Wie Sie Ihren Kunden um Zahlung bitten, ohne unhöflich zu sein

Freiberufler und Solopreneurs müssen leider lernen, wie man ohne Unhöflichkeit um Zahlung bittet, denn unbezahlte Rechnungen sind in der Branche an der Tagesordnung. Egal, wie gut Ihre Dienstleistung ist, es wird immer einen Kunden geben, der Ihre Geduld auf die Probe stellt.

Hier ist eine umfassende Anleitung, wie Sie Zahlungen professionell anfordern, ohne unhöflich zu sein. Sie werden einige Tipps entdecken, wie Sie dies vor und nach Fälligkeit der Zahlung tun können. Sie können auch auf nützliche Telefon- und E-Mail-Skripte zugreifen.

Neben dem Anfordern von Zahlungen erhalten Sie einige Ideen, was zu tun ist, falls Ihr Kunde die Zahlung verweigert. Zu guter Letzt erfahren Sie, wie Sie die Zusammenarbeit mit nicht zahlenden Kunden vermeiden oder zumindest minimieren können.

Was ist unhöflich in Bezug auf die Forderung nach einer geschuldeten Zahlung?

Verspätete Zahlungen sind mit vielen Frustrationen verbunden. Es wirkt sich auf den Cashflow aus und kann den Betrieb Ihres gesamten Unternehmens verändern.

Allerdings sollten Sie sich beim Anfordern von Zahlungen niemals frustrieren lassen. Vermeiden Sie zunächst harte und unprofessionelle Worte. Die Aufrechterhaltung professioneller Beziehungen zu Kunden ist unerlässlich, auch wenn diese nicht pünktlich zahlen.

Schroffe Worte, Drohungen und Anschuldigungen dienen nur dazu, den Klienten vor den Kopf zu stoßen.

Und denken Sie daran, dass Ihr Kunde möglicherweise ein finanzielles Problem hat. Das Letzte, was Sie wollen, ist also, eine Beziehung zu einem Kunden zu ruinieren, der nur einen vorübergehenden Rückschlag durchmacht.

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Was Sie stattdessen tun sollten, ist, höflich zu bleiben. Und ja, Sie können Ihre Zahlung direkt und konsequent verlangen, ohne unhöflich zu sein.

Tipps, wie man um Zahlung bittet, ohne unhöflich zu sein

Die meisten Freiberufler und Solopreneurs betrachten es als Teil des Jobs, um Zahlungen zu kämpfen. So weit verbreitet ist dieses Problem. Hier sind einige Tipps, wie Sie höflich um Zahlungen bitten:

Bestätigen Sie, dass die Rechnung zugestellt wurde

Bevor Sie mehrere E-Mails mit Zahlungsaufforderungen senden, vergewissern Sie sich, dass der Kunde Ihre Rechnung erhalten hat. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einer Buchhaltungsabteilung sind, sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und bestätigen Sie, dass die Rechnung gesendet wurde.

Wenn Sie Freiberufler sind, gehen Sie Ihre Unterlagen durch. Erwägen Sie die Investition in eine Rechnungs-App oder -Software, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen immer pünktlich versendet werden.

Senden Sie eine Zahlungsaufforderung

Sobald Sie bestätigen, dass der Kunde Ihre Rechnung erhalten hat, ist es an der Zeit, die Zahlung anzufordern. Die meisten Unternehmen bevorzugen E-Mails, weil sie professioneller sind.

Wenn Sie ein Online-Geschäft gründen und Ihre einzigen Kommunikationsmittel E-Mail und Telefon sind, dann bleiben Sie bei denselben Kanälen. Wenn Sie andererseits mit Ihren Kunden auch über SMS-Nachrichten kommunizieren, schadet es nicht, per SMS um Zahlung zu bitten. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Nachrichten aufzeichnen.

Welchen Kanal Sie auch wählen, achten Sie darauf, während Ihrer gesamten Nachricht höflich zu bleiben. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:

Sei freundlich

Der Ton Ihrer Nachricht sollte freundlich und professionell sein. Sie sollten dem Kunden gegenüber auch erwähnen, dass Sie sich auf weitere gemeinsame Projekte freuen.

Sei direkt

Ihre Anfrage muss so direkt wie möglich sein, ohne übermäßig aufdringlich zu sein.

