdenken.

Wenn das Endziel beispielsweise darin besteht, dass Benutzer das Marketingbudget ihres Unternehmens besser verwalten, verfolgen und analysieren können, könnte Ihr Ergebnis eine Software sein, mit der Benutzer Daten hochladen und dann nach Bedarf überwachen, verfolgen und verwalten können.

Sie können auch einige informative Leitfäden und Schulungshandbücher erstellen, damit die Benutzer wissen, wie sie die neue Software effektiv bedienen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Projektergebnisse aussehen könnten:

Bildquelle

4. Legen Sie klare Teamrollen und Verantwortlichkeiten fest

Wenige Dinge verursachen mehr Probleme als schlecht definierte Teamrollen und Verantwortlichkeiten. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, was sie tun sollen oder in welcher Beziehung ihre Aufgaben zu den Rollen anderer Teammitglieder stehen, geraten Projekte leicht ins Wanken.

Verschwommene Grenzen bei Verantwortlichkeiten können auch dazu führen, dass unnötige Meinungsverschiedenheiten auftreten, Aufgaben doppelt erledigt oder Aufgaben nicht erledigt werden.

Wenn die Teammitglieder wissen, was sie wann tun müssen und wie ihre Verantwortlichkeiten in das Gesamtbild passen, wird Ihr Projekt mit größerer Wahrscheinlichkeit reibungslos verlaufen und ein Erfolg werden.

Umreißen Sie während der Kickoff-Phase des Projekts die Rolle jedes Teammitglieds klar, um sicherzustellen, dass alle effektiv zusammenarbeiten.

5. Projektrisiken bewerten

Unabhängig davon, ob es sich um das Risiko der Unvollständigkeit, der Überschreitung des Budgets oder des Ausgehens anderer nicht monetärer Ressourcen handelt, mit dem Management von Projekten sind Risiken verbunden.

Bevor Sie Ihr Projekt offiziell starten, ist es wichtig, alle potenziellen Risiken zu identifizieren und zu versuchen, sie zu Beginn zu mindern, anstatt später von einem überraschenden Risiko überrascht zu werden.

Machen Sie es zu einem kollaborativen Prozess und bitten Sie alle Teammitglieder, Risiken einzubringen, von denen sie glauben, dass Sie sie berücksichtigen sollten.

Eine solide Risikobewertung erkennt an, dass etwas schief gehen könnte. Sie können zwar nicht alle möglichen Risiken verhindern, aber Sie können sich richtig darauf vorbereiten und Ihr Projekt vor dem Scheitern bewahren.

6. Kennen Sie die Prioritäten und Meilensteine ​​des Projekts

Manchmal, wenn Sie sich mitten in einem komplexen Projekt befinden, lassen Sie sich leicht von kleineren Details ablenken, die sich zu diesem Zeitpunkt wichtig anfühlen, aber nicht die Priorität haben.

Die Kenntnis Ihrer Projektprioritäten und wichtigen Meilensteine ​​hilft Ihnen, den Fortschritt zu bewerten und Ihnen zu zeigen, wo Sie stehen. Die Definition Ihrer Aufgabenprioritäten von Anfang an zeigt Ihnen, worauf Sie den Fokus des Teams im Falle eines Aufgabenkonflikts oder -problems lenken können.

So definieren Sie Ihre Prioritäten:

• Legen Sie in der Planungsphase wichtige Projektmeilensteine ​​fest, damit Sie und Ihr Team wissen, ob Ihr Projekt auf Kurs ist.
• Identifizieren Sie KPIs und Metriken, die Ihrem Team ein greifbares Gefühl des Fortschritts vermitteln.
• Bewerten Sie Aufgaben auf einer Skala von 1-10 nach ihrer Wichtigkeit.

Hier ist ein visuelles Beispiel dafür, wie Ihre Projektmeilensteine ​​aussehen könnten:

Bildquelle

7. Erstellen Sie ein System der Rechenschaftspflicht und Verantwortung

Bewahren Sie ein Gefühl der Verantwortlichkeit, indem Sie die Teammitglieder für das Projekt engagieren und motivieren.

