Projekt-Workflow-Management-Software: Was ist das? Welches Werkzeug ist das richtige für Sie?

Veröffentlicht: 2019-11-27

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es mühsam und herausfordernd, Dinge zu erledigen. Sie werden Teil der Statistik, die das Project Management Institute in seiner Studie aus dem Jahr 2018 ermittelt hat: Im Schnitt verfehlen mehr als ein Drittel der Projekte ihre Ziele – genauso wie im Jahr 2012.

Diagramm des Project Management Institute 2018 zu Projektleistungskennzahlen

Quelle: Project Management Institute

Und genau wie das Project Management Institute erklärt, verstehen Sie, wie Geschäftsinhaber und Manager überall, dass, wenn Projekte scheitern, auch die Gewinne schwinden, weil Unternehmen strategische Ziele mit geringerer Wahrscheinlichkeit erreichen.

In seiner Studie aus dem Jahr 2017 sprach PMI mit Barry O'Reilly, Co-Autor vonLean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scale, und sagte: „Erfolgreiche Unternehmen experimentieren ständig, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Sie konzentrieren sich darauf, die Kundenbedürfnisse zu erfüllen, indem sie Ziele klären, Feedbackschleifen verkürzen und den Fortschritt anhand von Ergebnissen und nicht von Ergebnissen messen.“

Diagramm des Project Management Institute 2018 zur Wertschöpfung

Quelle: Project Management Institute

Aus dem obigen Diagramm können wir ersehen, dass Organisationen, die 80 % oder mehr der Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen haben und die auch die ursprünglichen Ziele und Geschäftsabsichten erfüllen, eine hohe Reife der Nutzenrealisierung erfahren werden. PMI weist in seiner Studie von 2017 auch darauf hin, dass „37 % Projekte aufgrund fehlender klarer Ziele scheitern, wie von Unternehmensleitern bestätigt.“

IBM (International Business Machines Corporation) hat es selbst gesagt: „IBM hat drei klare Hauptziele für Projekte – Zeitplan, Budget und Qualität. Nur 40 % der Projekte erfüllen diese Hauptziele.“

Wie alle anderen entscheiden Sie sich also dafür, technologische Lösungen in Ihren Betrieb zu integrieren, in der Hoffnung, Ihr Unternehmen effizienter wachsen zu lassen. Doch dann stellt man fest, dass es gar nicht so einfach ist, die richtigen Werkzeuge auszuwählen.

Ich meine, es gibt keinen Mangel an Lösungen, die Ihnen helfen, Dinge zu erledigen. Abhängig von Ihrer Branche und Unternehmensgröße stehen Ihnen möglicherweise Dutzende (wenn nicht Hunderte) von Softwarelösungen und Dienstleistungen zur Auswahl.

Aber welche Kriterien sollten Sie berücksichtigen und wie sollen Sie die genauesten Lösungen für die Ziele und Abläufe Ihres spezifischen Unternehmens finden?

Projektmanagement vs. Workflow-Management

PMChat berichtet, „dass der Einsatz kommerziell erhältlicher PM-Software die Leistung und Zufriedenheit steigert“, aber „44 % der Projektmanager verwenden keine Software“.

Wenn Sie das sind, kann es überwältigend sein, den Werkzeugmarkt zu erschließen. Bevor wir also über Tools und Softwarelösungen sprechen, wollen wir den Unterschied zwischen Projektmanagement und Workflow-Management klären, damit Sie verstehen, worauf Sie achten müssen.

Obwohl die beiden Konzepte verwandt sind, sind sie nicht identisch .Wie die Namen vermuten lassen, dient das eine zum Verwalten von Projekten, das andere zum Verwalten von Vorgängen und Prozessen – oder anders gesagt, von Arbeitsabläufen.

Seltsamerweise stellte PWC fest, dass „digitale PM-Software die Leistung steigert, und stellte fest, dass 77 % der leistungsstarken Projekte Projektmanagement-Software verwenden, aber es wurde festgestellt, dass 44 % der Projektmanager nicht an den Einsatz von Software zur Verwaltung von Projekten glauben.“ Darüber hinaus stellte die Access Group fest, dass 66 % der Projektmanager angeben, dass die wichtigste Entscheidung bei der Investition in Software bei der Organisation liegt. Bei solch gemischten Botschaften ist die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software entscheidend, nicht nur um Ihr Projekt abzuschließen, sondern auch um diejenigen, die die Projektmanagement-Software verwenden, davon zu überzeugen, dass sie wirklich funktioniert. Das richtige Werkzeug zu finden, entscheidet über Erfolg und Misserfolg. Schließlich „wurden für jede in den Vereinigten Staaten investierte Milliarde US-Dollar 122 Millionen US-Dollar aufgrund mangelnder Projektleistung verschwendet“, heißt es auf PMI.org. Wir werden es noch einmal sagen, die richtige Projektmanagement-Software wird Ihrem Unternehmen nur dabei helfen, seine Ziele zu erreichen.