Erstellen Sie eine kurze und direkte Nachricht. Wenn Sie andere Angelegenheiten haben, die Sie mit dem Kunden besprechen müssen, planen Sie sie für einen anderen Zeitpunkt ein.

Rechnung beifügen

Es empfiehlt sich, die Rechnung jedes Mal anzuhängen, wenn Sie eine Zahlung anfordern. Das macht es für den Kunden einfacher zu sehen, von welcher Zahlung Sie sprechen und wie viel er Ihnen schuldet.

Betrachten Sie dieses Beispiel:

Hallo [NAME DES KUNDEN]

Ich hoffe, alles ist gut. Dies ist nur ein kurzer Hinweis darauf, dass die Rechnung [RECHNUNGSNUMMER] über einen Gesamtbetrag von [BETRAG] $ in sieben Tagen fällig ist. Ich habe eine Kopie der Rechnung für Ihre Referenz beigefügt.

Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie Fragen zur Rechnung oder Zahlungsmodalitäten haben.

Vielen Dank, [NAME DES KUNDEN] !

Mit freundlichen Grüßen,

[DEIN NAME]

Das E-Mail-Skript erfüllt alle Anforderungen. Es ist super direkt, was wenig Raum für Ablenkung lässt. Auch der Ton ist warm und freundlich.

Führen Sie Nachverfolgungen der Zahlung durch

Follow-ups sind unerlässlich, wenn das Fälligkeitsdatum vor der Tür steht und der Kunde die Zahlung noch leisten muss. Die Follow-up-E-Mails müssen ein Gefühl der Dringlichkeit vermitteln und gleichzeitig professionell bleiben.

Sie können die Folge-E-Mails verwenden, um den Kunden an die vereinbarten Zahlungsbedingungen zu erinnern. Wenn Sie beispielsweise eine Strafgebühr haben, erinnern Sie den Kunden an die Gebühr und das Datum, an dem sie in Kraft tritt.

Wie man um Zahlung bittet, ohne unhöflich zu sein, wenn es spät ist

Sie haben unzählige Follow-ups gemacht, das Fälligkeitsdatum ist überschritten; was jetzt? An diesem Punkt verlieren die meisten Menschen die Fassung.

Lassen Sie das nicht zu.

Senden Sie zunächst eine weitere Zahlungserinnerungs-E-Mail, in der Sie dieses Mal darauf hinweisen, dass die Zahlung bereits fällig ist. Es ist auch der perfekte Zeitpunkt, um Ihre Strafgebühr zu erwähnen, falls Sie eine haben.

Hallo [NAME DES KUNDEN]

Ich hoffe, Sie haben einen tollen Tag. Dies ist eine kurze Erinnerung daran, dass die Rechnung [RECHNUNGSNUMMER] vor zwei Wochen fällig war. Bitte beachten Sie, dass ab dem [DATUM] gemäß den Zahlungsbedingungen eine Säumnisgebühr von 3 % pro Monat erhoben wird.

Bitte begleichen Sie die Rechnung so bald wie möglich, um die Verzugsgebühr zu vermeiden.

Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn Sie Probleme bei der Verarbeitung Ihrer Zahlung haben.

Vielen Dank. Mit freundlichen Grüße,

[DEIN NAME]

Wenn der Kunde nicht auf die E-Mail antwortet, rufen Sie ihn an. Ein Telefonanruf ist superdirekt und hält den Kunden davon ab, sich hinter dem Computer zu verstecken.

Beginnen Sie beim Telefonat damit, sich vorzustellen. Sagen Sie ihnen Ihren Namen und das Projekt, an dem Sie gearbeitet haben. Es hilft auch, auf die Daten hinzuweisen.

Erwähnen Sie als Nächstes kurz die Follow-up-E-Mails, die Sie erstellt haben.

Beschuldigen Sie den Kunden nicht, Ihre E-Mails zu ignorieren. Verwenden Sie stattdessen etwas wie „ Ich glaube, Sie haben meine Zahlungsaufforderungen für das Projekt, an dem wir gearbeitet haben, verpasst .“ Es ist viel freundlicher und gibt die Nachricht genauso effektiv weiter.

Hier ist ein schönes Beispiel für ein Telefonskript:

Hallo [NAME DES KUNDEN] . Das ist [IHR NAME] . Wir haben zusammen an [PROJEKTNAME] über [WENN SIE ZUSAMMENARBEITEN] gearbeitet . Ich habe mehrere E-Mails bezüglich der Zahlung für das Projekt gesendet, aber ich glaube, Sie haben sie verpasst. Ich habe bei der Kommunikation mit Ihnen die folgende E-Mail-Adresse verwendet; [IHRE E-MAIL-ADRESSE] .