Wählen Sie dazu ein zentrales Projektmanagementsystem, mit dem Sie Aufgaben und Termine bestimmten Teammitgliedern zuweisen können. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, woran er arbeiten sollte und wann Sie mit der Fertigstellung der Arbeit rechnen. Automatisierte E-Mail- und Chat-Erinnerungen können dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter für ihre Arbeit verantwortlich fühlen, indem sie sicherstellen, dass sie sie nicht vergessen.

Alle Teammitglieder sollten Zugriff auf das Projektmanagement-Tool haben und in der Lage sein, den Fortschritt leicht zu verfolgen und ihre Rolle im Projekt auf einer Gesamtebene zu sehen.

Wenn Sie sich von Anfang an die Zeit nehmen, ein effektives Projektmanagementsystem einzurichten, gewinnen Sie auch Ihre eigene Zeit als Projektmanager frei. Sie müssen nicht jedes kleine Detail im Mikromanagement verwalten und geben Ihren Teammitgliedern stattdessen das Selbstvertrauen, an ihren Stärken zu arbeiten und sich selbst und ihre Zeit besser zu verwalten.

Mit Projektmanagement-Software wie Trello können Sie Teammitgliedern ganz einfach Aufgaben mit Fristen zuweisen:

Bildquelle

8. Legen Sie ein realistisches Budget fest

Jedes Projekt hat begrenzte Ressourcen. Um Ihre Chance auf Erfolg und Abschluss des Projekts zu maximieren, ist es wichtig, über ein realistisches Budget nachzudenken, damit Sie Zugriff auf genügend Ressourcen haben.

Sie benötigen genügend Ressourcen, um sich etwas Spielraum für unerwartete Kosten, Verzögerungen und vernünftige Zeitpläne zu verschaffen. Nutzen Sie gleichzeitig die Projektressourcen optimal. Ergreifen Sie während der gesamten Projektdauer Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Sie nach Möglichkeit Kosten sparen und auf Kurs bleiben.

Wir empfehlen, Ihr Budget in eine Projektmanagement-App wie ProjectManager hochzuladen, damit Sie Ihre Kosten und Ausgaben in Echtzeit verfolgen können:

Bildquelle

9. Erstellen Sie eine Strategie für die Initiierung

Die Projektinitiierung umfasst alle vorbereitenden Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, bevor andere Projektaktivitäten beginnen können. In dieser Phase müssen Sie alle Verwaltungsaufgaben wie das Erstellen von Machbarkeitsdokumenten und Geschäftsfällen sowie die Kontaktaufnahme mit Stakeholdern und anderen Managern erledigen.

Das Befolgen einer geeigneten Initiierungsstrategie stellt sicher, dass Sie alle Ihre Projektverwaltungsdokumente von Anfang an organisiert halten. Das heißt, wenn Sie zur Hälfte des Projekts fertig sind und ein Stakeholder nach einem Machbarkeitsdokument fragt, wissen Sie, dass Sie eines haben und wo Sie es finden können.

Stellen Sie sicher, dass Ihre gesamte relevante Projektinitiierungsdokumentation an einem leicht zugänglichen zentralen Ort gespeichert ist, damit die Mitarbeiter die Dokumente bei Bedarf einsehen können.

10. Haben Sie eine Strategie für die Ausführung

Die Projektdurchführung beginnt normalerweise mit einem ersten Projekt-Kickoff-Meeting, um das Projekt offiziell zu starten. Hier teilen Sie Ihre Vision und Ziele für das Projekt mit, weisen Teammitgliedern Aufgaben zu und starten alle.

Stellen Sie während der Ausführungsphase sicher, dass Sie eine Möglichkeit haben, Fehler, Richtungsänderungen oder andere unerwartete Ereignisse aufzuzeichnen. So können Sie auch bei Veränderungen für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

11. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Für Projektmanager ist es einfach, mehrere Kommunikationskanäle wie Slack, E-Mail und Projektmanagement-Chats einzurichten, um alle über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Aber wenn es so viele verschiedene Kanäle zu verfolgen gibt, kann es für Teammitglieder überwältigend sein.

Aus diesem Grund ist ein klarer und methodischer Kommunikationsplan unerlässlich, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Implementieren Sie Richtlinien zu Ihren gewählten Kommunikationskanälen, ob E-Mail, Slack oder tägliche Zoom-Meetings.