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Connecteam ist die beste Projektmanagement-Software, die Ihrem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen. Sie können Projekte einfach verwalten und laufende organisatorische Abläufe verbessern, während Sie unterwegs sind.

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Was ist Projektmanagement?

Laut dem Project Management Institute ist Projektmanagement die „ Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen. ”

Möchten Sie sehen, wie der Tag im Leben eines Bauprojektleiters aussieht? Schauen Sie sich dieses Oldie-aber-Goodie-Video an:

Wie Sie im Video sehen können, sind Projekte einmalige Vorgänge, einmalig und vergänglich, zeitlich und räumlich begrenzt . Daher werden Projektmanagement-Tools oft für Arbeiten entwickelt, die eine Start- und eine Ziellinie haben. Ihre Absicht ist es, Ihnen bei der Planung und Verwaltung des Gesamtbildes jeder Unternehmung zu helfen.

Darin unterscheiden sie sich von Workflow-Management-Tools.

Was ist Workflow-Management?

Das Workflow-Management konzentriert sich auf die kleinen Details, die das große Ganze Wirklichkeit werden lassen. Laut TaskTrakz ist „Workflow … [eine] Reihe von Phasen sowie wie Sie sich zwischen den Phasen bewegen können .“

Darauf spezialisierte Tools helfen Ihnen dabei, individuelle Aufgaben und Arbeitslasten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten und klar definierte Geschäftsprozesse zu erstellen, die zu Routinen werden .

Die Absicht hier ist, sich wiederholende Prozesse zu erstellen und zu automatisieren, die Sie im Laufe der Zeit anpassen und optimieren, um die Produktivität und damit das Wachstum zu steigern.

Sie können diese Tools sowohl zur besseren Verwaltung von Projekten als auch zur Verbesserung des laufenden Organisationsbetriebs verwenden.

Klingt kompliziert…

Hier ist eine großartige Visualisierung des Workflow-Managements. Unter anderem werden Sie sehen, wie Gesundheitspraktiker, die aufgrund der Komplexität und Bürokratie in der Branche nur Zahlungen für 60 % ihrer Rechnungen einziehen, endlich für all die Arbeit bezahlt werden können, die sie leisten, wenn sie endlich ihr Geschäft optimieren und automatisieren Prozesse.

Der kritische Aspekt, der in den meisten Projektmanagement- und Workflow-Management-Tools fehlt

Obwohl Sie das Gesamtbild des Projektmanagements ohne die kleinen Details, mit denen Sie das Workflow-Management optimieren können, nicht zum Leben erwecken können, ist das Workflow-Management interessanterweise auf dem Markt im Nachteil .

Es ist schon schlimm genug, dass Sie viel mehr Methoden und Tools für das Projektmanagement finden, während Workflow-Management-Lösungen Ihnen oft nichts anderes als verherrlichte Checklisten bieten.

Aber was wirklich frustrierend ist, ist, dass die meisten Workflow-Management-Tools, wie im Projektmanagement, keine Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation haben. Viele Tools verlassen sich bei der Koordination und Kommunikation zu stark auf externe Lösungen wie E-Mail.

Infolgedessen werden Sie oft feststellen, dass Sie ein Team leiten, in dem verschiedene Personen unterschiedliche Tools verwenden, um an derselben Unternehmung zu arbeiten . Einige Leute verwenden beispielsweise Google Docs, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen, während andere immer noch beim guten alten Microsoft Word bleiben.

Kein Wunder, dass 62 % der Unternehmen glauben, dass es ihre größte Herausforderung im Projektmanagement ist, zu verstehen, wie viel Zeit und Geld ein Projekt sie kostet.

häufigsten geschäftlichen Herausforderungen

Um dies zu überwinden, benötigen Sie einen ganzheitlichen Ansatz für Projekte und Geschäftsprozesse. Geben Sie das Projekt-Workflow-Management ein.