Wenn Sie beim Anruf professionell und freundlich sind, können Sie ein positives Ergebnis erzielen, ohne die Beziehung zu ruinieren. Wenn Sie mit dem Anruf fertig sind, senden Sie eine weitere E-Mail.

Beziehen Sie sich auf das gerade geführte Telefonat und senden Sie die Rechnung mit den Zahlungsdetails erneut.

Vorlagen, wie man um Zahlung bittet, ohne unhöflich zu sein

Im Allgemeinen benötigen Sie zwei Arten von Vorlagen. Die erste ist für E-Mail-Erinnerungen, die vor dem Fälligkeitsdatum gesendet werden. Die anderen Vorlagen sind für Nachverfolgungen nach dem Fälligkeitsdatum.

Hier sind einige Skripte, die Sie verwenden könnten:

Vorlage 1

Verwenden Sie diese Vorlage eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum.

Hallo [NAME DES KUNDEN] ,

Ich hoffe, Sie haben einen wundervollen Tag. Dies ist nur eine kurze Erinnerung daran, dass die Zahlung für [PROJEKTNAME] in einer Woche am [FÄLLIGKEITSDATUM] fällig ist .

Anbei finden Sie die Rechnung als Referenz.

Zögern Sie nicht, sich bei Fragen an uns zu wenden.

Vielen Dank. Mit freundlichen Grüße,

[DEIN NAME]

Vorlage 2

Senden Sie eine weitere Zahlungserinnerung, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist und der Kunde noch nicht bezahlt hat. Hier ist ein E-Mail-Skript, das Sie verwenden könnten.

Hallo [NAME DES KUNDEN] ,

Ich hoffe, dort drüben ist alles in Ordnung. Ich habe es wirklich genossen, mit Ihnen an [PROJEKTNAME] zu arbeiten .

Hiermit möchten wir Sie daran erinnern, dass die Rechnung für [RECHNUNGSNUMMER] heute fällig ist. Sie können die Zahlung mit einer der auf der Rechnung angegebenen Methoden vornehmen.

Ich habe auch eine Kopie der Rechnung für Sie beigefügt.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen haben.

Dass Sie, [NAME DES KUNDEN] .

Mit freundlichen Grüße,

[DEIN NAME]

Vorlage 3

Wenn der Kunde mehrere Tage nach dem Fälligkeitsdatum nicht bezahlt hat, ist es an der Zeit, in Ihren E-Mails ein Gefühl der Dringlichkeit zu erzeugen. Hier ist eine Möglichkeit, dies zu tun:

Hallo [NAME DES KUNDEN] .

Ich hoffe dir geht es gut. Dies ist eine Erinnerung, dass die Zahlung für Rechnung [RECHNUNGSNUMMER] am [DATUM] fällig war .

Bitte löschen Sie die Zahlung so schnell wie möglich.

Danke,

[DEIN NAME]

Vorlage 4: Eine Woche nach dem Fälligkeitsdatum

Von diesem Punkt an müssen Sie hartnäckig sein. Weisen Sie also darauf hin, dass die Zahlung überfällig ist.

Hallo [NAME DES KUNDEN] ,

Ich hoffe, alles ist gut. Gemäß meinen Aufzeichnungen habe ich die Zahlung für Rechnung [RECHNUNGSNUMMER] noch nicht erhalten . Bitte beachten Sie, dass die Zahlung vor einer Woche fällig war.

Bitte senden Sie die Zahlung so schnell wie möglich,

Die Rechnung mit dem fälligen Betrag und der Zahlungsweise habe ich für Sie beigefügt.

Danke. Mit freundlichen Grüße,

[DEIN NAME]

Vorlage 5: Ein Monat nach dem Fälligkeitsdatum

Es ist Zeit, ernster zu sein. Erwähnen Sie Ihre Säumnisgebühr und geben Sie dem Kunden die aktualisierte Rechnung, wenn die Gebühr bereits aktiv ist. Hier ist ein Skript für Sie:

Hallo [NAME DES KUNDEN] ,

Ich hoffe dir geht es gut. Laut meinen Unterlagen ist die Zahlung für die Rechnung [RECHNUNGSNUMMER] nun einen Monat überfällig. Eine Verspätungsgebühr in Höhe von [PENALTY FEE] wurde hinzugefügt. Daraus ergibt sich der fällige Gesamtbetrag von [ÜBERPRÜFTER BETRAG] .

