Bestellung vs. Rechnung – Was sind die Unterschiede?

In den meisten Fällen ist die Erstellung einer Bestellung der erste Schritt für einen Geschäftsvorgang. Der Käufer erteilt eine Bestellung, die es dem Verkäufer ermöglicht, eine Dienstleistung oder ein Produkt zu einem bestimmten Preis anzubieten. Dann gilt die Rechnung als Rechnung und wird dem Verkäufer ausgehändigt, sobald die Dienstleistung oder das Produkt fertiggestellt oder geliefert wurde, mit entsprechenden Zahlungsbedingungen, z. B. fällig bei Erhalt. Beide Dokumente sind für Finanzabteilungen und Kleinunternehmer unerlässlich. Daher ist es eine gute Idee, sich über beide Optionen zu informieren und warum sie im Bereich der Kreditorenbuchhaltung so wichtig sind.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung oder Bestellung ist Ihre offizielle Bestätigung für die Bestellung. Das Dokument wird vom Käufer an den Verkäufer gesendet und autorisiert den Kauf.

Was ist eine Rechnung?

Die Rechnung ist ein Dokument, das die Zahlung für den Kauf fordert. Rechnungen werden vom Lieferanten an den Käufer gesendet. Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Rechnung?

Der Hauptunterschied zwischen Bestellung und Rechnung besteht darin, wie sie verwendet werden. Sie benötigen eine Bestätigung, dass die Bestellung von der Bestellung aufgegeben wurde. Rechnungsdokumente helfen, die Zahlung für die Bestellung anzufordern. Rechnungen werden dem Käufer vom Verkäufer zur Verfügung gestellt und nach Abschluss der Bestellung und gemäß den Zahlungsbedingungen versandt.

Ähnlichkeiten zwischen Bestellungen und Rechnungen

Obwohl die Dokumente unterschiedlich sind, gibt es einige Ähnlichkeiten zwischen ihnen. Natürlich ist die Bestellung von irgendetwas ein rechtsverbindlicher Vertrag, ebenso wie die Rechnung. Daher haben Sie eine Vereinbarung zwischen dem Verkäufer und dem Käufer getroffen, und bestimmte Maßnahmen sind erforderlich, wie in diesen Dokumenten angegeben.

Beide Dokumente enthalten relevante Bestelldetails sowie Preis- und Versandinformationen. Die Rechnung besteht aus der Rechnungsnummer sowie etwaigen Zahlungsanpassungen (Rabatte/Gutschriften), Lieferantenkontaktinformationen, dem für den Lieferanten fälligen Gesamtbetrag und einem Zahlungsplan. Die Bestellnummer (PO) kann auch als Referenz angegeben werden.

Was ist eine Bestellnummer?

Die Bestellnummer ist auf der Bestellung deutlich gekennzeichnet und ist eine eindeutige Nummer. Sie können sie nur einmal pro Bestellung verwenden, daher unterscheidet sich diese Bestellnummer von allen anderen. Einige Buchhaltungssoftware generiert automatisch die Bestellnummer, wenn die neue Bestellung vorbereitet wird. Diese Nummer kann vom Verkäufer und Kunden während des gesamten Kaufvorgangs angegeben werden. Dann verwendet der Verkäufer es, um die Rechnung später zu versenden.

Welche Informationen sollten Sie in Ihre Bestellung aufnehmen?

Obwohl jede Software anders ist, enthalten die meisten Bestellungen ähnliche Informationen. Das beinhaltet:

• Bestellnummer
• Heutiges Datum
• Menge der Dienstleistungen oder Waren
• Beschreibung von Dienstleistungen oder Waren
• Kontaktdaten des Anbieters (einschließlich E-Mail-Adresse)
• Preise
• Besondere Hinweise
• Steuerinformation

Warum sind Bestellungen wichtig?

Eine Bestellung ist aus folgenden Gründen zwingend erforderlich:

Rechtlich verbindlich

Es ist die offizielle Vereinbarung zwischen Verkäufer und Käufer. In gewissem Sinne bedeutet dies, dass beide Unternehmen (oder das Unternehmen und die Einzelperson) diesen Kauf autorisieren. Bei einer Bestellung von Waren und Dienstleistungen benötigen Sie möglicherweise keinen separaten Vertrag für die jeweilige Transaktion.

Einfacher zu verfolgen

Geschäftsinhaber ziehen es vor, die Bestellung während der gesamten Transaktion als Werkzeug zu verwenden. Sie können ganz einfach anhand der Bestellnummer feststellen, wo sich der Artikel befindet und wann er beim Käufer eintreffen soll.