Projekt-Workflow-Management: Das Beste aus beiden Welten für eine ganzheitliche Lösung kombinieren

Projekt-Workflow-Management ist eher ein Ansatz als eine Software-Kategorie. Durch die Implementierung von Projektmanagement-Methoden in das Workflow-Management (und umgekehrt) können Sie mit einer minimalen Anzahl beteiligter Systeme das Beste aus beiden Welten herausholen.

Das bedeutet natürlich höhere Produktivität, schnelleres Wachstum und höhere Gewinne.

Laut Dan Epstein, der über 25 Jahre Erfahrung in der Branche verfügt, ist einer der Gründe für die Effektivität des Projekt-Workflow-Managements, dass es ein fehlerfreies Projektmanagement schafft . Sehen Sie sich hier sein gesamtes Webinar zum Thema an:

So wählen Sie das beste Projekt-Workflow-Management-Tool für Sie aus

Glücklicherweise gibt es Softwareprodukte, mit denen Sie sowohl das Projektmanagement als auch das Workflow-Management optimieren können, während Sie gleichzeitig agil und vielseitig bleiben, und das auf kostengünstige Weise.

Mit diesen Tools können Sie mit Teams kommunizieren, egal wo sich alle befinden, Aufgaben und Unteraufgaben hin und her zuweisen und mit anderen Teammitgliedern schneller und effektiver zusammenarbeiten. Das wiederum führt zu Kosteneinsparungen und größerem Unternehmenswachstum.

Was jede großartige Projekt-Workflow-Management-Software bieten muss

Die meisten Workflow-Management-Tools geben Ihnen einfach eine Reihe sich wiederholender Checklisten, aber das reicht nicht aus, damit ein Softwareprodukt wirklich als Projekt-Workflow-Management-Tool betrachtet werden kann.

Vielmehr muss das Tool eine ganzheitlichere Perspektive bieten und zeigen können, wie die Aufgaben im Rahmen einer Projekt-Roadmap mit konkreten Zielen, Einwänden und Aufgaben zusammenarbeiten. Die Software muss in der Lage sein, auf der einzelnen Mitarbeiterebene Rechenschaft abzulegen und diese Erkenntnisse auf leicht verständliche Weise bereitzustellen. Darüber hinaus muss das Tool in der Lage sein, eine ganzheitliche Lösung für die Zusammenarbeit im Team an einem bestimmten Projekt und auch projektübergreifend bereitzustellen.

5 weitere wichtige Überlegungen, um sicherzustellen, dass Sie sich für ein akkurates Projekt-Workflow-Management-Tool für Ihr Unternehmen entscheiden

Deine Bedürfnisse. Ordnen Sie sie zuerst zu und wählen Sie dann eine Software aus, die Ihnen hilft, Ihre obersten Prioritäten zu erreichen.
Dein Büdget. Wählen Sie ein Produkt, das für Ihren Cashflow und Ihre Zeitersparnis sinnvoll ist.
Wie lange dauert es? Wie einfach oder komplex ist es?
Benutzerfreundlichkeit. Lassen Sie Ihr Team es während der kostenlosen Testversion ausprobieren, um sicherzustellen, dass es gut passt.
Zuverlässigkeit und Erfahrung. Sehen Sie, wen sie sonst noch in Ihrer Branche bedienen. Lesen Sie Erfahrungsberichte und Fallstudien von Ihren Kollegen.

Unsere bevorzugten Projekt-Workflow-Management-Tools: Ein Vergleich

Um es Ihnen leichter zu machen, produktiv zu werden, haben wir uns entschieden, die schwere Arbeit zu übernehmen und Ihnen einen Vergleich unserer bevorzugten Projekt-Workflow-Management-Tools zu bieten.

Preisgestaltung

Kostenlose Testlänge

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Zuverlässigkeit & Erfahrung

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Bietet eine großartige Wissensdatenbank (inklusive Videos), um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

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Onboarding von Einzelsitzungen, Hilfecenter, integrierten Tutorials und Blogbeiträgen.

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Berechnen Sie Ihren Preis, indem Sie die Anzahl der Teammitglieder, Gäste, Projektmanager und Personen mit Vollzugriff sowie die Abonnementdauer auswählen. Rabatte beginnen mit einem 3-Monats-Abonnement.

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Die Wissensdatenbank bietet Benutzerhandbücher und Tutorials (einschließlich Video-Tutorials).

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