Bitte teilen Sie mir mit, wann die Zahlung erfolgen wird. Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Danke. Mit freundlichen Grüße,

[IHR NAME] .

Vorlage 6: SMS-Skript

Hier ist ein Skript, das Sie verwenden könnten, wenn Sie die Zahlung per SMS anfordern möchten.

Hallo, [KUNDENNAME] . Hier ist [IHR NAME] . Ich habe mit Ihnen an [PROJEKTNAME] gearbeitet . Ich wollte mich nur bezüglich der überfälligen Zahlung für das Projekt mit Ihnen in Verbindung setzen. Ist das eine gute Zeit?

Vorlage 7: Telefonanruf-Skript

Ziehen Sie dieses Skript in Betracht, wenn Sie telefonieren möchten.

Hallo, [KUNDENNAME] . Hier ist [IHR NAME] . Ich habe mit Ihnen an [PROJEKTNAME] gearbeitet . Ich habe mehrere E-Mails über die Zahlung für dieses Projekt gesendet. Ich glaube, Sie haben sie vielleicht übersehen.

Jetzt, wo ich Sie telefoniere, wäre es großartig, die Zahlung für das Projekt zu besprechen. Im Moment schulde ich [BETRAG] . Dies ist seit dem [DATUM] ausstehend . Gab es Probleme bei der Zahlung?

Kann ich irgendetwas tun, um diese Zahlung zu erleichtern?

Ihr Ziel ist es, ein bestätigtes Zahlungsdatum und einige klare nächste Schritte zu erhalten. Das hilft, Erwartungen zu setzen. Sie können diesen Anruf aufzeichnen, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt ein Gerichtsverfahren einleiten möchten.

Nehmen wir an, Sie tun dies alles und der Kunde zahlt nicht; was machst du als nächstes?

Tipps, um pünktlich bezahlt zu werden

Der Umgang mit nicht zahlenden Kunden ist emotional belastend. Ganz zu schweigen davon, dass es unnötig teuer ist und Ihr Geschäft lahmlegen kann.

Leider gibt es keinen narrensicheren Weg, nicht zahlende Kunden vollständig zu vermeiden. Einige Schritte können jedoch das Risiko minimieren, mit einem problematischen Kunden zu arbeiten. Folgendes können Sie tun:

Führen Sie gründliche Recherchen über den Kunden durch

Vermeiden Sie die meisten nicht bezahlten Probleme, indem Sie bei jedem neuen Kunden eine Hintergrundprüfung durchführen. Gehen Sie online und suchen Sie nach der Firma oder dem Namen des Kunden. Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, überprüfen Sie die Bewertung im Better Business Bureau.

Sie können auch Ihre Netzwerke verwenden, um mehr Details über den Client zu erhalten.

Worauf ist bei der Recherche zu achten?

Prüfen Sie zunächst, ob es Beschwerden über verspätete oder nicht erfolgte Zahlungen gibt. Achten Sie zweitens auf alle Details, die darauf hindeuten könnten, dass der Kunde finanzielle Schwierigkeiten durchmacht.

Beachten Sie, dass nur weil der Kunde mehrere Beschwerden über verspätete Zahlungen hat, dies nicht bedeutet, dass Sie sie vermeiden sollten. Die Forschung dient lediglich der Risikobewertung. Sie müssen sich also auch fragen, wie viel Risiko Sie bereit sind einzugehen.

Zweitens, gibt es eine Möglichkeit, das Risiko zu verringern?

Erstellen Sie einen rechtsgültigen Vertrag

Ein rechtsgültiger Vertrag hilft sicherzustellen, dass Sie bezahlt werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Kunde ein zu großes Unternehmen ist, um nicht pünktlich zu zahlen. Holen Sie sich die Vereinbarung schriftlich.

Ein rechtsgültiger Vertrag macht Ihre Vereinbarung offiziell und klärt einige wichtige Details. Auch die Lösung von Rechnungsstreitigkeiten und anderen Problemen ist viel einfacher, wenn es einen schriftlichen Vertrag gibt.