Vereinfacht die Rechnungsstellung

Der Verkäufer kann auf der Rechnung schnell auf eine Bestellnummer verweisen, die zeigt, dass die bereitgestellten Dienstleistungen oder Produkte vorab genehmigt wurden.

So verwenden Sie die Bestellung

Als Unternehmer liegt es an Ihnen, Dinge zu nutzen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Ihre Website hat wahrscheinlich Geschäftsbedingungen, daher ist es sinnvoll, Rechnungen und Bestellungen zu verwenden. Dies zeigt auch, was der Käufer schuldet, das Fälligkeitsdatum für die Zahlung und die Lieferzeit. Wenn Sie eine Vorlage für eine Bestellung erstellen, sparen Sie viel Zeit.

Unternehmen haben in der Regel Vorlagen, so dass es einfach ist, die Bestellung zu senden und zu empfangen. Beide Parteien erhalten die gewünschten und benötigten Daten, damit sie sich auf die Einkäufe und die Zusammenstellung der zu versendenden Produkte konzentrieren können.

Wenn Sie mit jemandem über die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen sprechen, führen Sie wahrscheinlich lange Anrufe und E-Mails. Sobald Sie sich beide auf alles geeinigt haben, möchten Sie ein rechtsverbindliches Dokument, das all dies auflistet. Wenn Sie beispielsweise maßgeschneiderte Stühle für Ihr Unternehmen wünschen, enthält die Bestellung alle Informationen. Sie wissen, wann die fertigen Waren oder Dienstleistungen zu liefern sind, was es Ihnen ermöglicht, die Artikel später anzufordern, wenn sie nicht zu dem in der Bestellung angegebenen Datum versendet werden. PO-Dokumente erklären auch, wann die Zahlung fällig ist und welche Zahlungsvereinbarungen es gibt, falls vorhanden.

Um sicherzustellen, dass das Dokument rechtsgültig ist, müssen beide Parteien es unterschreiben. So wissen Sie, wann die Zahlung fällig ist, wann die Ware oder Dienstleistung erbracht werden soll und alles andere.

So verwenden Sie die Rechnung

Der Anbieter arbeitet an der Bereitstellung der Produkte oder Dienstleistungen, was Tage oder Wochen dauern kann. Aber auch die Bezahlung spielt eine große Rolle. Das Unternehmen, das die Artikel oder Dienstleistungen anbietet, muss für das bezahlt werden, was es getan hat, sobald der Kunde es erhält. Daher wird eine Rechnung erstellt, die einige der gleichen Informationen auflistet. Sie können jedes Mal eine neue Rechnung erstellen, aber es kann hilfreich sein, sich eine Vorlage erstellen zu lassen. Auf diese Weise können Sie die Zahlung anfordern und haben ein Formular zur Hand. Dies sollte die Bestellnummer sowie andere relevante Daten enthalten.

Warum Unternehmen Bestellungen nutzen

Unabhängig davon, ob Sie ein großes Unternehmen mit einer Einkaufsabteilung oder ein kleines Unternehmen führen, möchten Sie möglicherweise aus vielen Gründen eine Bestellung verwenden.

Setzen Sie klare Erwartungen

Eine Bestellung ermöglicht es dem Käufer, dem Verkäufer seine Bedürfnisse vollständig zu erläutern. Sie können das Dokument als Referenz verwenden, um zu bestimmen, was Sie machen müssen und wie lange Sie Zeit haben. Auch wenn das Produkt nicht wie in der Bestellung angegeben geliefert wird, haben Sie den Beweis, dass das Unternehmen nicht wie behauptet gehandelt hat.

Bestellungen verwalten

Die meisten Unternehmen müssen mehrere Aufträge gleichzeitig ausführen. Es ist viel schwieriger zu bestimmen, was Kunden wünschen, wenn Sie keine Bestellung haben, auf die Sie sich verlassen können. Wenn sie ausgestellt werden, stellt das Online-System sicher, dass das gesendete Dokument korrekt ist und an das richtige E-Mail-Konto gesendet wird. POs geben den Beschaffungs-, Betriebs- und Finanzteams offizielle Unterlagen für eingehende und ausstehende Lieferungen. Dies stellt auch sicher, dass sie diese effektiv verwalten und verfolgen können.

Keine rechtlichen Probleme

Wenn Sie nicht oft formelle Verträge verwenden, dient die Bestellung als rechtsverbindliches Dokument. Es ist jedoch nur dann legal, wenn der Verkäufer und der Lieferant es akzeptieren.