Sie können verschiedene Kommunikationsmethoden für verschiedene Arten von Aufgabenaktualisierungen verwenden. Beispielsweise müssen Teammitglieder möglicherweise ihr Projektmanagement-Dashboard täglich aktualisieren, um andere über den Aufgabenfortschritt zu informieren. Und Sie haben vielleicht auch ein wöchentliches Team-Zoom-Meeting, um allgemeine Fortschritte und Knackpunkte zu teilen.

Der Schlüssel ist, dass jeder im Team versteht, wie man verschiedene Projektaktualisierungen über die richtigen Kanäle kommuniziert.

Es ist auch wichtig, mit Stakeholdern und Kunden realistische Erwartungen darüber zu formulieren, wann sie mit Projektaktualisierungen rechnen können. Die Leute müssen wissen, wann sie mit bestimmten Informationen über das Projekt rechnen können.

Erstellen Sie von Anfang an einen klaren Kommunikationsplan, damit alle in Bezug auf die Erwartungen an die Kommunikation auf derselben Seite sind.

Mit Tags versehene Kommentare in Ihrer ausgewählten Projektmanagement-App können dazu beitragen, dass alle über kleine tägliche Aufgabenaktualisierungen informiert sind:

Bildquelle

12. Verfolgen und überwachen Sie den Fortschritt

Um den Fortschritt zu einem greifbaren Element zu machen, das Teams leichter nachverfolgen können, ist es wichtig, einige KPIs einzurichten. Ihre KPIs können Budgets, Qualitätserwartungen und Projektzeitpläne umfassen.

Verfolgen Sie während des Projekts Ihren Projektfortschritt und überprüfen Sie regelmäßig Ihre KPIs. Auf diese Weise können Sie Probleme frühzeitig erkennen und Anpassungen vornehmen, bevor sie Ihr Projekt zum Scheitern bringen, wenn Ihr Projekt beginnt, das Budget zu überschreiten oder die Erwartungen im Zeitplan nicht zu erfüllen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie ein visuelles Dashboard einrichten können, um Ihre Projekt-KPIs zu verfolgen:

Bildquelle

13. Haben Sie einen Prozess zum Abschluss des Projekts

Es ist wichtig, einen Projektabschlussprozess zu erstellen, damit Ihr Projekt nicht in einer endlosen Feedback-Schleife stecken bleibt oder für immer unfertig wird.

Auch wenn Sie nicht alle Projektziele erreicht haben, müssen Sie die Dinge formell abschließen. Übergeben Sie dazu das fertige Produkt oder neue Features formell an den Stakeholder. Geben Sie dann eine Anleitung zur Bedienung und Fehlerbehebung des neuen Produkts.

Wenn Sie nicht alles geschafft haben, was Sie sich erhofft hatten, erstellen Sie ein Protokoll für das, was als Nächstes passiert. Werden Sie diese Punkte zu einem späteren Zeitpunkt erledigen oder haben sie keine Priorität mehr?

Sie müssen auch ein offizielles Freigabedokument erstellen, das bedeutet, dass Ihre Arbeit am Projekt abgeschlossen ist und sich nun in den Händen der Stakeholder oder des Kunden befindet.

Es ist auch eine gute Idee, ein Meeting mit Teammitgliedern und Stakeholdern über die gewonnenen Erkenntnisse und darüber, wie Sie sich beim nächsten Mal verbessern können, abzuhalten.

Implementieren Sie diese Projektmanagement-Prinzipien, um Ihren Projekterfolg zu steigern

Projekterfolg läuft oft auf effektives Projektmanagement hinaus. Befolgen Sie diese 13 Projektmanagementprinzipien und sehen Sie, wie Sie einfacher mit Teammitgliedern und Stakeholdern zusammenarbeiten können.

Wenn Sie Projekteffizienz, schlanke Prozesse und klare Kommunikation anstreben, sind Sie auf dem besten Weg, ein solider Projektmanager zu werden. Sind Sie bereit, mit der Verwaltung von Projekten nach diesen Prinzipien zu beginnen? Sehen Sie sich zuerst den AppSumo Store an, wir haben einige der besten verfügbaren Softwareangebote.