Der Vertrag sollte folgende Angaben enthalten:

• Einzelheiten zu Auftragsarbeiten – sie sollten die Art der Arbeit zeigen, die Sie ausführen sollen.
• Zahlungsziel – wann wird die Zahlung nach Rechnungsstellung erwartet? Stellen Sie sicher, dass diese Informationen im Vertrag enthalten sind.
• Zahlungsmethode – welche Zahlungsmethode wird verwendet?
• Frist – wann ist das genaue Fälligkeitsdatum der Zahlung?
• Gebühren für verspätete Zahlung – wenn Sie eine Richtlinie für verspätete Zahlung haben, nehmen Sie diese in den Vertrag auf.

Fügen Sie weitere Details hinzu, die für Ihr spezifisches Geschäftsmodell gelten. Wenn Sie beispielsweise einen Zahlungsplan haben, geben Sie diese Informationen an.

Bieten Sie flexible Zahlungsoptionen an

Durch flexible Zahlungsoptionen können Sie einige nicht bezahlte Probleme vermeiden.

Nehmen wir an, Sie arbeiten an einem 20.000-Dollar-Projekt. Anstatt nach Fertigstellung den vollen Betrag zu verlangen, teilen Sie ihn in Raten auf. Zum Beispiel monatliche Zahlungen.

Sie können auch Projektmeilensteine ​​verwenden. Sie können beispielsweise vereinbaren, die erste Rate zu erhalten, sobald 30 % des Projekts abgeschlossen sind. Und so weiter.

Der Ansatz entlastet Ihren Kunden und erleichtert es ihm, mit den Zahlungen Schritt zu halten. Es sichert Ihnen auch einen stetigen Cashflow. Das Milestone-Modell reduziert Ihr Risiko und erhöht die Chance, bezahlt zu werden.

Erwägen Sie, eine Anzahlung zu verlangen

Erwägen Sie, eine Anzahlung zu verlangen, bevor Sie mit der Arbeit an dem Projekt beginnen. Es ist immer ein gutes Zeichen, wenn ein Kunde die Kaution ohne Probleme bezahlt. Eine Anzahlung reduziert das Risiko. Und wenn sie sich als problematisch herausstellen, werden Sie zumindest nicht 100% der Zahlung hinterherjagen.

Wenn Sie keine Anzahlung verlangen können, ziehen Sie das flexible Ratenzahlungsmodell in Betracht.

Verspätungsstrafen einführen

Schließlich können Sie Verspätungszuschläge verwenden, um Kunden dazu zu bringen, Rechnungen rechtzeitig zu begleichen.

Wenn Sie eine Richtlinie zu verspäteten Strafen haben, teilen Sie diese Ihrem Kunden im Voraus mit. Sie sollten dies auch in Ihrer E-Mail mit der nachfolgenden Zahlungsaufforderung erwähnen.

Abschließende Gedanken

In diesem Artikel haben wir vier Hauptthemen behandelt. Zuerst haben Sie gelernt, wie man um Zahlung bittet, ohne unhöflich zu sein. Ich habe Ihnen Tipps gegeben, wie Sie Zahlungen vor und nach dem Fälligkeitsdatum anfordern können.

In beiden Fällen habe ich betont, wie wichtig es ist, cool zu bleiben und freundlich zu sein. Die Strategie hilft Ihnen, das Ihnen geschuldete Geld zu erhalten und gleichzeitig eine funktionierende Beziehung zum Kunden aufrechtzuerhalten.

Als Nächstes habe ich Ihnen Vorlagen gegeben, wie Sie Zahlungen per Telefonanruf und E-Mail anfordern können. Sie können diese Vorlagen gerne verwenden und bei Bedarf anpassen.

Dann haben wir uns angesehen, was Sie tun können, falls der Kunde nicht pünktlich zahlt. Hier gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten. Beauftragen Sie ein Inkassobüro, reichen Sie eine Klage bei einem Bagatellgericht ein oder reduzieren Sie Ihre Verluste und lassen Sie den Kunden los.

Zuletzt haben wir besprochen, was Sie in Zukunft anders machen könnten, um nicht zahlende Kunden zu vermeiden. Ich habe sechs umsetzbare Tipps geteilt, die ziemlich einfach umzusetzen sind. Mit all diesen Informationen bin ich zuversichtlich, dass Sie Zahlungen von Ihren Kunden besser anfordern werden.

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