Buchungsprotokolle

Rechnungsprüfer müssen nach finanziellen Unstimmigkeiten suchen. Wenn Sie Bestellungen aufgeben, bearbeiten und aufzeichnen, haben Sie daher das Zeug dazu, den Wirtschaftsprüfern zu beweisen, dass Ihre Konten korrekt sind. Dies schließt Zahlungen ein, die zu diesem bestimmten Zeitpunkt geleistet und vereinbart wurden.

Die oben genannten Vorteile gelten natürlich in erster Linie für die Käufer, aber auch für Verkäufer ist eine Bestellung unerlässlich. Sie können sie als Hilfe bei der Zahlungsabwicklung und Auftragserfüllung verwenden. Ein Bestelldokument kann Sie vor rechtlichen Problemen schützen und Ihnen helfen, den Überblick zu behalten.

Warum Unternehmen Rechnungen verwenden

Die Rechnung ist aus vielen Gründen ein unverzichtbares Dokument. Diese beinhalten:

Fähigkeit, Geld und Sichtbarkeit für Unternehmensausgaben zu sammeln

Manchmal werden Anbieter für die Dienstleistungen oder Waren erst bezahlt, wenn die Rechnung an den Käufer gesendet wird. Im Allgemeinen reichen Anrufe und E-Mails mit Zahlungsaufforderungen nicht aus. Die Rechnung beschreibt, was Sie für das Geld bekommen, das Sie ausgeben. Dies gibt Ihrer Finanzabteilung mehr Transparenz darüber, was die Abteilungen kaufen.

Verwalten Sie Zahlungen ohne rechtliche Probleme

Natürlich zahlen Sie für das, was Sie bekommen, aber das kann nicht passieren, wenn Sie nicht wissen, wie viel Sie bezahlen müssen oder warum Sie es bezahlen. Daher wird auf der Rechnung gezeigt, was verkauft wurde, wie viel Geld es gekostet hat, ob bereits eine Zahlung gebucht wurde und welche offenen Gebühren vorhanden sind. In gewisser Weise helfen sie dem Unternehmen, alles besser im Auge zu behalten, und es ist so formeller.

Genau wie bei der Bestellung sind Rechnungen wie ein rechtsgültiger Vertrag. Es zeigt, dass die Dienstleistung oder der Artikel erbracht wurde, wie viel sie kostet und wann sie bezahlt werden sollte. Dies ist ein Beweis dafür, dass dem Unternehmen etwas in Rechnung gestellt wurde, und kann verwendet werden, um Zahlungsansprüche anzufechten, wenn keine erhoben wurden.

Zusammengefasst: Bestellung vs. Rechnung

Wenn es um Bestellungen und Rechnungen geht, sind beide für den Einkaufsprozess von entscheidender Bedeutung. Sie sollten die Rollen beider Dokumente verstehen, damit Sie sie richtig verwenden. Natürlich gibt es verschiedene Unterschiede zwischen den beiden, aber es gibt auch die eine oder andere Gemeinsamkeit. Diese Dokumente sollen Käufer und Verkäufer schützen, die sonst keinen Beweis dafür hätten, dass etwas bezahlt oder gekauft wurde. Beide Papiere können ähnliche Informationen enthalten, z. B. den Namen des Käufers und des Verkäufers sowie E-Mail-Adressen und andere Dinge.

Häufig gestellte Fragen zu Bestellungen, Einkaufsrechnungen und Verkaufsrechnungen

Was ist Einkaufsrechnung und Verkaufsrechnung?

Eine Bestellung wird vom Käufer an den Verkäufer gesendet und autorisiert den Kauf bestimmter Waren/Dienstleistungen. Eine Einkaufsrechnung ist eine Rechnung, die in Verbindung mit einer Bestellung verwendet wird, die vom Verkäufer an den Käufer gesendet wird: Sie wird verwendet, um anzugeben, wie viel Geld der Käufer dem Verkäufer schuldet. Verkaufsrechnungen sind häufig mit Einkaufsrechnungen identisch, können jedoch angeboten werden, bevor alle Waren und Dienstleistungen geliefert wurden, um Informationen mit dem Käufer auszutauschen.

Wer erteilt die Bestellung?

Eine Bestellung wird vom Käufer an den Verkäufer erteilt.

Wer stellt die Kaufrechnung aus?

Eine Einkaufsrechnung wird vom Anbieter/Verkäufer an den Käufer/Kunden ausgestellt.

Ist eine Kaufrechnung eine Quittung?

Eine Rechnung ist keine Quittung. Die Rechnung wird vor der Zahlung ausgestellt, um eine Entschädigung für Waren oder Dienstleistungen zu verlangen. Quittungen werden nach der Zahlung als Nachweis der Transaktion ausgestellt.